3.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Sản xuất Vật liệu Xây dựng Kiên
3.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG KIÊN GIANG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC
PGĐ. KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC PGĐ. KINH DOANH
P. KẾ TOÁN - TÀI VỤ P. KINH DOANH
PX. KHAI THÁC PX. CHẾ BIẾN KHO CHÒM SAO KHO 739 KHO SUỐI LỚN MÁY NGHIỀN SỐ 1 MÁY NGHIỀN SỐ 2 MÁY NGHIỀN SỐ 3 ĐỘI KHAI THÁC 2 ĐỘI KHAI THÁC 3 P. KỸ THUẬT ĐỘI KHAI THÁC 1
3.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Hội đồng Quản Trị (HĐQT):
Hội đồng Quản trị là cơ quan quyết định của Công ty với tư cách là chủ sở hữu, và trong Hội đồng Quản trị bầu ra một Chủ tịch Hội đồng Quản trị.
Ban Giám đốc Cơng ty:
Gồm có 3 người: Một Giám đốc và hai Phó Giám Đốc (Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh).
+ Giám đốc
Giám đốc Công ty do HĐQT bổ nhiệm và được uỷ nhiệm đủ quyền hạn cần thiết để thi hành các quyết định của HĐQT, Giám đốc là người đại diện có tư cách pháp nhân của Công ty được HĐQT giao quyền sử dụng vốn tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty, đồng thời là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
+ Phó giám đốc:
Là người giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty, theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và uỷ quyền thực hiện.
Phòng tổ chức – hành chính: * Nhân sự gồm có 4 người: - Trưởng phòng
- Nhân viên văn thư - Cấp dưỡng
- Lái xe con * Chức năng:
Tham mưu giúp Giám đốc về các mặt tổ chức sản xuất và nhân sự, theo dõi công tác tổ chức cán bộ, quy hoạch tuyển dụng đào tạo,... thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến người lao động. Tổ chức thực hiện chế độ chính sách về an toàn lao động, vệ sinh lao động đối với Cơng ty
Bảng 2: BẢNG PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN PHẢI THU
Đvt: Triệu đồng
2004 2005 2006 2005/2004 2006/2005 Chỉ tiêu
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Tương
đối Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối
Khoản phải thu 4.978 100 3.868 100 4.743 100 -1.110 -22,3 875 22,62
1.Phải thu khách hàng 3.937 79,08 3.336 86,24 4.434 93,48 -601 -15,26 1.098 32,91
2.Trả trước cho người bán 23 0,46 23 0,59 48 1,01 0 0 25 108,7
3.DPCKPTKD (1) -23 -0,46 -21 -0,54 -21 -0,44 2 -8,69 0 0
4.Các khoản phải thu khác 1.041 20,91 530 13,70 282 5,94 -511 -49,08 -248 -46,8
(Nguồn: Bảng Cân Đối Kế Toán năm 2004, 2005, 2006)
* Nhiệm vụ:
Giúp Giám đốc cơng ty tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, đề bạt, khen thưởng và xử lý kỹ luật cán bộ công nhân viên theo đúng yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước.
Nghiên cứu tổ chức cải thiện điều kiện làm việc của công nhân viên. Thực hiện đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động theo quy định của Nhà nước.
Tổ chức tiền lương tiền thưởng trong công ty trên cơ sở hiệu quả sản xuất kinh doanh và chế độ chính sách hiện hành.
Phục vụ cơng tác quản lý hành chính cho văn phịng Cơng ty.
Tổ chức bảo vệ trật tự an ninh, bảo vệ tài sản XHCN, phòng cháy – chữa cháy. Phòng Kinh doanh: * Nhân sự gồm 6 người: - Trưởng phịng - Phó phịng - Nhân viên bán hàng - Đội xe vận chuyển hàng * Chức năng:
Giúp Ban Giám đốc về công tác khai thác kế hoạch sản xuất kinh doanh * Nhiệm vụ chủ yếu:
Xây dựng kế hoạch kinh doanh với hiệu quả cao nhất.
Chịu trách nhiệm điều tra, tìm hiểu, nghiên cứu thị trường đầu ra của sản phẩm.
Làm tham mưu cho Ban Giám đốc công ty trong việc ký kết hợp đồng kinh tế, đảm bảo có hiệu quả cao.
Phịng Kỹ thuật: * Nhân sự gồm có 4 người: - Trưởng phịng - Phó phịng - Hai cán bộ kỹ thuật * Chức năng:
Tham mưu và giúp Giám đốc trực tiếp kiểm tra về mặt kỹ thuật. * Nhiệm vụ:
Làm tốt công tác quản lý máy móc, thiết bị, kiểm tra kỹ thuật nhằm đảm bảo phát huy tối đa cơng suất máy móc thiết bị, đảm bảo an toàn cho người lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Phịng Kế tốn – Tài vụ: * Nhân sự gồm có 6 người: - Kế tốn trưởng
- Phó phịng kế tốn (Kế tốn tổng hợp) - Kế toán thanh toán
- Kế toán vật tư, thành phẩm, tiền lương. - Kế toán TSCĐ
- Kế tốn cơng nợ, ngân hàng - Thủ quỹ.
* Chức năng:
Giúp Ban Giám đốc về mặt tài chính - Kế tốn, đảm bảo cơng tác tài chính và hạch tốn phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý Công ty.
* Nhiệm vụ:
Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính và hạch tốn kế tốn. Quản lý và điều hành các cơng tác hạch tốn kế tốn của Cơng ty theo pháp lệnh thống kê kế toán và điều lệ kế tốn trưởng tại Cơng ty Cổ phần.
Nghiên cứu lập và thực hiện kế hoạch, cân đối thu chi các nguồn vốn, các quỹ của công ty, bảo đảm phục vụ có hiệu quả kế hoạch và phương án SXKD của Công ty.
Ghi chép thực hiện tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian trong đơn vị bằng giá trị tiền tệ một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống.
Quyết tốn tài chính theo định kỳ, chịu mọi trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của số liệu báo cáo tài chính.
Thực hiện chế độ kiểm kê tài sản cố định theo đúng quy định nhằm tăng cường công tác quản lý góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản,…
3.1.3.3. Tổ chức bộ máy kế tốn:
a). Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trị tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm sốt các hoạt động kinh tế, tổ chức cơng tác kế toán trong doanh nghiệp một cách khoa học và hợp lý có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo cho kế toán phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế tốn sẽ phân tích hợp lý và bất hợp lý trong sản xuất kinh doanh. Tổ chức kế tốn là cơng cụ quan trọng để đưa đơn vị phát triển về kinh tế.
b). Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CƠNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG KIÊN GIANG
c). Nhiệm vụ của kế toán:
c.1/. Kế toán trưởng:
Trực tiếp chỉ đạo, tổ chức mọi mặt công tác kế tốn, thống kê thơng tin kinh tế của Cơng ty.
Quản lý chung, quản lý toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị. Tổ chức phổ biến các hướng dẫn thi hành kịp thời về các chế độ thể lệ tài chính. Giúp
KẾ TỐN TRƯỞNG PPKT. KT TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TỐN CƠNG NỢ - NGÂN HÀNG KẾ TỐN
Giám đốc Cơng ty phân tích một cách thường xuyên nhằm đáp ứng đúng tình hình kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
c.2/. Kế tốn tổng hợp (Phó phịng):
Theo dõi tổng hợp số liệu kế toán, thực hiện tất cả các báo cáo tài chính, thuế, thống kê,… định kỳ theo yêu cầu của cơ quan cấp trên và Ban Giám đốc Công ty và gởi đi đúng thời gian quy định.
c.3/. Kế toán thanh toán:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán, theo dõi thu chi tiền mặt.
c.4/. Kế tốn Cơng nợ - Ngân hàng:
Theo dõi và nắm được nợ gốc, lãi từng khế ước của các Ngân hàng đến bất kỳ thời điểm nào (nếu cần thiết) và vào sổ cập nhật hàng ngày về số phát sinh cơng nợ phải thu trình Kế tốn trưởng để có hướng giải quyết kịp thời tránh tình trạng Cơng ty bị chiếm dụng vốn và thanh toán các khoản nợ phải trả đúng hạn.
c.5/. Kế toán Vật tư - Thành phẩm - Tiền lương:
Theo dõi quá trình nhập xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Cuối kỳ kết chuyển chi phí vật liệu vào tài khoản tổng hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm sản xuất, quản lý các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm và lập bảng thanh toán tiền lương hàng tháng.
c.6/. Thủ quỹ:
Quản lý thu - chi tiền mặt đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc thu đúng, chi đủ và đối chiếu số dư mỗi ngày với kế toán thanh toán.
d). Niên độ kế toán:
Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
e). Đơn vị tiền tệ:
Tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam, sổ sách kế toán được ghi chép theo nguyên tắc kế toán Việt Nam.
f). Hình thức kế tốn áp dụng:
Cơng ty áp dụng chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam và hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số:1141/1995/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính đã được sửa đổi bổ sung theo hệ thống chuẩn mực kế
toán Việt Nam nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
¾ Các loại tài khoản Công ty sử dụng gồm:
Loại 1: Tài khoản tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Loại 2: Tài khoản tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Loại 3: Tài khoản nợ phải trả.
Loại 4: Tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu. Loại 5: Tài khoản doanh thu.
Loại 6: Tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh. Loại 7: Tài khoản thu nhập khác.
Loại 8: Tài khoản chi phí khác.
Loại 9: Tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của Cơng ty phịng Kế tốn - Tài vụ Cơng ty Cổ phần Sản xuất Vật liệu Xây dựng Kiên Giang dùng hình thức kế tốn sau:
Hình thức kế tốn đang áp dụng là hình kế tốn Nhật ký chung. Sổ kế toán chi tiết sổ cái, sổ quỹ,… Ứng dụng phương tiện máy tính, dùng chương trình kế tốn “Quản lý dữ liệu kế tốn”.
Hình thức hạch toán đơn vị áp dụng là tập trung.
Kế toán hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá thành theo phương pháp hệ số.
Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TỐN
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
¾ Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung
Theo hình thức này sổ kế tốn tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản. Sổ nhật ký chung được ghi theo trình tự thời gian, căn cứ để ghi vào sổ nhật ký chung đó là chứng từ kế tốn hoặc bảng kê chứng từ. Cuối tháng kế toán cộng số liệu phát sinh ghi ở nhật ký chung là căn cứ đối chiếu với số liệu ghi sổ cái tài khoản. Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp được ghi theo nội dung kinh tế, căn cứ để ghi vào tài khoản là các chứng từ kế toán đã được ghi vào nhật ký chung.
* Phương pháp kế tốn hàng tồn kho:
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm tồn kho được xác định theo chi phí nhân cơng, chi phí tiền lương, chi phí sản xuất chung và khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị,…
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ QUỸ SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KT CHI TIẾT
SỔ ĐĂNG KÝ
CTGS SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG CÂN ĐỐI
Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: - Giá xuất kho:
- Nguyên, nhiên, vật liệu tính theo giá thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Thành phẩm: Giá bình quân gia quyền cuối kỳ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.
* Phương pháp kế toán tài sản cố định:
Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Tài sản cố định được ghi chép theo nguyên giá bao gồm: Giá mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử.
Phương pháp khấu hao áp dụng: Theo phương pháp đường thẳng. Tỷ lệ khấu hao áp dụng theo Quyết định số 206/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của bộ tài chính thời gian khấu hao bình qn ước tính cho một nhóm tài sản như sau:
+ Nhà xưởng và vật kiến trúc: 10 - 15 năm + Máy móc thiết bị : 8 - 10 năm + Phương tiện vận tải : 8 -10 năm + Tài sản vơ hình : 10 -25 năm + Tài sản khác : 5-10 năm
* Phương pháp xác định doanh thu:
Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. Trong hầu hết các trường hợp doanh thu được ghi nhận khi chuyển giao cho người mua phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hố.
* Chi phí lương:
Tổng quỹ lương tính vào chi phí cho niên độ kế tốn kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, được tính theo đơn giá tiền lương được duyệt bởi Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Sở Tài chính Kiên Giang và Sở Lao động Thương binh và Xã hội Kiên Giang.
* Bảo hiểm Xã hội và bảo hiểm y tế:
Công ty thực hiện trích bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế như sau:
- Bảo hiểm xã hội được trích trên lương cơ bản vào giá thành là 15% và 5% khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên.
- Bảo hiểm y tế được trích trên lương cơ bản vào giá thành 2% và 1% khấu trừ vào lương cán bộ công nhân viên.
- Kinh phí cơng đồn được trích trên tổng thu nhập của cán bộ công nhân viên vào giá thành là 1%.