III. RƯỢU TEQUILA
2. BA GIAI ĐOẠN KIỂM SỐT
Mục đích của kiểm sốt là duy trì chi phí và giảm thiểu tối đa các thất thoát hao hụt mà không làm giảm chất lượng và số lượng thức uống phục vụ khách. Ba giai đoạn kiểm soát là:
1. Giai đoạn lập kế hoạch
2. Giai đoạn vận hành
3. Giai đoạn hậu kỳ
2.4. Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn đầu tiên này là cần thiết để xây dựng các chủ trương, chính sách. Quyết định về tài chính: xác định chỉ tiêu doanh số, chi phí và lợi nhuận (chỉ tiêu/ước).
Quyết định về marketing: xác định thị trường, chiến lược để đạt được mục tiêu.
2.5. Giai đoạn vận hành
Quy trình gồm: thu mua – nhận hàng – tồn và xuất kho – chuẩn bị – chế biến và phục vụ.
Tất cà các bước đều cần tuân thủ các qui định và ghi chép các biểu mẫu với sự xác nhận hoặc đồng ý của những người liên quan, thường là người bán/người
xuất hàng – người mua/nhận hàng – kế toán/thủ kho – duyệt của người phụ trách.
- Thu mua: cần có bảng mơ tả tiêu chuẩn chất lượng món hàng dùng cho sản
phẩm cụ thể. Ví dụ vang bán ở bar có tiêu chuẩn chất lượng cao hơn vang dùng nấu bếp; cần có các bảng chào giá và căn cứ vào đó cộng với các điều kiện thanh tốn, hỗ trợ nếu có của nhà cung ứng để có thể chọn đúng hàng, đúng giá từ nhà cung ứng thích hợp.
- Nhận hàng: cần theo thủ tục qui định, hàng hóa – chứng từ hợp lệ; lập biên
bản nếu có sai lệch về chất lượng, số lượng hàng giữa phiếu đặt hàng và hàng giao thực tế.
- Tồn và xuất kho; cần tuân thủ các qui định như điều kiện, thời gian bảo quản,
cách thức sắp xếp và xuất nhập hàng. Tuyệt đối không nhập / xuất hàng nếu khơng có chứng từ hợp lệ.
- Chuẩn bị - chế biến: cần tuân theo các công thức tiêu chuẩn.
2.6. Giai đoạn hậu kỳ
Bao gồm 3 việc chính:
- Báo cáo uống, thường do kế toán tiêu chuẩn làm - Đánh giá kết quả kinh doanh
- Hành động chấn chỉnh hoặc xây dựng chiến lược mới
Hầu hết các hệ thống kiểm sốt có hiệu quả đều nhấn mạnh đến giai đoạn lập kế hoạch. Bởi vì ngăn ngừa sự hao phí và các dạng thất thốt hơn là tìm hiểu lý do của sự thất thốt khi đã xảy ra. Việc kiểm soát phải đơn giản và linh hoạt. Đơn giản để nhân viên dùng ít thì giờ hơn trong công việc thường lệ và linh hoạt để có thể ứng dụng vào bất kỳ qui mơ kinh doanh nào.
Các cơ sở lớn thường có kế tốn viên (kế tốn tiêu chuẩn) kiểm sốt chi phí giúp các bộ phận có liên quan kiểm sốt giá thành. Tuy nhiên ở cơ sở nhỏ hoặc doanh nghiệp tư nhân thường khơng có chức danh này và nhân viên trong quày bar đều có trách nhiệm liên đới.