c) Quy trình tổ chức hạch toán:
2.2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Phòng kế toán công ty được sắp xếp và phân công phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Hiện nay phòng kế toán đựoc trang bị ba máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán. Phòng kế toán chỉ có ba nhân viên nhưng công việc vẫn
được giải quyết kịp thời, chính xác, đảm bảo báo cáo đúng định kỳ.
Bộ máy kế toán của công ty được bố trí đơn giản gồm: kế toán trưởng, kế
toán tổng hợp và thủ quỹ. Ngoài ra, tại các đơn vị trực thuộc công ty như trạm trộn bê tông, mỏ khai thác đá, trạm kinh doanh vật liệu xây dựng, các công trường… cũng có bộ phận kế toán riêng tuỳ theo yêu cầu về quản lý của từng nơi. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Ghi chú :
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp, đối chiếu
Sơđồ 03 : Sơđồ bộ máy kế toán tại CTCP Xây Dựng Khánh Hoà
Kế toán tổng hợp
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng tài chính)
Thủ quỹ
Kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán tổng hợp
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng tài chính)
a) Chức năng và nhiệm vụ của từng người: + Kế toán trưởng:
Là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty, có nhiệm vụ giúp thủ
trưởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán sao cho phù hợp với tổ
chức sản xuất của công ty và thực hiện tốt các chếđộ báo cáo tài chính.
Là người điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ sổ sách, chếđộ kế toán và công tác chuyên môn trước ban giám đốc và pháp luật.
Kế toán trưởng phải chỉ đạo việc chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên và đội đúng mục đích và thời hạn. Tổ chức việc tạm thanh khối lượng và quyết toán công trường đúng thủ tục và thời gian qui định khi công trình đã nghiệm thu từng hạng mục hoặc đã đưa vào sử dụng. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ quan trọng là chỉ đạo nhân viên và các cán bộ liên quan thu hồi công nợ nhằm đẩy mạnh công tác thu hồi nợ.
Quản lý, kiểm tra, ký duyệt các chứng từ kế toán, có trách nhiệm kiểm tra các hoá đơn, chứng từ, các báo cáo của đơn vị trực thuộc để tổng hợp số liệu toàn công ty và lập các báo cáo tài chính. Hàng tháng, kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp số liệu về tài chính và sản xuất của công ty, lên các báo cáo quản trị
nhanh chóng định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của giám đốc và tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty. Nắm sát tình hình biến động về vật tư, tài sản, vốn, … của công ty, tham mưu cho giám ban giám đốc trong việc quản lý và sử dụng vốn.
+ Kế toán tổng hợp:
Dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của kế toán trưởng, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán, theo dõi các phần hành kế toán, giám sát việc thu chi tạm ứng nhằm giúp kế toán trưởng có biện pháp xử lý các đối tượng có số dư công nợ lớn và công trình, công việc cần ứng vốn lớn.
Theo dõi và hạch toán tiền, công nợ, tài sản cố định, chi phí, khấu hao, vật tư, …tập hợp số liệu cho các đơn vị trực thuộc, tổng hợp số liệu tạm thanh quyết toán công trình và báo cáo cho kế toán trưởng. Đồng thời phối hợp với các nhân viên khác gặp gỡ khách hàng, các đội để xác nhận công nợ và yêu cầu thanh toán. Tập hợp bảng kê chi tiết, phân bổ các khoản chi phí, ghi vào sổ nhật ký chung, lập sơ đồ chữ T, vào sổ cái, sổ chi tiết và xác định kết quả kinh doanh.
Khi có yêu cầu của kế toán trưởng và giám đốc, kế toán tổng hợp thực hiện lên các báo cáo nhanh và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo của mình trước kế toán trưởng.
+ Thủ quỹ :
Phụ trách khâu thu chi đúng nguyên tắc, cập nhật thu chi hàng ngày vào sổ
quỹ, hàng tháng lập báo cáo quỹ trình lên cấp trên, quản lý quỹ tiền mặt khớp
đúng với sổ sách. Thực hiện nghĩa vụ thu chi tiền mặt, bảo quản tiền mặt và các chứng từ có giá. Tiến hành chi trả lương cho công nhân viên và chi tạm ứng đúng thủ tục và thời hạn quy định.
Ngoài ra, thủ quỹ còn có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng và các cơ
quan, bộ phận có liên quan. Phối hợp với các nhân viên khác để tăng cường công tác thu hồi nợ. Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo trước công ty và pháp luật về sự thiếu hụt, mất mát của số tiền trong ngân quỹ.
+ Kế toán tại các đơn vị trực thuộc :
Làm nhiệm vụ tập hợp hoá đơn, chứng từ, sổ sách, tiến hành chấm công, tính lương rồi đem lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp theo dõi, tập hợp chi phí. Kế toán ở các đơn vị trực thuộc còn có nhiệm vụ phát lương trực tiếp cho người lao động và phối hợp với các nhân viên khác để tăng cường công tác thu hồi nợ.
b) Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác :
Phòng kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để cùng thực hiện nhiệm vụ chung.
+ Quan hệ với phòng tổ chức: Phòng tổ chức tính lương, thưởng, BHXH, BHYT, sau đó chuyển qua cho phòng kế toán để kế toán tổng hợp viết phiếu chi và thủ quỹ tiến hành chi trả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Cùng với cán bộ phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, kế toán còn có quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty như : ban giám đốc, ban quản lý dự án xây dựng công trình….
Nhận xét :
Phòng kế toán được tổ chức tương đối hợp lý với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng các công việc kế toán. Do đó công tác kế toán cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chính xác, kiểm tra, đối chiếu dễ dàng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty.
Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác trong công ty đan xen nhịp nhàng, tạo điều kiện cho phòng kế toán làm việc tốt, nhanh chóng. Trách nhiệm của mỗi nhân viên kế toán cao và tuân thủ mọi chếđộ quy định của nhà nước và bộ chủ quản.