Thuộc tính
Mỗi thực thể đều có những đặc điểm, đặc trưng riêng mà ta thường gọi là các thuộc tính (Attribute). Ví dụ, thực thể KHACHHANG có các đặc trưng như mã khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại liên hệ,... Để lưu trữ thông tin về mỗi thực thể người ta thiết lập một bộ các thuộc tính. Bộ thuộc tính của thực thể KHACHHANG thường bao gồm: MAKH (mã khách hàng), HTKH (họ tện khách hàng), DIACHI (địa chỉ khách hàng), SODT (số điện thoại),...
Người ta có thể xếp nhóm các thuộc tính của thực thể như sau:
Thuộc tính tên gọi là một thuộc tính mà mỗi giá trị của nó cho ta tên gọi của một bản thể của thực thể đó, ví dụ thuộc tính họ tên khách hàng là thuộc tính tên gọi của thực thể khách hàng.
Thuộc tính định danh là một hay tổ hợp của một số thuộc tính của một thực thể mà giá trị của nó xác định một cách duy nhất đối với mỗi bản thể của thực thể đó. Ví dụ, thuộc tính mã khách hàng là thuộc tính định danh của thực thể khách hàng. Một thực thể khi đã được xác định bắt buộc phải có thuộc tính định danh. Nếu thực thể chỉ có một thuộc tính duy nhất thì thuộc tính đó phải là thuộc tính định danh.
Thuộc tính mơ tả là các thuộc tính khơng phải là thuộc tính định danh và cũng khơng phải là thuộc tính tên gọi dùng để mơ tả thực thể, ví dụ thuộc tính địa chỉ, quê quán, giới tính là các thuộc tính mơ tả.
Thuộc tính lặp là thuộc tính có thể nhận nhiều hơn một giá trị đối với mỗi bản thể của một thực thể. Ví dụ, MAHH là thuộc tính lặp của thực thể DONHANG vì trong một đơn đặt hàng khách hàng có thể đặt nhiều mặt hàng khác nhau.
Thuộc tính thứ sinh là thuộc tính mà giá trị của nó có thể tính tốn hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Ví dụ, DOANHTHU là thuộc tính thứ sinh vì nó có thể được tính bằng SOLUONG nhân với DONGIA.
+ Trường dữ liệu
Trường dữ liệu (Data field) là một thuộc tính phản ánh về một thực thể. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, không chia nhỏ được nữa. Một thực thể phải có ít nhất một thuộc tính.
Các thuộc tính cơ sở dữ liệu của một trường bao gồm: Tên trường (Field name), kiểu dữ liệu (Data type), độ rộng của dữ liệu (Field size).
VD: Ta có bảng nhân viên dùng để lưu trữ về thơng tin nhân viên, trong vùng có 2 trường lưu trữ thơng tin nhân viên là: Trường Mã nhân viên lưu trữ thông tin về mã nhân viên, trường Tên nhân viên lưu trữ thông tin về tên nhân viên:
MÃ NHÂN VIÊN TÊN NHÂN VIÊN
NV001 NGUYỄN THỊ TRANG
NV002 NGUYỄN THỊ HOA
NV003 NGUYỄN VĂN HÒA
Bản ghi
Bản ghi (Record) là bộ giá trị của các trường của một bản thể tạo thành một bản ghi. Đôi khi người ta gọi bản ghi là mẩu tin.
Bảng ghi bao gồm tồn bộ các thơng tin liên quan đến một đối tượng cần quản lý. Trong cùng một hàng khơng thể có 2 bản ghi trùng lặp nhau về thông tin lưu trữ. VD: Thông tin về nhân viên công ty:
MÃ NHÂN TÊN NHÂN QUÊ QUÁN NĂM SINH SỐ ĐIỆN
VIÊN VIÊN THOẠI
HD01 LÊ ĐÌNH HẢI DƯƠNG 1970 0975880075
HƯNG
Bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu (Data Table) là tồn bộ các bản ghi lưu trữ thơng tin về một thực thể dạng một bảng, trong đó mỗi dịng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Trong bảng dữ liệu lưu trữ thơng tin về sản phẩm thường có các trường dữ liệu sau đây: MAHH, TENHH, DVT, DONGIA. Bộ giá trị trên mồi dòng trong bảng tạo thành một bản ghi.
Bảng dữ liệu chứa tồn bộ các thơng tin về đố tượng cần quản lý. bao gồm nhiều dòng và nhiều cột. Trong một bảng dữ liệu cần phải có ít nhất 1 trường dữ liệu.
VD: BẢNG DỮ LIỆU NHÂN VIÊN CÔNG TY
MÃ NHÂN TÊN NHÂN VIÊN QUÊ QUÁN NĂM SINH SỐ ĐIỆN
VIÊN THOẠI
HD01 LÊ ĐÌNH HƯNG HẢI DƯƠNG 1970 0975880075
HD02 NGUYỄN VĂN HÒA HÀ NỘI 1980 0988990912
HD03 NGUYỄN THỊ HOA HÀ NỘI 1986 0976732089
HD04 TRẦN THỊ MAI THÁI BÌNH 1976 01685333456
Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thơng tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau. Ví dụ, cơ sở dữ liệu quản lý đơn đặt hàng có thể gồm các bảng dữ liệu sau đây:
Bảng danh mục khách hàng (KHACHHANG); Bảng danh mục hàng hóa (HANGHOA); Bảng đơn đặt hàng (DONHANG);
Bảng chi tiết đơn đặt hàng (CTDONHANG).
Các bảng dữ liệu này được tổ chức lưu trữ trên các thiết bị như ổ cứng đĩa mềm, đĩa CD-ROM,... chịu sự quản lý của các chương trình phần mềm quản trị CSDL như FoxPro, Access, Oracle nhằm cung cấp TT kế toán cho các cán bộ quản lý và lãnh đạo.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một hệ thống các chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu trong một tổ chức. Nó giúp các tổ chức, các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các CSDL lưu trữ các dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ cơ sở dữ liệu
Hệ cơ sở dữ liệu (Database System) là hệ thống bao gồm các CSDL và hệ quản trị CSDL được sử dụng để quản trị một cách hợp nhất các CSDL đó.
2.3.2. Các hoạt động cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu
Khi nghiên cứu về CSDL, chúng ta cần đề cập đến những vấn đề và hoạt động cơ bản trong thiết kế, triển khai, sử dụng và quản trị các CSDL. Trong quá trình sử dụng và khai thác CSDL, có rất nhiều hoạt động được thực hiện. Các hoạt động đó có thể được các nhân viên nghiệp vụ, cán bộ quản lý (nhập liệu), hay các quản trị viên CSDL, lập trình viên có kỹ năng thực hiện. Sau đây là một số hoạt động chính liên quan đến quản trị cơ sở dữ liệu.
a, Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
Để chuẩn bị cho quá trình xử lý và khai thác thông tin, dữ liệu về các giao dịch kinh doanh và các sự kiện liên quan khác cần được thu thập và đưa vào CSDL thông qua hoạt động nhập liệu. Dữ liệu đầu vào có thể có nguồn gốc là những cuộc điện thoại (đơn đặt hàng qua điện thoại), các mẫu dơn khai xin cung cấp dịch vụ (đơn xin cấp mã số thuế, đơn đăng ký các khóa học,...), các dữ liệu lịch sử (dữ liệu bán hàng các tháng trước, quý trước, năm trước,...) và những nguồn dữ liệu khác.
Phần lớn các ứng dụng quản trị CSDL ngày nay cho phép sử dụng một giao diện đồ họa để tạo biểu mẫu nhập liệu (input form), trên đó có chứa các hộp trắng dành cho người sử dụng nhập thông tin hoặc chọn một giá trị trong một danh sách định trước kiểu list box hoặc combo box. Mỗi mục dữ liệu tương ứng với giá trị của một trường dữ liệu của một bản ghi xác định trong CSDL. Mẫu biểu có thể được sử dụng để thêm, sửa và xóa dữ liệu khỏi CSDL. Mẫu biểu nhập liệu cho phép người sử dụng quan sát một cách dễ dàng và nhập liệu một cách chính xác bằng một giao diện thân thiện.
Mẫu biểu nhập liệu có thể ở dạng bản cứng (in ra giấy), dạng điện tử trên hệ thống máy tính hoặc là trực tuyến trên mạng Internet. Đối với mẫu biểu nhập liệu trực tuyến trong giao dịch TMĐT, khách hàng thường là người trực tiếp nhập liệu về giao dịch mà họ thực hiện (mã hàng hóa được chọn, số lượng cần mua, hình thức thanh tốn, hình thức vận chuyển,...) trên các trang Web trên mạng Internet.
Hình 2.14 mơ tả biểu mẫu nhập phiếu nhập mua hàng hóa trong HTTT kế tốn. Ngồi phần tiêu đề, biểu mẫu nhập liệu này có kết cấu gồm bốn phần: 1 – phần thông tin chung (chứa những thông tin không lặp lại trong phiếu nhập như mã nhà cung cấp, ngày giao dịch, hình thức thanh tốn,...), 2 - phần thông tin chi tiết, được tổ chức thành các trang nhập liệu: Hàng hóa, chi phí nhập mua và thuế GTGT đầu vào, 3 - phần thông tin tổng hợp (chứa các thơng tin tóm tắt về giao dịch nhập mua hàng hóa - phần này phần lớn do máy tính tự động tính tốn và cập nhật), 4 - phần nút lệnh (giúp người sử dụng lựa chọn thao tác cần thực hiện đối với dữ liệu được nhập: lưu, sửa, xem hoặc xóa bản ghi). Dữ liệu được nhập vào qua giao diện này sẽ được lưu trữ vào bảng CHUNGTU của CSDL kế tốn.