Kế toán giảm nguyên vật liệu cũng tiến hành t−ơng tự nh− kế toán tăng nguyên vật liệu, thao tác chỉ khác đi một vài điểm. Cụ thể nh− sau:
Ví dụ: Ngày 14/03/2011, tiến hành xuất kho cáp nhôm vặn xoắn cho trung tâm viễn thông 2.
Tr−ớc hết, ta cũng cần thực hiện bút toán định nghĩa nghiệp vụ tại cửa sổ “Chứng từ Kế toán” nh− sau:
50
+“Ngày”: nhập ngày ghi trên biên bản bàn giao: ngày 14/03/2011 +“Loại”: nhập “VT”- vật t−.
+“Số TT”: Hệ thống tự động khai báo +“Số CT”: nhập đúng số trên ô “ Số TT”
Enter rồi nhập mV vật t− xuất theo Giấy nhu cầu: cáp nhôm vặn xoắn.
Enter bỏ qua “MV BP”, rồi Enter xuống cột “T.khoản nợ”: ấn F1 chọn tài khoản đúng, do Viễn thông Hòa Bình cấp nguyên vật liệu cho các Trung tâm Viễn thông - các đơn vị trực thuộc, nên TK nợ là 136381, T.kê nợ là 13200 - T.kê của trung tâm Viễn thông 2. Enter tới cột “ Số tiền”: căn cứ vào Giấy nhu cầu, ghi giá trị của vật t− xuất.
Bút toán định khoản: Nợ TK 136381 : 40 800 000 Có TK 1521: 40 800 000
( TK 13681 theo dõi các khoản phải thu nội bộ, đ−ợc mở chi tiết bên phần Thống kê nợ, với mỗi một trung tâm viễn thông cấp d−ới có một mV đơn vị riêng, ví dụ: 13200 - Trung tâm viễn thông 2, 13100 - Trung tâm viễn thông 1, 13300 - Trung tâm viễn thông 3… Khi hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, kế toán vật t− cần ghi chi tiết phần thống kê nợ để xác định rõ xuất kho nguyên, vật liệu cho trung tâm nào).
Ấn tổ hợp phím Control Tab xuống phần “T.khoản có”: trong ví dụ ta xuất nguyên vật liệu nên chọn TK có là 1521.
Enter tới cột “ Số tiền”: Hệ thống sẽ tự động hiển thị số tiền sao cho Phát sinh Nợ bằng Phát sinh Có.
+“Tổng CT”: Enter thì số tiền phát sinh trong nghiệp vụ sẽ tự hiện ra, bằng PS nợ = PS có.
Control Tab, ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế rồi ấn “ Nhập”. Sau đó vào ô chữ “V”. Cửa sổ tiếp theo hiện lên:
Cửa sổ 06
+“ Ngày”: tự động cập nhật theo Chứng từ Kế toán t−ơng ứng. +“ Loại CT”: X- xuất nguyên vật liệu
+“ Số TT”: tự động hiển thị
+“ Số CT”: nhập theo đúng “ Số TT” của hệ thống
Enter tới “ Đơn vị SD”: ấn F1 chọn mV đơn vị cấp d−ới t−ơng ứng. Trong ví dụ là Trung tâm viễn thông 2 nên mV đơn vị là 13200.
+“ Đvị cấp”: là Viễn thông Hòa Bình- mV 13003.
Sau khi nhập mV đơn vị cấp thì “ Tên” sẽ tự động hiển thị.
+“Kho”: Do đây là vật t− từ công ty ngoài Tập đoàn, nên xuất tại kho 1. Nếu muốn chọn kho ta ấn phím F1 để chọn kho vật t−.
Tiếp tục Enter cho xuống cột “ MV vật t−”:ta nhập MV vật t− t−ơng ứng với nguyên vật liệu cần xuất dùng, nếu không nhớ mV vật t−, ấn phím F1 rồi chọn mV vật t− đúng.
MT vật t− trong ví dụ xuất kho là: CAPNHOM4*50
52
+“ L−ợng”: nhập đúng số l−ợng của từng nguyên vật liệu cần xuất theo Giấy nhu cầu.
+“Số tiền”: Hệ thống tự động tính và hiển thị.
Ấn Control Tab xuống phần “ Nội dung”: phần mềm sẽ tự động nhập nội dung theo đúng nội dung đV nhập trong “ Chứng từ Kế toán”.
Sau khi thực hiện các thao tác trên, ta ấn “Nhập” và quay trở lại kiểm tra xem cửa sổ
+“Chứng từ kế toán” t−ơng ứng có báo vàng ở ô chữ “ V” hay không. Nếu báo xanh là thực hiện hạch toán đúng, nếu đèn vàng thì tiến hành sửa nh− phần hạch toán tăng nguyên, vật liệu.
Cuối cùng, chọn ô “In”, in phiếu xuất kho thành 02 bản, Kế toán vật t− và ng−ời nhận hàng mỗi ng−ời giữ một bản, xin đầy đủ chữ ký rồi l−u giữ làm chứng từ gốc.
Do làm bằng phần mềm, nên kế toán vật t− không phải làm tay Sổ Cái TK 152 mà hệ thống sẽ tự động lên loại sổ trên.
Sổ Cái TK 152
Sổ Cỏi tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán đ−ợc quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho viễn thông Hòa Bình. Sổ Cái TK 152 đ−ợc dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu.
Sổ Cái gồm 13 cột, cách ghi các cột nh− sau:
Cột “ Số hiệu”: ghi theo số hiệu trên chứng từ kế toán Cột “ Ngày”: ghi ngày, tháng, năm ghi sổ.
Cột “ Sổ CT’ (sổ chi tiết): ghi tên sổ chi tiết theo dõi nguyên, vật liệu xuất dùng. Cột “ Diễn giải”: ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột “ Yếu tố”, “ Đối t−ợng”, “ Dịch vụ” của phần “ Thống kê”: ở Viễn thông Hòa Bình không cần ghi chép.
Cột “ Tài khoản đối ứng”: ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 152 phát sinh theo từng nghiệp vụ.
Cột “ Yếu tố”: ghi mV của từng trung tâm viễn thông, để làm rõ nghiệp vụ phát sinh
Cột “ Đối t−ợng” và “ Dịch vụ” trong phần “ Số hiệu tài khoản đối ứng” cũng đ−ợc bỏ trống, không ghi chép.
Số tiền “ Nợ”: ghi giá trị nguyên, vật liệu phát sinh tăng theo từng nghiệp vụ. Số tiền “ Có”: ghi giá trị nguyên, vật liệu phát sinh giảm theo từng nghiệp vụ. Sau đây, ta lấy mẫu một trang của sổ cái TK 1521. Sổ Cái TK 1521 không phản ánh số d− cuối kỳ mà chỉ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới nguyên, vật liệu. Số d− cuối kỳ của từng nguyên, vật liệu đ−ợc theo dõi trên Báo cáo tồn vật t−.
54 Viễn thông Hòa Bình
Văn phòng Viễn thông Hòa Bình
Sổ cái s02/vt-nb Từ ngày 01/01/2011 tới ngày 31/12/2011
Tài khoản: Nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh
Số hiệu: 1521
Chứng từ ghi sổ Thống kê Số hiệu TK đối ứng Số tiền
Thống kê SH Ngày Sổ CT Diễn giải Y.tố Đ.t−ợng D.vụ khoản Tài
Y.tố Đ.t−ợng D.vụ Nợ Có
56 30/01/2011 daythuebao Xuất dây TB (100km) cho TT3 136381 13300 131,000,000 57 30/01/2011 daythuebao Xuất dây TB (100km) cho TT2 136381 13200 131,000,000 58 30/01/2011 daythuebao Xuất dây TB (100km) cho TT1 136381 13100 131,000,000 90 21/02/2011 daythuebao Xuất dây TB (500m) cho ông
Toàn phòng TC-HC 642 295,000
94 25/02/2011 daythuebao Xuất dây TB (2.5km) cho TT1 136381 13100 17,875,000 112 28/02/2011 capthuebao Nhập phụ kiện mạng thuê bao 33111 24,790,000 187 01/03/2011 capthuebao Xuất phụ kiện mạng thuê bao
cho TT3 136381 13300 5,851,000
115 05/03/2011 capnhom4*50 Nhập cáp nhôm vặn xoáy
4*50mm (850m) 33111 40,800,000
218 10/03/2011 daythuebao Xuất dây TB 2*0.5 (500m) cho
bà Bình phòng Kế toán 642 295,000
132 12/03/2011 daythuebao04 Nhập dây TB 04FO (400m) 33111 1,280,000
223 12/03/2011 capthuebao Xuất cáp TB (20km) cho TT2 136381 13200 80,000,000 224 12/03/2011 capthuebao Xuất cáp TB (45km) cho TT1 136381 13100 180,000,000 225 12/03/2011 capthuebao Xuất cáp TB (30km) cho TT3 136381 13300 120,000,000
Để xem tồn vật t− cuối kỳ theo từng kho, ta vào phần báo cáo và lựa chọn xem “ Báo cáo vật t−”, chọn thẻ “ Báo cáo tồn vật t−”, chọn ngày xem báo cáo: trong ví dụ sau ta chọn “ Báo cáo tồn vật t−” đến ngày 31/12/2011.
Báo cáo tồn vật t− đ−ợc coi là một phần của Báo cáo xuất - nhập - tồn vật t−, chỉ phản ánh mỗi số l−ợng và giá trị của vật t− tồn theo từng kho.
Báo cáo tồn vật t− gồm 07 cột và đ−ợc mở theo từng kho. Cột 01: ghi số thứ tự của vật t− trong từng kho.
Cột 02: ghi mV từng loại vật t−.
Cột 03: ghi đơn vị tính theo từng loại nguyên, vật liệu.
Cột 04: ghi tên vật t− t−ơng ứng với từng mV nguyên, vật liệu trong từng kho. Cột 05: ghi đơn giá của từng loại vật t−. Nếu một mV vật t− mà có hai hay nhiều đơn giá khác nhau thì ta ghi lần l−ợt từng đơn giá nh−ng vẫn chung một mV vật t−.
Cột 06: ghi số l−ợng tồn của từng loại vật t−, từng đơn giá ( nếu một mV vật t− có nhiều hơn một đơn giá).
Cột 07: ghi thành tiền, chính là giá trị của nguyên, vật liệu tồn kho, đ−ợc tính bằng: Đơn giá ở cột 05 x Số l−ợng ở cột 06. Đơn vị tính của báo cáo là đ.
Yêu cầu của việc lập bỏo cỏo tồn vật tư là: phải phản ánh đầy đủ và chính xác số l−ợng, giá trị của từng loại vật t− tồn kho tới thời điểm xem báo cáo.
56
Viễn thông hòa bình
Văn phòng Viễn thông Hòa Bình
báo cáo tồn vật t− đến ngày 31/12/2011
Kho: K1
Số TT Mã VT ĐVT Tên vật t− Giá L−ợng Tiền
1 CAP10*2KBA cuộn Cáp 10*2 Krone không bảo an 255,000 2 510,000 2 CAP20*2KBA cuộn Cáp 20*2 Krone không bảo an 309,000 5 1,545,000 3 CAPQUANG048 m Cáp quang chôn PKL 48FO 23,800 968 23,038,400 4 CAPHTHUEBAO m Cáp quang thuê bao FTTH hình số 8, đơn nốt 4 sợi 4,000 3,000 12,000,000
5 CAP m Cáp sợi quang treo PKL 08FO 9,500 3,966 37,677,000
6 CONREP chiếc Con rệp 500 5,000 2,500,000
Ch−ơng 3: Hoàn thiện kế toán nguyên, vật