V Tài sản cố định
4. Hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ
a. Đặc điểm
Là hình thức kế toán được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và lớn, trình độ, năng lực của các bộ kế tốn tốt. Đây là hình thức đảm bảo tính chun mơn hóa và phân cơng lao động kế tốn.
Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ. Kế toán lấy bên Có của Tài khoản kế tốn làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, tức là cá nghiệp vụ phát sinh liên đến bên Có của một tài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký – chứng từ mở cho bên Có của tài khoản đó. Khi ghi vào Nhật ký – chứng từ thi ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản. Vì vậy số cộng cuối tháng ở Nhật ký – chứng từ chính là định khoản kế tốn để ghi vào sổ cái. Như vậy Nhật ký chứng từ vừa là sổ nhật ký vừa là chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Khơng cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng ở các Nhật ký – chứng từ là các định khoản kế tốn ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản phải cân bằng nhau.
b. Hệ thống sổ Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Sổ kế toán tổng hợp gồm Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái;
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.gồm Sổ kế toán chi tiết vật tư
110 Sổ kế toán chi tiết tài sản cố định Sổ kế toán chi tiết tài sản cố định
Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả… c. Ưu nhược điểm
- Ưu điểm : Giảm ghi chép trùng lặp, giảm khối lượng ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động cho cán bộ kế toán. Tiện lợi cho việc chun mơn hóa cán bộ kế tốn.
- Nhược điểm : Mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với các đơn vị quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hoặc đơn vị có trình độ cán bộ kế tốn cịn yếu.
d. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ
(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.4.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN Chứng từ kế toán và
các bảng phân bổ
111
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Như vậy, mỗi hình thức kế tốn có nội dung, ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Trong mỗi hình thức kế tốn có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa cá sổ kế tốn. Trình tự ghi sổ theo từng hình thức có thể khái qt lại như sau :
(1) Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ (2) Ghi sổ kế toán chi tiết
(3) Ghi sổ kế toán tổng hợp (4) Kiểm tra đối chiếu số liệu
(5) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.
Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế tốn nêu ra để ghi sổ kế tốn. Từ hình thức kế tốn đã lựa chọn doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế toán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thơng tin kinh tế - tài chính để lập bào cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Sổ tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thơng tin kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Sổ kế toán chi tiết dùng để theo dõi chi tiết các thông tin tùy theo yêu cầu của quản lý kinh doanh và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán.
Doanh nghiệp được cụ thể hoá hệ thống sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp.
2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán