CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.4. Các nhân tố tác động đến hiệu quả kếtoán vốn bằng tiền, các khoản
2.4.1.1. Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa
Tổ Chức Cơng Tác Kế Toán Doanh Nghiệp - Trƣờng đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh - Khoa kế tốn - kiểm tốn. Bộ mơn hệ thống thơng tin kế toán - Nhà xuất bản Phƣơng Đơng. Trong Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa tác giả cịn chia những nhân tố sau:
a) Xây dựng chính sách kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp
a.1) Xác định nhu cầu thông tin: Tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh
nghiệp cần đáp ứng nhu cầu thông tin trung thực, hợp lý dáng tin cậy cho đối tƣợng sử dụng thơng tin. Do đó khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn việc phân tích và xác định nhu cầu thơng tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.Xác định nhu cầu thông tin của doanh nghiệp làm sơ sở cho việc xác định các đối tƣợng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phƣơng pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn.
a.2) Xây dựng danh mục đối tƣợng kế toán: Đối tƣợng kế toán là tài
sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các đối tƣợng kế toán đƣợc xác định dựa trên yêu cầu thơng tin đƣợc cung cấp, bên cạnh đó cần xác định các đối tƣợng quản lý chi tiết có liên quan.
a.3) Tổ chức chứng từ kế toán:Khi các đối tƣợng kế tốn có các biến
động tăng giảm cần phải có phƣơng pháp và cách thứctheo dõi ghi chép các biến động. Chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tín phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hồn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán (Khoản, Điều 4- Luật Kế toán).
Căn cứ hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải đƣợc thể hiện đầy đủ sau đó sẽ phân loại chứng từ và tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán.
Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
a.4) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:Vận dụng hình thức kế tốn
tuân thủ chế độ sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm quản lý doanh nghiệp.
a.5) Tổ chức vận dụng các hình thức kế tốn: Việc vận dụng các
hình thức kế tốn cần tuân thủ chế độ sổ sách kế toán và phải phù hợp với các đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tooe chức kế tốn trong điều kiện tin học hóa, sổ sách là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế tốn in ra, do đó cần đáp ứng các u cầu về nội dung và hình thức cuae sổ sách kế toán theo quy định của chế độ kế tốn.
a.6) Các chính sách kế tốn khác: Trong điều kiện tin học hóa cơng tác
kế tốn, các chính sách, phƣơng pháp kế tốn cần đƣợc trình bày đầy đủ, rõ ràng nhằm thuận tiện cho việc đánh giá, lựa chọn phần mềm hoặc viết chƣơng trình kế tốn. Các chính sách bao gồm: Phƣơng pháp kê khai hàng tồn kho; phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho; phƣơng pháp tính giá TSCĐ; Phƣơng pháp hạch tốn ngoại tệ.
a.7) Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn và cung cấp thơng tin kế
toán:Căn cứ vào yêu cầu thơng tin để xác định các báo cáo kế tốn cần cung
cấp. Báo cáo kế tốn gồm tất cả các hình thức cung cấp thơng tin kế tốn có thể ở dạng giấy hoặc kết xuất dạng files Execl, PDF,… Thông tin mà hệ thống kế tốn báo cáo có thể nằm trong các sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính hay các báo nội bộ.
Ngồi hệ thống sổ sách theo quy định thì doanh nghiệp cần rất nhiều biểu mẫu khác để phục vụ cho nhu cầu thơng tin. Do đó tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa, cần căn cứ nhu cầu thơng tin thiết kế chi tiết các báo báo kế toán cần thiết đặc biệt là các báo cáo quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó hệ thống báo cáo kế tốn của doanh nghiệp còn là căn cứ quan trọng khi đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán.
b) Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế tốn là cơng việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế tốn khơng chỉ trong điều kiện kế tốn thủ cơng hay ứng dụng tin hoặc hóa. Tuy nhiên do đặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy cùng với sợ hỗ trợ của cơng nghệ nên sẽ có sự khác biệt hơn so với hình thức thủ cơng. Bên cạnh đó, cũng đặc ra những thách thức ảnh hƣởng đến việc tổ chức bộ máy kế tốn đó là khả năng gian lận của nhân viên kế toán sẽ cao hơn, độ bảo mật, an tồn của thơng tin. Vì vậy, bộ máy kết tốn trong doanh nghiệp đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp hệ thống thơng tin kế tốn đáp ứng đƣợc các yêu cầu
Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
quản lý của doanh nghiệp trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thơng tin đảm bảo an tồn cho tài sản.
c) Tổ chức lựa chọn trang thiết bị và phần mềm kế toán
c.1) Tổ chức lựa chọn trang thiết bị: Khi lựa chọn trang thiết bị cần
quan tâm đến chất lƣợng, sự hữu hiệu và hiệu quả chi phí.
c.2) Tổ chức lựa chọn phần mềm: Việc tổ chức lựa chọn phần mềm kế
toán sẽ ảnh hƣởng nghiêm trọng đến hệ thống kế toán.