Tại Viễn thông Hòa Bình, thực hiện kế toán trên phần mềm kế toán đặc thù cho ngành viễn thông là phần mềm VDC ( do công ty Điện toán và truyền số liệu thiết kế ). Phần mềm này đ−ợc thiết kế dựa trên nguyên tắc kế toán theo ph−ơng pháp Chứng từ ghi sổ.
Hình thức kế toán trên máy vi tính theo ph−ơng pháp chứng từ ghi sổ:
- Đặc tr−ng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là: công việc kế toán đ−ợc thực hiện theo một ch−ơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán của Tập đoàn B−u chính Viễn thông Việt Nam đ−ợc thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ( phần mềm KTBĐ). Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ Kế toán, nh−ng phải in đ−ợc đầy đủ sổ Kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán máy vi tính của Tập đoàn B−u chính Viễn thông Việt Nam: theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ nh−ng không hoàn toàn giống mẫu sổ Kế toán ghi bằng tay.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đV đ−ợc kiểm tra, đ−ợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đ−ợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đ−ợc tự động nhập vào sổ Kế toán tổng hợp ( sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Kế toán thuế Kế toán vật t− Thủ kho, thủ quỹ Kế toán TSCĐ, công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán tiền l−ơng, thu chi
Quản lý từ trên xuống Kiểm tra đối chiếu số l−ợng Ghi chú:
Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đ−ợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đV đ−ợc nhập trong kỳ. Ng−ời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ Kế toán với báo cáo tài chính theo quy định.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ Kế toán tổng hợp và sổ Kế toán chi tiết đ−ợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành:
- Kế toán tr−ởng: giúp Giám đốc phân công, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, kế toán thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị. Đồng thời làm nhiệm vụ giám sát kinh tế, tài chính của Nhà n−ớc tại đơn vị. Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán… tổ chức sản xuất kinh doanh. Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Kế toán tổng hợp: Thực hiện nhiệm vụ của kế toán tr−ởng giao, thay thế kế toán tr−ởng khi kế toán tr−ởng vắng mặt. Tổng hợp toàn bộ số liệu từ kế toán chi tiết, các đơn vị trung tâm, các đài cấp d−ới để lập báo cáo hàng tháng để trình kế toán tr−ởng, thủ tr−ởng đơn vị ký duyệt. H−ớng dẫn chuyên môn cho các nhân viên bộ phận kế toán chi tiết, theo dõi công nợ với Tập đoàn.
- Kế toán tiền l−ơng, thu chi, công nợ: mở sổ theo dõi tiền l−ơng, th−ởng, bảo hiểm xV hội, tình hình quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH, tình hình thu nộp BHXH của toàn đơn vị. Tiến hành thanh toán các khoản tạm ứng, thu- chi trong đơn vị. Đồng thời kế toán tiền l−ơng, thu - chi cũng phải theo dõi tiền trên tài khoản ngân hàng của đơn vị, theo dõi các khoản công nợ còn lại mà kế toán vật t−, kế toán tổng hợp và kế toán XDCB không theo dõi .
- Kế toán vật t−: theo dõi, ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ theo từng trình tự thời gian và không gian, theo dõi công nợ liên quan tới các nhà cung cấp vật t−.
- Kế toán XDCB: Theo dõi tình hình biến động tài sản cố định theo 3 chỉ tiêu: nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại. Đồng thời theo dõi tình hình biến động các khoản
ng−ời nhận thầu công trình xây dựng cơ bản, các khoản nợ phải thu từ khách hàng, thu c−ớc từ các trung tâm. Cuối tháng lập báo cáo tình hình cho kế toán tr−ởng và lập báo cáo theo yêu cầu của kế toán tr−ởng.
- Kế toán thuế và các khoản phải nộp ngân sách: theo dõi phản ánh tình hình của đơn vị về các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, tình hình thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với nhà n−ớc. Lập báo cáo hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu của kế toán tr−ởng và kế toán tổng hợp.
- Thủ kho, thủ quỹ: là ng−ời có nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số l−ợng, hiện vật thực tế tại các kho và tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, lập báo cáo cung cấp cho lVnh đạo đơn vị, tiến hàng đối chiếu với kế toán vật t−. Đồng thời Kế toán viên phụ trách phần hành này phải mở sổ quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu- chi của tiền mặt, séc tính ra tổng số quỹ ở từng thời điểm, phối hợp với kế toán thu- chi để tiến hành chi trả l−ơng, th−ởng, các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt khác.
Trình tự ghi sổ kế toán
theo hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính
Phần mềm kế toán
Sổ kế toán - Sổ Cái TK 152 - Sổ chi tiết vật liệu
Máy vi tính
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Biên bản bàn giao vật
t−, biên bản kiểm nhận vật t−, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giấy nhu cầu vật t− , …
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán liên quan tới TK 152
Chứng từ KT Hồ sơ Công nợ Chứng từ KT (1) (2) (3) (4) (1) (2) Chứng từ KT (3) (4) Chứng từ KT Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Quy trình luân chuyển chứng từ của phần hành kế toán nguyên vật liệu: - Nhập vật t−:
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ:
(1): Ng−ời giao hàng chuyển chứng từ kế toán liên quan tới việc giao hàng cho kế toán vật t−.
(2): Kế toán vật t− sẽ giao chứng từ kế toán cho thủ kho, thủ kho xem xét tính chính xác, hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán rồi tiến hành nhập kho vật t−.
(3): Kế toán vật t− sẽ sao chứng từ thành 02 bản, kế toán vật t− giữ một bản và giao một bản cho kế toán thu - chi, để kế toán thu - chi lập nên hồ sơ công nợ để làm căn cứ tiến hành thanh toán cho bên cung cấp theo thời gian quy định giữa hai bên.
(4): Cuối tháng, kế toán vật t− và thủ kho phải tiến hành đối chiếu cho khớp số liệu vật t− tồn trong kho và trong sổ sách kế toán.
- Xuất vật t−:
Ng−ời nhận vật t−
Kế toán vật t− Thủ kho Giải thích quy trình:
(1): Ng−ời nhận vật t− mang Giấy nhu cầu vật t−/ Quyết định điều động vật t− tới gặp kế toán vật t−.
Ng−ời giao hàng
Kế toán vật t− Thủ kho
(2): Sau khi xem xét chứng từ kế toán, k toán vật t− lập phiếu xuất kho theo đúng số l−ợng và chủng loại yêu cầu và giao cho ng−ời nhận vật t−. Phiếu xuất kho đ−ợc in thành 02 bản, kế toán vật t− giữ 01 bản, ng−ời nhận vật t− giữ 01 bản.
(3): Ng−ời nhận vật t− mang phiếu xuất kho có chữ ký của Kế toán vật t− tới gặp thủ kho, thủ kho xem xét và tiến hành giao vật t− cho ng−ời nhận vật t−.
(4): Cuối tháng, kế toán vật t− và thủ kho tiến hành so sánh đối chiếu số vật t− trên sổ sách kế toán và thực tế trong kho để kiểm kê vật t− tồn xem số liệu có khớp nhau hay không.