c) Quy trình tổ chức hạch toán:
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂYDỰNG KHÁNH HOÀ
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
2.1.1.1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển
a) Giới thiệu tổng quát :
- Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hòa ( Khanh Hoa Construction Joint – Stock Company ) - Tên công ty viết tắt : KCC
- Trụ sở chính : 43 Nguyễn Thị Minh Khai – Nha Trang - Điện thoại : 058.510278 – 058.510279 – 058.510280 - Số Fax : 058.510277
- Email : xaydung-kh@dng.vnn.vn b) Quá trình hình thành:
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hòa tiền thân là Công Ty Xây Dựng Khánh Hoà, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng hoàn toàn miền Nam năm 1975 với tên gọi “Công trường Nam Phú Khánh”.
Trước đòi hỏi phải xây dựng một số lớn các công trình phục vụ cho kinh tế
- xã hội tại địa phương, ngày 25/05/1979 UBND tỉnh Phú Khánh đã ra quyết định thành lập Công ty Xây Dựng Nam Phú Khánh rồi sau đó đổi tên thành Công ty Xây Dựng số 2, theo quyết định 1260/UB ngày 26/05/1983.
Sau khi Nhà nước có quyết định tách tỉnh Phú Khánh thành hai tỉnh Phú Yên và Khánh Hoà, chủ tịch Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Khánh Hoà đã ra quyết định hợp nhất Công ty Xây Dựng Số 2 và Công ty Xây Dựng số 3 theo quyết định số
163/UB ngày 07/08/1989.
Ngày 29/12/2004, theo quyết định chuyển đổi doanh nghiệp số 3629/QĐ- UB của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Khánh Hoà, Công ty Xây Dựng Khánh Hoà tiến hành cổ phần hoá và đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hòa. Công ty Xây Dựng Khánh Hoà chính thức chuyển thành Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hòa vào ngày 01/09/2005.
Công ty là đợn vị xây lắp chuyên ngành, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của nền kinh tế quốc dân trong việc xây dựng mới, cải tạo nâng cấp các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng. Đặc biệt công ty là đơn vịđầu tiên trong tỉnh đầu tư vào việc sản xuất và kinh doanh mặt hàng bê tông tươi cho các đơn vị và cá nhân trong toàn tỉnh.
c) Quá trình phát triển :
Được hình thành và phát triển sau ngày đất nước thống nhất , công ty là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành xây dựng Khánh Hoà với kinh nghiệm hoạt động trong các lĩnh vực:
- Xây dựng dân dụng : 30 năm - Xây dựng công nghiệp : 28 năm - Trang trí nội thất : 14 năm
- Kinh doanh sản xuất vật liệu xây dựng : 10 năm
Ban đầu khi mới thành lập, công ty chỉ hoạt động trong 2 lĩnh vực: xây dựng công nghiệp và xây dựng dân dụng với tổng số vốn ban đầu là 461 triệu
đồng, trong đó :
+ Vốn cốđịnh : 413 triệu đồng + Vốn lưu động : 48 triệu đồng
Nếu phân theo nguồn hình thành vốn thì: + Vốn do ngân sách cấp : 375 triệu đồng + Vốn do tự bổ sung : 86 triệu đồng
Với phương châm đa dạng hoá, đa phương hoá sản xuất kinh doanh, công ty luôn tìm cách mở rộng ngành nghề sản xuất kinh doanh đáp ứng nhu cầu thị
trường, do vậy đến nay công ty hoạt động sản xuất kinh doanh thêm rất nhiều ngành nghề:
- Trang trí nội thất
- Kinh doanh sản xuất vật liệu xây dựng
- Kinh doanh sản xuất bê tông tươi và các sản phẩm từ bê tông - Xây dựng giao thông thuỷ lợi
- Xây dựng công trình giao thông đường bộ và hệ thống cấp thoát nước trong và ngoài nhà
- Thi công đường dây dẫn điện và trạm biến áp đến 35KV - Kinh doanh nhà và bất động sản
- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng và công nghiệp - San lấp mặt bằng
Những năm đầu khi mới thành lập, lao động của công ty chủ yếu là cán bộ
công nhân viên chức. Qua nhiều năm thay đổi hiện nay tổng số lao động của công ty là 600 người trong đó có 126 người là lao động ký hợp đồng không thời hạn.
Phương châm của công ty là luôn đặt hiệu quả công việc lên làm tiêu chuẩn hàng đầu. Như vậy, muốn đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải có sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc, bên cạnh đó phải có sự hỗ
trợ tích cực của các phòng ban chức năng để vạch ra kế hoạch, phương hướng hoạt động cho công ty. Chính vì thế mà trong những năm qua doanh thu của công ty đã không ngừng tăng lên.
Với kết quả đạt được, công ty đã dần bổ sung vốn vào kinh doanh. Đến năm 2005, khi công ty chuyển thành Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hòa theo hình thức “ Bán toàn bộ phần vốn nhà nước hiện có tại doanh nghiệp” thì số
vốn của công ty đã lên đến 5 tỷđồng với cơ cấu vốn như sau:
+ Tổng số cổ phần: 500.000 cổ phần, mệnh giá một cổ phần là 10.000
đồng
+ Vốn do cổđông đóng góp: 4,5 tỷđồng ( chiếm 90% ) + Vốn do nhà nước tạm nắm giữ: 0,5 tỷđồng ( chiếm 10 % )
Trong những năm qua, công ty đã xây dựng nhiều công trình đạt yêu cầu về mỹ thuật cũng như về kỹ thuật. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn ban đầu của nhà nước. Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã dần khắc phục và hoạt động của công ty ngày càng tốt hơn, đảm bảo việc làm và đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Hơn thế nữa, công ty đã dần tạo được uy tín và chỗ đứng trên thị trường, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả hơn.
Công ty thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đợc tổ chức Quacert cấp bằng chứng nhận từ tháng 1 năm 2005.
Một số công trình quan trọng của tỉnh Khánh Hoà mà công ty đã hoàn thành:
- Trụ sở Uỷ Ban nhân dân tỉnh Khánh Hoà - Khu liên cơ tỉnh Khánh Hoà
- Bệnh viện tỉnh Khánh Hoà - Bệnh viện huyện Khánh Sơn - Bệnh viện thị xã Cam Ranh - Chợ thị xã Ninh Hoà
- Nhà văn hoá trung tâm tỉnh Khánh Hoà - Công viên bờ biển Nha Trang
- Khu Resort Anna Mandara
- Khách sạn Yasaka Sài Gòn Nha Trang
2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hòa là một công ty cổ phần hoạt động theo hệ thống pháp luật của Nhà nước Cộng Hoà Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam, do vậy công ty có những chức năng và nhiệm vụ sau:
a) Chức năng:
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hoà chuyên nhận thầu thi công các công trình xây dựng cơ bản, chuyên sản xuất và kinh doanh bê tông thương phẩm và vật liệu xây dựng. Hiện nay việc sản xuất và kinh doanh bê tông tươi là một thế mạnh của công ty.
b) Nhiệm vụ:
Là một công ty cổ phần , công ty có tư cách pháp nhân, tổ chức hạch toán
độc lập, được phép sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản riêng tại ngân hàng, có quyền ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác, do vậy công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, đảm bảo chất lượng hàng hoá, dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn đã đăng ký.
- Xác định phương hướng và mục tiêu phát triển lâu dài trên cơ sở tự hoàn thiện và đổi mới một cách linh hoạt để thích nghi với nền kinh tế thị trường.
- Thực hiện tốt chính sách về tiền lương, tiền thưởng, tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Chăm lo đời sống, cải thiện đời sống vật chất cũng như tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ và chuyên môn cho cán bộ công nhân viên công ty.
- Thực hiên nghiêm túc chế độ sổ sách kế toán do nhà nước quy định, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước về thuế, chi phí và các khoản phải nộp khác.
- Thực hiện tốt bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh trật tự trong đơn vị, bảo
đảm an ninh chính trị và làm tròn nghã vụ với quốc phòng.
- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận để tái sản xuất.
2.1.2. Tổ chức sản xuất và quản lý
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý nhân sự tại công ty được thiết lập theo mô hình như
sau: Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Sơđồ 01 : SƠĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG KHÁNH HOÀ
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty gồm có hội đồng quản trị, ban giám
đốc và ba phòng ban: phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh. Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc của công ty gồm: 6 công trường, một trạm trộn bê tông, một mỏ khai thác đá và một trạm kinh doanh vật liệu xây dựng.
Bên cạnh đó, công ty có một đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật nhiều kinh nghiệm thi công các công trình nhà cao tầng đòi hỏi kỹ thuật cao.
a) Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai kỳđại hội đồng cổđông, có nhiệm vụ thảo luận và thông qua các vấn đề để trình Đại hội đồng cổ đông quyết định. Hội đồng quản trị gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị và 3 uỷ viên hội dồng quản trị.
Hàng năm, Hội đồng quản trị có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, đề ra phương hướng, chiến lược đầu tư và phát triển công ty, tìm hiểu các chương trình tham gia liên kết liên doanh, hợp tác đầu tư với nước ngoài.
Hội đồng quản trị Ban Giám Đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Trạm kinh doanh VLXD Công trường xâydựng Mỏ khai thác đá
Lập các phương án phân phối lợi nhuận của công ty, trích lập các quỹ công ty và chia cổ tức cho các cổđông.
Đôn đốc, kiểm tra giám đốc và các bộ phận chức năng thực hiện các quyết
định của đại hội đồng cổđông.
Báo cáo phúc trình hoạt động trong năm, các báo cáo tài chính của năm cùng các tài liệu khác có liên quan. Giải trình tăng, giảm vốn, thay đổi mệnh giá cổ phiếu và các phương án phát hành trái phiếu, cổ phiếu để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
b) Ban giám đốc:
Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và cùng chịu trách nhiệm với giám
đốc trước hội đồng quản trị, hội đồng cổđông và pháp luật.
Giám đốc có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty. Xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn phát triển sản xuất kinh doanh, các chiến lược marketing.
Xây dựng và kiến nghị các phương án quản lý tài chính, tổ chức việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các phương án đầu tư của công ty đã được
đại hội đồng cổđông và hội đồng quản trị phê duyệt.
Quyết định lương, thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động trong công ty.
c) Phòng tổ chức – hành chính:
Phòng tổ chức – hành chính làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về toàn bộ công tác quản lý, bố trí lao động, tiền lương và chếđộ bảo hiểm, hưu trí và các chính sách cho lao động toàn công ty.
Công tác chính của phòng là tiếp nhận và giải quyết các công văn, giấy tờ
liên quan đến công tác hành chính như: tiếp nhận thư từ, công văn từ các nơi khác gửi đến và bảo quản các tài liệu.
Xây dựng cơ chế hoạt động cho toàn công ty, sắp xếp lao động, tiền lương và quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên toàn công ty.
d) Phòng kế toán :
Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính kế toán của công ty bao gồm tình hình sử dụng vốn, cách huy động vốn vào sản xuất, tình hình tài sản, chi phí …
Theo dõi tình hình vật tư, tài sản trong toàn bộ công ty. Quản lý việc thu chi đúng chếđộ, hợp lý và đúng nguyên tắc quản lý chặt chẽ tiền mặt của đơn vị
và cân đối thu chi trong năm.
Lập các sổ sách kế toán và quyết toán tài chính đúng niên độ, đúng quy
định đểđem lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Thường xuyên tiến hành đối chiếu, theo dõi tình hình công nợ.
Thực hiện việc phân tích các chỉ tiêu tài chính, tìm ra nguyên nhân tăng giảm để tìm biện pháp điều chỉnh sản xuất, và vạch ra chiến lược sản xuất.
e) Phòng kinh doanh:
Tìm kiếm khách hàng, chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu.
Phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, phân tích tổng hợp vật liệu, nguyên liệu, nhân công để thiết lập bảng dự toán chi ohí cho từng công trình, hạng mục công trình. Tiến hành theo dõi và tổng hợp chi phí trong quá trình thi công.
Tổ chức giao dịch, ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng. f) Công trường:
Là đơn vị trực thuộc công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm thi công đối với từng công trình cụ thể được giao, phải hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và chịu sự kiểm tra, giám sát của công ty.
g) Trạm bê tông:
Chuyên sản xuất bê tông tươi cung ứng cho các công trình xây lắp của công ty và các khách hàng bên ngoài.
h) Mỏ khai thác đá:
Chuyên sản xuất đá khối màu tím cung cấp cho các công trình xây lắp của công ty và các khách hàng bên ngoài.
i) Trạm kinh doanh vật liệu xây dựng:
Cung cấp vật liệu xây dựng cho các công trình xây lắp của công ty và các khách hàng bên ngoài.
Như vậy, các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc công ty có mối quan hệ tương hỗ, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và cùng làm tham mưu cho ban giám đốc đểđưa ra các quyết định, các chiến lược kinh doanh một cách hợp lý và đạt hiểu quả cao.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất
Chú thích:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp, đối chiếu
Sơđồ 02 : Cơ cấu sản xuất tại công trường xây dựng của Công Ty Cổ Phần Xây Dưng Khánh Hoà
Tại các đơn vị trực thuộc được bố trí cơ cấu một cách chặt chẽđể thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Đứng đầu các đơn vị trực thuộc này có chỉ huy trưởng (trạm trưởng): là người trực tiếp chỉ đạo, giám sát việc sản xuất cụ thể của từng công nhân tại đơn vị sản xuất do mình quản lý. Bên cạnh đó có các bộ phận khác hỗ trợ cho việc sản xuất :
- Bộ phận kỹ thuật : chịu trách nhiệm trực tiếp về kỹ thuật trong quá trình sản xuất, kịp thời báo cáo nếu gặp khó khăn. Bộ phận này còn có một nhiệm vụ
quan trọng nữa là bảo đảm công tác an toàn lao động.
- Bộ phận vật tư : tiến hành lập kế hoạch, theo dõi tình hình vật tư, hàng hoá, thành phẩm đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời, đầy đủ trong quá trình sản xuất.
- Bộ phận an toàn vệ sinh môi trường : làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát từng công nhân, từng công việc cụ thể trong quá trình sản xuất nhằm bảo đảm an toàn cho người lao động và người dân xung quanh khu vực sản xuất. Bảo đảm vệ sinh môi trường, không gây ảnh hưởng và ô nhiễm đến môi trường xung quanh.
Bên dưới là các tổ sản xuất trực tiếp thực hiện việc thi công xây lắp, sản xuất bê tông, khai thác đá. ( tổ nề, tổ bốc vác, tổ khai thác, tổ lái xe….)
Được sự bố trí , giám sát chặt chẽ và giao nhiệm vụ công tác đến từng phòng ban, từng đơn vị sản xuất, từng tổđội và từng người cụ thể vì thế mà quá