2.3.1 Phân loại, tính giá và tài khoản sử dụng
Tiêu thức phân loại nguyên, vật liệu tại chi nhánh Viễn thông Hòa Bình là: nguồn gốc nguyên, vật liệu. Tại đơn vị có 13 kho để l−u trữ, bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Nguyên vật liệu chỉ nằm ở 2 kho là kho 1 và kho 13. Kho 1: là kho đựng nguyên vật liệu mua ngoài nh− các loại dây cáp, modem, settopbox… kho 13: là kho đựng nguyên vật liệu nội bộ ( do các công ty trực thuộc Tập đoàn cung cấp, khi nhận nguyên vật liệu sẽ làm tăng tài khoản 3366 với Tập đoàn, sẽ tiến hành bù trừ, thanh toán với Tập đoàn vào thời điểm cuối năm, không thanh toán trực tiếp cho các công ty đó). Tùy theo yêu cầu mà đơn vị có thể đặt mua nguyên vật liệu từ các công ty ngoài hoặc các công ty trực thuộc Tập đoàn.
Kho 1:
Tên NVL ĐVT Đơn giá
Cáp quang treo PKL 48FO m 22,500 Cáp quang treo PKL m 8,800 Cáp quang chôn 48 FO m 17,260 Cáp cống có dầu chống ẩm m 335,000 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 24FO m 9,750 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 48FO m 17,260 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 96FO m 30,840 Cáp quang thuê bao FTTH m 4,000 Cáp quang treo 08FO m 9,500 Cáp quang treo đơn mốt PKL 144FO m 51,770 Cáp quang treo đơn mốt PKL 96FO m 30,840 Cáp 10x2 KRONE không bảo an cuộn 255,000 Cáp 20x2 KRONE không bảo an cuộn 309,000 Cáp nhôm vặn xoáy m 48,000 Dây thuê bao 2x0.5 (có dây treo gia cờng) m 564 Dây thuê bao treo gia c−ờng, loại 04FO m 3,200 Dây nối quang (0.9mm) FC/UPC dài 5m/sợi sợi 77,000 Dây nối quang (0.9mm) FC/UPC dài 2m/sợi sợi 57,200 Dây nhảy quang c 65,000
Con rệp cái 19,000 Măng sông 300x2 bộ 1,320,000 Măng sông 400x2 bộ 1,520,000 Măng sông 600x2 bộ 1,871,000 Măng sông quang bộ 1,958,000 Modem 212 Router cái 518,182 Thiết bị CPE cái 4,900,000 Settopbox STB 600 SD cái 725,073 Settopbox STB 700 SD cái 1,117,619 Settopbox - EC 1309 (SD) cái 890,512 Settopbox - EC 2180 (HD) cái 1,235,895 Settopbox ZXC 10 SD cái 824959 Kho 13:
Tên NVL ĐVT Đơn giá
ĐT cố định hiển thị số gọi đến VN626 cái 160,000 ĐT Microcom cái 120,000
ĐT Gphone cái 200,000
Do Viễn thông là chi nhánh của công ty con của Tập đoàn B−u chính viễn thông Việt Nam (VNPT) và do đặc thù riêng của ngành viễn thông nên đơn vị tính giá vật liệu nhập và xuất kho theo ph−ơng pháp thực tế đích danh.
* Nhập nguyên, vật liệu:
- Nhập kho do mua ngoài: căn cứ vào hóa đơn và biên bản bàn giao, kế toán vật t− và thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng giá trị ghi trên hóa đơn. Trong tr−ờng hợp, nguyên, vật liệu thực nhập nhỏ hơn( hoặc lớn hơn) giá trị ghi trên hóa đơn thì kế toán tiến hành ghi chép số thực nhập rồi báo cáo lên kế toán tr−ởng. Kế toán tr−ởng sẽ ra quyết định giải quyết.
Khi tiến hành mua vật t− từ bên ngoài, Viễn thông Hòa Bình luôn làm hợp đồng mua thẳng, tức là mua hàng và giao hàng tận kho, nên giá trị nguyên vật liệu mua về bằng đúng giá trị ghi trên hóa đơn, không có chi phí vận chuyển, chi phí thu mua.
42
Tr−ờng hợp hàng về mà hóa đơn ch−a về: kế toán vật t− sẽ tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, nh−ng chỉ phản ánh số l−ợng, tạm ghi đơn giá là 1, sau đó khi hóa đơn về, kế toán sẽ vào phần mềm kế toán nhấn vào nút sửa trên màn hình là có thể sửa đơn giá của từng loại vật t− nhập.
Ví dụ: ngày 14/03/2011, Viễn thông Hòa Bình tiến hành nhập kho cáp nhôm vặn xoắn từ công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy nh− sau:
STT Tên, nhãn hiệu quy cách,
phẩm chất vật t− ĐVT Số l−ợng Đơn giá
1 Cáp nhôm vặn xoắn m 850 48,000
Giá nhập kho: Đơn giá x Số l−ợng
⇒ Giá nhập kho = 48,000 x 850 = 40,800,000 đ
- Nhập kho do Tập đoàn cấp: Với những loại vật t− mang tính đặc thù riêng thì đơnvị sẽ mua từ các công ty trực thuộc Tập đoàn, cũng căn cứ theo lệnh điều động nội bộ, biên bản bàn giao vật t−, kế toán vật t− và thủ kho tiến hành nhập vật t− vào kho, tiến hành ghi chép, hạch toán vào phần mềm kế toán.
Ví dụ: ngày 02/11/2011, Viễn thông Hòa Bình nhập kho điện thoại các loại từ Trung tâm dịch vụ viễn thông Khu vực I nh− sau:
STT Tên, nhãn hiệu quy cách,
phẩm chất vật t− ĐVT Số l−ợng Đơn giá 1 Điện thoại cố định hiển thị số
gọi đến (VN 626) cái 200 160,000
2 Điện thoại Microcom cái 150 120,000
3 Điện thoại Gphone cái 150 200,000
Giá nhập kho= Đơn giá x Số l−ợng
⇒ Giá nhập kho= 200 x 160,000 + 150 x 12,000+150 x 200,000= 80,000,000 đ * Xuất nguyên, vật liệu:
Tại Viễn thông Hòa Bình, chỉ tiến hành xuất kho nguyên, vật liệu cho các trung tâm trực thuộc để các trung tâm này trực tiếp phục vụ sản xuất dịch vụ. Nên, ở Văn phòng kế toán viễn thông tỉnh chỉ có nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu cho các đơn vị cấp d−ới theo ph−ơng pháp thực tế đích danh.
Ví dụ: ngày 02/11/2011, xuất kho cáp các loại cho trung tâm viễn thông 2 nh− sau:
STT Tên, nhãn hiệu quy cách,
phẩm chất vật t− ĐVT Số l−ợng Đơn giá
1 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 24FO m 1,000 90,000
2 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 48FO m 1,500 22,500
3 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 96FO m 1,200 23,800
4 Cáp quang thuê bao FTTH m 1,250 4,000
Giá xuất kho= Số l−ợng từng vật t− x đơn giá từng loại vật t−
⇒ Giá xuất kho= 90,000 x 1,000 + 22,500 x 1,500 + 23,800 x 1,200 + 4,000 x 1,250 = 157,310,000 đ.
Ngành viễn thông có đặc tr−ng rất riêng về nguyên vật liệu. Không nh− các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh mà ở Viễn thông, một số loại nguyên vật liệu có thể tham gia vào sản xuất nhiều dịch vụ nhiều chu kỳ, vì sản phẩm của viễn thông là các dịch vụ, chu trình sản xuất của nó là th−ờng xuyên, liên tục, có thể xảy ra vào bất cứ thời gian nào trong ngày khi khách hàng có nhu cầu tiêu dùng dịch vụ.
Tài khoản sử dụng để theo dõi vật t−: TK 152 - Nguyên vật liệu
Mở chi tiết 02 tài khoản là: TK 1521 - Nguyên vật liệu dùng cho hoạt động SXKD TK 1522 - Nguyên vật liệu dùng cho xây dựng cơ bản Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 331, TK 111, TK 112, TK 1331…
Trong bài viết, em chỉ tập trung quan tâm tới nguyên, vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm làm nổi bật vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, và ph−ơng h−ớng nhằm hạ giá thành dịch vụ viễn thông tại đơn vị.
Tài khoản 1521 không đ−ợc chi tiết thêm, mà để theo dõi nguyên vật liệu kế toán vật t− đặt mV riêng cho từng loại vật t− trên hệ thống và tiến hành ghi chép, hạch toán theo mV vật t−. Hệ thống sẽ tự động lên báo cáo xuất - nhập - tồn theo từng kho, theo từng loại vật t− hay theo thời gian, tùy theo yêu cầu quản lý, kế toán vật t− có thể cung cấp số liệu ở bất kỳ thời điểm nào.
44
2.3.2 Kế toán các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên, vật liệu
Viễn thông Hòa Bình áp dụng hình thức kế toán máy để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị. Phần mềm kế toán đ−ợc sử dụng là phần mềm kế toán VDC, đ−ợc Tập đoàn VNPT đặt thiết kế cho phù hợp với đặc thù riêng của ngành viễn thông.
D−ới đây em xin trình bày cách hạch toán nghiệp vụ phát sinh nguyên, vật liệu tăng trong phần mềm kế toán :
- Mở phần mềm kế toán lên, sẽ hiện ra cửa sổ sau:
Cửa sổ 01 +“MV đơn vị”: nhập KTVP.
+“MV NSD”: mV kế toán vật t− là 102.
+“Mật mV”: 121. Mật mV này tuỳ ng−ời sử dụng đặt để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kế toán.
Cửa sổ 02
+ “MV”: Do kế toán vật t− tự đặt để theo dõi cho dễ dàng, thuận tiện và khoa học. +“ Tên”: nhập đúng tên của nguyên vật liệu ghi trên hoá đơn/phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+“Đơn vị tính”: nhập đơn vị tính theo từng loại vật t− cụ thể.
+“ MV TK”: 1521- nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ.
Nếu là nguyên vật liệu dùng cho xây dựng cơ bản thì nhập 1522.
+“PPT”- ph−ơng pháp tính: cài đặt mặc định là Ph−ơng pháp thực tế đích danh. +“ KTT”- Kế toán vật t− : 102
Để hạch toán bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào ta cũng vào cửa sổ chứng từ kế toán tr−ớc.
Ví dụ: ngày 14/03/2011, Viễn thông Hòa Bình tiến hành nhập kho cáp nhôm vặn xoắn từ công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy.
46
Cửa sổ 03
+“Ngày”: chọn ngày thực hiện bút toán định khoản nghiệp vụ, là: 14/03/2011 +“Loại”: VT - vật t−
+“Số TT”: phần mềm tự động nhập cho ng−ời sử dụng biết.
+“Số CT”: nhập đúng số thứ tự mà phần mềm thông báo trên phần “ Số TT”. Bên cạnh ô “số CT”, ta ấn F1 để chọn mV vật t− có phát sinh nghiệp vụ.
Cột “TK Nợ”: ấn phím F1 chọn TK, do phát sinh tăng nguyên vật liệu nên ta chọn TK 1521 - nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
+“Số tiền”: ta ghi theo giá trị nguyên vật liệu ghi trong phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu là Tập đoàn cấp), ghi theo hóa đơn (nếu mua ngoài).
Nếu mua ngoài có VAT, ta ấn phím Enter xuống dòng d−ới, chọn thêm Tk 13311: Thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ. và cũng ghi số tiền theo hóa đơn.
Cụ thể nh− sau: Nợ TK 1521: 40 800 000 Nợ TK 13311: 4 080 000 Có TK 33111: 44 880 000
(TK 33111 đ−ợc mở chi tiết theo từng đối t−ợng nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sẽ đ−ợc gắn chi tiết thành một tài khoản riêng, ví dụ: TK 33111-150: Công ty CP Công nghệ cáp quang và thiết bị b−u điện).
Ấn tổ hợp phím Control Tab để chuyển từ “TK Nợ” sang “TK Có”.
Tại đây, ấn phím F1 để chọn tài khoản Có đúng. Do trong ví dụ đang xét tới tr−ờng hợp tăng do mua ngoài nên Có TK 33111 - TK phải trả nhà cung cấp .ấn phím Enter.
+“Thống kê Có” (T.kê nợ): bỏ qua
Tiếp tục Enter thì số tiền bên “TK Có” sẽ tự động hiện lên đúng bằng tổng phát sinh Nợ đV hạch toán bên trên: 44 880 000 (đ).
+“Tổng số tiền” cũng đ−ợc hệ thống tự động khai báo: 44 880 000 (đ)
B−ớc tiếp theo ta lại sử dụng tổ hợp phím Control Tab rồi tiến hành ghi nội dung nghiệp vụ là: Nhập cáp nhôm vặn xoắn theo biên bản bàn giao (BBBG) ngày 04/03/2011 + Hóa đơn 0000001 ngày 14/03/2011 của công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy. Sau đó, chọn ô “Nhập”.
Sau khi thực hiện xong các b−ớc trên, ô chữ “V” sẽ hiện lên màu hồng. Sau khi định nghĩa xong một nghiệp vụ kinh tế nào đó, nếu liên quan tới phần hành kế toán nào thì ô chữ bên d−ới t−ơng ứng với phần hành đó sẽ báo màu hồng, để kế toán sẽ hạch toán trên phần hành đó. Cụ thể nghiệp vụ t−ơng ứng với từng chữ cái nh− sau:
V: vật t− C: công cụ E: Thuế P: Công nợ D: Sản l−ợng doanh thu M: Chi phí theo dịch vụ X: Xây lắp
N: Ngoài bảng B: Khối l−ợng XDCB G: Cấp phép XDCB T: Tiền tệ L: L−u chuyển tiền tệ F: ngoại tệ
Ta kích vào ô chữ màu hồng có liên quan tới nghiệp vụ để định khoản, trong ví dụ này, ta kích vào chữ “V”, sẽ xuất hiện cửa sổ sau:
48
Cửa sổ 04
+ “Ngày”: hệ thống tự động khai báo theo ngày mà kế toán nhập ở chứng từ kế toán
+“Loại CT”: N- nhập.
+“Số TT”: hệ thống khai báo tự động. +“Số CT”: nhập theo đúng số TT bên trên.
+“Đơn vi cấp”: ấn F1, chọn tài khoản đơn vị t−ơng ứng. Tên đơn vị cấp sẽ tự động hiện lên: xét theo ví dụ: TK 33111 - nhà cung cấp, chi tiết 158 - công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy.
+“Kho”: chọn kho t−ơng ứng, theo quy định riêng của từng kế toán vật t−. ở Viễn thông Hòa Bình, kho chứa vật t− nhập từ công ty ngoài Tập đoàn là kho 1.
Ấn phím Enter xuống tới ô “ Loại tiền”: hệ thống tự động khai báo do đơn vị định nghĩa hệ thống ngay từ đầu. “Tỉ giá”: tự động khai báo.
Tại ô “mV vật t−”: ấn F1 rồi chọn mV vật t− nhập. Enter sang cột giá, tiếp tục F1 rồi chọn giá t−ơng ứng với từng mV vật t−. Enter rồi nhập “l−ợng”. “Số tiền” hệ thộng sẽ tự động tính rồi hiển thị kết quả. ấn tổ hợp phím Control Tab xuống phần “ Nội dung”,
hệ thống sẽ nhập đúng nội dung đV ghi ở “Chứng từ Kế toán”. Sau đó chọn “Nhập”. Sau khi làm xong, nếu các phần nêu trên mà ghi đúng thì ở ô cửa sổ đầu tiên, “ chữ V” sẽ hiện lên màu xanh lá, còn nếu sai, ô chữ “V” sẽ là màu vàng. Nếu sai, ta tiến hành sửa. Trình tự sửa lỗi sai ta sửa từ cửa sổ thứ 4- “Nhập xuất vật t−” tr−ớc, sau đó ở ô cửa sổ thứ 3 - “Chứng từ kế toán” sẽ tự động cập nhật và chuyển thành màu xanh ( khi sửa đúng).
Cuối cùng khi đV hạch toán đúng, ta tiến hành in, sẽ ra Phiếu Nhập kho, in làm 02 bản để Kế toán vật t− và Kế toán thu-chi l−u giữ mỗi ng−ời giữ 01 bản.
2.3.3 Kế toán các nghiệp vụ phát sinh giảm nguyên, vật liệu
Kế toán giảm nguyên vật liệu cũng tiến hành t−ơng tự nh− kế toán tăng nguyên vật liệu, thao tác chỉ khác đi một vài điểm. Cụ thể nh− sau:
Ví dụ: Ngày 14/03/2011, tiến hành xuất kho cáp nhôm vặn xoắn cho trung tâm viễn thông 2.
Tr−ớc hết, ta cũng cần thực hiện bút toán định nghĩa nghiệp vụ tại cửa sổ “Chứng từ Kế toán” nh− sau:
50
+“Ngày”: nhập ngày ghi trên biên bản bàn giao: ngày 14/03/2011 +“Loại”: nhập “VT”- vật t−.
+“Số TT”: Hệ thống tự động khai báo +“Số CT”: nhập đúng số trên ô “ Số TT”
Enter rồi nhập mV vật t− xuất theo Giấy nhu cầu: cáp nhôm vặn xoắn.
Enter bỏ qua “MV BP”, rồi Enter xuống cột “T.khoản nợ”: ấn F1 chọn tài khoản đúng, do Viễn thông Hòa Bình cấp nguyên vật liệu cho các Trung tâm Viễn thông - các đơn vị trực thuộc, nên TK nợ là 136381, T.kê nợ là 13200 - T.kê của trung tâm Viễn thông 2. Enter tới cột “ Số tiền”: căn cứ vào Giấy nhu cầu, ghi giá trị của vật t− xuất.
Bút toán định khoản: Nợ TK 136381 : 40 800 000 Có TK 1521: 40 800 000
( TK 13681 theo dõi các khoản phải thu nội bộ, đ−ợc mở chi tiết bên phần Thống kê nợ, với mỗi một trung tâm viễn thông cấp d−ới có một mV đơn vị riêng, ví dụ: 13200 - Trung tâm viễn thông 2, 13100 - Trung tâm viễn thông 1, 13300 - Trung tâm viễn thông 3… Khi hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, kế toán vật t− cần ghi chi tiết phần thống kê nợ để xác định rõ xuất kho nguyên, vật liệu cho trung tâm nào).
Ấn tổ hợp phím Control Tab xuống phần “T.khoản có”: trong ví dụ ta xuất nguyên vật liệu nên chọn TK có là 1521.
Enter tới cột “ Số tiền”: Hệ thống sẽ tự động hiển thị số tiền sao cho Phát sinh Nợ bằng Phát sinh Có.
+“Tổng CT”: Enter thì số tiền phát sinh trong nghiệp vụ sẽ tự hiện ra, bằng PS nợ = PS có.
Control Tab, ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế rồi ấn “ Nhập”. Sau đó vào ô chữ “V”. Cửa sổ tiếp theo hiện lên: