Bảng 7 : Cơ cấu tổ chức
4.2.2 Khắc phục những điểm cũn yếu
4.2.2.1 Quyết đinh dựa trờn sự kiện.
Đõy là nguyờn tắc số 7 trong 8 nguyờn tắc của hệ thống quản lý chất lượng. Từ trước đến giờ, với cỏc số liệu thống kờ, tớnh toỏn đa phần thường tập trung ở một số bộ phận, một số người... để từ đú đưa ra cỏc phương hướng, cỏch giải quyết cho tập thể. Đõy là điều khụng sai, nhưng một hệ thống bao gồm tất cả mọi người, cú thể những cỏ nhõn ngoài những người núi trờn khi giải quyết mỗi vấn đề đều đó cú sự so sỏnh nhưng vẫn chỉ mang tớnh cảm quan, chứ chưa đưa ra bằng chứng, cơ sở dữ kiện cụ thể, đõy là một việc cú thể gõy ra nguy hiểm khi hậu kiểm kiểm tra lại. Với người lónh đạo, quyết sỏch, phương hướng họat động của những năm tiếp cần căn cứ vào số liệu thống kờ đó qua và những dự bỏo sắp tới để đưa ra cỏc hướng, đưa ra hướng rồi nếu thực hiện thỡ sẽ cú cỏc khả năng nào xảy ra, và nếu xảy ra thỡ cỏch giải quyết sẽ như thế nào. Phiờn bản ISO 9001:2015 đưa yếu tố rủi ro này vào tụn thờm ý của nguyờn tắc số 7 này.
Việc ra cỏc quyết định cú thể là một quỏ trỡnh phức tạp và luụn cú sự khụng chắc chắn nhất định, quỏ trỡnh này thường bao gồm cú nhiều loại hỡnh và nguồn đầu vào cũng như việc diễn giải chỳng cú thể mang tớnh chủ quan. Quan trọng là phải hiểu cỏc mối quan hệ nguyờn nhõn, kết quả và cỏc hệ quả tiềm ẩn ngoài dự kiến. Phõn tớch sự kiện, bằng chứng và dữ liệu mang lại tớnh khỏch quan cao hơn và sự tin tưởng trong việc ra quyết định.
Trong họat động của Chi cục, người lónh đạo xột duyệt hồ sơ căn cứ vào kết quả kiểm tra trờn cỏc biờn bản bỏo cỏo của đăng kiểm viờn, lónh đạo quyết định cú đồng ý với kết quả này hay khụng để cấp hồ sơ cho khỏch hàng, đăng kiểm viờn ra bỏo cỏo đú căn cứ trờn cỏc số liệu thực tế kiểm tra. Cú một đăng kiểm viờn nào khụng đi kiểm tra thực tế chỉ nghe núi kể mà đó đồng ý với điều đú hay khụng? Cú
chứ, đấy chớnh là ra quyết định khụng căn cứ trờn dữ kiện, cú kết quả nhưng khụng rừ được hệ quả tiềm ẩn của việc làm đú.
Qua cỏc cuộc đỏnh giỏ nội bộ, hậu kiểm, thanh tra chộo đó từng phỏt hiện ra cỏc việc đú (ra quyết định khụng căn cứ trờn sự kiện, dữ liệu), kộo theo một loạt cỏc quyết định về sau đều sai cú thể gõy hậu quả hết sức nghiờm trọng.
Chớnh vỡ thế cỏc giải phỏp được đưa ra cú thể tổng hợp như sau:
+ Nõng cao nhận thức trong việc ra quyết định của mỗi thành viờn trong hệ thống, ở đõy là tất cả cỏn bộ, nhõn viờn của Chi cục.
+ Đào tạo chuyờn mụn nghiệp vụ, kịp thời cập nhật cỏc văn bản chỉ đạo điều hành, kiến thức xó hội, phỏp luật.
+ Chế tài xử phạt, khen thưởng khi cú những quyết định khụng phự hợp hay phự hợp với cỏc tiờu chuẩn đề ra.
4.2.2.2 Phỏt triển hợp tỏc cú lợi cựng với nhà cung ứng.
Đõy là nguyờn tắc thứ 8 trong 8 nguyờn tắc của quản lý hệ thống chất lượng, Chi cục Đăng kiểm số 10 cũng là một đơn vị cung cấp dịch vụ, mục tiờu chất lượng là hướng tới khỏch hàng (là phục vụ lợi ớch cụng cộng và nhu cầu của khỏch hàng, gúp phần bảo đảm an toàn sinh mạng con người, tài sản và mụi trường).
Trong mọi mối quan hệ khụng thể nào đặt điều kiện rằng mỡnh được nhiều hơn đối phương, nếu khi đó như vậy thỡ khụng cũn mang tớnh chất phục vụ lẫn nhau nữa. “Để đi nhanh hơn thỡ đi một mỡnh, nhưng để đi xa hơn thỡ nờn đi cựng
nhau”- Cõu núi này luụn đỳng trong bất kỳ cỏc mối quan hệ nào, từ gúc độ hai cỏ thể, gúc độ gia đỡnh và cao nhất là trong gúc độ cụng việc.
Như đó hiểu từ trước, Đăng kiểm là một trong những cơ quan quản lý nhà nước, nờn đõu đú vẫn cũn cú tư tưởng xin cho, ban ơn.... Chớnh vỡ thế khi thu thập số liệu khảo sỏt, nguyờn tắc số 8 này là một trong hai nguyờn tắc được tỷ lệ mức 5 thấp nhất. Ta thấy rằng, ngay cả bản thõn những người vận hành hệ thống, mục tiờu chất lượng đó rừ ràng, được định hướng, quỏn triệt từ mọi cấp, nhưng ngay nội tại
bản thõn của mỗi người yếu tố “ hợp tỏc hai bờn cựng cú lợi với nhà cung ứng” lại chưa được coi trọng.
Trong kinh doanh, cú khỏi niệm quan hệ tương hỗ: Loại quan hệ này ớt cú tớnh cỏ nhõn và thường là quan hệ giữa những người quản lý để cựng đạt được những mục tiờu kinh doanh. Chẳng hạn, quan hệ với khỏch hàng, đồng nghiệp hay nhà cung cấp thường là những mối quan hệ tương hỗ. Mỗi bờn cú thể đem lại lợi ớch cho nhau trong những mục tiờu ngắn hạn, hiếm khi mối quan hệ này kộo dài trong cả sự nghiệp hay cuộc sống cỏ nhõn. Cỏc bờn trong mối quan hệ tương hỗ tin cậy và tụn trọng nhau vỡ họ thường xuyờn làm việc cựng nhau, đối xử với nhau theo nguyờn tắc hai bờn cựng cú lợi.
Cũng từ nguyờn tắc 8 của HTQLCL này hiện nay chỳng ta thường nghe núi đến: Nguyờn tắc WIN – WIN
Là một trong những nguyờn tắc cơ bản của nghệ thuật đàm phỏn, kinh doanh hiện đại. Theo nguyờn tắc này, những người tham gia đàm phỏn, kinh doanh, hợp tỏc với nhau sẽ tụn trọng và chấp nhận nguyờn tắc "đụi bờn cựng cú lợi" (win-win) và/ hoặc "cỏc bờn cựng cú lợi" (win-win-win). Nguyờn tắc này đảm bảo cho kết quả hợp tỏc bền vững hơn. Đõy là nguyờn tắc tối thượng trong mọi mối quan hệ chứ khụng chỉ trong kinh doanh. Nếu hiểu thấu đỏo và tuõn thủ được đỳng nguyờn tắc này thỡ mọi vấn đề trong cuộc sống sẽ được giải quyết ổn thỏa. Vấn đề khú là khụng phải ai cũng hiểu và khụng phải ai cũng theo nguyờn tắc ngày.
Những điều trờn đặt ra cho cỏc cỏ nhõn trong hệ thống của Chi cục Đăng kiểm số 10 cõu hỏi rằng hoạt động của đơn vị tiến hành theo nguyờn tắc này được khụng? Cõu trả lời khụng phải là Cú hay Khụng nữa vỡ đõy đó là điều mặc nhiờn rồi, nằm trong mục tiờu chất lượng của đơn vị. Nhưng cú thể đỏnh giỏ nhận xột qua khảo sỏt đó cho người quản lý nhận ra rằng: Hệ thống đó cú, quy trỡnh hướng dẫn đó cú nhưng cỏi chớnh phải là mỗi cỏ nhõn trong hệ thống đú hiểu và thực hiện như thế nào.
Ban Giỏm đốc Chi cục Đăng kiểm số 10 cần định hướng rừ, khụng chỉ núi trờn lý thuyết hoặc định kỳ hàng năm mới nhắc đến mà hàng thỏng, hàng quý cú những sinh hoạt chuyờn đề, họp cơ quan luụn nờu ra những mục tiờu của đơn vị, đề cao mối quan hệ tương hỗ hai bờn cựng cú lợi sẽ tạo ra giỏ trị cao hơn và nõng cao năng lực của cả hai bờn. Chấn chỉnh nhắc nhở nếu cú những định hướng sai cũng đồng thời cú cỏc biện phỏp khuyến khớch qua hỡnh thỏi vật chất như cụng việc được giao nhiều hơn, xột lương, thi đua khen thưởng cho những cỏ nhõn thực hiện tốt theo nguyờn tắc này.
Trờn đõy là một số ý kiến của tỏc giả thụng qua khảo sỏt việc ỏp dụng hiệu quả HTQLCL vào hoạt động của Chi cục căn cứ trờn 8 nguyờn tắc của quản lý chất lượng + yếu tố rủi ro. Bờn cạnh những mặt cụ thể đú, cú những vấn đề chung cả hệ thống cần phải thực hiện tốt để cựng duy trỡ, thỳc đẩy, phỏt triển một hệ thống vững mạnh, do đú cần cú thờm một số giải phỏp chung như sau: