3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CễNG TÁC QUẢN
3.2.1. Giải phỏp thứ nhất: Cải tiến qui trỡnh thu hỳt tuyển dụng của
a. Cơ sở đề xuất
Theo những phõn tớch đỏnh giỏ v ề thực trạng cụng t c tuyỏ ển dụng của cụng ty ở Chương 2 thỡ hiện nay cụng ty chưa tuyển chọn được những ứng viờn cú chất lượng mà đặc biệt những ứng viờn c trú ỡnh độ cao. Nguyờn nhõn của vấn đề nà à y l do quy chế tuyển dụng này của Cụng ty chưa thật sự khoa
học được thể hiện qua chớnh bản thõn của những qui định trong qui chế cũn sơ sài, chưa cú những hướng dẫn cụ thể cho việc thực hiện qui trỡnh tuyển dụng. Qui chế này vẫn được sửa đổi bổ sung cho phự hợp với từng giai đoạn hoạt ớt động của cụng ty mà đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay việc tuyển chọn được những ứng viờn cú chất lượng, phự hợp đỏp ứng được cỏc yờu cầu ngày càng cao hơn nữa của cụng ty.
b. Mục tiờu
Tuyển dụng được những nhõn viờn phự hợp, mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn cho Cụng ty đồng thời cũng dễ dàng hơn trong việc bố trớ, sắp xếp cụng việc, đào tạo nhõn viờn sau này.
c. Nội dung
* Tuyển dụng lao động mới từ nguồn bờn ngoài:
Bước 1: Xỏc định yờu cầu cụng việc của những vị trớ cần tuyển dụng: Sau khi cú được nhu cầu tuyển dụng của cỏc phũng ban, phũng tổ chức hành chớnh nhõn sự đối chiếu với bảng mụ tả cụng việc để xỏc định ở vị trớ cần tuyển nhõn viờn phải hội đủ cỏc tiờu chuẩn nào: về trỏch nhiệm và nhiệm vụ chớnh liờn quan đến cụng việc hững yờu cầu cơ bản cần thiết để thực hiện , n cụng việc, đặc điểm cỏ nhõn cần cú.
Bước 2: Thu thập hồ sơ cỏc ứng viờn.
Số lượng hồ sơ cỏc ứng viờn càng nhiều thỡ cơ hội cho việc tuyển chọn được những nhõn viờn cú chất lượng càng cao. Cụng ty cú thể tiếp cận được với ứng viờn bằng nhiều cỏch:
- Quảng cỏo, chiờu mộ cỏc ứng viờn qua bỏo chớ, Internet, qua cỏc trung tõm giới thiệu việc làm,......
- Đến cỏc trường Đại học, cao đẳng để liờn hệ với những sinh viờn sắp ra trường.
- Cú thể chiờu mộ trở lại những nhõn viờn đó nghỉ việc trước đõy hoặc những người đó nghỉ hưu nhưng vẫn cũn đầy nhiệt huyết trong cụng việc và kinh nghiệm của họ vẫn cũn rất hữu ớch với Cụng ty.
Đồng thời Cụng ty cũng phải thụng bỏo đến ứng viờn rất chi tiết về thủ tục, những điều kiện cụ thể để chỉ những ứng viờn đỏp ứng đủ những điều kiện đú đến đăng ký.
Bước 3: Tuyển chọn nhõn viờn
gồm những cụng việc sau
- Xột hồ sơ xin việc: phõn tớch xem ứng viờn cú đạt mức độ tiờu chuẩn
gần nhất với cụng việc mà Cụng ty muốn tuyển như: trỡnh độ học vấn , chuyờn mụn, kỹ năng, kinh nghiệm, tuổi tỏc, giới tớnh, tỡnh trạng gia đỡnh..... Cú thể chia hồ sơ ra làm 3 hạng: hạng A (khỏ, tốt, đủ điều kiện), hạng B (trung bỡnh, cú thể chấp nhận), hạng C (yếu, kộm, loại). - Phỏng vấn sơ bộ: đõy là lần tiếp xỳc đầu tiờn giữa ứng viờn với Cụng ty
nờn cần tạo khụng khớ thoải mỏi, cởi mở trỏnh cho cỏc ứng viờn sự e dố hoặc cú cảm tưởng xấu về Cụng ty. Nhõn viờn phụ trỏch tuyển dụng sẽ chịu trỏch nhiệm thực hiện cụng việc này. Ở giai đoạn này phỏng vấn viờn sẽ làm quen với cỏc ứng viờn bằng cỏc cõu hỏi về cỏ nhõn, gia đỡnh, cỏ tớnh, nhõn cỏch của ứng viờn và một số cõu hỏi mang tớnh tổng quỏt về chuyờn mụn đồng thời kết hợp thẩm tra tớnh xỏc thực của những thụng tin mà ứng viờn cung cấp qua hồ sơ xin việc (lý lịch, bằng cấp..). Sau đú sẽ cho cỏc ứng viờn thực hiện một bài trắc nghiệm về kiến thức tổng quỏt (làm trờn giấy, chỉ ỏp dụng đối với những ứng viờn thuộc cấp quản trị) để tỡm hiểu xem trỡnh độ hiểu biết tổng quỏt của ứng viờn cú thể đạt đến trỡnh độ nào. Cỏc lĩnh vực trắc nghiệm cú thể gồm: toỏn học, văn học, kinh tế, sử, địa lý, sinh vật, triết học, quản trị học, õm nhạc, bỏo chớ, phim ảnh, thể thao......
Loại cỏc ứng viờn khụng đạt yờu cầu, đối với một số ứng viờn cú trỡnh độ, kinh nghiệm về một lónh vực mà hiện tại Cụng ty chưa cần tuyển thỡ cú thể lưu hồ sơ lại cho những lần tuyển kế tiếp.
- Phỏng vấn sõu:để đỏnh giỏ ứng viờn cú thực sự đủ kiến thức hoặc trỡnh độ đối với cụng việc sau này hay khụng, đỏnh giỏ trực tiếp về dỏng vúc, cỏch ăn núi cũng như thỏi độ và tỏc phong của ứng viờn, ngoài ra cũn cú thể yờu cầu cỏc ứng viờn bổ tỳc thờm hồ sơ cũn thiếu.
Tựy theo từng yờu cầu cụ thể về vị trớ làm việc của ứng viờn mà người phỏng vấn cú thể là Trưởng phũng/ Nhõn viờn nhõn sự, Giỏm đốc cụng ty hoặc Ủy quyền, Người chỉ huy trực tiếp của ứng viờn sau này.
Người phỏng vấn cần nắm rừ mục tiờu cuộc phỏng vấn, lónh vực muốn tỡm hiểu để đặt những cõu hỏi chớnh xỏc và ngắn gọn sao cho ứng viờn cú thể diễn tả đầy đủ những gỡ mà họ muốn trỡnh bày cũng như những gỡ mà người phỏng vấn muốn biết. Những cõu hỏi thường được đặt ra là những cõu hỏi liờn quan đến quỏ trỡnh nghề nghiệp của ứng viờn, liờn quan đến trỡnh độ học vấn, những cụng việc mà ứng viờn đó làm qua, những quan niệm, cảm nghĩ của ứng viờn về mục đớch sống, sự thành cụng trong nghề nghiệp, mức lương, thời gian cú thể bắt đầu làm việc......
- Đỏnh giỏ ứng viờn:
Sau khi đó phỏng vấn tất cả ứng viờn, dựng ma trận ra quyết định được trỡnh bày sau đõy để so sỏnh cỏc ứng viờn bằng cỏch tớnh tổng số điểm và xem lại cỏc ghi chỳ từ những cuộc phỏng vấn.
Bảng 3.2: Ma trận ra quyết định tuyển dụng
Tờn cụng việc
ứng viờn Học vấn Kinh nghiệm Thành tớch cụng việc Kỹ năng và kiến thức Cỏ tớnh Khen thưởng hay đỏnh giỏ trước đõy Tổng cộng
Điểm số của từng lĩnh vực được tớnh từ 1 5, tựy theo tớnh chất của từng -
cụng việc mà tầm quan trọng của cỏc lĩnh vực sẽ khỏc nhau.
Ra quyết định tuyển dụng: Là bước cuối cựng trong quy trỡnh tuyển dụng, bước này được dựa vào tổng số điểm của từng ứng viờn ở ma trận trờn. Sau đú ứng viờn được chọn sẽ cú quyết định thử việc, nếu cú bản nhận xột tốt của đơn vị tiếp nhận khi hết thời gian thử việc, thỡ ứng viờn đú sẽ được ký hợp đồng chớnh thức.
* Tuyển từ nguồn nội bộ:
Trước khi tuyển dụng lao động bờn ngoài cụng ty nờn tạo cơ hội cho cỏc ứng viờn nội bộ trong Cụng ty tham gia vào quỏ trỡnh tuyển dụng tại Cụng ty. Điều này sẽ giỳp Cụng ty bố trớ lại được lực lượng lao động hợp lý hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phớ cho đào tạo lao động mới hơn. Mặt khỏc việc tuyển dụng nội bộ này cũn cú ưu điểm là nhõn viờn của Cụng ty sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện cụng việc
Tuy nhiờn hiện nay Cụng ty rất khú khăn trong việc nhận biết được trong số những nhõn viờn hiện tại ai là người thớch hợp nhất cho vị trớ trống hiện tại. Trờn cơ sở đú xin đề xuất phương ỏn xõy dựng Hệ thống bản túm tắt
kỹ năng nhõn sự để thu thập, cập nhật thụng tin về kinh nghiệm, giỏo dục, và
cỏc khả năng đặc biệt của nhõn viờn giỳp xỏc định cỏc ứng viờn cho mục đớch thăng tiến, thuyờn chuyển, đào tạo được dễ dàng hơn.
Để tạo ra sự thống nhất và đồng bộ trong cỏch thức tiến hành lập bản túm tắt kỹ năng:
- Bộ phận nhõn sự lập bản mẫu túm tắt kỹ năng nhõn viờn sau đú đưa vào hệ thống ISO của Cụng ty, phổ biến đến cỏc phũng ban;
- Cỏc nhõn viờn tự điền thụng tin cỏ nhõn vào bản sau đú cỏc tổ trưởng kiểm tra, trưởng phũng đỏnh giỏ lại và xỏc nhận;
- Tất cả bản túm tắt kỹ năng sẽ được gởi về bộ phận nhõn sự kốm theo file trờn mỏy vi tớnh. Bộ phận nhõn sự tập hợp tất cả đưa vào hệ thống theo dừi chất lượng nhõn lực làm cơ sở đỏnh giỏ và đề bạt cho nhõn viờn;
- Định kỳ 06 (sỏu) thỏng sẽ cho nhõn viờn tự cập nhật thụng tin qua bảng cõu hỏi và gởi về bộ phận nhõn sự.
Bảng 3.3: Bản túm tắt kỹ năng
BẢN TểM TẮT KỸ NĂNG
Tờn nhõn viờn: Ngày in: Mó số nhõn viờn: Phũng:
TIN TỨC CHÍNH KINH NGHIỆM LÀM VIỆC
1. Kỹ sư cơ khớ 2. Vị trớ: Phú phũng Kỹ thuật &Cụng nghệ Từ Đến Mụ tả 1. 2009 2013 Phú phũng KT&CN 2. 2005 2009 Nhõn viờn
3. 2003 2005 Nhõn viờn bảo trỡ tại Cty X.
GIÁO DỤC CÁC KHOÁ ĐẶC BIỆT CHỨNG CHỈ
1. Đại học Bỏch Khoa. Năm 2003
2. Trung cấp Lý luận chớnh trị
1. Đào tạo ISO Năm 2006 2. Đào tạo nõng cao kiến thức
về Auto Card, năm 2004 3. Bồi dưỡng kiến thức quản lớ
do cụng ty tổ chức Năm 2009 1. Chứng chỉ đỏnh giỏ viờn nội bộ do BVQI cấp 2. Chứng chỉ giỏm sỏt xõy
dựng. NGễN NGỮ 1. Anh văn: B SỞ THÍCH 1. Du lịch 2. Búng đỏ Chữ ký nhõn viờn………. Ngày………. Phũng nhõn sự:………… Ngày:…………
* Kiến nghị: Tất cả cỏc phũng ban rà soỏt lại Bản mụ tả cụng việc của tất cả cỏc vị trớ của bộ phận mỡnh, hoàn thiện đồng bộ theo mẫu đó đăng ký ISO làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo.
d. Kết quả mong đợi
Tuyển dụng theo quy trỡnh cụ thể, rừ ràng khoa học sẽ cú được những con người cú kỹ năng phự hợp, cú trỡnh độ chuyờn mụn cần thiết cho cụng việc và cú được lực lượng lao động đủ năng lực với năng suất lao động cao. Chi phớ cho việc đào tạo về sau cũng sẽ giảm hơn so với qui trỡnh tuyển dụng hiện nay.
Việc tạo cơ hội cho nhõn viờn trong nội bộ Cụng ty được tham gia vào tuyển dụng sẽ giỳp Cụng ty giảm bớt chi phớ của việc tuyển dụng bờn ngoài cũng như chi phớ đào tạo ban đầu cho nhõn viờn mới, rà soỏt lại nhõn viờn của cỏc phũng ban trỏnh những trường hợp cú những đơn vị thực tế là dư người nhưng vẫn tuyển dụng thờm mà lẻ ra đơn vị đú nờn cú kế họach đào tạo tỏi bố trớ.
e. Tớnh khả thi
Tài chớnh, Thời gian: Về mặt tài chớnh thỡ việc tuyển dụng theo qui trỡnh tuyển dụng đề xuất sẽ tăng so với qui trỡnh cũ và cũng mất nhiều thời gian hơn nhưng chi phớ, thời gian tăng thờm sẽ khụng đỏng kể nếu như tuyển được một đội ngũ nhõn lực cú chất lượng.
Nhõn lực: nhõn viờn phụ trỏch việc tuyển dụng của Cụng ty cần được dành nhiều thời gian hơn trong việc chuẩn bị về hồ sơ, cỏc cõu hỏi trắc nghiệm trong cỏc buổi phỏng vấn, cũng như việc tổng hợp, phõn tớch, đỏnh giỏ cỏc ứng viờn. Cỏc cỏn bộ quản trị Cụng ty cũng cần chuẩn bị cỏc nội dung phỏng vấn cỏc ứng viờn thật hiệu quả tựy theo từng vị trớ tuyển chọn.