- Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết:
CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC CƠNG TÁC HẠCH TỐN KẾ TOÁN
2.2. Nội dung tổ chức cơng tác hạch tốn kế toán
Việc xác định hệ thống danh mục chứng từ kế toán và các biểu mẫu chứng từ
kế toán là công việc đầu tiên đối với việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và
hạch toán ban đầu của đơn vị.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ của Nhà nước ban hành áp dụng cho loại hình đơn vị mình và quy định những chứng từ nội bộ riêng, đơn vị xác định những chứng từ nào dùng cho kế toán quản trị, những chứng từ nào dùng cho kế tốn
tài chính và các chứng từ sử dụng cho một nghiệp vụ cụ thể phù hợp với đơn vị.
Đồng thời, đơn vị cần quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu.
Tổ chức hạch toán ban đầu
Tổ chức hạch toán ban đầu là việc thiết lập các quy định về lập chứng từ, xử lý kiểm tra chứng từ, phân loại và tổng hợp chứng từ. Nội dung công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm:
Lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Tổ chức lập chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị
bao gồm các nội dung:
- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu (lập chứng từ) ở từng bộ phận trong đơn vị khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Việc lập các chứng từ kế tốn cũng có thể sử dụng các chứng từ thủ cơng (chứng từ trên giấy) hoặc chứng từ điện tử.
- Hướng dẫn người lập chứng từ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế tốn và có thể kiểm tra, kiểm sốt được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ.
92
Trước khi ghi sổ kế toán, cán bộ kế tốn phải kiểm tra thơng tin về các nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trên các chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo
tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và tính chính xác của việc ghi chép và cung cấp thông tin.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị;
- Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị nhằm loại trừ những sai sót, những hiện tượng giả mạo chứng từ để tham ơ hoặc thanh tốn khống;
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế tốn. Tính hợp lý địi hỏi nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế
phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, phù hợp với định mức kinh
tế, kỹ thuật, phù hợp với giá cả thị trường.
- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị;
- Kiểm tra việc tính tốn các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn;
- Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Sau khi kiểm tra các chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của từng loại chứng từ.