2)
1.3. Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán
1.3.1.Chứng từ tài liệu kế toán
Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính “Về việc ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp” ngày 20/03/2006, kèm Thông tư 244/2009/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn doanh nghiệp do Bộ Tài Chính ban hành
ngày 31/12/2009, các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong chu trình bán hàng –
thu tiền gồm:
▪Phiếu xuất kho.
▪Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi kèm đại lý.
▪Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi.
▪Thẻ quầy hàng.
▪Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thơng thường: Các loại hóa đơn này doanh nghiệp được quyền tự in nếu đủ điều kiện theo Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày
28/9/2010 hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ.
Phê chuẩn phương thức tiêu thụ
Phịng kinh doanh Vận chuyển hàng hóa, lập chứng từ vận chuyển
Thủ kho Xuất kho
Phịng kinh doanh Lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho
Khách hàng Nhu cầu hàng
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ trong quá trình bán hàng
1.3.2 Hệ thống sổ sách kế tốn
Trong q trình bán hàng thì theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC quy định về chế độ chính sách kế tốn do Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006, sẽ thực hiện
các sổ kế toán theo năm hình thức:
❖Với hình thức Sổ Nhật ký chung:
▪Sổ nhật ký chung.
▪Sổ nhật ký thu tiền.
▪Sổ nhật ký bán hàng.
▪Sổ cái.
▪Các sổ và các thẻ kế tốn chi tiết.
❖Với hình thức Nhật ký – Sổ cái:
▪Nhật ký – Sổ cái.
▪ Các sổ và các thẻ kế toán chi tiết.
▪ Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng.
❖Với hình thức Nhật ký chứng từ:
Ghi sổ kế toán, lập báo cáo hàng kỳ Phịng kế tốn
Lưu trữ, bảo quản chứng từ
Thủ trưởng
Phịng Đơn đặt hàng, phiếu tiêu thụ Phòng kinh doanh
▪ Nhật ký chứng từ.
▪ Bảng kê.
▪ Sổ Cái.
▪ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
❖Với hình thức Chứng từ ghi sổ:
▪ Sổ Cái.
▪ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
▪ Sổ hay thẻ kế tốn chi tiết.
❖Với hình thức kế tốn trên máy tính:
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn
trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên.
1.4 Quy trình kiểm tốn chu trình bán hàng trong Kiểm toán BCTC theo Chương trình kiểm tốn mẫu của VACPA (ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA)
1.4.1Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán:
Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kiểm tốn, có ảnh hưởng quan trọng đến sự hữu hiệu của cuộc kiểm toán, giúp giới hạn rủi ro kiểm toán ở mức chấp nhận được, đồng thời tối ưu hóa chi phí kiểm toán.
1.4.1.1 Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
Chuẩn mực áp dụng:
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 220 “Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán” quy định: “ Trong quá trình duy trì khách hàng hiện có và đánh
giá khách hàng tiềm năng, cơng ty kiểm tốn phải cân nhắc đến tính độc lập, năng lực phục vụ khách hàng của cơng ty kiểm tốn và tính chính trực của Ban quản lý của khách hàng”. Do đó, kiểm tốn cần đánh giá khả năng chấp nhận việc kiểm
toán cho khách hàng mới và duy trì khách hàng cũ nhằm tránh các rủi ro trong hoạt
động kiểm toán hay sự tổn hại đến uy tín của cơng ty kiểm tốn.
Giấy tờ làm việc và người thực hiện:
KTV tiến hành kiểm toán khách hàng theo một trong hai mẫu : Mẫu A110
(khách hàng mới) hay Mẫu A120 (khách hàng cũ).
Cũng theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 220 “Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm tốn”: “Cơng việc kiểm tốn phải được giao cho những cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo và có đầy đủ kỹ năng và năng lực
chuyên môn đáp ứng được yêu cầu thực tế”. Công ty cần lựa chọn đội ngũ KTV
thích hợp, am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của khách hàng hoặc đã có kinh nghiệm
trong việc kiểm tốn đối với khách hàng đó. KTV thường xuyên hướng dẫn, giám
sát công việc của các trợ lý kiểm tốn để ln đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Theo “Hướng dẫn thực hiện chương trình kiểm tốn mẫu của VACPA”:
“Người thực hiện các mẫu này là chủ nhiệm kiểm toán và người phê duyệt là thành
viên BGĐ. Trường hợp hợp đồng được đánh giá là rủi ro cao, nên có sự tham khảo ý kiến của Partner/hoặc thành viên BGĐ khác (hoặc toàn bộ BGĐ) trước khi chấp thuận khách hàng. Điều này tùy thuộc vào chính sách quản lý chất lượng kiểm tốn của từng công ty.”
Thời điểm và cách thức thực hiện:
Giấy tờ làm việc được lập và phê duyệt trước khi hợp đồng kiểm toán được thiết lập hay Thư hẹn kiểm toán.
Các nội dung của Giấy tờ làm việc này được thực hiện như mẫu quy định. Mỗi cơng ty kiểm tốn phải tự xây dựng chính sách đánh giá rủi ro hợp đồng. Dựa
vào xét đốn chun mơn, các công ty căn cứ vào các yếu tố ngành nghề, mức độ
quan tâm của công chúng, hiểu biết ngành nghề, trình độ cơng nghệ và đặc thù của nguồn nhân lực của Công ty để đưa ra quyết định có nhận lời mời kiểm tốn khơng.
❖Đối với khách hàng mới: Cơng ty kiểm tốn quan tâm đến:
▪Tính trung thực của khách hàng, đặc thù kinh doanh quản lý.
▪Doanh nghiệp đang bị kiện tụng.
▪Doanh nghiệp chưa bao giờ được kiểm toán.
▪Mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
KTV tìm hiểu bằng cách:
▪Tiếp xúc với bên thứ ba.
▪Tiếp xúc với kiểm tốn viên tiền nhiệm.
▪Thu thập thơng tin qua BCTC các năm.
▪Tiếp xúc với Ủy ban kiểm toán của khách hàng (các thành viên kiểm tra toàn bộ hoạt động tài chính của cơng ty).
❖ Đối với khách hàng cũ:
Hàng năm, sau khi hoàn thành kiểm toán, KTV cần cập nhật thông tin nhằm đánh giá lại khách hàng hiện có để xem nên tiếp tục kiểm tốn cho họ hay cần thay đổi nội dung của hợp đồng kiểm tốn khơng; vì có thể phát sinh những vấn đề mới như xung đột về lợi ích khiến khơng thể tiếp tục kiểm tốn; hay cần ngưng kiểm
toán cho khách hàng khi xảy ra tranh chấp giữa khách hàng và cơng ty kiểm tốn.
1.4.1.2 Hợp đồng hay Thư hẹn kiểm toán:
Chuẩn mực áp dụng
Pháp luật dân sự và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) SỐ 210 “Hợp đồng kiểm toán”
Giấy tờ làm việc và người thực hiện
▪ Mẫu A210 – Hợp đồng kiểm tốn (trường hợp thơng thường).
▪ Mẫu A220 – Hợp đồng kiểm toán (trường hợp 2 công ty cùng thực hiện một cuộc kiểm toán).
▪ Mẫu A212 – Thư hẹn kiểm toán.
Hợp đồng kiểm toán là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết (công ty kiểm toán, khách hàng) về các điều khoản, điều kiện thực hiện kiểm
toán, trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm tốn, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm toán, thời gian thực hiện và các điều khoản về phí, về xử lý khi tranh chấp hợp đồng. Nếu thực hiện trong thời gian ngắn, KTV có thể gửi
cho khách hàng “Thư hẹn kiểm toán”, sau khi khách hàng xác nhận thư hẹn và gửi lại cho KTV, nó sẽ có vai trị như một hợp đồng.
Sau khi kết thúc hợp đồng kiểm toán theo thỏa thuận, các bên làm thủ tục
thanh lý hợp đồng và lập “Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán” theo mẫu A213.
Hợp đồng kiểm toán phải được Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền theo quy định của pháp luật của cơng ty kiểm tốn và đơn vị được kiểm toán
ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu đơn vị theo quy định của pháp luật.
Thời điểm thực hiện
Hợp đồng kiểm toán cần được ký kết 30 ngày trước ngày kết thúc năm tài
chính và nhất thiết phải được ký trước ngày triển khai công việc kiểm tốn.
1.4.1.3 Kiểm tra tính độc lập của KTV:
Chuẩn mực áp dụng
Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán ban hành theo Quyết định 87/2005/QĐ-BTC ngày 01/12/2005 và Chuẩn mực quốc tế “Kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán – kiểm toán” (ISQC1).
Giấy tờ làm việc và người thực hiện:
Mẫu A260, A270, A280, trưởng nhóm kiểm tốn chịu trách nhiệm thực hiện.
▪Mẫu A260-Cam kết tính độc lập của thành viên nhóm kiểm tốn.
▪Mẫu A280-Biện pháp đảm bảo tính độc lập của thành viên nhóm kiểm toán.
Thời điểm và cách thực hiện
Trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán, trong suốt quá trình thực hiện và cả khi
hồn thành cuộc kiểm tốn nếu có sự thay đổi có thể làm ảnh hưởng trọng yếu đến những đánh giá ban đầu về tính độc lập của KTV và cơng ty kiểm tốn.
Trong đó, trưởng nhóm kiểm toán xác định các thành viên tham gia nhóm kiểm tốn, mối quan hệ giữa cơng ty kiểm tốn hay thành viên nhóm kiểm tốn với
khách hàng để xác định có yếu tố ảnh hưởng đến tính độc lập của KTV khơng, có thực hiện hợp đồng khơng.
1.4.1.4 Trao đổi với Ban Giám đốc đơn vị về kế hoạch kiểm toán
Chuẩn mực áp dụng
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 “Lập kế hoạch kiểm toán BCTC”.
Giấy tờ làm việc và người thực hiện
Mẫu A290, trưởng nhóm kiểm tốn thực hiện, chủ nhiệm kiểm toán phê duyệt.
Thời điểm và cách thực hiện
Thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, trong hoặc sau khi kết thúc cuộc họp với Ban Giám đốc đơn vị.
KTV ghi lại các trao đổi trong cuộc họp với BGĐ đơn vị về các vấn đề sau:
•Phạm vi kiểm toán: Kiểm toán BCTC năm nào, tại các đơn vị trực thuộc nào, ...
•Kế hoạch kiểm tốn sơ bộ/kết thúc năm: thời gian, nhân sự, yêu cầu sự phối hợp của đơn vị,...
•Xác định các bộ phận/ phịng, ban liên quan đến cuộc kiểm tốn;
•Các thay đổi quan trọng về môi trường kinh doanh, quy định pháp lý trong năm có ảnh hưởng đến đơn vị;
•Các vấn đề BGĐ quan tâm và đề nghị KTV lưu ý trong cuộc kiểm tốn;
•Các vấn đề khác ...
1.4.1.5 Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động
Chuẩn mực áp dụng
sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm tốn và mơi trường của đơn
vị”, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 310 “Hiểu biết về tình hình kinh
doanh”(ban hành theo Quyết định số 219/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000).
Giấy tờ làm việc và người thực hiện
Mẫu A310, do trưởng nhóm kiểm toán thực hiện và được chủ nhiệm kiểm toán
phê duyệt.
Thời điểm và cách thực hiện
Mẫu này nên được lập trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu, thuận lợi nhất là thực hiện vào thời điểm thực hiện soát xét BCTC giữa kỳ hoặc kiểm toán sơ bộ.
KTV cần hiểu mục tiêu của thủ tục “tìm hiểu công ty và môi trường hoạt động”. Sau đó, KTV cần tìm hiểu những thông tin về môi trường hoạt động (tình
hình thị trường và cạnh tranh, các đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, các chuẩn mực, chế độ kế toán khác và các qui định pháp lý liên quan...), các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp (thực trạng nền kinh tế, mức độ lạm phát...) và những hiểu biết về doanh nghiệp (tình hình kinh doanh, khả năng tài chính, hệ thống kế
tốn, hệ thống KSNB, hình thức sở hữu và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng…). Cuối cùng, KTV cần xác định được những giao dịch bất thường cần quan tâm, các rủi ro trọng yếu liên quan tới toàn bộ BCTC và các tài khoản cụ thể để có thể thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản.
Phương pháp tìm hiểu:
▪Thu thập và nghiên cứu tài liệu về tình hình kinh doanh (giấy phép, BCTC,
biên bản kiểm tra, kiểm toán của doanh nghiệp, biên bản họp HĐQT, hợp đồng kinh
tế chủ yếu giúp dự đoán doanh thu, lợi nhuận của đơn vị, tạp chí chuyên ngành…).
▪Quan sát: tận mắt quan sát mọi hoạt động của khách hàng (nhà xưởng, kho
tàng, cửa hàng, văn phịng làm việc,…) và kiểm sốt nội bộ cụ thể từng bộ phận.
▪Phỏng vấn: trao đổi với KTV tiền nhiệm, tiếp xúc nhân viên đơn vị, BGĐ.
▪Phân tích: nghiên cứu BCTC, so sánh các số liệu để hiểu biết chung và tình
hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và những bất thường để kiểm tra.
Chuẩn mực áp dụng
Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 315 và Chuẩn mực kiểm toán Việt
Nam (VSA) số 310.
Giấy tờ làm việc và người thực hiện
Các mẫu A410, A420, A430, A440,A450, được trưởng nhóm kiểm toán thực hiện và chủ nhiệm kiểm toán phê duyệt.
Mẫu A410 –Tìm hiểu chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền. Mẫu A411 –Walk through chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền. Mẫu A420 –Tìm hiểu chu trình mua hàng, phải chi, chi tiền. Mẫu A430 –Tìm hiểu chu trình hàng tồn kho, giá thành, giá vốn. Mẫu A440 – Tìm hiểu chu trình lương và trích theo lương. Mẫu A450 – Tìm hiểu chu trình TSCĐ và XDCB.
Thời điểm và cách thực hiện
Mẫu này nên được lập trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu, thuận lợi nhất là thực hiện vào thời điểm thực hiện soát xét BCTC giữa kỳ hoặc kiểm toán sơ bộ.
Trên thực tế, tuỳ theo đặc điểm khách hàng, KTV khơng cần phải tìm hiểu tất cả 5 chu trình kinh doanh mà chỉ áp dụng những chu trình chính (mẫu A410 và mẫu A420) hoặc KTV cịn phải tìm hiểu thêm các chu trình quan trọng khác.
KTV cần tìm hiểu các thơng tin về:
▪ Các khía cạnh kinh doanh chủ yếu của đơn vị.
▪ Chính sách kế tốn áp dụng của đơn vị.
▪ Mơ tả chu trình về các nghiệp vụ chính và thủ tục kiểm sốt chính bằng văn bản hoặc lập sơ đồ (flowchart). KTV phải ghi chép lại nguồn thông tin cung cấp (ai, bộ phận liên quan); cách xác minh tính hiện hữu của các bước, thủ tục trong từng
quá trình (các mẫu chứng từ, các báo cáo nội bộ) và các thủ tục kiểm toán đã thực hiện (phỏng vấn, quan sát, kiểm tra) để chứng minh tính hiện hữu của thơng tin .
Khi kết luận kiểm tốn ở phần làm việc này, KTV cần nêu rõ các vấn đề:
▪ Xác định xem có cịn rủi ro trọng yếu nào khơng và thủ tục kiểm tốn cơ bản để kiểm tra chúng.
▪ Kết luận sơ bộ về chu trình kiểm sốt.
▪ KTV có thể quyết định việc tiếp tục thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB hay chỉ
kiểm tra thử nghiệm cơ bản.
KTV cân nhắc tiến hành thử nghiệm kiểm soát trong những trường hợp sau:
▪KTV tin rằng hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành có hiệu quả trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót hoặc gian lận có ảnh hưởng trọng yếu đến các cơ sở dẫn liệu của các chỉ tiêu trên BCTC.
▪Các thử nghiệm cơ bản không đủ cơ sở cung cấp các bằng chứng kiểm toán phù hợp cho các cơ sở dẫn liệu của các chỉ tiêu trên BCTC, chẳng hạn các chu trình kinh
doanh chủ yếu phụ thuộc ở mức độ cao vào hệ thống công nghệ thông tin.
Khi KTV quyết định tiến hành thử nghiệm kiểm soát, để thực hiện việc đánh
giá hệ thống KSNB đối với chu trình kinh doanh chính, KTV thực hiện 5 bước sau:
▪Xác định mục tiêu kiểm sốt.
▪Xác định rủi ro có thể xảy ra.
▪Xác định thủ tục kiểm sốt chính.
▪Đánh giá thủ tục kiểm sốt chính về mặt thiết kế.
▪Đánh giá thủ tục kiểm sốt chính về mặt triển khai.
Sau khi thực hiện các bước trên, KTV tổng hợp các rủi ro trọng yếu phát hiện được và kết luận về hệ thống KSNB của chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền của