CHƯƠNG 1 : Cơ sở lý luận của công tác quản trị bán hàng trong doanh nghiệp
2.2. Thực trạng công tác quản trị bán hàng tại Công ty TNHH Hasaki Beauty & S.P.A
2.2.2.4. Tổ chức lực lượng bán hàng của công ty
* Tuyển chọn nhân viên
tuyển dụng, xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng, xác định thời gian và địa điểm tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, đánh giá q trình tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên mới hịa nhập với môi trưởng doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều áp dụng một quy trình như khn mẫu, cũng có những trường hợp đặc biệt, hoặc tuyển dụng cho các vị trí khác nhau cũng có cách tuyển dụng khác nhau. Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự sau đây quy trình các bước tuyển dụng của Cơng ty.
Bảng 2. 7. Quy trình các bước tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Hasaki Beauty & S.P.A
STT Các bước Tuyển dụng
1 KH tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng , số lượng tuyển dụng và phương 1 dụng pháp tuyển dụng
2 Nguồn Tuyển dụng ngồi doanh nghiệp thơng qua thu hút ứng viên từ các nguồn 2 kênh: website chính thức của cơng ty, Facebook, Instagram, ybox, viejclam24h... và các tuyển dụng trang tuyển dụng khác
3 Địa điểm và thời gian
Địa điểm: Văn phòng cửa hàgng
Thời gian : Tùy thuộc vào kế hoạch tuyển dụng mà có thời gian thời gian phân bổ hợp lý
4 Đánh giá Đánh giá ứng viên thông qua chất lượng hồ sơ tuyển dụng và thông qua đánh giá sơ bộ từ ban tuyển dụng
5 Đào tạo Trường hợp nhân viên phù hợp với vị trí tuyển dụng sẽ được đào tạo sơ bộ trước khi bắt đầu công việc
( Nguồn : Phịng HCNS - Cơng ty TNHH Hasaki Beauty & S.P.A) Đối với bộ phận bán hàng tại cơng ty qua tìm hiểu, có thể tập hợp lại những u cầu chung đối với nhân viên bán hàng như sau: Tuổi từ trên 18 – 30, bằng cấp: Bằng tốt nghiệp THPT trở lên, ngoại hình khá, tính cách: Nhanh nhẹn, nhiệt tình , giao tiếp tốt , kỹ năng: Hiểu biết về mỹ phẩm, làm đẹp
Dưới đây là thơng tin tuyển dụng vị trí nhân viên bán hàng của Cơng ty TNHH Hasaki Beauty & S.P.A
Nơi làm việc: TP.HCM (1 trong 9 chi nhánh) Thu nhập: Từ 6.5 triệu đồng/ tháng
Giờ làm việc:
- Xoay ca (Đảm bảo làm ít nhất 4 ngày ca tối/ tuần ) + Ca 1: 8h00 - 16h00
+ Ca 2: 14h00 - 22h00
+ Giới thiệu, tư vấn và bán sản phẩm cho khách hàng
+ Thuyết phục khách hàng sử dụng các sản phẩm làm đẹp tại cửa hàng
+ Trưng bày sản phầm tại cửa hàng đẹp mắt và thu hút sự chú ý của khách hàng
+ Bảo quản, quản lý và chăm sóc hàng hóa, vật dụng cũng như các chứng từ có giá trị tại cửa hàng
+ Vệ sinh quầy kệ, khu vực bán hàng luôn được sạch sẽ, tươm tất + Các công việc khác theo sự sắp xếp của quản lý.
Yêu cầu
+ Giới tính: Nữ + Tuổi trên 18
+ Da mặt đẹp, ngoại hình ưa nhìn
+ Giọng nói rõ ràng, dễ nghe, thân thiện, lịch sự, lễ phép. + Năng động và có tinh thần trách nhiệm.
+ Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực cơng việc cao. + Có khả năng thích nghi cao và sẵn sàng học hỏi. + Có mong muốn được gắn bó lâu dài với cơng ty.
+ Có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về ngành hàng mỹ phẩm
Quyền lợi
+ Hỗ trợ giữ xe và bữa ăn
+ Tham gia chương trình đào tạo đội ngũ nhân viên tiềm năng của Công ty. + Kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực đang phát triển tại Công ty.
+ Các chế độ đánh giá, khen thưởng: lương tháng 13 + Cơ hội thăng tiến và phát triển năng lực bản thân.
+ Môi trường làm việc năng động, sáng tạo và đề cao giá trị năng lực nhân viên
* Phân loại lực lượng bán hàng
Lực lượng bán hàng của công ty
Bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bản hàng. Lực lượng này gồm 2 loại: Bên trong và bên ngoài. Lực lượng bán hàng bên trong thường tập trung tại văn phịng và ít tiếp xúc trực diện với khách hàng. Phần lớn họ liên lạc với khách hàng qua điện thoại với trách nhiệm chủ yếu là xúc tiến cho hoạt động bán hàng hay cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng , theo dõi các đơn hàng, kiểm soát dự trữ , tồn kho ... Lực lượng này là lực lượng chính yếu tại công ty và hỗ trợ mạnh mẽ cho lực lượng bán hàng bên ngoài khi cần. Lực lượng bán hàng bên ngoài: Lực lượng này được tổ chức theo vùng địa lý. Nhân viên bản hàng có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách
hàng tại địa bàn kinh doanh của khách hàng. Lực lượng này được đào tạo bài bản, am hiểu tốt về sản phẩm và có tinh thần cầu tiến, mong muốn có thu nhập tốt và cơ hội thăng tiến. Các công việc mà Hasakia đang tuyển dụng chủ yếu là: điều dưỡng, nhân viên bán hàng, kỹ thuật viên spa, bên cạnh đó cịn một số vị trí như content spa/comestic, kỹ thuật viên giảm béo, nhân viên quay phim
* Mơ hình tổ chức lực lượng bán hàng
Cơng ty tổ chức lực lượng bán hàng theo mơ hình cơ cấu hỗn hợp. Đây là cơ cấu kết hợp giữa việc chuyên môn hỏa lực lượng bán hàng theo ngành hàng và khu vực địa lý và kết hợp giữa việc phân bổ nhân viên dựa trên đặc điểm của khách hàng và vùng địa lý. Công ty phân bổ thị trường chủ yếu 2 miền Bắc, Nam. Mỗi miền có một người chịu trách nhiệm chung về lợi nhuận, quản lý và điều hành hoạt động tại khu vực của mình cho thơng suốt. Dưới người quản lý theo vùng hay khu vực có các nhân viên bán hàng được phân công phụ trách và tiến hành hoạt động tại khu vực trực thuộc nhỏ hơn. Nhân viên sẽ được huấn luyện chu đáo về ngành hàng và sản phẩm mà mình phụ trách, nắm rõ đặc điểm của khách hàng, những yêu cầu đặc biệt và sự địi hỏi khác nhau của từng loại khách hàng. Nhìn chung, những khách hàng lớn thường đòi hỏi khá nhiều về chính sách giá và sự chăm sóc tận tình từ phía các nhân viên thậm chí cịn chính là người có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tính chất của hàng hóa mà cung cấp.
* Bố trí lực lượng bán hàng
Khách của công ty chủ yếu là khách lẻ đặt hàng qua website hoặc sử dụng trực tiếp dịch vụ tại các chi nhánh, cửa hàng. Vì vậy cơng ty ln bố trí, sắp xếp bộ phận CSKH trực 24/24 để tư vấn, giải đáp thắc mắc và chốt đơn hàng nhanh chóng cho khách. Trong giai đoạn hiện nay, sản phẩm của cơng ty địi hỏi nhiều nỗ lực hơn từ phía bán hàng và dịch vụ bán hàng ở trình độ cao, ngồi ra cịn cần nhiều họat động yểm trợ , quảng cáo đặc biệt khác. Một mơi trường phát triển nhanh nhạy thường địi hỏi nhân viên bán hàng phải có được thơng tin, am hiểu thị trường, tình hình cạnh tranh càng đầy đủ cảng tốt. Do đại diện bán hàng phải có những mức lương căn bản. Ngồi ra , cơng ty cần có những khuyến khích đãi ngộ khác để kích thích nhân viên bán hàng đẩy mạnh q trình bán hàng giới thiệu sản phẩm mới, đặc biệt là trong trường hợp những nhân viên bán hàng ấy được giao bán những sản phẩm đã được giới thiệu với một mức doanh số khoản được giao , Những chiến lược và kế hoạch kinh doanh được áp dụng và thi hành hàng ngày qua hoạt động của họ như thế nào. Cuối cùng, những đại diện bán hàng , những mục tiêu ấy phải được xác định rất cụ thể bao gồm mục tiêu doanh số phải đạt được trong vùng hoặc đối với từng khách hàng cụ thể để đạt được những mục tiêu trên. Vì thế những kế hoạch và
chiến lược tổng hợp của Công ty mới được thực hiện thông qua hoạt động hàng ngày của lược lượng bản hàng theo từng khu vực.
Có 3 cách thức để bố trí lực lượng bản, đó là:
+ Phân bổ lực lượng bản theo khu vực thị trường mà Công ty theo đuổi + Quy hoạch lực lượng bản theo kế hoạch
+ Quy hoạch lực lượng bản hỗn hợp
Nghiên cứu những ưu nhược điểm của từng phương pháp , Công ty không sử dụng riêng rẽ và duy nhất một phương pháp nào. Công ty kết hợp nhiều phương pháp ( kết hợp giữa hai hoặc cả ba phương pháp để tạo nên hiệu quả bán hàng , giảm bớt chi phí khơng cần thiết cho Công ty và phiền phức cho khách hàng). Do nhu cầu của khách hàng phức tạp và đòi hỏi cao nên với nhiều chủng loại mặt hàng phong phú. Để thực hiện được nhiệm vụ khó khăn này , lực lượng bán hàng của Công ty phải được quy hoạch linh hoạt , đội ngũ nhân viên bản có trình độ chun mơn , nhiệm vụ chun mơn cao , có nghệ thuật và kỹ thuật bán hàng để có thể phục vụ tốt tất cả các tập khách hàng khác nhau. Với tập khách hàng ở các tỉnh ngoại thành hoặc những khách hàng ở các tỉnh xa chuyên mua buôn, lực lượng bán hàng của Công ty phải phục vụ làm sao để giữ chữ tín cho Cơng ty, phải cố gắng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng cả về mặt số lượng và mặt chất lượng sản phẩm.
Bảng 2. 8. Bảng kết cấu lực lượng lao động trong Công ty TNHH Hasaki Beauty & S.P.A năm 2019 – 2020 (Đơn vị: người) Các chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 So sánh Chênh lệch % 1. Tổng số lao động 209 283 74 35,40 Nhân viên bán hàng 76 130 54 71,05
Nhân viên quản lý 37 54 17 45,94
Lao động khác 96 99 3 3,12 2. Nhân viên bán hàng 2.1. Giới tính Nam 58 67 9 15,51 Nữ 151 216 65 43,04 2.2. Tuổi tác Trên 25 tuổi 82 138 56 68,29 Dưới 25 tuổi 127 145 18 14,17 2.3. Trình độ Cao học 2 5 3 150
Đại học và cao đẳng 76 122 46 60,52
THPT 131 156 25 19,08
(Nguồn: Phịng HCNS Cơng ty TNHH Hasaki Beauty & S.P.A năm 2018 – 2019) Hiện nay với 16 chi nhánh, công ty đã đề ra mục tiêu quy hoạch lực lượng bán hàng cho tập khách hàng trên những khu vực cụ thể như sau:
- Đối với tập khách hàng ở TP.HCM có nhu cầu cao, khả năng chi trả cao hơn nên Cơng ty đa dạng hóa sản phẩm, kết hợp dịch vụ thăm khám, dịch vụ SPA bán dịch vụ trọn gói cho khách hàng tiện lợi hơn. Vì vậy nhân viên tại khu vực này cần có kinh nghiệm, trình độ chun mơn cao với các vị trí chun gia tư vấn, kỹ thuật viên, nhân viên bán hàng phải có kiến thức bán hàng tốt.
- Đối với tập khách hàng ở Hà Nội, công ty hướng đến nguồn khách là sinh viên, nhân viên cơng chức có thu nhập. Cơng ty tập trung bán các mặt hàng có tính cạnh tranh về giá, thương hiệu biến để có thể khai thác sâu nguồn khách này. Các chương trình giảm giá cho tân sinh viên, trải nghiệm dùng thử dịch vụ tại các cửa hàng là chiến lược lôi kéo khách hàng khá tốt của công ty
- Đối với tập khách hàng đặt hàng trực tuyến, công ty phát hành Phiếu mua hàng Hasaki và Phiếu dịch vụ Hasaki (áp dụng cho Spa) nhằm rút ngắn quy trình mua hàng, sử dụng dịch vụ, các giao dịch thanh tốn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, cơng ty cịn hỗ trợ chính sách đổi trả với sản phẩm lỗi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày mua sản phẩm (khơng áp dụng với sản phẩm lỗi từ phía người sử dụng), Hasaki.vn quan tâm đến sự hài lòng của khách hàng và mong muốn nâng cao chất lượng dịch vụ, Hasaki.vn nhận đổi trả sản phẩm miễn phí cho khách hàng theo đúng quy định nêu trên. Khách ở khu vực Hồ Chí Minh, Hasaki khuyến khích khách đến cửa hàng để nhân viên có thể check lại sản phẩm và khách có thể xem & lựa chọn đổi sản phẩm đúng theo ý của quý khách. Với các khách tỉnh, Quý khách có thể chuyển hàng qua bưu điện & Liên hệ với Hasaki về sản phẩm đổi, mã bưu điện,… để Hasaki có thể xử lý và gửi hàng lại sớm nhất khi nhận được sản phẩm. Chính sách bảo mật thông tin của Hasaki cũng được thực hiện tốt.
* Quản trị hoạt động lực lượng bán hàng
Qua q trình phân tích tình hình hoạt động bán hàng của Cơng ty tơi nhận thấy rằng hoạt động của bộ máy Công ty và các nhân viên là tương đối tốt. Trong hoạt động tổ chức, các nhà quản trị đã thực hiện công việc kiểm tra , giám sát lực lượng bán , lấy đó làm cơ sở để trả thù lao cho nhân viên và động viên khuyến khích nhân viên bản . Về thù lao: Công ty xét trên cơ sở một phần là lương cơ bản và một phần là thưởng theo năng suất lao động. Từng cửa hàng sẽ tùy theo tình hình kinh doanh ở từng địa điểm kinh
doanh khác nhau trên từng khu vực thị trường khác nhau mà để ra mục tiêu số lượng bản theo ngày, tháng, quý hoặc khoản doanh thu cho từng nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên bản. Nếu năng suất lao động của họ cao họ sẽ được thưởng nhiều hơn. Điều đó khuyến khích nhân viên bán tích cực hơn trong hoạt động bán hàng và nâng cao ý thức bán hàng và tinh thần trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng.
Về phần động viên lực lượng bán: Công ty luôn cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên của mình có thu nhập cao hơn để cải thiện cuộc sống bằng các khoản phúc lợi , khen thưởng thêm cho các cá nhân và tập thể xuất sắc trong công tác nhất định Công ty cũng tổ chức cho nhân viên bán hàng cũng như tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty đi tham quan. Ban Giám Đốc thường xuyên tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của cán bộ cơng nhân viên, chia sẻ khó khăn bằng cách trợ cấp cho những nhân viên có hồn cảnh khó khăn.
* Kiểm sốt bán hàng
Kiểm tra, kiểm sốt lực lượng bán hàng. Cơng ty đang hạn chế tuyển dụng nhiều nhân viên bán hàng trong cùng một thời điểm. Đối với lực lượng bán hàng cũ, những nhiên viên có năng lực vượt trội, có tính cầu tiến thi giao thêm trách nhiệm cho họ. Quản lý thời gian của nhân viên linh động hơn, trước đây hình thức kiểm sốt giờ giấc làm việc bằng cách như chấm công điện tử , nhưng đối với nhân viên kinh doanh , điều này khơng thực sự phát huy được tính chủ động trong công việc. Trước sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối thủ một mặt cơng ty phải duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường chính này chiếm hơn 75 % doanh thu của cơng ty một mặt tích cực tìm kiếm và mở rộng thị trường các tỉnh nhằm nỗ trợ cho thị trường chính đang cạnh tranh gay gắt từ đối thủ.