Hệ thống thơng tin tài chính bao gồm các phân hệ thơng tin tài chính mức tác nghiệp như: Hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu của khách, hệ thống công nợ phải trả người bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống thanh toán lương. Bên cạnh đó là các phân hệ thơng tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định chiến thuật và chiến lược như: Hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn, hệ thống lập ngân sách vốn, hệ thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu tư và hệ thống dự báo (bảng 3.1).
a, Phân hệ thông tin tài chính tác nghiệp
Thơng thường, các hệ thống được tự động hóa đầu tiên trong một tổ chức doanh nghiệp là hệ thống kế tốn mức tác nghiệp. Các hệ thống thơng tin tài chính phục vụ quản lý mức chiến thuật và chiến lược thường được xây dựng, sau khi các hệ thống thông tin mức tác nghiệp cơ bản được xây dựng và đi vào hoạt động.
Các hệ thống thơng tin tài chính tác nghiệp cung cấp các thơng tin đầu ra có tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp. Thơng tin đầu ra có thể là các phiếu trả lương, séc thanh tốn với nhà cung cấp, hóa đơn bán hàng cho khách, đơn mua hàng, báo cáo hàng tồn kho và các mẫu biểu, báo cáo thông thường khác. Các hệ thống thơng tin tài chính mức tác nghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ. Chúng tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thơng tin tài chính cần thiết. Vậy nên, các hệ thống thơng tin tài chính mức tác nghiệp thường được gọi là các hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Sau đây là một số phân hệ kế tốn điển hình, nguồn cung cấp dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý tài chính trong q trình ra quyết định.
Phân hệ kế tốn vốn bằng tiền
Phân hệ này có chức năng theo dõi tiền mặt, tiền gửi và tiền vay, theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng, theo dõi thu, chi theo khách hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn mua bán, theo dõi tình hình vay và trả theo từng khế ước vay, theo dõi tình hình cho vay, tạm ứng và thu hồi các khoản cho vay, thanh toán tạm ứng. Các chứng từ đầu vào điển hình của phân hệ này bao gồm: Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, báo có, Các báo cáo đầu ra bao gồm: Báo cáo tiền mặt tiền gửi và tiền vay, nhật ký thu, chi, sổ quỹ, sổ ngân hàng,... Giữa phân hệ kế toán vốn bằng tiền và các phân hệ kế toán, mua hàng và cơng nợ phải trả, kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu và kế tốn tổng hợp đều có sự liên kết và chia sẻ về mặt dữ liệu.
Phân hệ kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả
Phân hệ này có chức năng theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào (mua nội địa, nhập khẩu, mua dịch vụ), tính thuế GTGT của hàng hóa mua vào, theo dõi xuất hàng trả lại người bán, theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả và tình trạng cơng nợ còn phải trả cho các nhà cung cấp, bù trừ công nợ cho các đối tượng công nợ. Các chứng từ đầu vào điển hình của phân hệ này bao gồm: Hóa đơn mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung
cấp, chứng từ phải trả khác, bút tốn bù trừ cơng nợ. Các báo cáo đầu ra bao gồm: Các báo cáo hàng nhập mua, sổ chi tiết công nợ, bảng tổng hợp cơng nợ, bảng kê hóa đơn theo hạn thanh tốn. Giữa phân hệ kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả và các phân hệ kế toán vốn bằng tiền, kế toán hàng tồn kho và kế toán tổng hợp đều có sự liên kết và chia sẻ về mặt dữ liệu.
Phân hệ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu
Phân hệ này có chức năng theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán và dịch vụ bán ra, tính thuế GTGT của hàng hóa bán ra, theo dõi hàng bán bị trả lại, hàng giảm giá, theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tỉnh trạng cơng nợ cịn phải thu của khách hàng, bù trừ công nợ cho các đối tượng công nợ. Các chứng từ đầu vào điển hình của phân hệ này bao gồm:
Hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, hóa đơn giảm giá. Các báo cáo đầu ra bao gồm: Các báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ, bảng tổng hợp công nợ, bảng kê đơn theo hạn thanh toán. Giữa phân hệ kế toán bán hàng và cơng nợ phải thu và các phân hệ kế tốn vốn bằng tiền, kế toán hàng tồn kho và kế tốn tổng hợp đều có sự liên kết và chia sẻ về mặt dữ liệu.
Phân hệ kế toán hàng tồn kho
Phân hệ này có chức năng theo dõi các nghiệp vụ nhập kho (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác), xuất kho (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển và xuất khác), theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ, tính giá vật tư tồn kho. Các chứng từ đầu vào điển hình của phân hệ này bao gồm: Chứng từ nhập từ sản xuất, nhập khác, xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển và xuất khác. Các báo cáo đầu ra bao gồm: Các báo cáo hàng nhập, hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho. Giữa phân hệ kế toán hàng tồn kho và kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu, kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả, kế tốn chi phí giá thành và kế tốn tổng hợp đêu có sự liên kêt và chia sẻ về mặt dữ liệu.
Phân hệ kế toán tài sản cố định
Phân hệ này có chức năng theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị cịn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng nước sản xuất, năm đưa vào sử dụng, theo dõi các thay đổi về tài sản cố định tăng giảm giá trị, thơi tính khấu hao, giảm tài sản cố định, điều chuyển tài sản cố định giữa các bộ phận, tính và lên bảng phân bổ khấu hao, tạo bút tốn hạch toán phân bổ khấu hao. Các dữ liệu đầu vào điển hình của phân hệ này bao gồm: Thơng tin về tài sản cố định, các bút toán hạch toán phân bổ khấu hao. Các báo cáo đầu ra bao gồm: Các bảo cáo kiểm kê về tài sản cố định, các báo cáo tăng giảm tài sản cố định, các báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
Phân hệ kế tốn chi phí giá thành
Phân hệ này có chức năng tính giá thành cơng trình xây lắp, sản phẩm sản xuất liên tục hoặc sản phẩm sản xuất theo đơn hàng. Các dữ liệu đầu vào điển hình của phân
hệ này bao gồm: Định mức nguyên vật liệu, hệ số phân bổ cho các sản phẩm, sản phẩm dở dang đầu kỳ, cuối kỳ. Các báo cáo đầu ra bao gồm: Báo cáo chi phí, báo cáo chi tiết giá thành sản phẩm, báo cáo tổng hợp giá thành sản phẩm. Giữa phân hệ kế tốn chi phí giá thành và các phân hệ kế toán hàng tồn kho, kế tốn tổng hợp đều có sự liên kết và chia sẻ về mặt dữ liệu.
Phân hệ kế toán thuế
Phân hệ này có chức năng khấu trừ thuế, lập bảng kê mua vào, bán ra và tờ khai thuế GTGT,... Các dữ liệu đầu vào của phân hệ này bao gồm: Hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn thơng thương và hóa đơn bán hàng cho khách hàng bao gồm hóa đơn GTGT và hóa đơn thường. Các báo cáo đầu ra bao gồm: Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Phân hệ kế tốn tổng hợp và báo cáo tài chính
Phân hệ này có chức năng cập nhật số dư đầu kỳ, đầu năm của các tài khoản, các bút tốn cuối kỳ, tích hợp dữ liệu từ các phân hệ kế toán khác làm cơ sở lên báo cáo tổng hợp quyết toán, kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau. Các dữ liệu đầu vào điển hình của phân hệ này bao gồm: Các bút toán cuối kỳ như tổng hợp các tài khoản cuối kỳ, bút toán điều chỉnh, bút toán phân bổ hay bút toán kết chuyển. Các báo cáo đầu ra bao gồm: Các báo cáo tài chính, các báo cáo về thuế và sổ sách kế toán. Giữa phân hệ kế toán tổng hợp và các phân hệ kế toán vốn bằng tiền, kế toán bán hàng và công nợ phải thu, kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả, kế tốn hàng tồn kho đều có sự liên kết và chia sẻ về mặt dữ liệu.
b, Phân hệ thơng tin tài chính chiến thuật
Các hệ thống thơng tin tài chính chiến thuật hỗ trợ q trình ra quyết định mức chiến thuật bằng cách cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo tổng hợp định kỳ, các báo cáo đột xuất, các báo cáo đặc biệt và các thông tin khác nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc kiểm soát các lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm của họ và trong việc điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Như vậy, trong khi trọng tâm các hệ thống thông tin mức tác nghiệp là xử lý giao dịch thì các hệ thống thơng tin mức chiến thuật lại tập trung vào vấn đề phân chia các nguồn lực.
Có thể thiết kế rất nhiều hệ thống thơng tin chiến thuật dựa trên máy tính để hỗ trợ q trình ra các quyết định tài chính, điển hình là các hệ thống thơng tin ngân sách, hệ thống quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản lý đầu tư.
Các hệ thống thông tin ngân sách
Hệ thống thông tin ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thu/chi thực hiện và so sánh chúng với số thu/chi theo kế hoạch. Nó cũng cho phép các nhà quản lý so sánh ngân sách của kỳ hiện tại với ngân sách của các kỳ tài chính trước đó hoặc so sánh ngân sách giữa các bộ phận,phòng ban với nhau. Trên cơ sở so sánh dữ liệu tài chính, các
nhà quản trị tài chính có thể xác định được cách thức sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được các mục tiêu của họ.
Các hệ thống quản lý vốn bằng tiền
Các chức năng quan trọng của quản lý tài chính bao gồm việc đảm bảo rằng, doanh nghiệp có đủ vốn bằng tiền để trang trải các khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tư hoặc vay vốn để thoả mãn nhu cầu tiền vốn trong những kỳ khơng đủ dịng tiền.
Các doanh nghiệp cần tiền vốn cho hai mục đích: (1) vốn lưu động (cần cho các hoạt động hàng ngày), (2) vốn để đầu tư mua sắm tài sản cố định. Để có thể xác định lượng tiền vốn có đủ cho nhu cầu vốn lưu động và nhu cầu đầu tư mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) hay không, cần lập dự báo nhu cầu về vốn cho kỳ liên quan.
Các hệ thống dự toán vốn
Dự toán vốn bao gồm thơng tin về dự tốn mua sắm hay bán chuyển nhượng tài sản cố định trong năm tài chính, về cơ bản q trình dự tốn vốn gồm các bước sau:
Đánh giá những cơ hội đầu tư tiềm năng.
Ước lượng những luồng tiền tương lai cho mỗi dự án. Tính giá trị hiện tại của mỗi dự án.
Trên cơ sở so sánh giá trị hiện tại và chi phí đầu tư cho mỗi dự án mà quyết định chấp nhận hay không chấp nhận dự án.
Các dự án đầu tư được phân thành 2 loại: Dự án độc lập (được lập để thực hiện một loạt công việc khác nhau) và dự án loại trừ nhau (được lập ra để thực hiện một cơng việc cụ thể). Giám đốc tài chính có thể thực hiện việc phân tích và so sánh, xếp hạng các dự án đầu tư nhằm đưa ra quyết định chấp nhận hay không chấp nhận bằng các công cụ đánh giá chủ yếu sau:
Thời gian thu hồi vốn - PP (Payback Period) Giá trị hiện tại ròng - NPV (Net Present Value)
Tỷ suất hoàn vốn nội bộ - IRR (Internal Rate of Return) -
Các hệ thống quản trị đầu tư
Theo dõi các khoản đầu tư của doanh nghiệp cho cổ phiếu, trái phiếu và các chứng khoán khác là một phần quan trọng của quản lý tiền vốn. Quản lý tốt các khoản đầu tư là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Các hệ thống thơng tin máy tính cung cấp các cách thức thống nhất để quản lý cổ phiếu và trái phiếu. Chúng bao gồm việc sử dụng các cơ sở dữ liệu trực tuyến, cập nhật tức thời giá cổ phiếu và trái phiếu, thông tin về lịch sử của mỗi khoản đầu tư; sử dụng các cơng cụ phân tích đầu tư khác nhau, nhằm trợ giúp cho các nhà quản lý đầu tư trong q trình ra quyết định.
Nói tóm lại, các hệ thống thông tin mức chiến thuật đặt trọng tâm vào vấn đề phân phối các nguồn lực của các quản trị viên tài chính. Với các hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn, các hệ thống quản trị đầu tư và các hệ thống thông tin tài chính chiến thuật khác, khả năng kiểm sốt của các nhà quản trị tài chính đối với các nguồn tài chính của một bộ phận hay tồn tổ chức doanh nghiệp được tăng cường rất nhiều. Chúng hỗ trợ đắc lực trong việc phân chia các nguồn lực tài chính nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.
c, Phân hệ thơng tin tài chính chiến lược
Ngược lại với các hệ thống thông tin tác nghiệp và chiến thuật, các hệ thống thông tin chiến lược lấy mục tiêu của doanh nghiệp làm trọng tâm. Các hệ thống này liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho doanh nghiệp.
Các hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp
Thực chất của phân tích tài chính doanh nghiệp là phân tích các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Những báo cáo này có thể được cung cấp bởi HTTT kế tốn trên máy tính. Cùng với dữ liệu và các báo cáo, các công cụ và tỷ lệ này tạo nên hệ thống phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý nhiều phương thức đo lường khác nhau sự đúng đắn của một doanh nghiệp và cho phép tìm ra cách thức để cải thiện tình hình tài chính. Dữ liệu phân tích tình hình tài chính của các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, người mua và các doanh nghiệp khác có thể thu được từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến.
Các hệ thống dự báo dài hạn
Các nhà hoạch định chiến lược cần đến các dự báo về nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong tương lai. Một số dự báo dựa trên các thông tin nội bộ, như thơng tin về doanh thu trong q khứ có thể được sử dụng để dự báo doanh thu trong tương lai. Một số dự báo lại dựa trên thơng tin bên ngồi hay dựa trên cả hai nguồn thơng tin này. Ví dụ, dự báo các chi tiêu kinh tế sẽ giúp cho các nhà hoạch định hình dung được mơi trường kinh tế, mà doanh nghiệp sẽ tồn tại và hoạt động trong tương lai. Dự báo được nhu cầu tài chính của tổ chức thơng qua các đánh giá tài chính dài hạn sẽ cung cấp cho nhà hoạch định nhiều cơ hội để xem xét các hoạt động giúp cho doanh nghiệp vượt qua được những thời kỳ khó khăn hoặc tận dụng được các ưu thế của môi trường tương lai.
Thông tin sử dụng trong dự báo môi trường tương lai bao gồm việc mô tả các hoạt động trong quá khứ của doanh nghiệp, dữ liệu kinh tế hiện tại và dự báo kinh tế trong tương lai, thông tin về dân số, cấu trúc dân số hiện tại, các dự báo về cấu trúc dân số, cấu trúc xã hội và đạo đức xã hội trong tương lai.
3.2. Hệ thống thông tin Marketing