CHƢƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1.2. Lĩnh vực hoạt động, thuận lơi, khó khăn và phƣơng hƣớng phát triển
3.1.2.1. Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực kinh doanh gồm có xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và khí hóa lỏng, kinh doanh kho, cảng, vận tải xăng dầu,ao lƣờng, vật tƣ, thiết bị phục vụ ngành xăng dầu,….
Các sản phẩm chính nhƣ:
- Xăng gồm 2 loại: RON 92, RON 95 - Dầu nhờn Petrolimex
Kế tốn vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Cơng Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
- Gas Petrolimex,…
3.1.2.2. Thuận lợi
- Với 21 cửa hàng nằm rộng khắp tỉnh Hậu Giang thuận tiện cho việc mua bán cũng nhƣ việc bố trí các phƣơng tiện vận chuyển xăng dầu đƣờng bộ lẫn đƣờng thủy.
- Là thành viên của Công ty TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ mà Công ty TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ lại là thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên chất lƣợng và sản lƣợng xăng dầu ln đƣợc đảm bảo an tồn tuyệt đối.
- Cơng ty ln có những đội ngũ nhân viên nhiệt trình và giàu kinh nghiệm chun mơn.
3.1.2.3. Khó khăn
- Tình hình giá xăng dầu của thế giới thƣờng xuyên xảy ra biến động nên cũng ảnh hƣởng đến tình hình xăng dầu của Cơng ty.
- Xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh.
- Sự quản lý của nhà nƣớc còn nhiều yếu kém đối với lĩnh vực kinh doanh xăng dầu nên đã tạo nên thị trƣờng kinh doanh không lành mạnh.
3.1.2.4. Phƣơng hƣớng phát triển
- Không ngừng đổi mới, tăng cƣờng cạnh tranh, giữ vững thị phần xăng dầu trên địa bàn Petrolimex phân công.
- Đẩy mạnh phát triển mạng lƣới bán lẻ, không ngừng tăng sản lƣợng xằng dầu bán ra, nâng cao năng suất lao động, khai thác tối đa giá trị gia tăng cửa hàng xăng dầu nhằm nâng cáo hiệu quả kinh doanh, khẳng định giá trị thƣơng hiệu và uy tính của Petrolimex.
- Đảm bảo an tồn về con ngƣời và tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần bảo đảm an ninh trật tự xã hội và bảo vệ môi trƣờng xanh - sạch - đẹp.
- Phấn đấu kinh doanh hiệu quả ngày càng cao, bảo đảm an tồn về tài chính, tiếp tục duy trì nộp ngân sách đầy đủ và đúng hạn.
- Xây dựng đội ngũ lao động với trình độ nghiệp vụ ngày càng cao và gắn bó mật thiết với Doanh nghiệp, ln nỗ lực hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao
Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
với tình u cơng việc, gắn kết quả lao động sản xuất kinh doanh, sự đóng góp của cá nhân với thu nhập lƣơng thƣởng và các hình thức tơn vinh khác.
- Đẩy mạnh kinh doanh hàng hóa/dịch vụ Petrolimex (Dầu nhờn Petrolimex, Gas Petrolimex, Sơn Petrolimex,…) và các dịch vụ khác trên cơ sở tận dụng các nguồn lực có sẵn, vừa góp phần đảm bảo cơng ăn việc làm, gia tăng thu nhập, vừa góp phần phát triển các Doanh nghiệp trong màu cờ sắc áo Pretrolimex, hƣởng ứng cuộc vận động “Ngƣời Việt Nam ƣu tiên dùng hàng Việt Nam”.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức Chi nhánh
GIÁM ĐỐC
PHĨ GIÁM ĐỐC
PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN
KHO 21 CỬA HÀNG
Nguồn: Phịng kế tốn chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Chi nhánh
3.1.3.1. Giám đốc
- Là ngƣời điều hành và quyết định mọi hoạt động hằng này của chi nhánh. - Xây dựng và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và chính sách kinh doanh của Công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
- Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lƣợc tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh.
- Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chính tại chi nhánh, báo cáo kịp thời về Cơng ty.
- Quản lý tồn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi nhánh theo chính sách thủ tục nhân sự cơng ty.
Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
- Ký duyệt Hợp đồng kinh tế.
- Ký duyệt các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh theo kế hoạch đã đƣợc Tổng Giám đốc phê duyệt trên cơ sở bảo đảm hợp lý và hiệu quả kinh tế.
- Ký các văn bản trong phạm vi quản lý của Chi nhánh…
3.1.3.2. Phó giám đốc
- Thay mặt Giám đốc giải quyết những công việc theo giấy ủy quyền của Giám đốc và phải báo cáo lại những việc đã giải quyết với Giám đốc.
- Chủ động tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
3.1.3.3. Phịng kế tốn
- Thực hiện các công việc về nghiệp vụ chun mơn kế tốn theo đúng quy định của Nhà nƣớc về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán,…
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Chi nhánh dƣới mọi hình thức và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển sử dụng vốn, tài sản của chi nhánh.
- Kiểm tra và ký duyệt các khoản thu, chi, thanh toán… phát hiện và ngăn chặn các khoản lãng phí, sai pham quy định tại Chi nhánh.
- Cung cấp số liệu và các báo cáo cho Ban Giám đốc cũng nhƣ các cơ quan, bộ phận có thẩm quyền khác.
3.1.3.4. Phịng kinh doanh
- Thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng tới khách hàng và khách hàng tiềm năng của Công ty nhằm đạt mục tiêu về Doanh số, thị phần…
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phịng để hồn thành công việc đã đƣợc phê duyệt
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo qui định của Chi nhánh theo yêu cầu của Ban điều hành.
- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phịng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành.
Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này 3.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán 3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn TRƢỞNG PHỊNG KẾ TỐN KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CƠNG NỢ KẾ TỐN THANH TOÁN KẾ TOÁN THUẾ THỦ QUỸ
Nguồn: Phịng kế tốn chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Chi nhánh
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
- Trƣởng phịng kế tốn:
+ Chụi trách nhiệm về mọi hoạt động vủa bộ phân kế toán.
+ Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận kế tốn. + Đơn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên trong bộ phận.
+ Tham mƣu cho Giám đốc trong cơng tác kiểm sốt hoạt động của chi nhánh,…
- Kế toán tổng hợp: thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn, chứng từ
có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để làm cơ sở lập các báo cáo cuối tháng, quý, năm.
- Kế tốn cơng nợ: kiểm tra và theo dõi các khoản công nợ: phải thu,
phải trả,… Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi các khoản cơng nợ khó đồi, nợ q hạn…
-Kế tốn thanh tốn:
+ Tiến hành hạch tốn các bút tốn có liên quan đến việc thu, chi tiền gửi, tiền mặt. Phản ánh kip thời các khoản thu, chi bằng tiền. Tiến hành kiểm tra,
Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ để có thể đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
+ Thực hiện các giao dịch với ngân hàng nhƣ việc chuyển tiền, rút tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng.
+ Lập các báo cáo, sổ sách tồn quỹ cuối kỳ cho Giám đốc.
- Kế toán thuế:
+ Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.
+ Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở.
+ Theo dõi tình hình giao nhận hóa đơn tại các cửa hàng.
+ Cuối tháng: kế toán thuế làm các báo cáo thuế để làm cơ sở lập báo cáo quý, cuối năm quyết toán thuế TNDN, TNCN cho Chi nhánh
- Thủ quỹ: thực hiện thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy định của
công ty, tự động kiểm tra đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp, đảm bảo số dƣ tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lƣơng cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dƣ tồn quỹ cho kế tốn tổng hợp. Cuối tháng phải tính số dƣ và lập bảng kiểm kê quỹ.
3.1.4.2. Tổ chức chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán
- Tổ chức chứng từ Công ty áp dụng chứng từ kế tốn theo thơng tƣ 200/2014/TT-BTC. Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng một số chứng từ do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam cấp theo quy định của Bộ tài chính.
Do mạng lƣới kinh doanh Chi nhánh phân bổ nhiều nơi khác nhau trong khu vực Hậu Giang nên để tổ chức cơng tác kế tốn tốt Chi nhánh đã áp dụng hình thức kế tốn là kế tốn máy bằng phần mềm SAP EPR. Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy đƣợc thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ, nhƣng trình tự ghi sổ kế tốn khơng hồn tồn giống với trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ nhƣng mà đã đƣợc đƣợc sửa lại nhƣ Hình:3.3.
Đặc trƣng cơ bản của hình thức là các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc đƣợc phân loại, tổng hợp. Theo hình thức này các sổ kế tốn bao gồm:
+ Sổ chứng từ kế toán là cách đặt tên của sổ chi tiết tài khoản. Sổ này dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các tài khoản chi tiết.
Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả công tác kế toán này
+ Sổ cái tổng hợp là cách đặt tên của Sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế tốn cũng nhƣ tình hình hoạt động Chi nhánh ở dạng tổng quát.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán Sổ cái tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Nguồn: Phịng kế tốn chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm trả
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm ghi sổ. Căn cứ vào Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Sổ Cái tổng hợp. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế tốn ghi vào sổ chứng từ kế tốn chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp
Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ Cái tổng hợp lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái tổng hợp và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
3.1.4.3. Chính sách, chế độ kế tốn, chuẩn mực
Chính sách kế tốn:
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
-Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp lập dự phòng giảm giá đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn: việc trích lập dự phịng đƣợc thực hiện theo quy định tại thông tƣ 228/2009/TT - BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Chế độ kế tốn: Hệ thống kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Thực hiện các quy định kế toán theo Luật kế toán và chế độ kế tốn theo thơng tƣ 200/2014/TT - BTC, Chuẩn mực kế toán: Tuân theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
3.1.4.4. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế tốn của cơng ty đƣợc diễn ra thƣờng kỳ.
- Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ, nội dung chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trƣớc khi ghi sổ các chứng từ.
- Kiểm tra tình hình chấp hành các nguyên tắc, chế độ, thủ tục kế toán trên sổ sách và trên các báo cáo kế toán nhƣ: Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ sách kế toán,…
- Kiểm tra bộ máy kế toán: Kiểm tra việc phân công công việc cũng nhƣ chức vụ của các thành viên trong bộ máy kế tốn từ đó kịp thời giúp Kế tốn
Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
trƣởng thay đổi những yếu tố hạn trong bộ máy kế tốn để đảm bảo đƣợc chất lƣợng cơng việc mà nhà quản lý đề ra.
3.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ-CN xăng dầu Hậu Giang TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ-CN xăng dầu Hậu Giang
3.2.1. Kế toán vốn bằng tiền3.2.1.1. Kế toán tiền mặt 3.2.1.1. Kế tốn tiền mặt a) Quy trình ghi sổ
Chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, biên bảng kiểm kê quỹ,
hóa đơn GTGT,…
Sổ chứng từ kế Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại toán TK 111
Sổ cái tổng hợp TK Bảng tổng hợp
111 chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Hình 3.5: Hình thức ghi sổ TK 111 b) Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Phiếu chi c) Tài khoản sử dụng
Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu tại Công Ty TNHH MTV Xăng dầu Tây Nam Bộ CN Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
TK 111 – Tiền mặt
+ TK 1111000000 - Tiền mặt VND
d) Nghiệp vụ điển hình
Nghiệp vụ: Ngày 02/08/2016 thu 12.100.000đ tiền bán hàng từ cửa hàng
số 14 (phiếu thu số 0000001061).
Căn cứ vào phiếu thu số 0000001061(Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 1111000000 12.100.000
Có TK 1312000000 12.100.000
Nghiệp vụ: Ngày 14/082016 Thanh tốn tiền cƣớc viễn thơng tháng
7/2016 cho Viễn Thông Hậu Giang (phiếu chi số: 0000001112).
Căn cứ phiếu chi số :0000001112 (Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 6411123000 800.000
Nợ TK 1331100000 80.000 Có TK 1111000000 880.000
Nghiệp vụ: Ngày 21/08/2016 Thay bàn phím ATC tại cửa hàng số 19
(phiếu chi số: 0000001126).
Căn cứ vào phiếu chi số: 0000001126 (Phụ lục 1), kế tốn định khoản: Nợ TK 6411051800 700.000
Nợ TK 1331100000 70.000 Có TK 1111000000 770.000
e) Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000(Phụ lục 1)
Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Xăng dầu Hậu Giang và các nhân tố tác động đến hiệu quả cơng tác kế tốn này
* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1111000000 gồm các chỉ tiêu: + Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ