a) Hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng tuân theo đầy đủ các quy định của nhà nước gồm 5 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ. Trong đó:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương:
- Bảng chấm công (01–LĐTL). - Bảng thanh toán tiền lương (02–LĐTL). - Phiếu báo làm thêm giờ (07–LĐTL). - Bảng thanh toán tiền thưởng (05–LĐTL). - Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH
(03–LĐTL).
- Biên bản điều tra tai nạn lao động (09–LĐTL).
- Chỉ tiêu hàng tồn kho:
- Phiếu nhập kho (01–VT). - Biên bản kiểm nghiệm (05–VT).
- Phiếu xuất kho (02–VT). - Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá, vật tư (08–VT). - Thẻ kho (06–VT).
- Chỉ tiêu bán hàng:
- Hoá đơn GTGT (01 GTGT–3LL). - Bảng thanh toán hàng đại lý (14 – BH). - Hoá đơn bán hàng thông thường
(02 GTGT–3LL).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL).
- Hoá đơn bán lẻ tại đại lý (07–MTT). - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL – 3LL).
- Chỉ tiêu tiền tệ:
- Phiếu thu (01 – TT). - Giấy thanh toán tạm ứng (04 – TT).
- Phiếu chi (02 – TT). - Bảng kê ngoại tệ vàng bạc, đá quý (06 – TT). - Giấy đề nghị tạm ứng (03 – TT). - Bảng kiểm kê quỹ (07a – TT, 07b – TT).
- Chỉ tiêu TSCĐ:
- Thẻ TSCĐ (02–TSCĐ). - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (05 – TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ (01–TSCĐ). - Bảng tính khấu hao và phân bổ
khấu hao TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (04 – TSCĐ),
Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý công ty đã thiết kế thêm các mẫu chứng từ riêng như: Bảng chia lương theo sản phẩm, Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt, Giấy
đề nghị chuyển tiền đặc biệt là Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ công ty đã đăng ký và được tổng cục thuế chấp nhận cho tự in trên cơ sở mẫu quy
định chung của Bộ tài chính.
b) Hệ thống tài khoản
- Với các tài khoản cấp 1, 2: công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC.
- Với các tài khoản chi tiết: căn cứ vào đặc điểm sản xuất thực tế và nhu cầu quản lý chi tiết, hạch toán nội bộ công ty mở ra các tài khoản cấp 3, 4, 5, 6 cho các đối tượng kế toán, tuy nhiên vẫn đảm, bảo tuân theo quy định của Bộ tài chính.