Đầu mỗi tờ phải ghi: Tên đơn vị kế toán, tên sổ, số thứ tự của tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng năm dùng, họ tên cán bộ ghi sổ, giữ sổ.
Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế tốn và ghi vào sổ đăng ký trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu, các tài khoản, ngày xuất dùng.
Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc các hộp có khoá và thiết bị cần thiết như ngân hàng chỉ dẫn, để tránh mất mát, lẫn lộn.
* Tiến hành ghi sổ.
Sổ kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác và nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ đã được những người có trách nhiệm kiểm tra phê duyệt.
Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách để đảm bảo cho báo cáo kế tốn được kịp thời chính xác.
Sổ kế tốn phải được giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải ghi rõ ràng, ngay thẳng khơng tẩy xóa, khơng viết xen kẽ, không dán đè, phải tơn trọng dịng kẻ trong sổ sách, khơng được ghi cách dịng, khơng chèn thêm, móc thêm trên những khoảng giấy trắng ở đầu trang, cuối mỗi trang sổ, mỗi dòng kẻ khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ của sổ.
Cuối mỗi trang phải cộng trang, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi chuyển sang đầu của trang tiếp theo; đầu trang tiếp theo sẽ ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Sau khi nghiệp vụ kinh tế đã vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu để dễ phân biệt (thường ghi tắt chữ Vì nhằm tránh việc ghi 2 lần hoặc bỏ sót.
Kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối tháng. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng đó trước khi khố sổ. Cấm khố sổ trước thời hạn để làm báo cáo trước khi hết tháng và cấm làm báo cáo trước khi khoá sổ.
Khoá sổ được quy ước là gạch một đường kẻ ngang, tính tổng số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có và tính ra số dư của các tài khoản trong sổ kế toán trong một thời gian nhất định. Đơn vị phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán.
61