2.2 Thực trạng ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO
2.2.2 Tỡnh hỡnh ỏp dụng HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO tại Chi cục Đăng kiểm số
Qua cụng tỏc đỏnh giỏ nội bộ hàng năm, Cục ĐKVN đó cú nhận xột chung về HTQLCL của toàn Cục như sau:
Nhỡn chung, cụng tỏc ISO tại đa số cỏc đơn vị trong cục đó cú những tiến bộ nhất định; đại diện lónh đạo đơn vị quan tõm và thường xuyờn kiểm soỏt việc ỏp dụng; hầu hết cỏn bộ đều được phổ biến về HTQLCL của Cục. Cỏc đơn vị do tổ chức BVC đỏnh giỏ chứng nhận nhỡn chung đều ỏp dụng hệ thống cú hiệu lực và hiệu quả. Cỏc đơn vị khỏc, cú đơn vị những năm trước đõy ỏp dụng rất yếu nay đó cú tiến bộ và đạt được những kết quả nhất định. Cú thể núi ở đơn vị nào mà cú sự quan tõm của lónh đạo thỡ đơn vị đú ỏp dụng hệ thống rất tốt. Tuy nhiờn cũng cũn một số lónh đạo đơn vị vẫn cú quan niệm HTQLCL là gỏnh nặng cho nờn rất cần phải quan tõm và tăng cường cụng tỏc ISO mới đạt được yờu cầu đề ra. Nguồn: [27]
Chi cục Đăng kiểm số 10 là một đơn vị trực thuộc Cục ĐKVN, họat động trong lĩnh vực đăng kiểm đường thủy. Việc ỏp dụng HTQLCL tuõn theo cỏc hướng dẫn của Cục ĐKVN đại diện là phũng Phỏp chế ISO, cỏc quy trỡnh, hướng dẫn luụn được tuõn thủ chặt chẽ, thụng qua cỏc cuộc đỏnh giỏ hàng năm hoặc định kỳ sẽ cú những đúng gúp, gúp ý để hoàn thiện hệ thống được tốt hơn.
Tại Chi cục cú một Ban ISO giỳp đỡ cho Giỏm đốc Chi cục xõy dựng và hoàn thiện hệ thống tại đơn vị, mặc dự theo phiờn bản mới Giỏm đốc khụng cần phải là người chịu trỏch nhiệm đầu tiờn nhưng cú chỉ định một lónh đạo trong ban Giỏm đốc sẽ thay mặt chịu trỏch nhiệm về hoạt động của hệ thống gọi là QMR (quality management representative) nhằm đảm bảo sự hoạt động của hệ thống được tốt nhất (Sơ đồ tổ chức. Hỡnh: 7).
Họat động của Chi cục luụn được vận hành, tuõn thủ chặt chẽ theo cỏc quy trỡnh, hướng dẫn đó được cả hệ thống chấp nhận. Định kỳ hàng quý ban ISO của Chi cục tiến hành soỏt xột nội bộ, hàng năm đơn vị chủ quản là Cục ĐKVN tiến hành đỏnh giỏ nội bộ, Chi cục là một trong cỏc đơn vị được BVC đỏnh giỏ định kỳ chỉ ra sự phự hợp hay cú những điều cần phải khắc phục trong hệ thống.
Qua cỏc đỏnh giỏ hàng năm và định kỳ cú một số đỏnh giỏ nhận xột chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001 tại Chi cục Đăng kiểm số 10 đó mang lại - điểm mạnh, điểm yếu và cỏc cơ hội cải tiến của hệ thống Chi cục như sau:
Nguồn: [16]
“ Hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị: Được duy trỡ hiệu lực, hiệu quả, cỏc quy trỡnh được cập nhật kịp thời, phõn bổ cỏc quy trỡnh đến cỏc ban, vị trớ làm việc tốt - cú bằng chứng. Khụng thấy hiện tượng đăng kiểm viờn làm tắt, miễn giảm bước cụng việc so với yờu cầu của cỏc quy trỡnh đề ra”
“ Cụng tỏc chỉ đạo của lónh đạo được nhất quỏn, tập trung, tuõn thủ nghiờm ngặt cỏc quy định của Phỏp luật, quy phạm, quy chuẩn, và sỏt với thực tế của xó hội hiện nay. Tuy nhiờn cần chỳ trọng đến việc đào tạo cảc lớp Đăng kiểm viờn bậc cao, đa năng kế thừa để việc thực hiện cụng việc khụng bị giỏn đoạn. Cỏc trang thiết bị cho ĐKV theo thụng tư 48/BGTVT cần rà soỏt, cập nhật cho đầy đủ.”
“ Cần tăng cường và tớch cực cải tiến hệ thống, đúng gúp ý kiến những bất hợp lý trong mỗi quy trỡnh thực hiện. Sửa đổi ngay sau khi được xem xột”
“Phõn cụng cụng việc đỳng theo năng lực của cỏc đăng kiểm viờn tuy thế cú bước cụng việc 2 ĐKV cựng vỏ giỏm sỏt cựng thời gian tại một địa điểm, cú thể sắp xếp hợp lý 1 người thực hiện kết hợp cả 2 việc tiết kiệm nguồn lực cho cỏc cụng việc khỏc”.
Trỏch nhiệm của lónh đạo: “ Kiểm soỏt tốt cụng việc. Tuy vậy việc kiểm soỏt của lónh đạo cũng cần lưu bằng chứng, thống nhất cỏch ghi”.
“ Phỏt huy sự hợp tỏc với cỏc đơn vị bạn, hệ thống chớnh quyền tại cơ sở như UBND cỏc cấp, Cảng vụ, Cảnh sỏt thủy, cỏc nhà thầu phụ...”
“ Hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị: được ỏp dụng và duy trỡ, từng bước thực hiện tốt việc chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015. Ban Giỏm đốc cần khắc phục điểm sau:
-Chưa xỏc định rừ bối cảnh bờn trong và bờn ngoài. -Nhu cầu mong đợi của cỏc bờn liờn quan chưa cú -Nờn cú văn bản xỏc định và ứng phú với rủi ro
-Tài liệu lỗi thời nờn bỏ hẳn ra bờn ngoài để trỏnh nhầm lẫn.
-Đơn vị phải nhận diện cỏc điểm khụng phự hợp để ứng phú, phải cú cỏch giải quyết, phải cú bằng chứng.....”.
“ Thực hiện cỏc cụng việc nhỡn chung là tốt tuy nhiờn cũn cú một số điểm cần lưu ý: -Thống nhất trong phần lưu trữ hồ sơ tàu
-Cỏc biểu mẫu cập nhật đỳng theo quy định hiện hành, cần đầy đủ, lỗi phần mềm cần kiến nghị và lưu bằng chứng;
-Phõn cụng cụng việc cần rà soỏt cỏc văn bằng, chứng chỉ, hạng ĐKV để phõn cụng cụng việc trỏnh nhầm lẫn, gõy hậu quả đỏng tiếc”.
Nguồn: [16]
Nhỡn một cỏch tổng thể cú thể nhận thấy như sau:
+ Cú một hệ thống cỏc quy trỡnh khoa học trong việc thực hiện cỏc cụng việc hàng ngày (thể hiện ở sơ đồ dũng chảy cụng việc, từ khõu bắt đầu tiếp nhận yờu cầu của khỏch hàng, xử lý cụng việc,..., cho đến sản phẩm cuối cựng là dịch vụ đỏp ứng được yờu cầu của khỏch hàng và cụng tỏc lưu trữ hồ sơ).
+ Hạn chế được tối đa cỏc lỗi trong xử lý cụng việc, trong quỏ trỡnh lập, hoàn thiện hồ sơ và cấp cỏc giấy chứng nhận phương tiện được kiểm tra.
+ Toàn bộ cỏn bộ nhõn viờn trong đơn vị hiểu rừ vai trũ, nhiệm vụ, chức năng của đơn vị cũng như của bản thõn trong việc thừa hành nhiệm vụ, hoàn thành cụng việc được giao phú.
+ Và cũn rất nhiều lợi ớch khỏc, nhưng cú lẽ lợi ớch thiết thực nhất gắn chặt với mỗi thành viờn trong cơ quan đú là: Doanh thu của Chi cục tăng vượt bậc trong cỏc năm gần đõy, đi liền với doanh thu tăng, thu nhập của người lao động được tăng cao, cỏc chế độ phỳc lợi đối với người lao động được quan tõm đầy đủ,
Bờn cạnh cỏc mặt được cũn một số vấn đề như:
- Sự hiểu biết và thực hiện cụng việc một cỏch mỏy múc, trong một nhúm làm việc đụi khi khụng ăn ý, việc ai người đú làm mà chưa thống nhất, đụi khi việc của người làm sau lại làm trước, việc cần làm lại khụng thực hiện và cú cỏc việc làm thừa khụng cần thiết.
- Sự đổi mới trong tư duy, trong thừa hành cụng việc cũn diễn ra chậm chạp, làm việc đụi khi theo lối mũn cũng hạn chế đến việc làm hài lũng khỏch hàng (đối tượng liờn hệ mật thiết đến sự phỏt triển của đơn vị).
- Cỏc quyết định của mọi người đụi khi cũn mang tớnh cảm tớnh mà chưa tỡm hiểu rừ nguyờn nhõn từ đõu, dẫn đến điều gỡ.
Căn cứ vào mục tiờu, mục đớch hoạt động của đơn vị là cung cấp một dịch vụ đỏp ứng tốt nhu cầu của xó hội và cỏc bờn liờn quan. Họat động của Chi cục Đăng kiểm số 10 (trực thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam) trong những năm qua nhỡn chung đó đỏp ứng được cỏc nhu cầu đú. Trong quỏ trỡnh hoạt động đơn vị luụn luụn tự làm
giỳp cho đơn vị hoàn thành mọi mục tiờu đề ra, đơn vị ngày càng phỏt triển đú là đó tiếp cận, ỏp dụng một hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO (hiện thời là phiờn bản ISO 9001:2015. Mặc dự việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO khụng phải là yếu tố quyết định trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị nhưng cũng là nhõn tố gúp phần vào việc nõng cao vị thế, cải tiến cỏc thủ tục trong cụng việc để cụng việc của đơn vị ngày càng hoàn thiện đỏp ứng tốt cỏc nhu cầu của xó hội ngày càng cao hơn. Đỏnh giỏ chung cú thể thấy rằng việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001 đó đem lại những lợi ớch nhất định cho Chi cục trong cụng tỏc quản lý.
Tuy nhiờn bờn cạnh đú vẫn cũn tồn tại những điểm cần được hoàn thiện hơn nữa, đặc biệt là sau khi chuyển đổi sang phiờn bản mới ISO 9001:2015. Qua quỏ trỡnh ỏp dụng vẫn cũn cú một số điểm việc ỏp dụng HTQLCL chưa thực sự mang lại hiệu quả như mong muốn. Để tỡm cỏc tồn tại những hạn chế của quỏ trỡnh ỏp dụng và duy trỡ HTQLCL ở Chi cục Đăng kiểm số 10, chỳng ta cần cú một nghiờn cứu về hiệu quả của hệ thống QLCL ISO9001:2015 đang được ỏp dụng tại Chi cục. Một nghiờn cứu như vậy sẽ giỳp Chi cục nhỡn nhận đỏnh giỏ tổng thể hiệu quả của một hệ thống quản lý chất lượng được ỏp dụng tại đơn vị mỡnh.
2.2.3 Vấn đề cần nghiờn cứu (cõu hỏi nghiờn cứu)
Đề tài nghiờn cứu này tập trung vào việc đỏnh giỏ hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001 đang được ỏp dụng tại Chi cục Đăng kiểm số 10 Hải Phũng trờn cơ sở 8 nguyờn tắc quản lý chất lượng, với cõu hỏi nghiờn cứu:
Hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng 9001:2015 tại Chi cục Đăng kiểm số 10 - Cục Đăng kiểm Việt Nam như thế nào?
KẾT LUẬN CHƯƠNG II
Việc xõy dựng và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001 vào cụng tỏc quản lý của Chi cục Đăng kiểm số 10 đó và đang mang lại những lợi ớch và thế mạnh nhất định cho Chi cục; tuy nhiờn vẫn cũn những tồn tại nhất định cần được khắc phục. Việc đỏnh giỏ khỏch quan và tổng thể về hiệu quả của hệ
thống quản lý chất lượng này là rất cần thiết, đặc biệt là khi Chi cục vừa chuyển đổi sang phiờn bản mới ISO 9001:2015.
Để trả lời cho cõu hỏi về hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 tại Chi cục số 10, Chương III sẽ trỡnh bày về phương phỏp nghiờn cứu của đề tài này.
Hoàn thiện cõu hỏi nghiờn cứu: Dựa trờn 8
nguyờn tắc của QLCL
hiệu quả của việc ỏp dụng HTQLCL vào hoạt
động của đơn vị là như
nào?
Xỏc định quy mụ lấy
số liệu: Tại CCĐK số
10.
Đối tượng lấy số liệu:
Toàn thể CBNV
Lựa chọn phương
phỏp nghiờn cứu: Nghiờn cứu tài liệu, quan sỏt khỏch quan,
khảo sỏt bằng bảng hỏi
Dự kiến cõu hỏi
nghiờn cứu: Hiệu
quả của việc ỏp dụng HTQLCL vào
hoạt động của đơn vị?
Xỏc định vấn đề nghiờn cứu: Đỏnh giỏ hiệu quả của việc
ỏp dụng HTQLCL vào họat động của
đơn vị.
Xỏc đinh đối tượng nghiờn cứu: HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO 9001:2015 tại CCĐK số 10 Nghiờn cứu tổng quan lý thuyết về: Quản lý chất lượng, HTQLCL, Cỏc nguyờn tắc của QLCL (8nguyờn tắc)
Gửi cỏc bảng hỏi tới đối tượng lấy số liệu
nghiờn cứu. Thu thập số liệu