Để giảm áp lực cạnh tranh và tạo lợi thế cạnh tranh lập kế hoạch nguồn lực thông tin phải nhằm tới là:
Giảm giá thành.
Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Giảm chi phí, thời gian và khó khăn của các thủ tục hành chính
Cung cấp nhiều và đa dạng thơng tin về doanh nghiệp và hàng hóa của doanh nghiệp
Mở rộng quy mô, phá vỡ rào cản không gian và thời gian Tăng cường liên kết, liên minh với các đối tác.
Bảng 4.1 cho thấy một số phương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin. Sau đây là một số nguyên tắc lập kế hoạch nguồn lực thông tin:
Lập kế hoạch động (cịn có thể gọi là lập kế hoạch liên tục). Kế hoạch nguồn lực thông tin phải tạo khoảng mở để tiếp cận với sự thay đổi rất nhanh của CNTT và tốc độ thay đổi trong kinh doanh hiện nay.
Tư duy hướng ra ngoài doanh nghiệp. Liên kết CNTT với kế hoạch kinh doanh
Chia việc lập kế hoạch nguồn lực thông tin thành ba cấp: Chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp.
Loại Mơ tả Mức độ tích hợp Khơng có kế Khơng có việc chính thức lập kế Khơng tích hợp
hoạch (No hoạch. Nguồn lực thông được bổ
Planning) sung, thêm bớt, điều chuyển theo vụ việc
Lập kế hoạch Cơng ty có kế hoạch kinh doanh, Thường có kế hoạch kinh
đơn độc cũng có khi có kế hoạch HTTT doanh hoặc chi kế hoạch
(Standalone) nhưng không đồng thời. nguồn lực thông tin.
Lập kế hoạch Kế hoạch kinh doanh được lập Kế hoạch kinh doanh dẫn
phản ứng trước. Kế hoạch nguồn lực thông dắt kế hoạch HTTT
(Reactive tin và các chức năng được lập để
Planning) phản ứng cho kế hoạch kinh doanh
Lập kế hoạch có Kế hoạch kinh doanh được lập Kế hoạch kinh doanh và kế
sự liên kết (linked trong giao diện với kế hoạch hoạch nguồn lực thông tin
Planning) HTTT. Nguồn lực thông tin đáp đan xen nhau ứng yêu cầu kinh doanh.
Lập kế hoạch tích Lập kế hoạch kinh doanh và kế Tích hợp hồn tồn kế
hợp (Integrated hoạch HTTT diễn ra đồng thời, hoạch HTTT trong kế
Planning) tác động qua lại và không tách hoạch kinh doanh. biệt. Có thể kết quả chỉ là một kế
hoạch kinh doanh bao gồm cả HTTT trong đó.
Bảng 4.1: Một số phương pháp lập kế hoạch nguồn lực thông tin
Mua sắm nguồn lực thông tin
Tạo ra và duy trì nguồn lực thơng tin trong một doanh nghiệp hiện nay là một hoạt động lớn và không dễ dàng đối với các nhà quản lý. Cách đây 10 năm, nhiều công ty lớn hàng đầu ở Mỹ đã đầu tư 5% doanh thu/năm cho việc mua sắm thêm máy tính. Nếu tính thêm các khoản chi phần mềm, đào tạo nhân lực và các chi phí khác tổng chi phí cho nguồn lực thông tin lên đến gần 15% doanh thu/năm. Ngay từ những năm 2005 một số doanh nghiệp ở khu vực Đông Nam Á đã đầu tư mỗi năm khoảng 1 triệu Đô la Mỹ cho việc mua sắm thiết bị phần cứng tin học.
Mua sắm nguồn lực thơng tin như thế nào cho có hiệu quả là một vấn đề lớn. Sau đây là một số việc cần phải làm để có thể thực thi tốt việc mua sắm nói trên:
Doanh nghiệp cần thành lập tiểu ban mua sắm đấu thầu cho từng đợt mua sắm: Tiểu ban cần bao gồm lãnh đạo, nhà quản lý, phân tích viên hệ thống, chuyên gia phần
cứng, phần mềm, viễn thơng, cán bộ tài chính,...
Dựa vào kế hoạch nguồn lực thông tin viết đặc tả chức năng và dự báo giá Thành lập tổ chọn nhà cung cấp
Chọn phương thức mua sắm: Chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, đấu thấu cạnh tranh trong nước, đấu thầu cạnh tranh quốc tế
Chuẩn bị hồ sơ mời thầu Phát hành hồ sơ mời thầu Mời thầu và chấm thầu
Thương thảo và ký kết hợp đồng cung cấp Theo dõi và giám sát thực hiện hợp đồng Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Vào sổ thiết bị của công ty
Sau đây là một số lưu ý khi mua sắm nguồn lực thông tin:
Hãy viết yêu cầu mua sắm nguồn lực thông tin dưới dạng một dự án (tên dự án, mục đích dự án, nguồn vốn, tổng dự trù kinh phí, thời hạn hồn thành), liệt kê các hoạt động của dự án (tên, mục tiêu, công việc và thiết bị, giá cả, thời gian..)
Đối với nguồn lực phần cứng cần xác định rõ;
Yêu cầu đối với nhà cung cấp: Chức năng kinh doanh, vốn pháp định, lịch sử hình thành và phát triển, năng lực nhân sự chuyên mơn, thiết bị và hệ thống bảo trì, danh sách khách hàng cùng loại.
Đặc tả kỹ thuật của thiết bị và các yêu cầu khác như thời hạn bảo trì, tương thích với hệ thống đang có, độ ổn định (số lần hỏng hóc/năm)...
Khi mua sắm nguồn lực phần cứng, cần đặc biệt lưu ý phần mềm hệ thống đi kèm. − Đối với nguồn lực phần mềm cần xác định rõ:
Phần mềm có thể trang bị theo 3 hình thức: Mua sẵn trên thị trường như là một sản phẩm hàng hóa thơng thường, sử dụng phần mềm mã nguồn mở, hoặc th cơng ty ngồi thiết kế. Nếu thuê công ty ngồi thiết kế thì gọi là tư vấn. Mỗi hình thức sẽ có những quy định riêng của luật mua sắm đấu thầu.
Đặc tả phần mềm là một công việc rất khó và tốn nhiều thời gian. Cần chú ý sự tham gia tích cực của người sử dụng để viết đặc tả này. Đặc tả phần mềm có 2 phần: Đặc tả chức năng và đặc tả phi chức năng. Đặc tả chức năng là những chức năng gì nó có thể làm được của chức năng kinh doanh, đặc tả phi chức năng như: Độ an toàn, khả năng phục hồi, độ lớn của dữ liệu, thời gian trả kết quả,...
Hiện nay phần mềm vẫn được vào số thiết bị và quản lý như thiết bị thơng thường khác. Tuy nhiên có nhiều vấn đề cần xem xét: Giá cả phần mềm rất biến động, khơng có
khấu hao vật lý, chỉ có khấu hao vơ hình. Tỷ lệ khấu hao vơ hình rất cao, khơng có giá trị vớt hay bán thanh lý. Nhiều phần mềm được bán theo bản quyền sử dụng theo năm. cần phải có thủ tục thanh lý tài sản - phần mềm khác với tài sản vật chất khác.
Đối với nguồn lực dữ liệu và thông tin:
Dữ liệu và thơng tin là hàng hóa nội dung. Có nhiều cấp độ mua: Chỉ xem, có thể tải về hoặc dạng Text hoặc dạng pdf.
Các thơng tin kinh tế có nhiều cách thức mua bán khác nhau.
4.1.2. Quản trị nguồn nhân lực của hệ thống thông tin
Nguồn nhân lực của hệ thống thông tin là một trong năm yếu tố cấu thành hệ thống thơng tin. về mặt quản lý thì con người luôn luôn được coi là yếu tố đầu tiên đảm bảo sự thành cơng của hệ thống.
a, Vai trị và vị trí chức năng hệ thống thơng tin trong một tổ chức