Bảng 7 : Cơ cấu tổ chức
4.1.5 Đỏnh giỏ chung về những điểm mạnh và những điểm cần hoàn thiện
kiểm số 10
A. Điểm mạnh
A1. Thực hiện rất tốt nguyờn tắc số 4 “ Cỏch tiếp cận theo quỏ trỡnh”
Qua kết quả khảo sỏt, ở nguyờn tắc này mức độ 5 “Luụn luụn thấy trong thực tế” đều trờn 70%, nếu tớnh cả mức 4 và mức 5 thỡ đạt 96% và 97%, một con số rất cao, phản ỏnh mọi cỏ nhõn trong hệ thống đều tuõn thủ một cỏch khụng cú điều kiện đỳng theo cỏc quy trỡnh đó được hệ thống đề ra, và một dũng chảy cứ liờn tiếp nhau để cho một kết quả tốt nhất, với tỏc giả ngay từ ngày mới bắt đầu tiếp cận vào hệ thống đó nghe đến từ quy trỡnh, quy chuẩn.
Cả hệ thống chung của Cục Đăng kiểm Việt Nam và cỏc ỏp dụng cho tại đơn vị đăng kỉờm thủy như Chi cục Đăng kiểm số 10, số lượng 90 quy trỡnh và hướng dẫn nhỡn như một con số khổng lồ với một đơn vị cung cấp dịch vụ, nhưng tất cả điều đú cho một kết quả con số cao như thống kờ này.
A2. Thực hiện tốt Nguyờn tắc 1 “Hướng vào khỏch hàng”
Với Chi cục đăng kiểm số 10, chỉ sau nguyờn tắc 4 thỡ nguyờn tắc 1 là nguyờn tắc tốt thứ hai, với mục tiờu Chất lượng của éăng kiểm Việt Nam là phục vụ lợi ớch cụng cộng và nhu cầu của khỏch hàng, gúp phần bảo đảm an toàn sinh mạng con người, tài sản và mụi trường, chớnh vỡ thế tất cả cỏc hoạt động của Chi cục đều hướng về khỏch hàng.
Cõu phương ngụn của cỏn bộ ngành đăng kiểm là thực hiện nghiờm văn húa ứng xử, giao tiếp theo phương chõm 4 xin 4 luụn “ Xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phộp. Luụn mỉm cười, luụn nhẹ nhàng, luụn thấu hiểu, luụn giỳp đỡ”.
Thủ tục giải quyết cụng việc luụn được cụng bố rừ ràng, tất cả cỏc cụng việc kiểm tra hàng năm khụng quỏ thời gian đó đề ra, sẵn sàng tư vấn để khỏch hàng được lợi nhất, khi khỏch hàng yờu cầu kiểm tra cú thể bằng điện thoại Chi cục sẵn sàng đỏp ứng mọi thủ tục sẽ hũan thiện sau, làm việc khụng kể thời giờ, ngày nghỉ và cả ngày Lễ, Tết....
A3. Thực hiện tốt Nguyờn tắc 2 “Sự lónh đạo”
Người lónh đạo là người dẫn dắt cả hệ thống, cả đơn vị hướng về phớa trước, định hướng phỏt triển cho đơn vị trong ngắn hạn và dài hạn,
Khảo sỏt đạt mức độ 5 đạt 79% và 54%. Sự lónh đạo căn cứ trờn cỏc nguồn lực của đơn vị, phỏt huy tối đa cỏc nguồn lực sẵn cú, tận dụng và kịp thời bổ sung nguồn lực cũn chưa đạt. Với Chi cục Đăng kiểm số 10 là một đơn vị dẫn đầu ngành Đăng kiểm về chất lượng nguồn lao động, sự lónh đạo nhất quỏn, sỏng suốt căn cứ trờn tỡnh hỡnh kinh tế nước ta trong từng giai đoạn để định hướng đào tạo, bổ sung nguồn lực.
Hàng năm tổ chức Đại hội cụng nhõn viờn chức để lắng nghe ý kiến của tất cả cỏn bộ nhõn viờn Chi cục, định kỳ hàng quý sinh hoạt chuyờn mụn, người cú kinh nghiệm đào tạo, kốm cặp cho thế hệ tiếp theo, đảm bảo nguồn lực của Chi cục luụn đầy đủ vững mạnh.
A4. Thực hiện tốt nguyờn tắc 3 “ Sự tham gia của mọi thành viờn”
Với điểm số khảo sỏt mức 5 đạt 60% và 57%, mức 4 đạt 31% và 31%. Một con số rất đồng đều, như đó núi muốn đi nhanh thỡ đi một mỡnh, muốn đi xa và bền vững thỡ đi với bạn bố, nhiều người. Tập thể Chi cục cũng vậy, vỡ mục tiờu dài hạn, sự phỏt triển của cơ quan trong tũan xó hội, sự đoàn kết nhất trớ được hết sức đề cao trong mụi trường hoạt động của đơn vị.
Sự minh bạch và chế độ đói ngộ của cơ quan đó tạo điều kiện cho mọi người cũng hết lũng pohấn đấu, việc ỏp dụng HTQLCL ISO 9001:2015 vào hoạt động của đơn vị đó gúp phần thỳc đẩy tham gia của mọi thành viờn, tất cả như một guồng mỏy khụng thể thiếu một mắt xớch nào thỡ mới hoạt động được trơn tru. Từ nhõn
viờn văn thư, nhõn viờn kỹ thuật, tài chớnh kế toỏn và cả ban lónh đạo tham gia vào một quỏ trỡnh tạo ra sản phẩm cung cấp cho khỏch hàng theo yờu cầu cụng việc một cỏch nhanh nhất và hoàn thiện nhất.
A5. Thực hiện tốt nguyờn tắc 5 “ Cỏch tiếp cận theo hệ thống”
Khảo sỏt mức độ 5 đạt 50% và 70%, mức độ 4 đạt 49% và 26%.
Việc xõy dựng và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào đơn vị khụng phải là xõy dựng riờng lẻ cho từng cỏ nhõn, từng bộ phận mà tất cả đều phải tiếp cận theo một hệ thống và đồng bộ, yếu tố này phự hợp hài hũa với yếu tố kia, với nguyờn tắc 4 sự tham gia của mọi thành viờn đó tốt rồi thỡ việc tiếp cận theo hệ thống dễ dàng hơn, đặc biệt là nguyờn tắc số 4 tiếp cận theo quỏ trỡnh rất tốt thỡ việc tiếp cận theo hệ thống đơn giản đi rất nhiều.
Thực tế tại Chi cục đăng kiểm số 10, cỏc quy trỡnh liờn quan trực tiếp, mật thiết với nhau, vớ dụ như Quy trỡnh tiếp nhận và xử lý cỏc yờu cầu thực hiện tốt (ở đõy là cỏc giấy mời của khỏch hàng), nhanh thỡ cụng việc được xử lý nhanh chuyển đến nhõn viờn kỹ thuật đi thực hiện cụng việc giỏm sỏt ngoài hiện trường và lập hồ sơ ( cỏc Quy trỡnh giỏm sỏt tàu biển, phương tiện thủy nội đia, sản phẩm cụng nghiệp...), Quy trỡnh tớnh và thu tiền đăng kiểm tiếp theo, cấp phỏt hồ sơ cho khỏch hàng... Tất cả đều liờn quan mật thiết với nhau, tiếp nối nhau, bổ trợ cho nhau vỡ mục tiờu chất lượng của đơn vị.
A6. Thực hiện tương đối tốt nguyờn tắc 6 “Cải tiến liờn tục”
Trong quỏ trỡnh ỏp dụng hệ thống cú nhiều điểm khụng phự hợp cần cải tiến, khụng phự hợp từ cỏc quy trỡnh đưa ra, từ việc ỏp dụng vào thực tế cụng việc Điềm khảo sỏt ở mức độ vừa phải, mức 5 đạt 56% và 46%.
Qua việc thực hiện cụng việc hàng ngày những bất cập của hệ thống đó được bỏo cỏo về cho QMR để tổng hợp cỏc ý kiến, đỏnh giỏ nội bộ, đỏnh giỏ định kỳ, chu kỳ hàng năm cũng đưa ra cỏc ý kiến để hoàn thiện hệ thống, tuy vậy việc khắc phục cỏc lỗi, hoàn thiện hệ thống cũn bị thời gian trễ, chớnh vỡ thế cỏc cỏ nhõn trong hệ
thống cũng đó nhận thấy rằng việc thực hiện nguyờn tắc 6 cũng mới chỉ đạt được ở mức độ tương đối mà thụi.
A.7 Thực hiện tương đối tốt nhúm “Quản lý rủi ro”
Đõy là điều tương đối bất ngờ vỡ đõy là một nhúm mới theo phiờn bản ISO9001:2015, tuy nhiờn đỏnh giỏ ở mức 5 đạt 46%, 54%, mức 4 đạt 34%, 30%, mức 3 đạt 14% và 14%. Tuy nhiờn trong đú việc phũng ngừa và xử lý rủi ro cũn thấp hơn đỏnh giỏ và xem xột lại. Ở ý này đơn vị vẫn cũn cú buụng nhẹ như trong lần đỏnh giỏ nội bộ đó nờu ra.
B. Những điểm cần hồn thiện
B1. Nguyờn tắc số 7 Quyết định dựa trờn sự kiện. Chưa được tốt
Ta đó đề cập đến ở trờn việc phõn tớch cỏc dữ kiện, số liệu thu thập được đa phần tập trung ở một số bộ phận chuyờn mụn, lónh đạo, nờn cỏc quyết sỏch mọi cỏn bộ nhõn viờn cú thể khụng nắm được rừ rằng cỏc ý kiến của mọi người cú được lắng nghe hay khụng, sự kịp thời của cỏc quyết sỏch là như thế nào...,
Tập thể, từ người lónh đạo đến nhõn viờn thừa hành cũng cần nờn tập thúi quen làm việc dựa vào cỏc phõn tớch thực tiễn để đưa ra cỏc quyết sỏch, định hướng, chứ khụng chỉ làm làm theo thúi quen, cảm quan như trước nữa.
Theo khảo sỏt nhận được đỏnh giỏ ở mức 5 con số thấp, nhưng thực ra ở mức 4 “thường thấy trong thực tế” cũng ở con số cao. Ở đõy chẳng qua tỏc giả kỳ vọng ở một đơn vị cú số cỏn bộ nhõn viờn kinh nghiệm làm việc trờn 3 năm chiếm hơn 90%, đồng thời đó tiếp cận HTQLCL rất lõu rồi, thỡ yờu cầu nào cũng mong muốn ở một con số mức 5.
B2. Nguyờn tắc số 8: Phỏt triển quan hệ hợp tỏc cựng cú lợi với người
cung ứng. Chưa được tốt
Cú một vấn đề khỏch quan rằng, một mặt là đơn vị cung cấp dịch vụ (nguyờn tắc cả hai bờn cựng cú lợi được đặt lờn hàng đầu trong nền kinh tế thị trường), nhưng mặt khỏc đõy cũng là một cơ quan nhà nước (cú một vai là quản lý nhà nước)
nờn tư tưởng xin - cho vẫn cũn đõu đú lẩn khuất trong tư tưởng của cỏn bộ nhõn viờn. Tuy đó được định hướng bởi sự lónh đạo, hệ thống vận hành một cỏch khoa học theo cỏc phương thức tiờn tiến nhất, chỉ cú con người là cũn bị ảnh hưởng bởi tư tưởng Nhà nước - độc quyền mà thụi.
Con số nhận được qua khảo sỏt cũng giống nguyờn tắc số 7, đú là mức độ 5 hơi thấp, nhưng mức độ 4 cao cũn lại cỏc mức độ khỏc rất nhỏ. Đõy cũng là một sự kỳ vọng của tỏc giả như trờn nguyờn tắc số 7 là kỳ vọng tất cả đều nằm ở nhận xột mức độ 5 (là luụn luụn thấy trong thực tờ).
Để thay đổi được những điều chưa được như kỳ vọng này chắc chắn cần quỏ trỡnh lõu dài và sự đúng gúp chung tay của tất cả cỏn bộ nhõn viờn, những người vận hành hệ thống của đơn vị.
TểM LẠI
Bằng sự tổng hợp, nghiờn cứu, thụng qua cỏc ý kiến nhận được của khảo sỏt với đề tài nghiờn cứu về hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2015, tỏc giả và cả lónh đạo đơn vị cũng đó nhận thấy một số mặt được của việc ỏp dụng HTQLCL vào hoạt động của đơn vị, nhưng cũng nhận ra một số mặt cũn hạn chế chưa được như mong muốn cần cải thiện.
Khụng chỉ bằng cỏc quy trỡnh, hướng dẫn cấp phỏt đến tay mỗi người là đó đủ, là tất cả cỏc cỏ nhõn trong hệ thống hiểu rừ, vận hành trơn tru được ngay. Dự cú ỏp dụng HTQLCL gỡ đi chăng nữa, cũng phải theo mục đớch, mục tiờu hoạt động cuối cựng của đơn vị là hiệu quả làm việc, đạt yờu cầu mục đớch của đơn vị đề ra.
Chi cục Đăng kiếm số 10 (Cục Đăng kiểm Việt Nam) là cơ quan quản lý nhà nước, một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ đăng kiểm phương tiện thủy. Mục tiờu Chất lượng của éăng kiểm Việt Nam là phục vụ lợi ớch cụng cộng và nhu cầu của khỏch hàng, gúp phần bảo đảm an toàn sinh mạng con người, tài sản và mụi trường. Chi cục Đăng kiểm số 10 thay mặt Cục Đăng kiểm Việt Nam thực hiện nhiệm vụ đú ở khu vực Hải Phũng và cỏc nơi khỏc khi cú yờu cầu.
Việc ỏp dụng HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO 9001 gúp phần to lớn vào trong hoạt động của đơn vị, hiệu quả do ỏp dụng HTQLCL là điều đó cú thể khẳng định được.
Tuy nhiờn với thời gian triển khai ỏp dụng từ rất lõu, cú một số mặt chưa đỏp ứng được như kỳ vọng, đó tốt nhưng cũn ở mức độ tương đối và cũng cú mặt cũn chưa được tốt (Phần ưu điểm, hạn chế cuối chương III đó trỡnh bày).
Nhằm nõng cao hơn nữa hiệu quả của việc ỏp dụng HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO9001:2015 đang vận hành tại đơn vị, trong chương này tỏc giả xin cú một số đề xuất gúp ý, mong muốn được đúng gúp vào hoạt động chung của hệ thống, để việc ỏp dụng HTQLCL được hiệu quả hơn nữa, tỏc giả xin đưa ra một số giải phỏp như sau:
Nhúm 1. Một số giải phỏp cụ thể để nõng cao hiệu quả của việc ỏp dụng HTLCL của Chi cục Đăng kiểm số 10 nhỡn từ thực trạng.
Nhúm 2. Giải phỏp chung về hệ thống QLCL.
4.2 Một số đề xuất kiến nghị nhằm nõng cao hiệu quả của việc ỏp dụng HTLCL tại Chi cục Đăng kiểm số 10
Cuối chương III thụng qua cỏc phiếu khảo sỏt về thực trạng hệ thống của đơn vị (dựa trờn nền tảng về 8 nguyờn tắc và 1 yếu tố rủi ro của quản lý chất lượng) ta nhận thấy rằng mặc dự việc ỏp dụng HTQLCL ISO 9001:2015 vào họat động của Chi cục nhỡn chung là tốt, tuy thế vẫn cú những điểm chưa được như kỳ vọng, nếu cú thể ta coi đú là những hạn chế cần cú sự cải thiện để hệ thống QLCL của Chi cục được tốt hơn nữa.
Tỏc giả xin cú một số ý kiến gúp ý để hoàn thiện HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO 9001:2015 tại Chi cục Đăng kiếm số 10 như sau: