6 .Kết cấu của đề tài
2.2. Phân tích thực trạng quản trị bán tại Cảng dầu B12-Công ty xăng dầu
2.2.1. Kế hoạch bán hàng
2.2.1.1. Xác lập các kế hoạch bán hàng
Kế hoạch bán hàng của công ty được giám đốc trực tiếp xây dựng và phân bổ cho các nhân viên bán hàng trong cuộc họp đầu năm. Những mục tiêu bán hàng này được xây dụng chủ yếu trên ý kiến chủ quan của giám đốc và dựa vào một số căn cứ như: mức tăng trưởng những năm gần đây, doanh số bán hàng năm trước, nguồn lực, vị trí cạnh tranh và tình hình thị trường.
2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch bán hàng
Trong kế hoạch bán hàng, mục tiêu bán hàng trong công ty thường được xây dựng với mục tiêu ngắn hạn và liên tục thay đổi, điều chỉnh qua các năm. Mục tiêu bán hàng trong công ty chủ yếu xoay quanh mục tiêu về doanh số tức là tổng giá trị hàng hóa bán ra trong một năm khi tiến hành những nỗ lực bán hàng. Thuận lợi khi xây dựng mục tiêu về doanh số là giúp công ty dễ dàng do lường được kết quả, dễ dàng phân bổ cho các nhân viên. Đồng thời các nhân viên biết được chỉ tiêu của mình để có kế hoạch và chiến lược để hoàn thành chỉ tiêu bán hàng. Tuy nhiên việc xây dựng mục tiêu theo doanh số cũng có hạn chế khó khăn trong việc hiểm sốt chi phí cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng so với chi phí bỏ ra trong q trình bán hàng.
Quá trình triển khai hoạt động bán hàng của công ty được thực hiện theo 2 bước:
Bước 1: Phân bổ chỉ tiêu bán hàng cho các nhân viên
Như đã phân tích thì giám đốc là người xây dựng các mục tiêu doanh số bán hàng và phân bổ trực tiếp cho các nhân viên. Giám đốc đặt ra mục tiêu về tổng doanh số bán hàng mà công ty hướng tới trong năm. Sau đó chỉ tiêu này sẽ được phân bổ cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ nhận được một bản chi tiết về chỉ tiêu bán hàng với những nhiệm vụ và yêu cầu như sau:
Bảng 2.7. Phân bổ ch tiêu bán hàng trong cơng ty
CƠNG TY XĂNG DẦU B12 CẢNG DẦU B12 CHỈ TIÊU BÁN HÀNG NĂM 2 2 Khu vực:…………………………. Nhân viên phụ trách:…………….. Tổng chỉ tiêu:……………………. Chỉ tiêu từng quý:
Quý I Quý II Quý III Quý IV
Doanh số khách Doanh số khách Doanh số khách Doanh số khách
hàng mới hàng mới hàng mới hàng mới
Yêu cầu: Hoàn thành đúng và vượt chỉ tiêu Thu hồi nợ đúng hạn
Nhân viên ký tên
Ngày…..tháng…..năm 2 21 Giám đốc ký tên, đóng dấu
(Nguồn: Phịng kinh doanh- Cảng dầu B12)
Chỉ tiêu bán hàng phân bổ cho các nhân viên tùy theo các tiêu chí như: báo cáo bán hàng năm trước, địa bàn hoạt động, mức độ thuận lợi, số lượng khách hàng, tiềm năng thị trường. Theo đó những nhân viên quản lý khu vực có số lượng khách hàng nhiều và khách hàng lớn, thuận lợi và nhiều tiềm năng sẽ nhận chỉ tiêu về doanh số cao hơn so với các nhân viên quản lý các khu vực ít thuận lợi hơn. Trên cơ sở chỉ tiêu bán hàng được phân bổ, mỗi nhân viên bán hàng sẽ tự xây dựng mục tiêu và chiến lược nhằm hoàn thành chỉ tiêu bán hàng.
Bước 2: Tổ chức kênh phân phối
Tổ chức kênh phân phối của công ty chủ yếu là kênh phân phối trực tiếp theo sơ đồ sau:
Hình 2.1. Tổ chức kênh phân phối
Công ty Đại lý xăng dầu Cửa hàng xăng dầu
Khách hàng Nhân viên bán hàng
(Nguồn: quantri.vn)
Theo cấu trúc kênh phân phối này, công ty thiết lập quan hệ trực tiếp với khách hàng hiện tại cũng như tiềm năng thông qua lực lượng bán hàng chính của cơng ty. Sản phẩm của công ty là sản phẩm xăng dầu với khách hàng chính là cơng ty và các nhà bán bn. Do đó những giao dịch trực tiếp với khách hàng để chào hàng và bán hàng là rất quan trọng đặc biệt là khách hàng lớn. Sau khi nhận đơn hàng và sản xuất công ty sẽ giao hàng trực tiếp cho khách hàng thơng qua phương tiện và nhân viên của chính cơng ty.
2.2.1.3. Lựa chọn loại hình và phương thức kế hoạch bán hàng
Bắt đầu từ năm 2 2 đến nay thị trường xăng dầu Quảng Ninh bắt đầu xuất hiện yếu tố mới. Cùng với sự ổn định tương đối của thị trường tự do thời gian qua bắt đầu có sự tham gia kinh doanh của các doanh nghiệp khác tại địa bàn tỉnh Quảng Ninh, đó là các đại lý của Pvoil. Pvoil với hệ thống mạng lưới cửa hàng bán lẻ cịn ít do đó họ đẩy mạnh cạnh tranh theo phương thức bán bn, với các chính sách giá bán, mức thù lao, hoa hồng, chiết khấu, cơng nợ, dịch vụ chăm sóc khách hàng… Với cơ chế chính sách mở cửa của Nhà nước ngày càng có nhiều cửa hàng, đại lý được đưa vào hoạt động, do đó tính chất cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, từ
đó Cơng ty đã hồn thiện chính sách bán hàng linh hoạt để phù hợp với tình hình thị trường.
Phương thức bán hàng:
Với phương châm phục vụ rộng rãi nhu cầu sử dụng xăng dầu một cách tốt nhất, tất cả hoạt động của công ty suy cho đến cùng đều tìm cách bán được hàng với chi phí thấp nhất mà hiệu quả cao nhất. Trong điều kiện hiện nay Công ty đã tổ chức bán hàng theo 2 phương thức:
+ Bán buôn (bán buôn trực tiếp và bán buôn qua đại lý): cho các đơn vị các
đối tượng có hợp đồng mua bán ổn định. Đối với phương thức này phòng kinh doanh tổ chức bán trực tiếp và lấy hàng tại kho kinh doanh.
+Bán lẻ trực tiếp: là bán lẻ trực tiếp cho mọi đối tượng có nhu cầu, được bán
tại các cửa hàng bán lẻ của cơng ty.
Quy trình bán hàng: Cơng ty B12 tiếp tục thực hiện theo chính sách bán hàng mà tập đồn Petrolimex quy định. Quy trình bán hàng cho khách trực tiếp gồm 5 bước cụ thể:
+ Bước 1: Hướng dẫn khách hàng vào vị trí, chào hỏi và xác nbhaajn nhu cầu khách hàng.
+ Bước 2: Mời khách hàng xác nhận màn hình cột bơm ở số . + Bước 3: Bơm hàng đúng, đủ yêu cầu của khách.
+ Bước 4: Mời khách hàng xác nhận màn hình cột bơm trước khi thnanh tốn. + Bước 5: Nhận, xác nhận số tiền. Cảm ơn khách hàng.
Giá bán.
Căn cứ vào giá bán trần qui định của chính phủ và tình hình thực tế Cơng ty xác định giá bán cho từng đối tượng cho phù hợp, theo ngun tắc đủ chi phí hợp lý và có lãi.
+ Đối với bán buôn: bán theo giá ưu đãi, đây là giá bán tại kho. Nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Cơng ty có đội xe phục vụ theo yêu cầu với giá cước thỏa thuận. Riêng đối với các đại lý tiêu thụ thì giá bán tại cửa hàng của từng đại lý.
Bảng 2.8. Bảng giá bán buôn xăng dầu tại Cơng ty đầu năm 2020
Mặt hàng Đơn vị tính Vùng 1 Vùng 2
(Đã bao gồm thuế GTGT)
Xăng RON 95-IV Đồng/lít 15.070 15.370
Xăng RON 95-III Đồng/lít 14.970 15.260
Xăng sinh học ES RON 92-II Đồng/lít 14.250 14.530
Điêzen , 1S-V Đồng/lít 12.310 12.550
Điêzen , 5S-II Đồng/lít 12.110 12.360
Mazzut N02B (3,5S) Đồng/lít 10.900 11.110
Mazzut 180cst – 0,5S (RMG) Đồng/lít 18.500 18.870
(Nguồn: Phịng kinh doanh - Cảng dầu B12)
+ Đối với bán lẻ trực tiếp: theo giá bán lẻ của Công ty qui định.
Về lao động.
Do đơn vị có 2 phương thức tổ chức bán hàng như vậy nên đã hình thành 2 loại đối tượng lao động:
+ Lao động quản lý gồm lao động chun mơn quản lý ở 4 phịng nghiệp vụ và các cửa hàng trưởng, thủ kho kinh doanh.
+ Công nhân kỹ thuật; công nhân bán lẻ tại các cửa hàng, lái xe chuyên dùng, bảo vệ phịng cháy chữa cháy, cơng nhân bảo quản hàng hóa, cơng nhân nhập xuất xăng dầu và phụ kho.
Đối với lao động nghiệp vụ tại văn phịng cần phải có trình độ chun mơn cao, nhất là trình độ quản lý kinh tế, am hiểu kinh doanh thị trường…Còn lao động tại các cửa hàng, kho cần phải có tiêu chuẩn khơng thể thiếu được là am hiểu về kỹ thuật xăng dầu với các tính chất lý hóa của nó, phải có nghệ thuật, nghiệp vụ kinh doanh… và các yêu cầu bắt buộc về chứng chỉ hành nghề khác như: an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy vì trực tiếp tiếp xúc với xăng dầu, một hàng hóa đặc biệt.
khách hàng mua hàng nhiều hơn thông qua việc giảm giá, chiết khấu và trích hoa hồng. Ngồi hình thức bán hàng trên thì cơng ty cịn áp dụng hình thức bán hàng qua điện thoại.
Chủ động tạo ra các điều kiện cần thiết để giữ vai trò then chốt trong kinh doanh xăng dầu trong tỉnh Quảng Ninh, khẳng định vai trị, vị trí của mình tại địa phương, tạo lịng tin đối với cấp trên trong công việc được giao, không trông chờ ỷ lại từ việc tham mưu cho địa phương trong công tác quản lý kinh doanh, chủ động đề xuất với tỉnh và đề nghị tỉnh tạo điều kiện giúp đỡ phát triển hệ thống mạng lưới rộng khắp tạo ra một cơ sở vật chất cần thiết. Chủ động tham gia tích cực các phong trào xã hội khác như: xóa đói giảm nghèo, ủng hộ các quỹ, cơng tác từ thiện. Đồng thời cũng là đơn vị gương mẫu thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước và các nghĩa vụ khác… Các hoạt động đó đã tạo cho Cơng ty một vị thế mới, là cơng cụ điều tiết có hiệu quả của Nhà nước để thực hiện các chính sách kinh tế - xã hội.
Cảng dầu B12 luôn khẳng định vai trị trung tâm của con người. Doanh nghiệp là mơi trường để người lao động phát huy tài năng và sáng tạo. Coi trọng đoàn kết, hợp tác giữa các thành viên trong khuôn khổ qui định. Kế thừa phát huy truyền thống tốt đẹp của các thế hệ đi trước, ngày càng hồn thiện văn hóa Petrolimex với mục tiêu xây dựng và đào tạo được một đội hình có sức mạnh tổng hợp, liên tục đổi mới, có tình cảm và trách nhiệm sâu sắc đối với sự phát triển của Công ty.
Mục tiêu đảm bảo việc làm, cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động luôn được cấp ủy Đảng, cơng đồn và lãnh đạo Cơng ty quan tâm thường xuyên là yếu tố quan trọng để người lao động yên tâm lao động và cống hiến. Những vấn đề vướng mắt phát sinh được xử lý kịp thời dứt điểm tạo được niềm tin đối với người lao động.
- Góp phần bình ổn và giữ vai trị chủ đạo doanh nghiệp nhà nước trên thị trường xăng dầu tại Quảng Ninh theo phân cơng. Duy trì thị phần ở mức tối thiểu 8 %, bình quân đạt 9 %, mức tăng trưởng bình quân đến năm 2 17 mỗi năm từ 1 - 15%.
nghiêm túc nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
- Bảo toàn và phát triển vốn nhà nước giao, xây dựng công ty ngày càng phát triển ổn định.
- Không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần cải thiện điều kiện làm việc, bố trí cơng ăn việc làm đầy đủ hợp lý, xây dựng nét văn hóa mới trong doanh nghiệp, phát huy vai trị của các tổ chức đồn thể vì lợi ích của người lao động và doanh nghiệp.
- Thực hiện tốt công tác bảo vệ trật tự an ninh an tồn phịng chống cháy nổ và bảo vệ môi trường đẩy mạnh thi đua hướng vào các mục tiêu được giao. Tham gia tích cực phong trào xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa… thực hành tiết kiệm, chống tham ơ lãng phí, thực hiện nghiêm các nội qui, qui chế của Cơng ty cũng như có trình độ am hiểu và chấp hành nghiêm pháp luật Nhà nước.
2.2.1.4. Xây dựng quy trình kế hoạch bán hàng
Xây dựng quy trình bán hàng dựa trên việc lựa chọn loại hình và phương thức bán hàng được thực hiện bởi chính những nhân viên bán hàng và chỉ báo cáo lại kết quả cho giám đốc. Nhân viên bán hàng thông qua kinh nghiệm, các mối quan hệ và cà thu nhập thông tin thị trường nhằm xác định khách hàng tiềm năng và chuẩn bị chào hàng. Việc tiếp xúc khách hàng và chào hàng được thực hiện cả hai chiều thuận và nghịch.
Theo chiều thuận thì nhân viên bán hàng thực hiện với sơ đồ sau:
Hình 2.2. Quy trình bán hàng theo chiều thuận
Khám phá nhu cầu
Đánh giá tiềm năng
Gửi đơn chào hàng, điện thoại gặp mặt
Theo dõi kết quả Kết thúc bánhàng Tiếp xúc và chào hàng
Trong đó việc khám phá nhu cầu khách hàng địi hỏi nhân viên phải nỗ lực tìm hiểu nhu cầu khách hàng và thị trường. Trong một số trường hợp thì những khách hàng mới này do chính người thân quen hay khách hàng cũ giới thiệu. Tuy nhiên việc đánh giá tiềm năng khách hàng sẽ quyết định đến việc có thực hiện việc tiếp xúc chào hàng hay khơng. Nhân viên bán hàng đánh giá tiềm năng khách hàng thông qua các chỉ tiêu như: tư cách pháp nhân hoặc có cơ sở đáng tin cậy, tiềm năng về doanh số, khả năng tài chính và có thể làm ăn lâu dài và những kết quả khi thỏa thuận chào hàng.
Theo chiều ngược thì quy trình tiếp xúc khách hàng được thực hiện như sau:
Hình 2.3. Quy trình bán hàng theo chiều ngược
Khách hàng thông báo nhu
cầu đặt hàng
Xem xét đánh
giá khách hàng Chuẩn bị tiếp xúc kháchhàng
Theo dõi chăm sóc
Kết thúc bán hàng
Trao đổi tư vấn thêm về sản phẩm với khách hàng
(Nguồn:Quản trị bán hàng hiện đại,Nguyễn Vũ Quân,2017)
Tương tự các bước trong quy trình chào hàng thuận nhưng chào hàng nghịch có một số thuận lợi hơn khi khách hàng đã chủ động thông báo nhu cầu và tỏ ý muốn đặt hàng từ công ty. Mặc dù việc chào hàng trong trường hợp này thuận lợi hơn nhưng vẫn đòi hỏi những nỗ lực từ nhân viên bán hàng nhằm đạt được kết quả cuối cùng là bán hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài. Tuy nhiên trong trường hợp này thì việc đánh giá xem xét cũng được thực hiện như trường hợp ban đầu nhằm xác định những khách hàng tiềm năng nhất và quyết định tới những bước sau.
Tại công ty hầu hết các đơn đặt hàng đều được thực hiện thông qua điện thoại hoặc fax và một số đặt hàng thông qua đơn đặt hàng. Các đơn hàng được gửi đến công ty và được tiếp nhận theo hai cách:
cơng ty. Sau đó nhân viên phịng kế tốn có nhiệm vụ tiếp nhận và ghi lại tất cả các đơn đặt hàng, xem xét thời gian giao hàng. Tiếp đó nhân viên kế tốn sẽ xuất một hóa đơn gọi là “phiếu đặt hàng nội bộ” xuống phịng sản xuất và gia cơng theo đơn hàng. Sau đó bộ phận sản xuất căn cứ vào số lượng, quy cách sản phẩm tiến hành sản xuất đơn hàng đó và cuối cùng là giao hàng cho khách hàng.
Cách thứ hai: Khách hàng đặt hàng thông qua nhân viên bán hàng quản lý khu của khách hàng đó. Sau khi nhân viên nhận được đơn hàng sẽ gửi đơn hàng xuống cho nhân viên kế tốn có nhiệm vụ thu thập các đơn hàng và công việc tiếp theo được thực hiện như cách thứ nhất.
Ngoài ra đối với các khách hàng lớn đặt hàng với số lượng lớn và giao hàng theo tùng chu kỳ thì chỉ đặt hàng một lần và theo từng thời điểm công ty sẽ giao hàng như cơng ty in số và nửa tháng thì cơng ty giao hàng một lần cho tới khi kết thúc số lượng hàng đặt từ đầu và thực hiện đơn đặt hàng mới.
Các đơn hàng sẽ được ghi lại và theo dõi từng ngày thông qua bảng “tổng hợp đơn hàng theo ngày”. Việc ghi lại các đơn hàng theo ngày nhằm mục đích theo dõi và đánh giá mức độ biến động các đơn hàng và để tiện cho việc giao hàng đúng thời hạn cũng như thu tiền hàng.