ĐVT: KIỆN Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tổng Hansae Tổng số lô 20 13 23 26 14 30 32 12 12 10 192 Sai lệch 6 5 7 5 5 1 9 2 2 42 Fashion Garment Tổng sốlô 11 7 13 7 12 9 8 9 9 12 97 Sai lệch 0 1 2 2 1 6
Perry Ellis Tổng số lô 13 33 26 22 15 27 13 20 40 209
Sai lệch 2 3 1 3 3 12
Makalot Tổng số lô 31 8 22 34 33 18 36 23 12 9 226
Sai lệch 2 4 6 1 2 15
Itochu Tổng sốlô 4 3 1 1 1 4 14
Sai lệch 1 1
Cao hoa Tổng sốlô 8 8 7 2 25
Sai lệch 2 2 Geo Tổng số lô 1 6 6 1 5 1 1 21 Sai lệch 1 1 Leadtex Tổng số lô 1 1 2 Sai lệch 0 TAF Tổng sốlô 1 7 7 9 24 Sai lệch 1 1 Germton Tổng sốlô 2 2 Sai lệch 1 1 Leeshin Tổng số lô 2 2 4 Sai lệch 2 2 Tâm Đức Phát Tổng số lô 1 1 Sai lệch 0 Premier Tổng sốlô 1 4 1 1 7 Sai lệch 1 2 3 APL- WALMART Tổng sốlơ 6 3 6 15 Sai lệch 1 1 2
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Nguyễn Đăng Hào
SVTH: Lê ThịNgọc Trâm 72
Nhận xét
Công tác kiểm tra nguyên liệu đầu vào nắm vai trò hết sức quan trọng, bất kỳ ngành nghềsản xuất kinh doanh nào cũng luôn phải thực hiện tốt bước này, nhờ đó giúp theo dõi,đo nắm bắt thực trạng nguyên liệu nhập xem đãđúng, đủhay chưa. Kiểm tra lượng nguyên liệu đầu vào sẽgiúp công ty phát hiện kịp thời sốlượng hàng thừa, thiếu, hàng có vấn đề,…đểtừ đó có kếhoạch và hướng giải quyết phù hợp. Nếu khơng làm tốt bước này, sẽkhó đảm bảo được sốlượng nguyên liệu cần sửdụng,ảnh hưởng đến quá trình và tiến độsản xuất của nhà máy.
Đối với công tác kiểm tra nguyên liệu tại kho của công ty, thông thường lỗi phát hiện thường gặp nhất là việc tiếp nhận nguyên liệu không đủsốlượng và chủng loại theo Packing list, cụthểnhư: Sai sốLot so với Packing list, thiếu kiện, thiếu size trong kiện, thiếu sốYards và sốKg, mất tem, tem khác màu so với Packing list,….
Bảng trên thống kê sốtất cảsốlô nguyên liệu trong 10 tháng đầu năm 2019 và kết quảvềsốlượng lô nguyên liệu đã phát hiện ra những lỗi trên trong quá trình kiểm tra tất cảsốlượng lô hàng vềtại của công ty. Kết quảcho thấy, với sốlượng nguyên liệu vềmỗi đợt rất lớn, vì thếkhơng thểtránh khỏi những sai sót và rủi ro trong q trình cungứng ngun liệu của khách hàng cho cơng ty Dệt may Huế. Thông thường, khách hàng đặt hàng với sốlượng lớn sẽdễxảy ra tình trạng mắc lỗi trong quá trình cungứng nguyên liệu hơn là những khách hàng đặt hàng vớiđơn hàng ngắn ngày, số lượng nguyên liệu cung cấp vềnhỏ. Bảng trên cũng cho thấy mức độkiểm tra kiểm soát nguyên liệu đầu vào khá chặt chẽvà kỹlưỡng của bộphận thống kê tại kho, kiểm tra từng yêu cầu theo quy định để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vàođủsốlượng cungứng cho nhà máy.
Với những lỗi đã kiểm tra được, nhân viên thống kê nhập tại kho nguyên liệu sẽ thống báo cho phòng KHXNK họlàm việc với khách hàng và có hướng giải quyết, đảm bảo được đúng và đủlượng nguyên liệu đểkịp tiến độsản xuất cho nhà máy.
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔPHẦN DỆT MAY HUẾ 3.1Đánh giá
3.1.1 Những mặt đãđạt được
Quản lý nguyên liệu là bước đầu tiên trong q trình sản xuất ra thành phẩm, cơng việc này cần sựquản lý chặt chẽvà linh hoạt giữa các bộphận để đảm bảo lượng nguyên liệu đúng, đủvà đạt chuẩn cảvềsốlượng và chất lượng.
Qua quá trìnhđược tiếp xúc thực tếtại công ty, đặc biệt là bộphận kho nguyên liệu cuảcông ty cùng với việc phỏng vấn sâu và phỏng vấn theo nhóm các nhân viên tại kho, cũng những cán bộquản lýđã làm việc lâu năm, có nhiều kinh nghiệm và những người trực tiếp làm việc với nguyên liệu, tác giả đã tổng hợp và đưa ra một số đánh giá vềcông tác quản lý nguyên liệu như sau:
3.1.1.1Đánh giá vềquy trình quản lý ngun liệu tại cơng ty
Cơng tác quản lý nguyên liệu mang 1 yếu tốquan trọng trong hoạt động sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra xuyên suốt, đúng tiến độ, đảm bảo nguồn ngun liệu ln trong tình trạng sẵn sàng sản xuất khơng gâyứ đọng, tồn kho quá nhiều làmảnh hưởng đến chi phí quản lý.
Đối với công ty, quy trìnhđược xây dựng 1 cách khá chi tiết, đầy đủ, thống nhất. Công tác này ngày càng được chú trọng và không ngừng được cải tiến, thay đổi cùng sựphối hợp nhịp nhàng, chặt chẽvà ăn khớp giữa các phịng ban trong cơng ty nhằm giúp quá trình quản lý diễn ra 1 cách dễdàng và có hiệu quảnhất.
Vềcơng tác xây dựng định mức cấp phát: Đối với nguyên liệu may, cơng
đoạn này được thực hiện khá kỹlưỡng, vì nếu xây dựng định mức khơng tốt, sẽdiễn ra tình trạng lãng phí nguồn nguyên liệu hoặc hoặc thiếu nguyên liệu gây gián đốn q trình trình sản xuất. Đối với cơngđoạn này, phịng kếhoạch của cơng ty lên kếhoạch và định mức cho mỗi đơn vịsản phẩm thực tếsẽsản sản xuất. Thông thường, sốlượng vải dùng cho 1 đơn vịsản sẽ được định mức đối thiểu nhất có thểso với kếhoạch định mức cho từng đơn vịsản phẩm mà khách hàng gửi cho công ty.
Vềcông tác tiếp nhận và kiểm tra nguyên liệu:Đây là giaiđoạn đầu trong
công tác quản lý ngun liệu. Nhìn chung, cơng tác tiếp nhận và kiểm tra nguyên liệu tại kho tương đối tốt và hoàn thiện, bộphận tiếp nhận nguyên liệu luôn thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, tiếp nhận đúng, đủsốlượng hàng được khách hàng giao đến, thông báo kịp thời nếu thấy lỗi, thiếu sốlượng hoặc thấy có vấn đề. Sơ đồvịtrí nguyên liệu lưu kho trong kho nguyên liệuđược xác định rõ ràng chi tiết, nguyên liệu nhập vềtheo sơ đồmà xắp xếp, tránh tình trạng nhầm lẫn, lộn xộn trong việc nhập kho. Bên cạnh đó, việc kiểm tra tất cảcác thông sốnhư sốseal, sốlô, sốliện, sốlượng cây vải,… đều được kiểm tra hết sức cẩn thận và chính xác. Cơng tác kiểm tra chất lượng của sản phẩm được công ty chú trọng khi vải được trải qua rất nhiều các công đoạn kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt bằng máy móc, đảm bảo cho ngun liệu ln trong trạng thái đảm bảo cảvềsốlượng và chất lượng tốt nhất đểchuẩn bịcho công tác cấp phát và cắt may. Sốlượng vải lỗi, thiếu, giao không đúng hàng,… được bộ phận kiểm tra thơng báo lại đểphịng xuất nhập khẩu thông báo lại khách hàng để được giải quyết.
Vềcông tác bảo quản nguyên liệu:Hiện tại, cơng ty có 2 kho ngun liệu với
sức chưa lên đến hơn 450.000 kg, kho được xây dựng nơi rộng rãi, thoáng mát, công tác bảo quản được thực hiện theo 1 quy định rõ ràng, có khoa học, thuận lợi cho việc kiểm kê, cấp phát. Kho được che chắn cẩn thân đểtránh côn trùng, bụi,ẩm mốc, ánh nắng làm thay đổi cấu trúc vải.
Vềcông tác cấp phát:Sốlượng nguyên liệu được cấp phátđúng sốlượng và
thời gian kếhoạch. Nguyên liệu được cấp cấp đều được xảvàủvải theo đúng thời gian quy định, lượng nguyên liệu sản xuất đến đâu sẽ được cấp phát đến đó, khơng cấp phát cùng 1 lúc đểdễquản lý, tránh tình trạng lẫn lộn và khơng đủchỗchứa cho nhà máy cắt. Thời gian, những thông tin vềsốlượng, thời gian, người cấp phát,…đều được cập nhật thông tin trên Bravo và file excel đểlưu trữthơng tin. Từ đó, việc cấp phát sẽ đãđược thực hiện hiệu quả, đồng bộvã dễkiểm sốt hơn.
Cơng tác thu hồi và thanh khoản nguyên liệu, phếliệu tồn: Công đoạn này được thực hiện 1 cách nhanh chóng sau khi đơn hàng thành phẩm được xuất hết cho khách hàng, trảlại sốlượng nguyên liệu còn lại cho khách hàng nếu khách hàng yêu
cầu hoặc thanh lý nguyên liệu tồn cùng lượng vải phếliệu giúp giải phóng kho hàng và tạo ra một nguồn doanh thu mới, góp phần tăng thêm lợi nhuận cho cơng ty.
Cơng việc của nhân sựbộphận kho được phân chia rõ ràng, từng tuần từng tháng mỗi thành viên điều được giao chỉtiêu cơng việc cần thực hiện và đó cũng chính là cái để đánh giá mức độhồn thành cơng việc cho từng nhân viên, điều này cho thấy quy trình quản lý đáng được thực hiện khá trơn tru nhờcó sựphân chia công việc 1 cách khoa học, rõ ràng, nghiêm túc.
Bên cạnh đó, một yếu tốquan trọng góp một phần khơng nhỏtrong cơng tác quản lý ngun liệu, đó là phần mềm quản lý Bravo. Tuy mớiđưa vào hoạt động từ đầu năm 2018 nhưng đã cho thấy mức độhiệu quảcủa nó. Giúp giảm nhẹ đi rất nhiều việc lưu trữthông tin trên máy, khơng chỉquản lý ngun liệu mà cịn cịn lý tất cảcác thông tin liên quan đến phụliệu, sản phẩm may, dệt, nhuộm,… khác. Thông tin lưu trữ trởnên chính xác, bảo mật, dễtìm kiếm, kiểm tra, theo dõi và quản lý. Đây là 1 bước đột phá trong việc sửdụng công nghệvào công tác quản lý ngun liệu của cơng ty.
Tóm lại, quy trình quản lý ngun liệu hoạt động khá tốt, là tiềnđềcho công tác sản xuất hoạt động hiệu quả đúng tiến độvà chất lượng đểgiao cho khách hàng. Điều này không chỉlà kết quảhoạt động của từng bộphận riêng lẻmà là do sựvận hànhăn khớp, phối hợp nhịp nhàng của tất cảcác bộphận, từphòng KHXNKđến phòngĐiều hành, bộphận thống kê sốlượng, bộphận kiểm qua chất lượng, đến bộ phận cấp phát, thanh lý nguyên liệu tồn. Tuy là mỗi bộphận có 1 chức năng riêng nhưng tất cả điều có mối quan hệvới nhau, từ đó tất cả đã vàđang hoạt động 1 cách có hiệu quả.
3.1.1.2 Đánh giá vềkết quảtình hình quản lý nguyên liệu tại cơng ty Dệt may Huế
Ngồi quy trình quản lý, kết quảvềcơng tác quản lý sẽ đưa lại 1 cái nhìn tổng quan và xác thực nhất cho hiệu quảquản lý nguyên liệu tại cơng ty. Nhìn vào kết quảmà thu thập được từviệc phân tích sốliệu theo một sốcác tiêu chí trên, đã cho thấy rằng:
Sốlượng nguyên liệu nhập từkhách hàng luôn được cung cấp đầy đủvà kịp thời, tuy thời gian cungứng, sốlượng khơng đồng đều, tùy vào mỗi khách hàng nhưng
nhìn chung vẫn đảm bảo được sốlượng cungứng đúng thời gian, sốlượng đểkịp thời sản xuất.
Công tác xây dựng định mức, sốlượng cấp phát khá tốt, luôn đảm bảo cho số lượng cấp phát là tối ưu nhất. Bên cạnh đó, cơng tác cấp phát của bộphận cấp phát luôn đúng tiến độ, đúng định mức như kếhạch đặt ra, đa số đúng và đủsốlượng như quy định, đảm đúng tiến độsản xuất cho bộphận cắt may.
Công tác quản lý nguyên liệu theo sốlượng và chất lượng khá chặt chẽvà chi tiết.
Đối với sốlượng, công ty quản lý, kiểm sốt đến từng cây vải, mọi thơng tin liên quan đến 1 cây vải như mã số, khối lượng, màu sắc, nhà sản xuất, ngày nhập, ngày xuất, người nhập, người xuất cây vải, sốkệ đểvải… đều được lưu trữlại hết trên phần mềm quản lý của cơng ty. Vì thế, cơng tác kiểm tra được dễdàng, trách việc thất lạc, thất thốt ngun liệu của cơng ty.
Vềquản lý sốlượng nguyên liệu nhập: Nguyên liệu được kiểm tra bao gồm cả vải, cổbo. Tất cảmọi đơn hàng đều được kiểm tra kỹlượng từkhi hàng trên container đến khi hàng được xuất khỏi kho đểcấp phát phục vụq trình sản xuất. Cơng tác kiểm tra bao gồm kiểm tra được thực hiệnđúng quy trình- quy định, tất cảnhững lỗi trong quá trình kiểm tra bao gồm các lỗi khách quan từkhách hàng hay lỗi chủquan từ bộphận quản lý, cấp phát nguyên liệu đều được phát hiện, ghi chép, lưu lại và thơng báo cho các bộphận liên quan đểcó kếhoạch giải quyết kịp thời. Vì thế, đa sốnhững đơn hàng đều có đủngun liệu phục vụphục vụcho q trình sản xuất.
Vềquản lý chất lượng nguyên liệu: Tỉlệnguyên liệuđược kiểm tra chất lượng khá cao, vượt mức quy định 10% của công ty, khơng chỉkiểm tra, kiểm sốt chất lượng nguyên liệu nhập mới nhập vào, mà tổquản lý vẫn còn phải kiểm tra lượng vải lỗi xuyên suốt quá trình vải đươc cắt tại nhà máy cắt. Điều này cho thấy mức độkỹ lượng, nghiêm túc và có trách nhiệm trong cơng tác quản lý. Vì nếu cơng tác kiểm tra khơng tốt, thành phẩm sản xuất không đạt chất lượng, điều này vừaảnh hưởng đến uy tín của cơng ty, vừaảnh hưởng khách hàng.
Cơng ty biết cách tận dụng nguồn nguyên liệu đầu vào sản xuất, tận dụng triệt đểnguồn nguyên liệu trong khâu lên kếhoạch thiết kếcắt may may đểtối thiểu hóa lượng vải sản xuất. Từ đó, lượng vải tồn lại sẽbù đắp lại những rủi ro trong sản xuất như vải lỗi, vải dơ nhà máy cắt bịlỗi,… lỗi chủquan từphía cơng ty, nhà máy. Bên cạnh đó, vải dư khi thanh khoản không phải trảlại cho khách hàng sẽgiúp cơng ty có thêm 1 nguồn doanh thu đóng góp vào lợi nhuận của công ty.
Đối với mỗi đơn hơn hàng, mỗi style, mỗi #PO, ít sốlượng vải có sựtrùng nhau (loại vải khơng thay thế được), vì thếrõ ràng trong quản lý và giảm nhẹnhững sai sót có thểxảy ra như tình trạng cấp nhầm vải, vay mượn chồng chéo khó kiểm sốt.
Kếhoạch cấp phát được xây dựng rõ ràng, kết quảhồn thành cơng việc đúng tiến độcủa nhân viên, công nhân luôn đạt tỉlệcao (điều này được cho thấyởbảng đánh giá hồn thành cơng việc hàng tháng của nhân viên).
3.1.2 Những mặt hạn chế Tiếp nhận nguyên liệu
Tuy việc tiếp nhận nguyên liệu ln được thực hiên theo đúng quy trình củađã được quy định, nhưng khơng phải lúc nào việc tiếp nhận nguyên liệu vẫn suôn sẻ.Đối với việc tiếp nhận, thơng tin tiếp nhận nhiều lúc cịn chưa rõ ràng và kịp thời từbộ phận kếhoạchđến bộphận tiếp nhận, đặc biệt tiếp nhận đối với những nguyên liệu nhỏlẻ.
Vì cơng ty chủyếu gia cơng hàng xuất khẩu nên việc cung cấp nguyên liệu phụ thuộc chủyếu vào khách hàng, bên Công Ty Dệt May Huếsẽkhông thểchủ động về thời gian được. Vì thếbuộc nhân viên tiếp nhận phải theo gian giao hàng của khách hàng,ảnh hưởng đến giờgiấc của nhân viên khi nhiều lúc phải làm thêm ngoài giờ làm, có lúc vào buổi tối hoặc sáng sớm vẫn phải tiếp nhận nguyên liệu.
Bên cạnh đó, kho chứa hàng cũng khơng phải lúc nào cũng rảnh và sẵn sàng cho việc lưu kho nguyên liệu trong thời gian cao điểm. Vì vậy, Cơng ty khơng chủ động được trong việc thu mua nguyên liệu cũng sẽlàm khó khăn trong việc sắp sếp và tiếp nhận nguyên liệu.
Qúa trình tiếp nhận đang cịn thủcơng, thơng tin lưu trữqua nhiều lần, đặc biệt từviết tay qua lưu trữvào phần mềm nên việc sai sót vềsốliệu và thơng tin của lơ hàng là khó có thểtránh khỏi.
Cơng tác quản lý vềsốlượng nguyên liệu
Việc quản lý vềsốlượng ngun liệu có đúng và đủhay khơng cũng sẽkhơng kiểm sốt hết được ngay thời điểm tiếp nhận nguyên liệu. Nên khó có thểphản ánh kịp thời tình hình thực tếsốlượng ngun liệu tiếp nhận tại thời điểm đó.
Tình trạng ngun liệu sau sau khi kiểm tra sẽcó những lúc bịlỗi, sai, thiếu,… cần thông báo gấp cho khách hàng cung cấp để được bổsung kịp thời, nhưng thông tin phải đi qua nhiều bộphận mới được giải quyết làm cho việc thông báo trởnên mất nhiều thời gian và rườm rà.
Công tác quản lý chất lượng nguyên liệu
Công tác quản lý chất lượng đang được thực hiện khá tốt nhưng bên cạnh đó lượng nguyên liệu vải quá lớn khiến cho tỉlệkiểm tra còn hạn chếso với tổng thể. Phảnảnh chỉ ởmức độtương đối, khơng chính xác chất lượng ngun liệu đầu vào được cung cấp. Sốlượng nguyên liệu không đạt chuẩn cần phải bù nguyên liệu về đơi khi cịn chậm trễso với tiến độ1 phần do thông tin đi qua nhiều bộphần đểxửlý, 1 phần cho khách hàng cung cấp nguyên liệu bù không đúng hẹn khiến cho lượng nguyên liệu vềkhông kịp đểsản xuất.
Bên cạnh đó lượng nguyên liệu chưa đạt chuẩnđang lưỡng lựvềchất lượng cần kiểm tra lại, xin ý kiến của cấp trên và ý kiến của khách hàng đểbiết có nên sửdụng hay khơng cũng là ngun nhân làm chậm q trình sản xuất.
Cơng tác cấp phát ngun liệu
Việc cấp phát nguyên liệu đang cịn thủcơng, nhiều lúc xảy ra tình trạng nhân viên cấp phát thiếu, cấp phát nhầm nguyên liệu cho nhà máy cắt buộc phải cấp phát lại gây mất thời gian vàảnh hưởng đến các giaiđoạn sau của quá trình sản xuất.Đây là
vấn đềmà hầu hết trong quá trình phỏng vấn sâu nhân viên tại đây đều phản ánh lại và đang tìm cáchđểkhắc phục tình trạng này.
Thơng tin vềviệc đã cấp phát đôi khi không được thống nhất giữa các nhân viên cấp phát làmảnh lưởng đến việc kiểm soát sốlượng cấp phát.
Mối quan hệvà thịtrường
Khách hàng chủyếu đặt hàng theo hình thức gia cơng, lượng ngun liệu mà công ty cần đểsản xuất phụthuộc hồn tồn vào khách hàng mà khó có thểchủ động được,ảnh hưởng đến tiến độthời gian sản xuất, đảm bảo sốlượng lưu kho. Sốlượng