CHƯƠNG 1 CƠ SỞKHOA HỌC CỦA VẤN ĐỀNGHIÊN CỨU
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
2.2.1 Thực trạng quản lý nguyên liệu tại công ty
2.2.1.1 Hệthống kho của công ty
- Vai trị của kho giúp đảm bảo tính liên tục cho q trình sản xuất, phân phối hàng. Việc quản lý kho hàng chặt chẽkhoa học tránh thất thốt và thuận lợi cho q trình sản xuất.
- Kho nguyên liệu là nơi nhập nguyên liệu từphía nhà cung cấp, sau đó lưu trữ, bảo quản và chuẩn bịhàng hóa nhằm cungứng cho bộphận sản xuất, khách hàng…Hệ thống kho cũng có vai trị quan trọng trong việc đảm bảo tốt nhất chất lượng của nguyên liệu nhập về, tránh làm thay đổi tính chất, màu sắc,... .và thất thốt vềsốlượng trong quá trình nguyên liệu chờ được sản xuất.
- Hiện tại cơng ty có 2 kho ngun liệu chứa ngun liệu vải may, 1 kho phụ liệu, 1 kho phếliệu. Mỗi kho nguyên liệu có diện tích từ2000-3000 m2, hơn 450 kệ để hàng với sức chứa lên đến 450 tấn vải chứa vải nguyên kiện, nguyên cây và vải đã xả.
- Kho được bốtrí gồm nhiều kệ đựng vải 2 tầng đểchứa vải. Các kệvải được sắp xếp thống đểdễdàng vận chuyển hàng hóa. Có khu vực xảvải được trang bịcác máy móc dụng cụcần thiết đểphục vụhoạt động xảvải.
- Tại kho nguyên liệu của Cơng ty gồm 2 ngun liệu chính là vải và bo cổ, bo tay áo phục vụcho hoạt động sản xuất của các nhà máy may, được nhập từcác đơn vị đặt gia công. Thường là nguyên liệu vải từcác nước như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, MỹVà các đối tác EU….bên cạnh đó chứa nguyên liệu vải là thành phẩm từ nhà máy dệt nhuộm và các loại vải cơng ty tựnhập khẩu từnước ngồi cho các đơn hàng FOB.
- Kho phụliệu được cơng ty nhập chủyếu từbên ngồi, chứa các phụliệu phục vụcho quá trình sản xuấnhư tem, mác, chỉmay, nút cúc áo, kim may, lô gô, thùng caston,…
- Kho phếliệu chứa vải tấm các loại được thải ra trong quá trình cắt may. Bên cạnh đó cịn là nơi chứa vải tồn lại, vải ngun cây trong q trình sản xuất khơng hết. Tất cả được chứa trong kho chờngày hoạch tốn từphịngĐHMđểmang đi tiêu hủy, bán thanh lý hoặc tồn kho lại phục vụcho những lần sản xuất sau, tùy vào mục đích nhất định.
- Các hàng hóa trong khođược sắp xếp gọn gàng, đúng trình. Bên cạnh đó được, kệchứa hàng được đánh sốthứtự, phân chia chức năng cho từng kệhàng, từng khu vựcđểthuận tiện cho việc theo dõi quản lý hàng hóa, dễbảo quản.
- Là nơi chứa hàng hóa nên an ninh và an tồn trong khođược thực hiện chặt chẽbằng việc lắp đặt hệthống phòng cháy chữa cháy và camera chống trộm. Kho được thiết kếrộng rãi, thơng thống và có lối thốt hiểm, các cửa sắt lớn thuận tiện cho công tác giao nhận hàng.
2.2.1.2 Sơ đồphòngĐHM và Kho Nguyên Liệu
Sơ đồ2: Cơ cấu phòngĐiều Hành May
Sơ đồ3: Cơ cấu nhân sựTổchuẩn bịnguyên liệu tại kho nguyên liệu
(Nguồn: PhịngĐiều Hành May)
Nhận xét
Nhìn vào sơ đồ, ta thấy được PhịngĐiều Hành May có chức năng và nhiệm vụ cao nhất trong công tác quản lý nguyên liệu đầu vào của công ty. Chức năng của mỗi bộphận của PhòngĐiều Hành được phân chia rõ ràng. Mỗi bộphận sẽcó một tổ trưởng điều hành cơng việc của tổmình, nhân viên trong tổsẽ được phân chia nhiệm vụvà chức năng riêng đảm nhiệm xun suốt cơng việc của mình mà khơng bịtrùng lặp, lộn xộn trong quá trình thực hiện cơng việc.
Dưới mỗi tổcũngđược phân chia nhỏhơn chức năng nhiệm vụcho mỗi nhóm, mỗi nhân viên, đảm bảo cơng việc được thực hiện đúng, đủ, đảm bảo theo yêu cầu đề ra. Đặc biệt tổchuẩn bịnguyên liệu, được phân chia thành 5 bộphận với nhiệm vụ riêng. Dễdàng trong q trình thực hiện và kiểm sốt cơng việc của từng người.
2.2.1.3 Phân loại nguyên liệu tại công ty
Phân loại nguyên liệu
Phân chia theo nguồn gốc nguyên liệu:
+ Nguyên liệu nhập từcác đơn hàng của các đơn vị đặt gia cơng gửi về. + Ngun liệu đặt mua từnước ngồi.
+ Ngun liệu tựsản xuất.
Đối với công ty, do tính chất hoạt động sản xuất của công ty chủyếu là gia công hàng may mặc xuất khẩu, nên sốlượng và giá trịcủa hàng nguyên liệu nhập từ các đơn vị đặt hàng từnước ngoài chiếm khối lượng lớn và đáng kểsốlượng các loại nguyên nguyên liệu của công ty. Công ty nhận vải từcác đơn vị đặt hàng và sản xuất theo đơn đặt hàng đãđặt theo hợp đồng.
Phân loại theo đặc tính của nguyên liệu: + Vải may chính.
+ Cổbo, rip. + Vải lót.
Vải may chính và cổbo là 2 loại nguyên liệu được nhập vềnhiều nhất tại kho của công ty. Mỗi khách hàng, mỗi đơn hàng, mỗi style lại được cung cấp mỗi loại vải và cổbo khác nhau tùy vào nhu cầu đặt hàng của khách hàng. Vì vậy, những loại này có độ đa dạng vào phong phú cảvềchất liệu và màu sắc và mức độdày, mỏng khác nhau.
2.2.1.4 Phần mềm quản trịdoanh nghiệp Bravo 7 (ERP-VN)
Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trịtài chính, kếtốn và quản trịdoanh nghiệp (ERP) có quy mơ và uy tín của Việt Nam. Thếmạnh của Bravo là hiểu biết chế độkếtoán Việt Nam cũng như kếtốn quốc tế, đặc thù quản lý trong q trìnhđiều hành doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm.
Phần mềm quản trịdoanh nghiệp Bravo là công cụgiúp các nghà quản lý trong việc phân tích, thiết lập và theo dõi các cơng việc cần làmởthời điển hiện tại và các kếhoạch sẽthực hiên trong tương lai, đồng thời phân tích và xem thơng tin nhiều chiều với các góc độkhác nhau nhằm trợgiúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thểvềthực tại của doanh nghiệp từ đó dễdàng quản lý, tìm kiếm và hoạch toán đơn hàng, và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời đạt hiệu quảcao.
+ Kiểm sốt lịch trình cơng việc và chi phí triển khai, bảo hành sản phẩm. + Ln đưa ra các giải pháp có lợi nhất cho khách hàng.
+ Quản lý phạm vi của dựán từtổng thểcho tới chi tiết.
+ Giám sát chặt chẽquá trình triển khai dịch vụvà giảm thiểu rủi ro. + Người sửdụng sẽ được đào tạo một cách đầy đủnhất vềchương trình. +Đảm bảo khách hàng sẽ được hưởng một chất lượng dịch vụtốt nhất.
Với những tính năng và lợi ích trên, từ đầu năm 2018, Cơng ty cổphần Dệt may Huếbắt đầu đưa phần phềm Bravo 7 vào quản lý mọi hoạt động sản xuất của công công ty nhằm nâng cao việc điều hành và quản lý của doanh nghiệp, trong đó có cơng tác quản lý hàng nguyên liệu.
Đối với việc quản lý nguyên liệu, phần mềm giúp công ty quản lý 1 cách chi tiết sốnguyên liệu từcây vải, khổvải, đến các đơn hàng, kiện hàng, lô hàng của công ty. Giảm đi một khối lượng lớn cơng việc tính tốn, lưu trữthơng tin trên giấy tờ, đảm bảo tính chính xác kịp thời mọi công việc cho nhân viên và quản lý kho hàng.
Phần mềm sẽlưu trữtừcác danh mục đến sốliệu thông tin đơn hàng, tổng hợp việc nhập- xuất- tồn, kếhoạch, thực tếsản xuất,…Và tất cảhoạt động của Công ty. Giúp cho việc quản lý trởnên dễdàng và thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây- khi chưa có phần mềm quản lý Bravo.
SVTH: Lê ThịNgọc Trâm 37
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Nguyễn Đăng Hào
2.2.1.5 Thực trạng tình hình xuất- nhập-tồn nguyên liệu gia công của kho nguyên liệu giai đoạn 2018-2019
Bảng 3. 1 Thực trạng tình hình xuất- nhập- tồn ngun liệu gia cơng của kho nguyên liệu gia đoạn 2018-2019
ĐVT:YARD
Mặt hàng Năm Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ
Sốlượng Giá trịSốlượng Giá trịSốlượng Giá trịSốlượng Giá trị
Vải mua 2018 3.725,94 64.776.179,00 665,99 6.537.213,00 2.651,69 6.537.213,00 1.740,24 64.776.179,00
2019 1.740,24 64.776.179,00 0,00 0,00 566,92 21.646.139,00 1.173,32 43.130.040,00
Bo, Cổ 2018 269.531,76 947.860.824,00 7.205.254,19 14.634.536.380,00 6.604.473,85 14.496.427.047,00 870.312,10 1.085.970.157,00
2019 870.312,10 1.085.970.157,00 5.951.223,00 12.241.124.535,00 6.470.347,10 13.170.498.138,00 351.188,00 156.596.554,00
Nguyên liệu Vải
nhận gia công 2018 972.856,93 12.256.785.843,71 30.118.983,45 228.577.595.495,00 28.797.766,18 219.820.337.070,71 2.294.074,20 21.014.044.268,00 2019 2.294.074,20 21.014.044.268,00 31.861.327,92 193.845.619.574,00 32.612.837,44 199.588.319.185,00 1.542.564,69 15.271.344.657,00 Phụliệu 2018 4.100.540,95 2.903.853.471,00 52.006,00 55.929.958,00 4.145.416,95 2.949.267.617,00 7.130,00 10.515.812,00 2019 7.130,00 10.513.793,00 3.706.699,00 2.082.329.190,00 3.653.791,00 2.009.089.212,00 60.038,00 83.753.771,00 Vải tồn để thanh khoản 2018 0,00 0,00 34.323,33 0,00 34.323,33 0,00 0,00 0,00 2019 0,00 0,00 101.422,42 0,00 76.468,98 0,00 24.953,44 0,00 "Phếmay phụ liệu dư thừa sau sản xuất”
2018 193.135,53 5.521.626,00 325.096,74 125.693.182,00 301.710,92 26.117.654,00 216.521,35 105.097.154,00 2019 216.521,35 105.097.154,00 178.673,74 31.241.351,00 48.488,90 15.482.745,00 346.706,19 120.855.760,00
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Nguyễn Đăng Hào Nhận xét:
Nhìn vào bảng xuất nhập tồn năm 2018 và 2019, cho thấy rằng công ty Dệt may Huế đang chú trọng vào ngành nghềgia công xuất khẩu làm trọng tâm, vì thế nguyên liệu vải của đơn hàng gia công xuất khẩu chiếm giá trịvà sốlượng lớn nhất trong tất cảcác mặt hàng, tuy năm 2019 chỉmới tính đến ngày 1/11, nhưng sốlượng nguyên liệu nhập khẩu từcác đơn hàng gia công đã vượt lên so với năm 2018 cùng với đó là sốlượng và giá trịnguyên liệu vải đã xuất để đi vào giai đoạn sản xuất cũng đã vượt mức so với năm 2018, đây là tín hiệu đáng mừng cho cơng ty, thểhiện việc năm 2019, quy mô sản xuất của công ty đang ngày càng được mởrộng, giúp công ty nhận được nhiều lượng mặt hàng cần gia công so với năm trước, từ đó làm gia tăng doanh thu vào lợi nhuận. Bên cạnh đó, khi sốlượng ngun liệu tăng, làm cho cơng tác quản lý trởnên phức tạp và khó khăn hơn, cần phải có sựkiểm tra, kiểm sốt, phân phối gắt gao, chặt chẽvà có khoa học, việc quản lý khơng bịchồng chéo, phân bổbất hợp lý hàng tồn tại kho cũng như thuận lợi cho việc xuất kho và cấp phát.
Cùng với nguyên liệu vải. Cổ, bo cũng chiếm 1 tỉlệ đáng kểtrong tổng số lượng nguyên liệu cơng ty, so với năm 2018 thì 2019đến thời điểm 1/11, sốlượng nhập vềít hơn, điều này có thểlà do kết cấu của các măt hàng may mặc gia công được đạt hàng tại cơng ty có sựthay đổi khiến cho các mặt hàng không dùng nhiều loại nguyên liệu này khiến sốlượng Cổ, bo có giảm đi nhưng khơng đáng kể.
Đối với hàng phụliệu, vì khơng bịtồn quá nhiều vào đầu kỳnhư 2018, nên năm 2019 phụliệu được nhập với sốlượng lớn. Tuy nhiên, sốlượng được nhập và được xuất chênh lệch không nhiều, cho thấy công tác quản lý khá hiệu quả, thời gian phụliệu nhập vềchờsản xuất không quá lâu gâyứ đọng hàng hóa.
Vì tính chất của cơng ty là gia công hàng xuất khẩu, nguyên liệu được khách hàng đưa vềcơng ty đểsản xuất. Bên cạnh đó, cơng ty chưa chú trọng vào việc phát triển nhãn hàng riêng hoặc nhận các đơn hàng FOB nên việc tựnhập vải vềlà rất ít và chiếm tỉlệkhơng đáng kể, thậm chí đến năm 2019, ngoài sốlượng tồn lại của năm trước, cơng ty khơng mua thêm sốlượng vải nào từbên ngồi đểsản xuất cho các đơn
SVTH: Lê ThịNgọc Trâm 39 hàng của mình.Điều này làm cho lượng tồn kho của cơng ty không chiếm quá nhiều và cũng như việc quản lý loại vải mua cũng khơng gặp nhiều khó khăn.
Vải tồn thanh khoản không chiếm quá nhiều trong cơ cấu các hàng trên. Nguyên nhân là do công ty chủyếu gia cơng sản xuất các đơn hàng nước ngồi, ít sản xuất các đơn hàng nội địa nên việc trảlại nguyên liệu dư sau q trình sản ít và khơng đáng kể.
Phếliệu may và phụliệu dư thừa sau sản xuất trong cả2 năm cho thấy việcứ đọng những mặt hàng này quá nhiều. Công ty chưa chú trọng nhiều vào việc thanh lý vải tấm và tiêu hủy phếliệu, phụliệu sau sản xuất khiến cho thời gian lưu kho quá lâu, công tác quản lý phức tạp và chồng chéo.
2.2.2 Phương pháp kiểm tra, đo đếm nguyên liệu của công ty 2.2.2.1 Kiểm tra vềsốlượng nguyên liệu
Đây là 1 trong các bước quan trọng trong quá trình nhập ngun liệu vềkho. Q trình kiểm tra cần có đảm bảo sựchính xác cao. Mọi thơng tin vềsốlượng đơn hàng giao bịthiếu, bịsai sót, khơng đúng hàng như ghi trong Packing list đều phải lập biên bản và báo cáo ngày vềphòng KHXNKđể được giải quyết kịp thời.
Sau khi nhận thơng báo từphịng KHXNK về đơn hàng chuẩn bịnhập kho. Khi container đến, nhân viên kho sẽtiến hành tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng nguyên liệu như sau:
- Kiểm tra vềsốcông, sốkiện, sốseal và kiểm tra toàn bộcontainer theo phương pháp đếm trực tiếp bằng mắt thường xem hàng có cịn niêm phong hay không? Đủsốlượng như trong packing list và hợp đồng hay không?
- Sau khi kiểm trađầy đủtất cả, nguyên liệu sẽ được nhập kho theo sơ đồ đã định trước. Lúc này, nhân viên kho tiếp tục kiểm tra đối chiếu sốlượng cây vải, màu vài, sốLot so với Packing list. Hồn thành cơng đoạn kiểm tra, kết quảkiểm tra sẽ được nhập liệu và lưu vào hồsơ
2.2.2.2 Kiểm tra chất lượng nguyên liệu
-Đối với việc kiểm tra chất lượng, hoạt động này sẽ được thực hiện ngay sau khi hàng được nhập kho. Và báo cáo q trình kiểm tra trong vịng 7 ngày kểtừngày nhận nguyên liệu.
- Dựa vào các giấy tờnhư Invoice, Packing list,… bộphận kiểm tra nguyên liệu định sốlượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổbo, rip đểkiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển vềphịng quản lý chất lượng để được kiểm tra theo quy định.
- Tổchức thực hiện: Nhân viên kiểm soát chất lượng kho nguyên liệu thuộc phòngĐHM. Nhân viên kiểm tra thửnghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc phòng QLCL. Nhân viên kiểm sốt sản xuất may phịng QLCL.
- Các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng mà công ty đang thực hiện đối với nguyên liệu được nhập vềbao gồm:
a) Kiểm tra vềlỗi ngoại quan theo hệthống 4 điểm Kiểm tra lỗi ngoại quan vải
Trước tiên, cây vải mang đi kiểm sẽ được cân trọng lượng, ghi nhận trong tin trên tem của cây vải vào báo cáo kiểm vải. Sau đó, vải sẽ được đưa vào máy kiểm vải đểmáy tiến hành chạy và kiểm tra. Tốc độkiểm vải trên máy sẽ được người kiểm vải điều chỉnh phù hợp với cây vải.
Trong quá trình kiểm, nếu phát hiện lỗi vải thì dừng máy và dùng sticker để đánh dấu vịtrí lỗi, sau đó ghi nhận vào báo cáo.
Sau khi kiểm tra hết cây, đọc sốhiển thịtrên bộ đo và ghi kết quảbáo cáo. Tiến hành tổng hợp và tính điểm lỗi trên 100 yard vải. So sánh kết quảvới bảng quy định lỗi của khách hàng để đánh giá đạt hay khơng đạt vào tem nhận dạng và có hướng giải quyết phù hợp.
Kiểm quan tra lỗi ngoại quan cổbo, rip
Cổbo, rip kiểm tra sẽ được ghi nhận thông tin trên tem vào báo cáo kiểm tra. Người kiểm tra tiến hành đếm sốlượng, đo chiều dài chiều rộng cổbo rip của từng size. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy lỗi phải dùng sticker để đánh dấu và ghi nhận vào báo cáo.
Sau khi kiểm tra tiến hàng tổng hợp lỗi và ghi kết quảbáo cáo.
Cuối cùng người kiểm tra tiến hành dán tem nhận dạng đạt hay không đạt và chuyển cổbo, rip vềgiá để. Tem nhận dạng được xoay ra ngoài thuận lợi cho việc nhận biết.
b) Kiểm tra trọng lượng vải (g/m2)
Mẫu kiểm tra sẽ được cắt bằng dao cắt mẫu treo 1 diện tích nhỏ được quy định trước, mẫu sẽ được lấy nhiều nơi trên 1 cây vải, sau đó sẽ được cân trên bàn cân điện tử(cân đãđược kiểm định) và ghi kết quả.
So sánh với mẫu chuẩn của khách hàng, thông tin ghi trên phiếu giao hàng và báo cáo kết quả.
c) Kiểm tra màu sắc vải
Kiểm tra màu sắc giữa các phần trên cùng 1 cây vải, giữa các cây vải trên cùng 1 lot, giữa các lot với nhau, gữa các lot với mẫu chuẩn.
Vải kiểm tra được cắt thành nhiều mẫu nhỏtùy theo vịtrí khu vực vải cần được kiểm tra, sau đó được may nối theo thứtựlộn xộn. Tiến hành kiểm tra sựkhác màuở các vịtrí nối giữa các mẫu với nhau và giữa mẫu kiểm tra với mẫu màu chuẩn của khách hàng bằng tủ đèn.
Cuối cùng ghi kết quảvào báo cáo kiểm vải, ghi rõ tình trạng màu sắc của vải. d) Kiểm tra độco, độbền màu giặt- ma sát, độlem màu vải chính, vải phối.
Kiểm tra độco
Vải được kiểm tra mỗi Lot 1 mẫu, vải kiểm tra cắt thành hình vng 500x500 mm, tiến hành giặt máy với bột giặt trong 30 phút, sau đó sấy khơ hồn tồn với nhiệt độkhông quá 60độC. Vải khô dượcủi hơi trong 1 phút, tiến hànhđo kích thức vải sau 2 lần, lần 1 đó 30 phút và lần 2 sau 24 giờ.