2.3 Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Phần
2.3.2.4 Thông báo kết quả và gửi thư mời
Sau khi có danh sách những ứng viên có năng lực, phẩm chất phù hợp với vị trí cần tuyển và đồng ý vào làm việc tại F-SOFT Hồ Chí Minh sẽ được cán bộ tuyển dụng chính thức gửi thư mời làm việc. Thư mời làm việc gồm chức danh công việc, nội dung công việc, mức lương và các chế độ đãi ngộ, cán bộ quản lý trực tiếp, địa điểm làm việc, ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc và thử việc,…
Trong thư (email), cán bộ sẽ yêu cầu nhân viên cập nhật các thơng tin cá nhân trên email đính kèm bao gồm các nội dung: Tên, năm sinh… để làm hợp đồng và file hình thẻ để nhân viên mới có thẻ ngay trong ngày đầu tiên làm việc.
Đồng thời, cán bộ nhân sự yêu cầu ứng viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cá nhân trong ngày đầu làm tiên làm việc. Hồ sơ gồm có:
1. CV Tiếng Anh
2. Bằng tốt nghiệp photo có cơng chứng.
3. Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận tại địa phương. 4. Giấy khai sinh bản sao.
5. Sổ hộ khẩu photo công chứng.
6. Giấy khám sức khoẻ bản chính có thời hạn không quá 6 tháng. Giấy này do các cơ sở khám bệnh cấp quận/ huyện trở lên cung cấp.
7. 02 ảnh 3*4 chụp không quá 6 tháng. 8. Số tài khoản TPbank (Nếu có).
9. Bảo hiểm xã hội (Nếu có).
Cán bộ ban nhân sự nhập thông tin nhân viên trúng tuyển vào hệ thống quản lý nhân sự (Hệ thống People Soft).
2.3.2.5 Hội nhập nhân viên mới
Tất cả các thành viên lần đầu tiên làm việc tại F-SOFT Hồ Chí Minh đều phải tham gia chương trình đào tạo DayOne. Chương trình này giới thiệu với nhân viên mới các quy định và chính sách của cơng ty, lịch sử hình thành và q trình phát triển, mục tiêu của cơng ty, văn hố cơng ty, các hướng dẫn hành chính, đăng kí tài khoản ngân hàng Tiên Phong (TPBank) nếu chưa có vì cơng ty chỉ trả lương qua ngân hàng TPBank.
Cán bộ ban nhân sự công ty F-SOFT Hồ Chí Minh chuẩn bị hợp đồng cho nhân viên mới và mời họ đến để thông báo về các điều khoản trong hợp đồng, giải đáp các thắc mắc nếu cần thiết. Tất cả nhân viên ký hợp đồng với công ty sẽ được cán bộ nhân sự công ty chủ động tổ chức ký hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng, cán bộ nhân sự sẽ hướng dẫn nhân viên mới những thủ tục nhận việc. Cán bộ nhân sự là đầu mối đảm bảo cho tất cả nhân viên mới được đáp ứng những nội dung quy định trong bản “thủ tục dành cho nhân viên mới” như có vé xe tháng, có chỗ ngồi làm việc, máy tính, account mail FPT, thẻ nhân viên,…
Cán bộ nhân sự sẽ hướng dẫn nhân viên mới đọc và chấp hành các quy định nội bộ, quy định bảo mật thông tin, quy tắc đạo đức nghề nghiệp,… Trong ngày đầu tiên đi làm, cán bộ nhân sự giới thiệu nhân viên mới đến bộ phận mà họ làm việc. Với một mơi trường năng động, đồn kết, hài hước, các thành viên trong công ty luôn quan tâm giúp đỡ những thành viên mới đến, giúp họ mau chóng thích nghi, tin tưởng và thoải mái khi làm việc trong công ty.
2.3.3 Đánh giá chung về công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh mềm FPT Hồ Chí Minh
2.3.3.1 Những ưu điểm trong quy trình tuyển dụng nhân lực của cơng ty TNHH
Phần mềm FPT Hồ Chí Minh
Cơng tác tuyển dụng nhân lực của Công ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh đã đạt được những kết quả như sau:
Kế hoạch tuyển dụng dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, số lượng biến động nhân sự mỗi năm, thông qua các đơn vị cần tuyển lao động đã xác định nhanh chóng các tiêu chuẩn đối với ứng cử viên nên có quyết định nhanh chóng trong việc tuyển dụng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được thơng suốt.
Q trình tuyển dụng nhân sự của công ty được xây dựng một cách rất khoa học dựa trên các lý thuyết quản trị nhân lực về tuyển dụng nhân sự. Công tác sàng lọc
hồ sơ đã thực hiện khá tốt là do việc đưa ra bản tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự tuyển với các tiêu chí cụ thể như: trình độ, kinh nghiệm, quá trình làm việc...
Một khâu của quy trình tuyển dụng nhân sự được phân chia nhỏ cho từng cán bộ nhân sự phụ trách, dẫn đến quy trình tuyển dụng diễn ra chuyên nghiệp và kịp thời cho cơng tác tuyển dụng. Nhờ q trình tuyển mộ, tuyển chọn tốt mà thời gian qua, Công ty luôn đảm bảo trên 90% số lượng nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc
Phương pháp tuyển dụng mà công ty áp dụng là tuyển dụng từ nội bộ công ty đến tuyển ngoài. Sử dụng nguồn nội bộ giúp tạo động cơ lao động tốt cho tất cả các cán bộ nhân viên đang làm việc trong công ty, biết mình có cơ hội được thăng tiến, đề bạt, họ sẽ làm việc nỗ lực hơn. Sử dụng nguồn bên ngồi cơng ty vừa tuyển được người phù hợp với công việc vừa quảng bá được hình ảnh của cơng ty trên thị trường. Chính vì thế mà cơng ty được nhiều người biết đến với một thương hiệu ngày càng mạnh trong giới phần mềm, cơng nghệ số, đã tạo ra uy tín với đối tác lớn.
Trong q trình tuyển dụng, cơng ty sử dụng các phương pháp kiểm tra trắc nghiệm tìm hiểu về tri thức hiểu biết của các ứng viên, kiểm tra kiến thức, khả năng thực hiện công việc của các vị trí tuyển dụng. Và phương pháp phỏng vấn với mục đích tìm ra các ứng viên xuất sắc để bố trí vào vị trí tuyển dụng. Nhưng điều đó cũng khơng thể đánh giá chính xác về một con người trong khoảng thời gian thi hay phỏng vấn ngắn ngủi. Chính vì thế, công ty đã sử dụng khoảng thời gian thử việc hai tháng, thông qua khoảng thời gian này, ứng cử viên sẽ tự đánh gia một cách chính xác hơn về trình độ cũng như năng lực làm việc. Từ đó, cơng ty sẽ quyết định có nên ký tiếp hợp đồng với họ hay không?
Bước hội nhập nhân viên mới ở công ty thực hiện rất bài bản và chuyên nghiệp, tổ chức một chương trình lớn DayOne để đón tiếp nồng hậu nhân viên mới giúp họ hiểu rõ hơn về môi trường làm việc và sự thăng tiến rõ ràng tạo cho nhân viên cảm giác được tơn trọng, được chào đón giúp họ thoải mái, dễ hịa nhập hơn với mơi trường với các nhân viên khác.
Việc tăng trưởng nhanh về quy mô nhân sự cũng góp phần tạo cho F-SOFT Hồ Chí Minh trở thành nơi thu hút chất xám và nguồn nhân lực có chất lượng cao tại thành phố Hồ Chí Minh. Tại F-SOFT Hồ Chí Minh, nhân tài là yếu tố cốt lõi của sự phát triển, do đó, ngồi chính sách thu nhập cạnh tranh theo từng vị trí, cơng ty ln tạo ra rất nhiều cơ hội phát triển phù hợp với từng cá nhân, phát huy tốt nhất năng lực của nhân viên. Môi trường làm việc cởi mở và sáng tạo giúp mỗi nhân viên luôn được là chính mình để thực hiện các mục tiêu của cá nhân trong mục tiêu chung của công ty.
Mỗi năm, F-SOFT Hồ Chí Minh tiếp nhận hàng trăm lượt sinh viên vào các đợt thực tập kéo dài 01 - 03 tháng. Từ năm 2014, công ty đã tiến hành hỗ trợ chuyển
giao tài liệu và nguồn nhân lực giảng viên là các chuyên gia đang làm việc tại cơng ty cho các trường Đại học có đào tạo về lĩnh vực CNTT, nhằm giúp sinh viên có thêm kiến thức thực tế, nắm bắt quy trình để làm việc ngay tại các công ty CNTT sau khi ra trường.
2.3.3.2 Những hạn chế còn tồn tại trong quy trình tuyển dụng nhân lực của cơng ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh ty TNHH Phần mềm FPT Hồ Chí Minh
Nhìn chung, quy trình tuyển dụng của F-SOFT Hồ Chí Minh được thực hiện tương đối tốt. Hàng năm, công ty đã tuyển được rất nhiều nhân tài về làm việc. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng của cơng ty vẫn cịn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục kịp thời. Đó là:
Đội ngũ tuyển dụng nhân sự của cơng ty cịn khá trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm trong tuyển dụng nên nhiều khi không nắm rõ được nội dung của công việc cần tuyển dụng để thực hiện đúng các yêu cầu về sàn lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn sơ bộ, không hiểu rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm cần phải làm khi được giao việc.
Trong phiếu u cầu tuyển dụng, phần mơ tả cơng việc cịn sơ sài. Nội dung của phiếu yêu cầu tuyển dụng chưa đề cập đến một số vấn đề như chưa xác định tỷ lệ sàng lọc cho mỗi đợt tuyển dụng, chưa xác định phạm vi tuyển mộ phù hợp cho các vị trí, chưa tính đến chi phí dành cho tuyển mộ. Do đó, SOFT Hồ Chí Minh chưa xác định được công ty sẽ cần tuyển mộ bao nhiêu người cho mỗi vị trí. Cơng ty nhận được bao nhiêu hồ sơ thì đưa tất cả những hồ sơ đó vào để chọn lọc. Trong cơng ty có nhiều vị trí số lượng tuyển ít nhưng số hồ sơ quá nhiều. Một số vị trí khác đang rất cần tuyển người thì số hồ sơ thu được lại không nhiều. Tỷ lệ sàng lọc cần phải được xác định một cách chính xác và hợp lý bởi nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí, thời gian tuyển dụng của công ty.
Bản mô tả công việc cho từng vị trí vẫn cịn mơ tả khái qt và khơng được cập nhật thường xuyên. Trên thực tế, bản mô tả công việc được đăng tuyển trên các phương tiện đều không giống như công việc thực tế dẫn đến sự không phù hợp giữa ứng viên với vị trí cơng việc hoặc khơng như kỳ vọng. Đây cũng là nguyên nhân khiến tỷ tỷ lệ thôi việc ngày càng cao.
Các thông tin đăng tuyển trên website và các phương tiện truyền thông đều theo một mẫu chung nên chưa thực sự hấp dẫn các ứng viên. Trong thông tin tuyển dụng, mục giới thiệu về cơng ty cịn sơ sài và chưa đưa ra các yếu tố góp phần thu hút ứng viên như mức lương sẽ được hưởng, cơ hội thăng tiến, đào tạo,...
Cơng tác phỏng vấn sơ bộ chỉ mang tính hình thức, thực chất là gọi mời ứng viên đồng ý tham gia thi tuyển đầu vào chứ chưa thực sự điều tra về sự hiểu biết và mức độ quan tâm của ứng viên đối với công ty và vị trí tuyển dụng, cũng như chưa
nắm bắt được tâm lý, tính cách, phẩm chất của ứng viên có thực sự phù hợp hay không.
Công tác thi tuyển được công ty quan tâm đầu tư nhưng chưa thực sự chú trọng. Công tác thi tuyển đầu vào chỉ mới áp dụng cho các vị trí kỹ thuật, sản xuất kinh doanh, trong khi vị trí hỗ trợ sản xuất như: nhân sự, hành chính, kế tốn... cũng cần phải quan tâm. Vẫn cịn tình trạng thí sinh trao đổi bài khi làm bài thi tiếng Anh, IQ, sử dụng các cơng cụ tính tốn khơng cho phép khi làm bài Gmat. Ngồi ra, cơng tác thi tuyển mới chỉ dừng lại ở việc thi 3 mơn IQ, Gmat, tiếng Anh mà chưa có đề thi chun mơn cho từng vị trí. Hơn nữa, nội dung đề thi chậm cập nhật, ngân hàng đề thi cịn nghèo nàn nên có những đề thi được dùng lại nhiều lần mà khơng có sự thay đổi, bổ sung.
Công ty chưa thành lập hội đồng tuyển dụng tham gia phỏng vấn. Chính vì thế, buổi phỏng vấn nâng cao của cơng ty chỉ mang tính chủ quan, do thường chỉ có cán bộ lãnh đạo trực tiếp cơng việc phỏng vấn nên thường họ sẽ không hiểu đồng thời về công việc ứng viên sẽ đảm nhận và khó giải thích rõ về chế độ đãi ngộ, lương thưởng để trao đổi với ứng viên mà chỉ dựa trên những tài liệu nhân sự tuyển dụng cung cấp. Thêm vào đó, q trình đánh giá và ra quyết định tuyển dụng người trúng tuyển cũng mang tính chủ quan, thiếu sự cơng bằng giữa các ứng viên.
Nhu cầu nhân sự khá lớn, cộng thêm thời gian phỏng vấn gấp rút (4 đợt/tháng) dẫn đến sự dễ dàng trong buổi phỏng vấn, không tuyển chọn được nhiều ứng viên chất lượng thực sự, cịn thiên nhiều về bằng cấp.
Cơng ty đang sử dụng hình thức phỏng vấn khơng theo mẫu. Các câu hỏi phỏng vấn cịn chung chung, chưa có bảng câu hỏi sử dụng trong phỏng vấn nên nhiều khi các câu hỏi phỏng vấn mang tính ngẫu hứng hoặc phỏng vấn viên đưa ra những câu hỏi mang tính dập khn, máy móc. Nó tạo sự nhàm chán cho cả người phỏng vấn và ứng viên, làm cho những thông tin thu được khơng đáp ứng được mục đích phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn này có thể dẫn đến việc bỏ sót thơng tin ứng viên, việc lựa chọn ứng viên không khách quan và kết quả của buổi phỏng vấn khó tổng hợp, đánh giá.
Cơng ty chỉ mới tiếp nhận sinh viên thực tập trong trường Đại học FPT mà chưa có sự quan tâm nhiều dành cho các trường cao đẳng, đại học lân cận liên quan đến CNTT. Trên thực tế, những sinh viên tốt nghiệp từ các trường này đều có chun ngành đào tạo phù hợp với cơng việc ở cơng ty.
F-SOFT Hồ Chí Minh là công ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, công nghệ thông tin. Đây là lĩnh vực địi hỏi lao động phải có trình độ chun môn cao mới đáp ứng được yêu cầu công việc. Hiện nay, thị trường nhân lực trong môi trường công nghệ cũng có những đặc điểm riêng khiến cơng tác tuyển dụng của công ty không phải
lúc nào cũng được thuận lợi. Hàng năm, số sinh viên được đào tạo chuyên ngành công nghệ thông tin ra trường rất đông nhưng chất lượng không cao và chưa đáp ứng được các yêu cầu của các nhà tuyển dụng. Trên thực tế, các công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin đang thiếu trầm trọng nguồn nhân lực chất lượng cao. Tuy chất lượng lao động đầu vào chưa cao nhưng do thiếu gấp nhân lực nên công ty vẫn phải tuyển thêm lao động với hy vọng họ sẽ làm quen, thành thạo với công việc sau khi được kèm cặp, đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn. Song do không chịu được áp lực công việc, không thực hiện tốt công việc, khơng hồn thành được công việc được giao, một số nhân viên mới của công ty đã phải nghỉ việc. Lý do nghỉ việc thường tập trung vào: khối lượng công việc quá lớn, sự căng thẳng trong công việc, công việc không phù hợp và lý do nghỉ việc xuất phát từ phía cơng ty, nghĩa là cơng ty muốn người lao động đó thơi việc.
Từ những hạn chế trên, ban nhân sự công ty cần có những biện pháp khắc phục kịp thời để hồn thiện cơng tác tuyển dụng, đảm bảo số lượng cũng như chất lượng nguồn nhân lực của công ty.
CHƯƠNG 3 . MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT
HỒ CHÍ MINH.
3.1 Phương hướng, mục tiêu phát triển của cơng ty trong thời gian tới
Tầm nhìn của F-SOFT: “Trở thành một công ty dẫn đầu bởi những đổi mới công nghệ, cam kết mang lại sự hài lịng cao nhất cho khách hàng, góp phần vào sự thịnh vượng của quốc gia và cung cấp cho nhân viên công ty một môi trường làm việc thuận lợi nhất có thể, do đó cho phép nhân viên phát huy hết tiềm năng trong sự nghiệp chuyên nghiệp cũng như đời sống tinh thần”
Sứ mệnh: “F-SOFT là mũi tiên phong trong cơng cuộc tồn cầu hóa của FPT, F- SOFT mong muốn lớn nhanh, mạnh để trong tương lai không xa, trên bản đồ trí tuệ thế giới có tên Việt Nam, có tên FPT”
Chiến lược phát triển của F-SOFT: Chuyển từ doanh nghiệp gia công phần mềm sang công ty chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số, sản xuất các sản phẩm made by FPT
Từ chiến lược phát triển chung cho tồn bộ F-SOFT, F-SOFT Hồ Chí Minh cần