2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy tổ chức kế toán của công ty được tổ chức như sau:
Sơđồ 2.2: Sơđồ tổ chức kế toán tại công ty
Ø Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thông qua hoạt động của phòng Kế
toán - tài chính - thống kê, gồm 33 người, trong đó có 1 kế toán trưởng và 2 phó phòng, 1 phó phòng phụ trách tổng hợp 1 phó phòng phụ trách mảng tiêu thụ được chia làm các bộ phận như sau:
- Kế toán trưởng: phụ trách chung, chỉđạo công tác hạch toán kế toán, hạch
KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng phụ trách tổng hợp Phó phòng phụ trách tiêu thụ Tổ tài chính Tổ kế toán vật tư Tổ tổng hợp và tính GT Tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm Tổ kế toán nhà ăn
toán kinh tế nội bộ trong toàn công ty.
- Phó phòng phụ trách tổng hợp: giúp kế toán trưởng thực hiện công tác tổng hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
- Phó phòng phụ trách tiêu thụ: giúp kế toán trưởng thực hiện công tác tính giá bán sản phẩm, chi phí bán hàng, tổng hợp doanh thu.
+ Tổ kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của tổng kho, các phân xưởng có các nghiệp vụ trong hạch toán nội bộ.
+ Tổ kế toán tài chính: gồm 8 người trong đó có 1 kế toán tiền mặt, 1 kế
toán tiền gửi, 1 kế toán thanh toán tiền lương, 1 cán bộ thanh toán BHXH và công tác phí trong nội bộ công ty, 1 kỹ sư quản lý mạng kế toán. Tổ này có nhiệm vụ theo dõi thanh toán đối với cán bộ công nhân viên, thanh toán tạm ứng đối với các khoản phải thu, phải trả và theo dõi thanh toán đối với ngân sách nhà nước.
+ Tổ tổng hợp tính giá thành: gồm 10 người, trong đó có 1 phó phòng, 2 kế
toán tổng hợp về tập hợp chi phí và tính giá thành, 2 kế toán thanh toán với người bán, 2 kế toán theo dõi sửa chữa thường xuyên TSCĐ, 1 kế toán phụ trách lĩnh vực đầu tư
XDCB, 1 kế toán phụ trách về TSCĐ và 2 chuyên viên giá về việc mua sắm vật tưđầu vào. Tổ kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính, tính giá thành sản phẩm, theo dõi TSCĐ, theo dõi việc thanh toán với người bán, duyệt giá đối với vật tư đầu vào và sản phẩm bán ra.
+ Tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm: gồm 4 người, trong đó có 1 phó phòng phụ
trách công tác tiêu thụ, 1 chuyên viên theo dõi giá bán sản phẩm và chi phí bán hàng, 2 cán bộ theo dõi thanh toán công nợ. Tổ kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán đối với khâu tiêu thụ sản phẩm và các chi nhánh.
+ Tổ kế toán nhà ăn: gồm 5 người, tổ này có nhiệm vụ làm công tác thống kê tại các bếp ăn của công ty.
2.1.5.2. Hình thức ghi sổ và các loại sổ sử dụng
Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn sử dụng hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính với phần mềm FAST ACCOUNTING vào công tác kế toán. FAST ACCOUNTING phân thành các nghiệp vụ kế toán riêng biệt, quản lý từ chi tiết đến tổng hợp cho các phần hành. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào
sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp đó. Việc ghi chép này phải xuất phát từ các chứng từ gốc. Số liệu từ nhật ký được ghi vào Sổ Cái.
Từ việc vận dụng hình thức Sổ Nhật Ký Chung mà các loại sổ công ty sử dụng đó là: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái các tài khoản, Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trong đó, Sổ Nhật ký đặc biệt gồm Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký thu tiền và Sổ Nhật ký chi tiền. Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết gồm: Sổ
TSCĐ, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ. Sổ Cái công ty sử dụng là sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 152, 153, 641, 642...
2.1.5.3. Hệ thống chứng từ và các tài khoản công ty sử dụng
a) Hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng tuân theo đầy đủ các quy định của nhà nước gồm 5 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ. Trong đó:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương:
- Bảng chấm công (01–LĐTL). - Bảng thanh toán tiền lương (02–LĐTL). - Phiếu báo làm thêm giờ (07–LĐTL). - Bảng thanh toán tiền thưởng (05–LĐTL). - Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH
(03–LĐTL).
- Biên bản điều tra tai nạn lao động (09–LĐTL).
- Chỉ tiêu hàng tồn kho:
- Phiếu nhập kho (01–VT). - Biên bản kiểm nghiệm (05–VT).
- Phiếu xuất kho (02–VT). - Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá, vật tư (08–VT). - Thẻ kho (06–VT).
- Chỉ tiêu bán hàng:
- Hoá đơn GTGT (01 GTGT–3LL). - Bảng thanh toán hàng đại lý (14 – BH). - Hoá đơn bán hàng thông thường
(02 GTGT–3LL).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL).
- Hoá đơn bán lẻ tại đại lý (07–MTT). - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL – 3LL).
- Chỉ tiêu tiền tệ:
- Phiếu thu (01 – TT). - Giấy thanh toán tạm ứng (04 – TT).
- Phiếu chi (02 – TT). - Bảng kê ngoại tệ vàng bạc, đá quý (06 – TT). - Giấy đề nghị tạm ứng (03 – TT). - Bảng kiểm kê quỹ (07a – TT, 07b – TT).
- Chỉ tiêu TSCĐ:
- Thẻ TSCĐ (02–TSCĐ). - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (05 – TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ (01–TSCĐ). - Bảng tính khấu hao và phân bổ
khấu hao TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (04 – TSCĐ),
Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý công ty đã thiết kế thêm các mẫu chứng từ riêng như: Bảng chia lương theo sản phẩm, Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt, Giấy
đề nghị chuyển tiền đặc biệt là Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ công ty đã đăng ký và được tổng cục thuế chấp nhận cho tự in trên cơ sở mẫu quy
định chung của Bộ tài chính.
b) Hệ thống tài khoản
- Với các tài khoản cấp 1, 2: công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC.
- Với các tài khoản chi tiết: căn cứ vào đặc điểm sản xuất thực tế và nhu cầu quản lý chi tiết, hạch toán nội bộ công ty mở ra các tài khoản cấp 3, 4, 5, 6 cho các đối tượng kế toán, tuy nhiên vẫn đảm, bảo tuân theo quy định của Bộ tài chính.
2.1.5.4. Hệ thống báo cáo kế toán công ty sử dụng
Ø Báo cáo tài chính
Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn sử dụng các loại báo cáo tài chính sau: - Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01 – DN.
- Báo cáo kết quả kinh doanh - Mẫu số B02 – DN. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số b03 – DN. - Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09 – DN.
Các báo cáo này được lập theo 6 nguyên tắc quy định tại chuẩn mực 21 – Trình bày báo cáo tài chính: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp
bù trừ và có thể so sánh được.
Báo cáo tài chính giữa niên độ lập theo quý bao gồm: Bảng cân đối kế toán (B01 – DN), Báo cáo kết quả kinh doanh (B02 – DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03 – DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (B09 – DN).
Ø Báo cáo quản trị: Hệ thống báo cáo này cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp, được công ty tự thiết kế và lập sẵn trong phần mềm kế toán như: Báo cáo kết quả tiêu thụ theo loại sản phẩm của từng năm, quý, tổng hợp xi măng xuất kho, đóng bao tại các chi nhánh theo từng tháng, từng quý, báo cáo về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh, tài chính của năm hiện hành và dự kiến năm tới.
2.1.5.5. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá thực tếđích danh. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): TSCĐ hữu hình, vô hình được ghi nhận theo giá gốc. TSCĐ thuê tài chính được ghi nhận theo giá trị
hợp lý hoặc giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): khấu hao theo
đường thẳng để trừ dần vào nguyên giá TSCĐ theo thời gian sử dụng ước tính phù hợp với Quyết định số 206/2003/QĐ/BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính về
việc ban hành chếđộ quản lý, sử dụng và khấu hao TSCĐ.
2.2. Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tạiCông ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn
2.2.1. Đặc điểm về tiêu thụ sản phẩm và phương thức tiêu thụ tại công ty 2.2.1.1. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm 2.2.1.1. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm
Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn chuyên về sản xuất xi măng chỉ tiêu thụ sản phẩm do công ty sản xuất, không thực hiện gia công, chế biến cho các đơn vị bên ngoài và cũng không mua sản phẩm ngoài để bán.
Tại công ty có trung tâm tiêu thụ. Trung tâm tiêu thụ là đầu mối trong việc giao dịch và tiêu thụ sản phẩm của công ty với các đơn vị khác bên ngoài. Trung tâm này
có nhiệm vụ ký các hợp đồng mua bán trực tiếp, hợp đồng vận tải của công ty với các cá nhân, tổ chức, các doanh nghiệp khác ngoài công ty để vận chuyển xi măng tới các
địa bàn tiêu thụ. Đồng thời trung tâm tiêu thụ còn có nhiệm vụ viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho bán xi măng cho tất cả các đối tượng mua xi măng tại đầu nguồn.
Tại các tỉnh thành, công ty có 8 chi nhánh nay đổi thành văn phòng đại diện: Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh, Ninh Bình, Nam Định, Hà Tây, Sơn La. Công ty bán hàng thông qua việc chuyển hàng tới các chi nhánh. Các chi nhánh bán đúng giá cho các đại lý theo quy định của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Ngoài ra khối tiêu thụ
của công ty còn bao gồm 3 đại lý tiêu thụ xi măng đó là: Công ty vật tư, Kỹ thuật xi măng Hà Nội, Công ty kinh doanh thạch cao Huế, Công ty vật tư, xây lắp Đà Nẵng và 1 văn phòng đại diện tài Lào.
Như vậy công ty chưa mở rộng được thị trường nước ngoài, việc xuất khẩu mới chỉ sang thị trường Lào thông qua văn phòng đại diện. Các thị trường tiêu thụ này sẽ
tạo ra khối lượng doanh thu lớn cho công ty đồng thời tạo ra thị trường tiêu thụ rộng khắp. Việc kiểm tra, quản lý doanh thu cho các địa bàn này vẫn cần đáng quan tâm.
2.2.1.2. Phương thức tiêu thụ sản phẩm
Trước 01/03/2007 công ty sử dụng phương thức tiêu thụ khá đa dạng, bao gồm: tiêu thụ trực tiếp tại kho công ty, tiêu thụ thông qua đại lý thông qua việc chuyển hàng tới các chi nhánh, từ các chi nhánh này sẽđưa hàng cho các đại lý, các đại lý bán hàng theo đúng giá mà công ty quy định, hưởng hoa hồng đại lý và phương thức bán hàng trả chậm. Trong đó phương thức bán hàng trực tiếp tại kho công ty và bán hàng thông qua ký gửi đại lý là 2 phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Với phương thức bán hàng ký gửi đại lý thì đại lý phải bán đúng giá và hưởng hoa hồng. Hoa hồng đại lý 1,5% trên doanh thu chưa thuế của số hàng bán được. Như vậy theo phương thức này thì công ty hạch toán doanh thu khi số hàng gửi đại lý được xác định là tiêu thụ
tức là khi đại lý thông báo bán được hàng với việc gửi thông báo bán hàng về công ty. Còn hoa hồng đại lý được kế toán hạch toán vào chi phí bán hàng của công ty.
Từ ngày 01/03/2007 công ty không thực hiện bán hàng thông qua ký gửi tại các
đại lý mà chuyển sang hình thức kinh doanh mới: tiêu thụ trực tiếp với việc khách hàng nộp tiền trước rồi thực hiện việc trừ lùi dần số tiền hàng đó để lấy hàng của công
ty. Còn các đại lý không còn chức năng bán hàng đúng giá và hưởng hoa hồng như
trước kia mà chuyển sang đại lý bao tiêu. Điều đó có nghĩa là khi công ty xuất bán cho
đại lý tức là đã xác định tiêu thụ và hạch toán doanh thu bình thường còn việc tiêu thụ
sản phẩm đó như thế nào là thuộc nhiệm vụ của đại lý. Điều này là rất đúng bởi vì khi
đó công ty đã chuyển giao quyền sử dụng cũng như rủi ro cho đại lý và đại lý bán xi măng theo giá thị trường. Với phương thức mới này công ty sẽ quản lý tốt hơn việc bán hàng: không còn các khoản nợ phải thu, việc sản xuất được tiến hành một cách chủđộng hơn, dễ dàng nắm bắt được nhu cầu của thị trường không để xảy ra tình trạng tồn đọng hàng hoá, đảm bảo được sự thận trọng trong công tác kế toán, cũng như kinh doanh, tránh được các rủi ro xảy ra.
2.2.2 Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 2.2.2.1 Kế toán doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2.2.1 Kế toán doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh
a. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng công ty sử dụng TK 511. Tài khoản này được hạch toán chi tiết như sau:
Tài khoản Tên tài khoản 5112 Doanh thu bán thành phẩm
51121 Doanh thu bán xi măng bao
511211 Doanh thu bán xi măng PCB 30 bao 511212 Doanh thu bán xi măng PCB 40 bao 51122 Doanh thu bán xi măng rời
511221 Doanh thu bán xi măng PCB 30 rời 511222 Doanh thu bán xi măng PCB 40 rời 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
51131 Doanh thu về dịch vụ vận tải 51138 Doanh thu dịch vụ khác
b. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Ø Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế.
- Phiếu thu, chi tiền mặt hoặc Uỷ nhiệm chi thông qua ngân hàng của khách hàng hoặc Giấy báo có do ngân hàng gửi tới.
Ø Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi người mua hàng tới công ty trực tiếp nộp tiền mua hàng thì kế toán tiêu thụ căn cứ và hợp đồng kinh tế lập Phiếu thu tiền cho khách hàng.
Phiếu thu được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại quyển hoá đơn, 2 liên chuyển cho bộ phận thủ quỹ. Sau khi hoàn thành thủ tục nhập quỹ thì thủ quỹ giữ 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng (người nộp tiền). Kế toán cập nhập số liệu theo chứng từ gốc để
theo dõi khoản tiền mà khách hàng ứng trước.
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN – TT GIAO DỊCH TIÊU THỤ Số phiếu: 013231
Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Thanh hoá TKCó131503: 124.450.000đ
PHIẾU THU
Ngày lập 31/12/2008 Người nộp tiền: Vũ Thị Hoa.
Địa chỉ: Công ty cổ phần TM và vận tải Ngọc Loan, P.Bắc Sơn – Bỉm Sơn – T/hoá. Về khoản: Thu tiền mua xi măng, HĐ mua xi măng PCB40 rời số 21T/XMBS – TTGDT ngày 31/12/2007.
Số tiền: 124.450.000 đồng.
Bằng chữ: (Một trăm hai mươi bốn triệu, bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn). Kèm theo: HĐ số 21T/XMBS – TTGDT.
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ) Một trăm hai mươi bốn triệu, bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày... tháng... năm... Người nộp Thủ quỹ
Khách hàng cầm Phiếu thu này tới trung tâm tiêu thụđể lập Hoá đơn GTGT, hoá