2.1. Khái quát về công ty TNHH Glotrans
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty Glotrans
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Glotrans
BAN GIÁM ĐỐC GLOTRANS HÀ NỘI PHỊNG HÀNH CHÍNH - KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH BỘ PHẬN OVER SEAS GLOTRANS
HẢI PHỊNG HỒ CHÍ MINHGLOTRANS
BỘ PHẬN KHAI THÁC CÁC CHI NHÁNH KHÁC
Nhiệm vụ của các phòng ban:
Ban giám đốc: Với nhiệm vụ điều hành tất cả các hoạt động của Cơng ty. Bên
cạnh đó, Ban giám đốc cịn có nhiệm vụ xác định chiến lược, đề ra mục tiêu và phương hướng hoạt động của Công ty trong từng thời kỳ.
Phịng hành chính – kế tốn: Chịu trách nhiệm soạn thảo, lưu trữ các giấy tờ
pháp lý liên quan đến Công ty cũng như hồ sơ lý lịch của công nhân viên, tuyển dụng và đạo tạo nhân viên khi cần thiết. tư vấn cho Giám đốc về luật lao động, chính sách quy định của nhà nước. Xây dựng nội quy lao động cũng như các nội quy khác trong Công ty. Giúp đỡ Giám đốc thực hiện chức năng tài vụ, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu và quản lý tài chính kế tốn và hướng dẫn các bộ phận trực thuộc thực hiện kế hoạch. Theo dõi, đánh giá hiệu quả sản xuất và kinh doanh trong tồn Cơng ty, theo từng q kinh doanh, từng năm theo quy định của nhà nước. Thực hiện cơng tác kế tốn cho tồn cơng ty và tham mưu cho Ban giám đốc trong việc phân tích các báo cáo để đưa ra quyết định tài chính. Hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt các quy định về kế toán tài vụ, các chế độ hạch tốn nhằm hình thành sự thống nhất hệ thống kế tốn cơng ty. Theo dõi tình hình cơng nợ của Cơng ty, ký duyệt các hóa đơn chứng từ có sự phê duyệt của Giám đốc. Ký duyệt các tạm ứng chi phí cho việc làm hàng của các bộ phận nghiệp vụ. Kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến việc thanh tốn.
Phịng kinh doanh:
Bộ phận sale: Giới thiệu với khách hàng hình ảnh của Cơng ty cùng các loại hình dịch vụ mà cơng ty cung cấp và có các nhiệm vụ khác như sau:
Giúp ban giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.
Theo dõi việc thực hiện các hoạt động và đơn đốc việc thanh tốn cơng nợ có liên quan.
Tìm kiếm khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, hội chợ,…
Lấy thông tin về lô hàng.
Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của Công ty để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu đãi nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ. Giới thiệu, quảng cáo, phát triển thương hiệu của liner mà mình đang làm đại lý.
Bên cạnh đó, nhân viên sale phải thống kê lại lượng hàng mà khách đặt trong tháng, trong quý, trong năm nhằm đưa ra những chiến lược mới và những dịch vụ chăm sóc khách hàng thích hợp.
Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu:
Chịu trách nhiệm thực hiện cũng như quản lý các nguồn hàng xuất khẩu, nhập khẩu, chịu trách nhiệm về hoạt động xuất nhập khẩu tại Cơng ty. Vì xuất nhập khẩu là hoạt động then chốt nên nhân viên thuộc bộ phận này chiếm tỉ lệ cao nhất. Chuyên về mảng giao nhận hàng hóa, kho vận, đóng hàng theo yêu cầu của khách hàng. Thay mặt khách hàng làm tất cả các thủ tục Hải Quan, nhận container rỗng, hạ bãi và thanh lý Hải quan giúp khách hàng.
Bộ phận khai thác:
Chuyên về lấy lệnh, làm việc với hải quan để nhận đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
Bộ phận Overseas:
Chuyên tìm kiếm và thiết lập các mội quan hệ với khách hàng, đối tác nước ngoài để mở rộng hợp tác của công ty.