2.2.1 Tại bộ phận kho
Tại đơn vị, kế toán chi tiết theo ph−ơng pháp thẻ song song: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình biến động xuất - nhập - tồn vật t− về mặt số l−ợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho đ−ợc mở cho từng danh điểm vật t−.
Thẻ kho đ−ợc thủ kho mở để theo dõi tình hình nguyên, vật liệu xuất - nhập - tồn trong kỳ ở từng kho về mặt số l−ợng, không theo dõi về mặt giá trị. Thẻ kho đ−ợc lập ra nhằm mục đích đối chiếu, so sánh giữa Kế toán vật t− và Thủ kho vào thời điểm cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý.
Thẻ kho là sổ tờ rời, nếu đ−ợc đóng thành quyển thì gọi là Sổ kho. Tại Viễn thông Hòa Bình, thẻ kho sau khi dùng phải đ−ợc đóng thành quyển, tạo thành Sổ kho, sau khi đ−ợc đóng phải có dấu và chữ ký của Giám đốc.
Mỗi thẻ kho dùng cho một loại nguyên, vật liệu cùng nhVn hiệu, quy cách và ở cùng một kho.
Cách lập thẻ kho: Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhVn hiệu, quy cách, đơn vị tính của vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Thẻ kho gồm 12 cột, cách ghi chép nh− sau:
Cột A: ghi số hiệu chứng từ xuất , nhập nguyên, vật liệu. Cột B: ghi ngày, tháng, năm theo chứng từ kế toán. Cột C: ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột D: ghi tài khoản đối ứng.
Cột 1: ghi đơn giá của nguyên, vật liệu đang phản ánh. Cột 2: ghi số l−ợng nguyên, vật liệu nhập kho
Cột 4: ghi số l−ợng nguyên, vật liệu xuất kho Cột 6; ghi số l−ợng nguyên, vật liệu tồn kho.
Cột 3, 5, 7: không phản ánh, ghi chép vào thẻ kho.
Cột E: nếu có chú thích gì đặc biệt thì thủ kho ghi vào dòng t−ơng ứng để ghi chú. D−ới đây em xin trích dẫn một thẻ kho đ−ợc thủ kho lập trong năm 2011:
35
thẻ kho 06-vt/dn Kho: 1 Tên vật t−, sản phẩm, hàng hoá: Modem 8817
ĐVT : chiếc Quy cách, phẩm chất :
Chứng từ TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi
SH Ngày tháng Diễn giải Đ.Ư giá L−ợng Tiền L−ợng Tiền L−ợng Tiền chú
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 E 01/01/2011 Tồn đầu kỳ 44 25/02/2011 Xuất cho TT VT 1 4 40 01/03/2011 Nhập cty TNHH & XNK HTHT 500 540 01/03/2011 Xuất cho TT VT 2 60 480 02/03/2011 Xuất cho TT VT 3 100 380 02/03/2011 Xuất cho TT VT 1 160 220 09/03/2011 Xuất cho TT VT3 100 120 10/03/2011 Xuất cho TT VT1 80 40 04/04/2011 Xuất cho TT VT1 40 0 24/05/2011 Nhập từ DV- CSKH KV I 153 153 26/05/2011 Xuất TT VT 1 100 53 02/06/2011 Nhập cty TNHH & XNK HTHT 200 253 15/06/2011 Xuất cho TTVT2 60 193 17/06/2011 Xuất cho TTVT1 70 123 17/06/2011 Xuất cho TTVT3 90 33
Chuyển sang trang sau
2.2.2 Tại phòng Kế toán
Tại phòng kế toán, định kỳ kế toán vật t− phải xuống kho để h−ớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới vật t−, kế toán phản ánh vào phần mềm kế toán trên đúng phần hành mình chịu trách nhiệm. Tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán, kế toán vật t− cũng có thể đ−a ra sổ chi tiết nguyên vật liệu của từng loại vật liệu, bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn chung của các loại vật liệu do phần mềm kế toán tự động cập nhật và lên báo cáo.
Việc luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán là:
- Khi nhập nguyên vật liệu: căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn kế toán vật t− lập phiếu nhập kho, giao cho thủ kho. Sau đó, thủ kho sẽ kiểm tra vật t− rồi kí vào biên bản bàn giao và phiếu nhập kho rồi vật t− rồi tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ in làm 02 bản để đ−a cùng biên bản bàn giao và hóa đơn cho kế toán thu-chi để xuất quĩ/ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng cho ng−ời bán ( nếu là mua ngoài), nếu là do Tập đoàn cấp thì ghi chép để cuối kỳ tiến hành bù trừ công nợ với Tập đoàn.
- Khi xuất nguyên, vật liệu: Căn cứ vào giấy nhu cầu vật t− kế toán vật t− lập phiếu xuất kho ( khi lập phiếu xuất kho cũng là phản ánh nghiệp vụ vào hệ thống phần mềm kế toán) giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ lập biên bản bàn giao, ghi sổ vật t− và tiến hành xuất kho. Phiếu xuất kho in làm 02 bản, kế toán giữ một bản và một bản đ−a cho ng−ời nhận (chính là các trung tâm - đơn vị trực thuộc Viễn thông Hòa Bình).
Cuối kỳ, căn cứ vào sổ ghi chép của thủ kho và sổ sách của kế toán vật t− tiến hành so sánh, đối chiếu số l−ợng của từng loai vật t− tồn kho.
Nếu số liệu giữa thủ kho và kế toán vật t− không khớp nhau thì cả 2 bên cùng phải kiểm tra để tìm ra chỗ sai sót, sao cho cuối tháng số liệu phải khớp.
Sổ sách liên quan tới kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Viễn thông Hòa bình bao gồm 2 loại sau:
Sổ chi tiết vật liệu:
Không nh− các đơn vị làm kế toán thủ công hay làm kế toán trên Excel, sổ chi tiết chỉ đ−ợc lập ở thời điểm cuối tháng, cuối quý hay cuối năm. Sổ chi tiết vật liệu ở Viễn thông Hòa Bình đ−ợc tự động cập nhật dữ liệu từ các chứng từ kế toán mà kế toán vật t− hạch toán từng ngày khi phát sinh nghiệp vụ. Nên, tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán, kế toán vật t− cũng có thể cung cấp sổ chi tiết theo yêu cầu của nhà quản
Sổ chi tiết vật liệu: do kế toán vật t− lập ra để theo dõi chi tiết tình hình xuất - nhập - tồn của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho ( kể cả mặt giá trị và số l−ợng). Mỗi loại vật t− khi nhập vào phần mềm đều đ−ợc định nghĩa mV nhóm, mV loại và mV vật t− riêng để thuận lợi cho công tác quản lý. Nên, t−ơng ứng với mỗi mV vật t− là 01 sổ vật liệu khác nhau.
Sổ chi tiết vật t− bao gồm 09 cột:
Cột “ Số chứng từ”: ghi số hiệu chứng từ trên phiếu xuất kho, phiếu nhập kho Cột “ Ngày chứng từ”: dùng để ghi ngày chứng từ đ−ợc hạch toán trên phần mềm. Cột “ Nội dung”: dùng để diễn giải về nội dung của nghiệp vụ: tồn kho, xuất kho hay nhập kho, có thể ghi chi tiết là xuất cho bộ phận nào, nhập từ đâu…
Cột “ TK đối ứng’: ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 152 trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột “ MV số đối ứng” : ghi mV số đối với những tài khoản có nhiều chi tiết nh−ng không muốn mở thêm tài khoản chi tiết.
Cột “ Đơn giá”: vì hạch toán theo ph−ơng pháp thực tế đích danh nên với một loại vật t−, có thể có nhiều đơn giá khác nhau trong cùng một kỳ kế toán, nên kế toán vật t− phải tách ra thành từng nhóm đơn giá khác nhau để thuận tiện theo dõi, quản lý vật liệu.
Cột “ Nhập”: chia ra làm 02 cột nhỏ: Cột “ L−ợng”: căn cứ vào hóa đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), phiếu nhập kho ghi số l−ợng nguyên, vật liệu nhập kho theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột “ Thành tiền”= “ Đơn giá” x “ L−ợng” nhập.
Cột “ Xuất”: cũng t−ơng tự nh− cột “ Nhập”: cũng đ−ợc chia thành 02 cột nhỏ : “L−ợng” và “ Thành tiền”: theo dõi về mặt số l−ợng và giá trị của nguyên, vật liệu xuất kho trong kỳ t−ơng ứng với từng nghiệp vụ phát sinh thực tế.
Cột “ Tồn”: dùng để ghi số l−ợng và giá trị nguyên, vật liệu tồn kho. “ Thành tiền” = “Đơn giá” x “ L−ợng” tồn.
Sau đây, em xin trích dẫn một sổ chi tiết vật liệu tại viễn thông Hòa Bình ngày 31/12/2011 nh− sau:
Tổng công ty B−u chính Viễn thông Việt Nam Đơn vị báo cáo: Văn phòng Viễn thông Hòa bình Ban hành theo QĐ số 2608/QĐ KTTKTC
Đơn vị nhận báo cáo: Viễn thông Hòa Bình ngày 22 tháng 12 năm 2006
Sổ CHI TIếT VậT LIệU s01/vt-nb Từ ngày 01/01/2011 tới ngày 31/12/2001
Tên vật t−: Cáp quang chôn 48 sợi FO. ĐVT: m
Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số CT Ngày CT Nội dung TK đối ứng MV số đối ứng Đơn
giá L−ợng T.tiền L−ợng T.tiền L−ợng T.tiền
D− đầu kỳ 17,260 1,764 30,446,640
101 28/04/2011 Nhập kho cáp quang 33111 05 17,260 30,000 517,800,000 31,764 548,246,640
324 12/05/2011 Xuất kho cho TTVT1 136381 13100 17,260 15,000 258,900,000 16,764 289,346,640
787 24/12/2011 Nhập kho cáp quang 33111 05 17,260 14,200 245,092,000 30,964 534,438,640
572 15/09/2011 Xuất kho cho
TTVT3 136381 13300 17,260 30,964 534,438,640 0
D− đầu kỳ 22,500 4,500 101,250,000
78 12/04/2011 Xuất kho cho
TTVT2 136381 13200 22,500 2,000 45,000,000 2,500 56,250,000
102 28/04/2011 Nhập kho cáp quang 33111 05 22,500 15,000 337,500,000 17,500 393,750,000
706 30/10/2011 Xuất kho cho TTVT1 136381 13100 22,500 10,000 225,000,000 7,500 168,750,000
706 30/10/2011 Xuất kho cho TTVT2 33111 13200 22,500 7,500 168,750,000 0
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Báo cáo Xuất – Nhập - Tồn vật t−: tại viễn thông Hòa Bình, Báo cáo xuất - nhập - tồn vật t− đ−ợc lập chung cho các loại vật t− cùng đ−ợc quản lý chung một kho. 13 kho tại viễn thông tỉnh thì ta có 13 báo cáo xuất - nhập - tồn vật t− riêng.
Bỏo cỏo xuất – nhập – tồn vật tư dùng để tổng hợp số l−ợng và giá trị nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn trong kỳ theo từng kho để đối chiếu số liệu với tài khoản 152 nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, theo dõi tình hình vật t− tại đơn vị.
Báo cáo xuất - nhập - tồn vật t− bao gồm 08 cột:
Cột “ Tên vật t−”: kế toán nhập chính xác tên vật t− vào cột này
Cột “ MV vật t−”: mV vật t− do kế toán tự đặt sao cho dễ nhớ, dễ nhận biết. Ng−ời làm kế toán vật t− sau tiếp quản của ng−ời tr−ớc phải đặt mV vật t− cho đúng với ng−ời tr−ớc, tránh tr−ờng hợp cùng một vật t− tồn tại hai mV.
Cột “ ĐVT’ (đơn vị tính ): kế toán ghi rõ đơn vị tính t−ơng ứng với từng loại vật t− vào cột này.
Cột “ Giá”: đơn giá của từng loại vật t−, nếu một loai vật t− có nhiều đơn giá thì theo dõi theo từng đơn giá khác nhau, nh−ng vẫn phải cùng một mV vât t−.
Cột “ Tồn đầu kỳ”, “ Nhập”, “ Xuất”, “Tồn cuối kỳ”: đ−ợc chia ra thành 02 cột, theo dõi cả về mặt l−ợng và mặt tiền (giá trị) của vật t− tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Báo cáo đ−ợc tự động đánh số trang để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu. D−ới đây, em xin trích một trang của Báo cáo nhập - xuất - tồn vật t− tại viễn thông Hòa Bình từ ngày 01/01/2011 tới ngày 31/03/2011, tại kho số 01.
Viễn thông Hòa Bình
Văn phòng Viễn thông Hòa Bình
Báo cáo xuất nhập vật t−
Kho 1 Từ ngày 01/01/2011 tới ngày 31/03/2011
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Tên vật t−
MV
vật t− ĐVT Giá L−ợng Tiền L−ợng Tiền L−ợng Tiền L−ợng Tiền Cáp 10*2 Krone
không bảo an cap 10*2 kba cuộn 255,000 2 510,000 2 510,000
Cáp 20*2 Krone
không bảo an cap 20*2 kba cuộn 309,000 5 1,545,000 5 1,545,000
Cáp quang treo
PKL 48FO Capquang048 m 22,500 1,764 39,690,000 1,764 39,690,000
Cáp quang chôn
PKL 48FO Cqchon048 m 23,800 968 23,038,400 968 23,038,400
Cáp quang thuê
bao FTTH 4 sợi capthuebao m 4,000 27,000 108,000,000 27,000 108,000,000
Cáp nhôm vặn
xoáy 4.50mm capnhom4*50 m 48,000 850 40,800,000 850 40,800,000 0 0
Con rệp conrep cái 500 295,000 500 295,000
Dây thuê bao
2*0.5 daythuebao m 564 4,000 2,254,400 4,000 2,254,400
Dây thuê bao
2*0.5 daythuebao m 569 500 500
Dây thuê bao
treo 04FO daythuebao04 m 3,200 400 1,280,000 400 1,280,000
40
2.3 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Viễn thông Hòa Bình2.3.1 Phân loại, tính giá và tài khoản sử dụng 2.3.1 Phân loại, tính giá và tài khoản sử dụng
Tiêu thức phân loại nguyên, vật liệu tại chi nhánh Viễn thông Hòa Bình là: nguồn gốc nguyên, vật liệu. Tại đơn vị có 13 kho để l−u trữ, bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Nguyên vật liệu chỉ nằm ở 2 kho là kho 1 và kho 13. Kho 1: là kho đựng nguyên vật liệu mua ngoài nh− các loại dây cáp, modem, settopbox… kho 13: là kho đựng nguyên vật liệu nội bộ ( do các công ty trực thuộc Tập đoàn cung cấp, khi nhận nguyên vật liệu sẽ làm tăng tài khoản 3366 với Tập đoàn, sẽ tiến hành bù trừ, thanh toán với Tập đoàn vào thời điểm cuối năm, không thanh toán trực tiếp cho các công ty đó). Tùy theo yêu cầu mà đơn vị có thể đặt mua nguyên vật liệu từ các công ty ngoài hoặc các công ty trực thuộc Tập đoàn.
Kho 1:
Tên NVL ĐVT Đơn giá
Cáp quang treo PKL 48FO m 22,500 Cáp quang treo PKL m 8,800 Cáp quang chôn 48 FO m 17,260 Cáp cống có dầu chống ẩm m 335,000 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 24FO m 9,750 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 48FO m 17,260 Cáp quang kéo cống đơn Mode PKL 96FO m 30,840 Cáp quang thuê bao FTTH m 4,000 Cáp quang treo 08FO m 9,500 Cáp quang treo đơn mốt PKL 144FO m 51,770 Cáp quang treo đơn mốt PKL 96FO m 30,840 Cáp 10x2 KRONE không bảo an cuộn 255,000 Cáp 20x2 KRONE không bảo an cuộn 309,000 Cáp nhôm vặn xoáy m 48,000 Dây thuê bao 2x0.5 (có dây treo gia cờng) m 564 Dây thuê bao treo gia c−ờng, loại 04FO m 3,200 Dây nối quang (0.9mm) FC/UPC dài 5m/sợi sợi 77,000 Dây nối quang (0.9mm) FC/UPC dài 2m/sợi sợi 57,200 Dây nhảy quang c 65,000
Con rệp cái 19,000 Măng sông 300x2 bộ 1,320,000 Măng sông 400x2 bộ 1,520,000 Măng sông 600x2 bộ 1,871,000 Măng sông quang bộ 1,958,000 Modem 212 Router cái 518,182 Thiết bị CPE cái 4,900,000 Settopbox STB 600 SD cái 725,073 Settopbox STB 700 SD cái 1,117,619 Settopbox - EC 1309 (SD) cái 890,512 Settopbox - EC 2180 (HD) cái 1,235,895 Settopbox ZXC 10 SD cái 824959 Kho 13:
Tên NVL ĐVT Đơn giá
ĐT cố định hiển thị số gọi đến VN626 cái 160,000 ĐT Microcom cái 120,000
ĐT Gphone cái 200,000
Do Viễn thông là chi nhánh của công ty con của Tập đoàn B−u chính viễn thông Việt Nam (VNPT) và do đặc thù riêng của ngành viễn thông nên đơn vị tính giá vật liệu nhập và xuất kho theo ph−ơng pháp thực tế đích danh.
* Nhập nguyên, vật liệu:
- Nhập kho do mua ngoài: căn cứ vào hóa đơn và biên bản bàn giao, kế toán vật t− và thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng giá trị ghi trên hóa đơn. Trong tr−ờng hợp, nguyên, vật liệu thực nhập nhỏ hơn( hoặc lớn hơn) giá trị ghi trên hóa đơn thì kế toán tiến hành ghi chép số thực nhập rồi báo cáo lên kế toán tr−ởng. Kế toán tr−ởng sẽ ra quyết định giải quyết.
Khi tiến hành mua vật t− từ bên ngoài, Viễn thông Hòa Bình luôn làm hợp đồng mua thẳng, tức là mua hàng và giao hàng tận kho, nên giá trị nguyên vật liệu mua về bằng đúng giá trị ghi trên hóa đơn, không có chi phí vận chuyển, chi phí thu mua.
42
Tr−ờng hợp hàng về mà hóa đơn ch−a về: kế toán vật t− sẽ tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, nh−ng chỉ phản ánh số l−ợng, tạm ghi đơn giá là 1, sau đó khi hóa đơn về, kế toán sẽ vào phần mềm kế toán nhấn vào nút sửa trên màn hình là có thể sửa đơn giá của từng loại vật t− nhập.
Ví dụ: ngày 14/03/2011, Viễn thông Hòa Bình tiến hành nhập kho cáp nhôm vặn xoắn từ công ty TNHH một thành viên Hoàng Huy nh− sau: