Đó là bảng gồm nhiều dịng và nhiều cột được lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc trên máy chủ mạng hoặc được chuyển đổi về dạng HTML và được lưu trữ ở dạng trang Web trên WWW. Dựa trên các dữ liệu đầu vào, bằng cách sử dụng các công thức, phần mềm cho phép tính tốn các giá trị, chỉ tiêu cần thiết và hiển thị ngay lập tức kết quả tính được. Phần lớn các phần mềm cho phép vẽ các biểu đồ nhằm trực quan hóa các dữ liệu có trong các bảng tính. Các phần mềm bảng tính điện tử cho phép thực hiện nhiều kiểu phân tích dữ liệu khác nhau, làm cơ sở dự báo và ra các quyết định liên quan đến lựa chọn phương án phân bổ nguồn lực trong tổ chức. Các gói phần mềm bảng tính điện tử cũng có khả năng lưu và chuyển các tệp tài liệu ờ những dạng thức khác nhau: dạng tệp PDF, dạng HTML để xuất bản các tài liệu này ở dạng Web trên các mạng intranet hay mạng thông tin tồn cầu.
Phần mềm trình chiếu đồ họa (Presentation Graphics Software)
Phần mềm trình chiếu đồ họa giúp người dùng trực quan hóa dữ liệu ở dạng đồ họa như đường thẳng, hình bánh và nhiều kiểu khác nữa. Các phần mềm trình chiếu đồ họa hàng đầu đều có khả năng tạo ra các bài trình chiếu đa phương tiện: biểu đồ, ảnh, hoạt hình, video clip,... Dữ liệu biểu diễn ở dạng đồ họa không chỉ trở nên dễ hiểu hơn mà với chế độ đa màu và đa phương tiện, có thể tạo ra các hiệu ứng nhấn mạnh những điểm quan trọng, sự khác biệt, các xu thế quan trọng ẩn chứa trong dữ liệu. Trình chiếu đồ họa được đánh giá là hiệu quả hơn trình chiếu ở dạng bảng biểu khi lập báo cáo hay truyền thơng trong quảng cáo.
Các gói phần mềm trình chiếu như MS-PowerPoint, Lotus Free Lance hay Corel Presentations có nhiều cơng cụ rất dễ sử dụng để tạo các bài trình chiếu mang tính đồ họa có tính sinh động cao (hình 2.11).
Các gói phần mềm trình chiếu hàng đầu đều cho phép người sử dụng tạo ra các bài trình chiếu đồ họa và đa phương tiện, dễ dàng chuyển đổi sang dạng HTML để đưa lên các Websites trên các mạng Intranets hay mạng WWW.