a. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển:
Cụng ty DL Cụng đoàn Việt Nam là doanh nghiệp trực thuộc Tổng liờn đoàn Lao động VN. Được thành lập từ ngày 7/11/1989, cú trụ sở tại 1B Yết Kiờu, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Từ một doanh nghiệp trẻ, sau hơn 20 năm phấn đấu và trưởng thành, nay Cụng ty DLCĐVN đó trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực nhà hàng và khỏch sạn của tổ chức CĐVN với nhiều chức năng kinh doanh: DL trong nước và quốc tế; Khỏch sạn và Nhà hàng; Vận chuyển DL và cỏc dịch vụ DL khỏc; Kinh doanh bất động sản và xuất nhập khẩu thương mại.
Ngay sau khi miền Nam giải phúng, đất nước thống nhất, nhu cầu giao lưu giữa hai miền Bắc – Nam, nhu cầu tham quan nghỉ ngơi đó trở thành một nhu cầu khụng thể thiếu được trong đời sống nhõn dõn và trong đú phần đụng là cỏn bộ, cụng nhõn viờn chức nhà nước. Để đỏp ứng nhu cầu, nguyện vọng của cỏn bộ, cụng nhõn viờn chức và người lao động ngay từ những năm 80, Ban thư ký Tổng Cụng đoàn VN đó cú chủ trương chỉ đạo cỏc cấp Cụng đoàn phỏt triển lĩnh vực nghỉ ngơi tham quan du lịch. Ngày 23/11/1985, ban thư ký Tổng Cụng đoàn VN đó quyết định thành lập Phũng Du lịch Cụng đoàn trực thuộc Ban bảo hiểm xó hội Tổng Liờn đoàn Lao động Việt Nam. Giai đoạn đú, Phũng DL cú nhiệm vụ nghiờn cứu, xõy dựng chương trỡnh, tuyến điểm tham quan du lịch, xõy dựng chớnh sỏch, chế độ, điều lệ tham quan DL của cỏn bộ, cụng nhõn viờn trong cả nước, hướng dẫn nghiệp vụ cho cỏc cấp Cụng
đoàn, cỏc cơ sở DL cụng đoàn, xõy dựng cỏc chương trỡnh hợp tỏc với Tổng cục DL. Vào những năm cuối thập kỷ 80 thế kỷ XX, khi nền kinh tế nước ta chuyển từ
cơ sở kinh tếđược chuyển sang chếđộ hoạch toỏn, trong đú cú cỏc nhà nghỉ, trạm du lịch, đơn vị kinh tế cụng đoàn cho Cụng đoàn quản lý. Trước những biến đổi cơ bản của cơ chế quản lý, Tổng liờn đoàn Lao động Việt Nam đó trỡnh lờn Hội đồng Bộ
trưởng (nay là Chớnh phủ) về việc xin phộp thành lập Cụng ty DLCĐVN. Ngày 7/11/1988, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chớnh phủ) đó ra thụng bỏo số 2830/CTDN cho phộp Tổng Liờn đoàn Lao động VN được thành lập Cụng ty DL CĐVN trực thuộc Tổng Liờn đoàn LDVN. Một năm sau ngày 7/11/1989, Ban thư
ký Tổng LDLD VN ra quyết định số 508QD/TLD thành lập Cụng ty DLCDVN trực thuộc Ban Thư ký TLDLDVN cú trụ sở tại 65 Quỏn Sứ, Hà Nội. Từ ngày 7/11/1989, ngành DL VN đó cú thờm một thành viờn mới, Cụng ty DLCĐVN đó trở thành một doanh nghiệp đoàn thểđầu tiờn ở Việt Nam hoạt động kinh doanh DL.
Cụng ty Du lịch Cụng đoàn VN là thành viờn của cỏc tổ chức du lịch quốc tế: Hiệp hội Du lịch Mỹ - ASTA, Hiệp hội DL Chõu Á Thỏi Bỡnh Dương – PATA, Hiệp hội DL Nhật Bản – JATA.
Năm 1999, Cụng ty đó tiến hành xõy dựng Khỏch sạn CĐVN tại 14 Trần Bỡnh Trọng, Hoàn Kiếm, Hà Nội và đưa vào hoạt động kinh doanh chớnh thức từ ngày 11/7/2001. Khỏch sạn được xếp hạng quốc tế ba sao, tọa lạc ở một vị trớ lý tưởng ở
giữa trung tõm Thủ đụ, gần hồ Thuyền Quang, gần cụng viờn Thống Nhất và Cung văn húa lớn của Hà Nội. Trong khuụn viờn 8500m2 mặt bằng, tũa nhà 9 tầng với hơn 11.000m2 diện tớch phũng đang được sử dụng. Tại đõy cú 120 phũng nghỉ và gần 2000m2 diện tớch văn phũng cho thuờ; cú hội trường, nhà hàng, quầy bar, sõn tennis và khu massage – vật lý trị liệu, cú đội xe du lịch từ 4 – 45 chỗ, phũng vộ mỏy bay… luụn sẵn sàng phục vụ khỏch 24/24 giờ, với bộ mỏy điều hành linh hoạt, phong cỏch phục vụ chuyờn nghiệp và mến khỏch nờn cụng suất sử dụng buồng phũng luụn đạt bỡnh quõn trờn 80%.
b. Chức năng nhiệm vụ của Cụng ty. ** Chức năng:
Là một cụng ty kinh doanh đa ngành, những năm qua mũi nhọn kinh doanh của Cụng ty vẫn là kinh doanh dịch vụ du lịch KS. Bằng những kinh nghiệm sau hơn 20 năm hoạt động, Cụng ty đó đạt được những thành tớch xuất sắc. Nhờ cú những cố
gắng và nỗ lực trong cụng tỏc quản lý doanh nghiệp, sử dụng hữu hiệu cụng tỏc quảng cỏo tiếp thị cho cỏc hoạt động kinh doanh, sự đoàn kết nhất trớ trong nội bộ
chớnh là động lực giỳp Cụng ty tạo ra được hiệu quả kinh doanh. Doanh thu của cụng ty luụn đạt tỷ lệ tăng trưởng cao, năm sau cao hơn năm trước bỡnh quõn 20% năm. Cụng ty luụn hoàn thành tốt mọi nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng như cơ quan chủ
quản là Tổng Liờn đoàn Lao động VN.
KS kinh doanh chớnh là cho thuờ phũng nghỉ, cho thuờ văn phũng, phục vụ hội nghị hội thảo trong nước và quốc tế, tổ chức tiệc cưới và cỏc loại hỡnh tiệc phong phỳ khỏc, sản xuất, cung cấp và kinh doanh cỏc loại bỏnh ngọt, kinh doanh hàng lưu niệm,…
** Nhiệm vụ:
Kết hợp tổ chức, xõy dựng cỏc trung tõm dịch vụ du lịch, nghỉ ngơi, giải trớ phải tự chịu trỏch nhiệm bự đắp về mặt tài chớnh, đảm bảo kinh doanh cú hiệu quả và cú tớch lũy. Tuõn thủ đỳng phỏp luật và quy chế về hoạt động du lịch của Nhà nước. Tớch cực hoạt động nõng cao đời sống của người lao động và đảm bảo thường xuyờn cú cụng ăn việc làm cho nhõn viờn Cụng ty.
Đào tạo đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn cú năng lực, chuyờn mụn giỏi và cú phẩm chất đạo đức, ứng dụng khoa học kỹ thuật và thực tếđảm bảo chất lượng phục vụ và uy tớn trong kinh doanh.
Tổng giỏm đốc và Phú Tổng giỏm đốc cụng ty đều được bổ nhiệm từ Liờn đoàn Lao động Việt Nam, là người cú trỏch nhiệm lớn trước cơ quan phỏp luật, cơ quan hành chớnh và chịu trỏch nhiệm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh đạt hiệu quả.
2.1.2. Mụ hỡnh quản lý và cơ cấu tổ chức của KS CDVN.
Tổ chức bộ mỏy của KS được chia theo chức năng từng bộ phận, thực hiện theo từng nhiệm vụ riờng biệt.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức ở Khách sạn Công đoàn Việt Nam
Tổng Giám đốc
Phó TGĐ Phó TGĐ Phó TGĐ
P.Kinh doanh P.Kế toán P.Phục vụ khách
nghỉ P.Dịch vụ ăn uống P.Hành chính P.Dịch vụ Bp. Tổ chức-LĐ- ĐT Bp. Bar – L−u niệm Tổ Thị tr−ờng – Marketing Tổ Lễ tân Tổ Bell Tổ Vé máy bay Tổ Thu ngân Tổ Buồng Tổ Kỹ thuật Tổ Bàn Tổ Bếp Tổ Hội nghị Tổ dịch vụ Tổ L−u niệm Bếp bánh Tổ Làm sạch
2.1.3.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Bộ mỏy điều hành từ Tổng Giỏm đốc đến cỏc Phú Tổng giỏm đốc và cỏc bộ
phận kết hợp chặt chẽ, đi vào chuyờn mụn húa cao, nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng bộ phận.
a. Ban Giỏm đốc:
- Tổng giỏm đốc là người chịu trỏch nhiệm chớnh của Cụng ty. Chịu trỏch nhiệm
điều hành hoạt động của khỏch sạn theo quy chế hoạt động của doanh nghiệp nhà nước, là người cú quyền quyết định và chịu trỏch nhiệm chung với mọi hoạt động kinh doanh của khỏch sạn trước phỏp luật.
- Ba Phú Tổng giỏm đốc kiểm tra, đụn đốc và nhận bỏo cỏo từ cỏc bộ phận: + Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch hành chớnh và Bất động sản: chịu trỏch nhiệm chớnh trước cụng ty về cụng tỏc tổ chức lao động, làm cụng tỏc khen thưởng và kỷ
luật, quản trị hành chớnh, lưu trữ văn thư, quản lý mảng hoạt động kinh doanh bất
động sản.
+ Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh: chuyờn sõu về vấn đề tổ chức kinh doanh của Cụng ty đểđạt hiệu quả cao đem lại nhiều lợi nhuận cho Cụng ty.
+ Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch tài chớnh: chuyờn sõu về vấn đề quản lý tài chớnh của Cụng ty.
b. Phũng Kế toỏn:
- Cú 1 kế toỏn trưởng cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc hoạt động và kế hoạch tài chớnh và cụng tỏc kế toỏn cụ thể là lập kế hoạch tài chớnh dự trữ ngõn sỏch hàng năm, tổ chức theo dừi việc thu chi của cụng ty, chi trả lương và kiểm soỏt cỏc hoạt động tài chớnh.
- Bộ phận kế toỏn: gồm 9 người phõn chia cỏc cỏc mảng cụng việc cụ thể: kế
toỏn thu, kế toỏn chi, kế toỏn tiền lương, thủ kho, thủ quỹ, kế toỏn ngõn hàng, kế toỏn tổng hợp, kế toỏn tài sản….
- Bộ phận thu ngõn: gồm 9 người phụ trỏch cỏc hoạt động thu tiền và thanh toỏn của khỏch tại cỏc vị trớ quầy lễ tõn khỏch sạn, Nhà hàng và quầy Bar khỏch sạn.
- Nhiệm vụ:
Tham mưu cho Tổng Giỏm đốc về lĩnh vực tài chớnh – kế toỏn.
Quản lý sổ sỏch về thu chi cho cỏc hoạt động kinh doanh tại khỏch sạn.
Tham mưu về chế độ chớnh sỏch, tổ chức cỏn bộ và cụng tỏc bảo vệ nội bộ an toàn tài chớnh trong khỏch sạn.
Đề xuất phương ỏn bố trớ, sử dụng quản lý, quy hoạch đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Nhận bỏo cỏo hàng ngày tại cỏc bộ phận rồi tổng hợp số liệu, chi phớ, doanh thu…
Thực hiện cỏc chế độ chớnh hưu trớ, chế độ tiền lương, chế độ nghỉ việc, chuyển đổi, tiếp nhận, điều động cụng tỏc, bồi dưỡng nõng cấp bậc, nõng lương, hợp đồng lao động, kỷ luật khen thưởng, bảo hộ lao động thực hiện theo đỳng chỉ tiờu.
Hạch toỏn kinh doanh trong khỏch sạn phự hợp với chế độ chớnh sỏch của nhà nước.
Thực hiện bỏo cỏo theo định kỳ, phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh của khỏch sạn,
đề xuất cỏc biện phỏp nhằm thỳc đẩy và tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Xõy dựng cỏc định mức chi phớ hợp với điều kiện sản xuất, kinh doanh của
khỏch sạn theo từng thời điểm cụ thể trờn cơ sở quy định của phỏp luật và cụng ty.
Xõy dựng quy trỡnh và kiểm tra thực hiện luõn chuyển chứng từ trong khỏch sạn, tổ chức lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước và Cụng ty
Đảm bảo thanh toỏn kịp thời chớnh xỏc.
c. Phũng Tổ chức – Lao động – Đào tạo:
Đúng vai trũ quan trọng trong hoạt động của khỏch sạn. Bộ phận này chịu trỏch nhiệm trước cụng ty về tuyển dụng và sa thải người lao động, tổ chức
đào tạo và phỏt triển nhõn sự.
Theo dừi chấm cụng cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Tham mưu cho ban giỏm đốc về mọi mặt trong cụng tỏc tổ chức cỏn bộ, điều
động tăng cường nhõn viờn, đào tạo quản lý lao động.
Phụ trỏch vấn đề về lương và cỏc khoản theo lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, theo dừi bảo hiểm y tế, bảo hiểm xó hội và cỏc khoản trợ cấp, cỏc chế độ khen thưởng.
d. Phũng kinh doanh: gồm 1 trưởng phũng, 2 phú phũng và 22 nhõn viờn
được chia làm 4 bộ phận:
- Tổ thị trường và Marketing: Gồm 1 tổ trưởng tổ thị trường, 1 tổ trưởng tổ
marketing và 11 nhõn viờn. - Nhiệm vụ
Tham mưu cho giỏm đốc về cụng tỏc thị trường, chớnh sỏch sản phẩm, cỏc chớnh sỏch khuyến khớch thu hỳt và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của khỏch sạn nhằm đạt được mục tiờu đó đề ra.
Phụ trỏch cỏc hoạt động xỳc tiến quảng bỏ hỡnh ảnh, thương hiệu của khỏch sạn đến cỏc thị trường trong và ngoài nước
Phụ trỏch hoạt động kinh doanh cỏc dịch vụ tại khỏch sạn: kinh doanh dịch vụ lưu trỳ, tổ chức cỏc dịch vụ hội nghị hội thảo, tiệc cưới, tiệc liờn hoan,
cho thuờ văn phũng, bỏn tour du lịch trong cỏc đơn vị thuộc hệ thống cụng ty.
Nghiờn cứu, tỡm kiếm thị trường khỏch, quan hệ với cỏc hóng lữ hành nhằm thu hỳt khỏch về khỏch sạn.
Đưa ra cỏc giải phỏp nhằm nõng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường thu hỳt khỏch sử dụng dịch vụ tại khỏch sạn.
Ký kết cỏc hợp đồng, phối hợp cựng với kế toỏn theo dừi cỏc cụng nợ. Thu thập ý kiến phản hồi của khỏch để từ đú cú cơ sở phối hợp với cỏc bộ
phận để khụng ngừng nõng cao và hoàn thiện chất lượng dịch vụ của khỏch sạn. Kết hợp chặt chẽ với cỏc bộ phận lễ tõn, bếp, bàn, và cỏc bộ phận khỏc để tổ chức bỏn tối da cỏc sản phẩm dịch vụ trong khỏch sạn. - Bộ phận Lễ tõn: gồm 1 tổ trưởng và 6 nhõn viờn Nhiệm vụ: Đún tiếp khỏch đến, làm cỏc thủ tục nhập phũng và trả phũng, giới thiệu cho khỏch về cỏc thụng tin và dịch vụ của khỏch sạn.
Xử lý cỏc thụng tin cần thiết khi khỏch yờu cầu.
Phối hợp với bộ phận buồng để kiểm tra phũng và hướng dẫn khỏch lờn phũng.
Kết nối liờn lạc bằng cỏc cuộc điện đàm từ bờn ngoài vào trong khỏch sạn. Nhận giữ tiền bạc và cỏc tài sản quý giỏ của khỏch.
Nhận đặt xe đưa đún cho khỏch lẻ và chuyển bưu phẩm cho khỏch. - Tổ Bell: Gồm 1 tổ trưởng và 6 nhõn viờn
Vận chuyển đồ cho khỏch nghỉ và khỏch tổ chức hội nghị hội thảo tại khỏch sạn.
Quản lý hệ thống khúa từ và cài đặt khúa phũng cho cỏc phũng nghỉ tại khỏch sạn.
Mở cửa đún và tiễn khỏch.
- Bộ phận bỏn vộ mỏy bay (đại lý vộ cấp I của Vietnam Airline): gồm 1 tổ
trưởng và 3 nhõn viờn cú nhiệm vụ thực hiện cỏc giao dịch bỏn vộ mỏy bay cho cỏc hóng hàng khụng.
e. Phũng phục vụ khỏch nghỉ: gồm 1 trưởng phũng, 1 phú phũng và 35 nhõn viờn chia làm 3 bộ phận:
- Bộ phận Buồng: gồm 1 tổ trưởng và 4 trưởng tầng và nhõn viờn - Nhiệm vụ
Phục vụ 24/24h.
Đún khỏch từ lễ tõn và hướng dẫn khỏch sử dụng cỏc trang thiết bị trong phũng
Làm vệ sinh sạch sẽ, set up đồở cỏc phũng ngủ và xung quanh khu vực sinh hoạt của khỏch sạn
Nhận yờu cầu giặt là khi khỏch cú yờu cầu.
Bỏo cho thu ngõn số lượng đồ khỏch dựng ở minibar đặt phũng hàng ngày để
làm thủ tục thanh toỏn khi khỏch check out.
- Bộ phận kỹ thuật: cú nhiệm vụ bảo dưỡng và sửa chữa cỏc trang thiết bị điện nước, và cỏc trang thiết bị ở cỏc bộ phận trong khỏch sạn.
- Bộ phận làm sạch: cú nhiệm vụ làm vệ sinh sạch sẽ cỏc khu vực cụng cộng trong khỏch sạn.
f. Phũng Dịch vụ ăn uống: gồm 1 trưởng phũng, 2 phú phũng và 45 nhõn viờn chia làm 2 bộ phận.
Chịu trỏch nhiệm trong việc lờn thực đơn và xõy dựng cỏc mụ hỡnh bàn tiệc theo yờu cầu của khỏch.
- Bộ phận Bếp: tổ chức lờn thực đơn, chế biến cỏc mún ăn Âu, Á đặc sắc….đỳng quy trỡnh kỹ thuật với chất lượng cao, hỡnh thức đẹp, hợp vệ sinh, an toàn thực phẩm để phục vụ đa dạng đối với cỏc đối tượng khỏch hàng với cỏc hỡnh thức phục vụ: khỏch lẻ, khỏch đoàn, tiệc cưới, tiệc lưu động..Thường xuyờn trau dồi nõng cao chất lượng dịch vụ để đỏp ứng nhu cầu đa dạng của khỏch hàng.
- Bộ phận Bàn: chịu trỏch nhiệm cung cấp cỏc dịch vụ trong khỏch sạn đến tận tay khỏch hàng. Duy trỡ và phỏt triển nhà hàng, chất lượng phục vụ khỏch hàng,
đảm bảo việc huấn luyện nhõn viờn mới đỏp ứng yờu cầu phỏt triển của nhà hàng khỏch sạn.
g. Phũng Dịch vụ: gồm 1 trưởng phũng, 2 phú phũng và 15 nhõn viờn chia làm 2 bộ phận:
- Bộ phận Hội nghị: Cú nhiệm vụ phục vụ kờ mụ hỡnh họp tại hội trường và phục vụ cỏc dịch vụ liờn quan đến hội thảo như: giải khỏt giữa giờ, màn chiếu, mỏy chiếu….
- Bộ phận Dịch vụ: cú nhiệm vụ quản lý dịch vụ gửi xe ụ tụ, xe mỏy tại khỏch