Viễn thông Hòa Bình áp dụng hình thức kế toán máy để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị. Phần mềm kế toán đ−ợc sử dụng là phần mềm kế toán VDC, đ−ợc Tập đoàn VNPT đặt thiết kế cho phù hợp với đặc thù riêng của ngành viễn thông.
D−ới đây em xin trình bày cách hạch toán nghiệp vụ phát sinh nguyên, vật liệu tăng trong phần mềm kế toán :
- Mở phần mềm kế toán lên, sẽ hiện ra cửa sổ sau:
Cửa sổ 01 +“MV đơn vị”: nhập KTVP.
+“MV NSD”: mV kế toán vật t− là 102.
+“Mật mV”: 121. Mật mV này tuỳ ng−ời sử dụng đặt để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kế toán.
Cửa sổ 02
+ “MV”: Do kế toán vật t− tự đặt để theo dõi cho dễ dàng, thuận tiện và khoa học. +“ Tên”: nhập đúng tên của nguyên vật liệu ghi trên hoá đơn/phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+“Đơn vị tính”: nhập đơn vị tính theo từng loại vật t− cụ thể.
+“ MV TK”: 1521- nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ.
Nếu là nguyên vật liệu dùng cho xây dựng cơ bản thì nhập 1522.
+“PPT”- ph−ơng pháp tính: cài đặt mặc định là Ph−ơng pháp thực tế đích danh. +“ KTT”- Kế toán vật t− : 102
Để hạch toán bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào ta cũng vào cửa sổ chứng từ kế toán tr−ớc.
Ví dụ: ngày 14/03/2011, Viễn thông Hòa Bình tiến hành nhập kho cáp nhôm vặn xoắn từ công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy.
46
Cửa sổ 03
+“Ngày”: chọn ngày thực hiện bút toán định khoản nghiệp vụ, là: 14/03/2011 +“Loại”: VT - vật t−
+“Số TT”: phần mềm tự động nhập cho ng−ời sử dụng biết.
+“Số CT”: nhập đúng số thứ tự mà phần mềm thông báo trên phần “ Số TT”. Bên cạnh ô “số CT”, ta ấn F1 để chọn mV vật t− có phát sinh nghiệp vụ.
Cột “TK Nợ”: ấn phím F1 chọn TK, do phát sinh tăng nguyên vật liệu nên ta chọn TK 1521 - nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
+“Số tiền”: ta ghi theo giá trị nguyên vật liệu ghi trong phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu là Tập đoàn cấp), ghi theo hóa đơn (nếu mua ngoài).
Nếu mua ngoài có VAT, ta ấn phím Enter xuống dòng d−ới, chọn thêm Tk 13311: Thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ. và cũng ghi số tiền theo hóa đơn.
Cụ thể nh− sau: Nợ TK 1521: 40 800 000 Nợ TK 13311: 4 080 000 Có TK 33111: 44 880 000
(TK 33111 đ−ợc mở chi tiết theo từng đối t−ợng nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sẽ đ−ợc gắn chi tiết thành một tài khoản riêng, ví dụ: TK 33111-150: Công ty CP Công nghệ cáp quang và thiết bị b−u điện).
Ấn tổ hợp phím Control Tab để chuyển từ “TK Nợ” sang “TK Có”.
Tại đây, ấn phím F1 để chọn tài khoản Có đúng. Do trong ví dụ đang xét tới tr−ờng hợp tăng do mua ngoài nên Có TK 33111 - TK phải trả nhà cung cấp .ấn phím Enter.
+“Thống kê Có” (T.kê nợ): bỏ qua
Tiếp tục Enter thì số tiền bên “TK Có” sẽ tự động hiện lên đúng bằng tổng phát sinh Nợ đV hạch toán bên trên: 44 880 000 (đ).
+“Tổng số tiền” cũng đ−ợc hệ thống tự động khai báo: 44 880 000 (đ)
B−ớc tiếp theo ta lại sử dụng tổ hợp phím Control Tab rồi tiến hành ghi nội dung nghiệp vụ là: Nhập cáp nhôm vặn xoắn theo biên bản bàn giao (BBBG) ngày 04/03/2011 + Hóa đơn 0000001 ngày 14/03/2011 của công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy. Sau đó, chọn ô “Nhập”.
Sau khi thực hiện xong các b−ớc trên, ô chữ “V” sẽ hiện lên màu hồng. Sau khi định nghĩa xong một nghiệp vụ kinh tế nào đó, nếu liên quan tới phần hành kế toán nào thì ô chữ bên d−ới t−ơng ứng với phần hành đó sẽ báo màu hồng, để kế toán sẽ hạch toán trên phần hành đó. Cụ thể nghiệp vụ t−ơng ứng với từng chữ cái nh− sau:
V: vật t− C: công cụ E: Thuế P: Công nợ D: Sản l−ợng doanh thu M: Chi phí theo dịch vụ X: Xây lắp
N: Ngoài bảng B: Khối l−ợng XDCB G: Cấp phép XDCB T: Tiền tệ L: L−u chuyển tiền tệ F: ngoại tệ
Ta kích vào ô chữ màu hồng có liên quan tới nghiệp vụ để định khoản, trong ví dụ này, ta kích vào chữ “V”, sẽ xuất hiện cửa sổ sau:
48
Cửa sổ 04
+ “Ngày”: hệ thống tự động khai báo theo ngày mà kế toán nhập ở chứng từ kế toán
+“Loại CT”: N- nhập.
+“Số TT”: hệ thống khai báo tự động. +“Số CT”: nhập theo đúng số TT bên trên.
+“Đơn vi cấp”: ấn F1, chọn tài khoản đơn vị t−ơng ứng. Tên đơn vị cấp sẽ tự động hiện lên: xét theo ví dụ: TK 33111 - nhà cung cấp, chi tiết 158 - công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy.
+“Kho”: chọn kho t−ơng ứng, theo quy định riêng của từng kế toán vật t−. ở Viễn thông Hòa Bình, kho chứa vật t− nhập từ công ty ngoài Tập đoàn là kho 1.
Ấn phím Enter xuống tới ô “ Loại tiền”: hệ thống tự động khai báo do đơn vị định nghĩa hệ thống ngay từ đầu. “Tỉ giá”: tự động khai báo.
Tại ô “mV vật t−”: ấn F1 rồi chọn mV vật t− nhập. Enter sang cột giá, tiếp tục F1 rồi chọn giá t−ơng ứng với từng mV vật t−. Enter rồi nhập “l−ợng”. “Số tiền” hệ thộng sẽ tự động tính rồi hiển thị kết quả. ấn tổ hợp phím Control Tab xuống phần “ Nội dung”,
hệ thống sẽ nhập đúng nội dung đV ghi ở “Chứng từ Kế toán”. Sau đó chọn “Nhập”. Sau khi làm xong, nếu các phần nêu trên mà ghi đúng thì ở ô cửa sổ đầu tiên, “ chữ V” sẽ hiện lên màu xanh lá, còn nếu sai, ô chữ “V” sẽ là màu vàng. Nếu sai, ta tiến hành sửa. Trình tự sửa lỗi sai ta sửa từ cửa sổ thứ 4- “Nhập xuất vật t−” tr−ớc, sau đó ở ô cửa sổ thứ 3 - “Chứng từ kế toán” sẽ tự động cập nhật và chuyển thành màu xanh ( khi sửa đúng).
Cuối cùng khi đV hạch toán đúng, ta tiến hành in, sẽ ra Phiếu Nhập kho, in làm 02 bản để Kế toán vật t− và Kế toán thu-chi l−u giữ mỗi ng−ời giữ 01 bản.