Mức độ
thử nghiệm cơ
bản
Loại bằng chứng Nguồn bằng chứng Thời điểm thu thập bằng chứng Phạm vi bằng chứng
CAO Trực tiếp do KTV
thu thập
Kiểm tra nhiều các khoản mục quan trọng
Cỡ mẫu lớn hơn
Gián tiếp do các
nguồn bên ngoài độc lập cung cấp
Thu thập các xác nhận cả
bằng lời và văn bản
Phân tích mang nhiều tính
thuyết phục THẤP Các thủ tục kiểm tra bao gồm: ▪ Kiểm tra chứng từ ▪ Quan sát ▪ Tính tốn lại Gửi thư xác nhận Phân tích sốt xét
Đọc lướt chi tiết
Phỏng vấn Gián tiếp thu thập
từ các nguồn bên
trong
Gần thời điểm xảy
ra nghiệp vụ hoặc
đánh giá
Kiểm tra hoặc quan
sát bất ngờ Tính đúng kỳ
Gần thời điểm cuối
năm
Thời điểm giữa kỳ
Thu thập đối chứng từ
nhiều nguồn Cỡ mẫu nhỏ hơn Kiểm tra ít khoản mục
quan trọng
. Để tìm hiểu hệ thống KSNB tại đơn vị, KTV cần quan tâm các nhân tố sau:
❖Mơi trường kiểm sốt
Việc tìm hiểu mơi trường kiểm sốt sẽ giúp KTV có cái nhìn khái qt về sắc
hưởng đến rủi ro có sai sót trọng yếu trong q trình xử lý các nghiệp vụ phát sinh
và trong các ước tính của nhà quản trị khi tiến hành lập các BCTC.
Khi tìm hiểu, KTV cần xem xét từng yếu tố cũng như mối quan hệ giữa chúng.
Đặc biệt, để tránh trường hợp các nhà quản lý chỉ thiết lập các quy tắc cư xử mang
tính hình thức nhưng khơng thực hiện nghiêm túc trong thực tế thì địi hỏi KTV phải
chú ý đến bản chất, biểu hiện thực tế hơn là hình thức của mơi trường kiểm sốt.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, KTV thường soạn bảng tường thuật; còn với doanh nghiệp lớn, họ thường dùng lưu đồ để mô tả cơ cấu KSNB hiện hành. Một thể thức
tìm hiểu về hệ thống KSNB thường được sử dụng là phỏng vấn, quan sát và sử dụng bảng câu hỏi. Các câu hỏi với dạng mơ tả, câu trả lời có sẽ cho thấy hệ thống
KSNB hữu hiệu, câu trả lời không chứng tỏ hệ thống KSNB yếu kém. Thơng qua bảng câu hỏi, KTV có thể xác định được:
▪Trình độ nhân viên phụ trách: phỏng vấn nghiệp vụ, hồ sơ nhân viên.
▪Tính chính trực và giá trị đạo đức: thông qua nội quy của đơn vị và các nhân
viên thực hiện nội quy đó.
▪Triết lý quản lý và phong cách điều hành: KTV tìm hiểu quan điểm của nhà quản lý, thích rủi ro, ham lợi nhuận thì BCTC sẽ có nguy cơ bị thổi phồng.
▪Cơ cấu tổ chức: KTV nghiên cứu hồ sơ tổ chức, cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm.
Ngồi bảng câu hỏi, KTV có thể thực hiện thêm kĩ thuật “kiểm tra từ đầu đến cuối” (Walkthrough), cụ thể, KTV sẽ chọn ra một vài nghiệp vụ và lần theo từng bước thực hiện xem thử thực tế có diễn ra đúng như bảng câu hỏi hay không. Nếu
không sẽ điều chỉnh lại bảng câu hỏi cho đúng với thực tế.
❖Đánh giá rủi ro:
Đánh giá rủi ro là một bộ phận quan trọng trong hệ thống KSNB. KTV cần tập
trung vào các rủi ro mà doanh nghiệp đã nhận diện được và xem xét liệu các rủi ro
này có khả năng gây ra sai lệch trọng yếu trên BCTC không. Khi KTV xác định được các rủi ro mà doanh nghiệp không nhận diện được, KTV cần phải cân nhắc
xem nguyên nhân làm doanh nghiệp không phát hiện ra các rủi ro này, từ đó đánh
giá sự hiệu quả của quy trình đánh giá rủi ro tại doanh nghiệp.
Mục tiêu của doanh nghiệp là lợi nhuận hay chiếm thị phần, từ đó xác định các rủi ro liên quan. Phân tích rủi ro cũng phải dựa trên loại hình kinh doanh của đơn vị.
❖Thơng tin và truyền thơng:
Khi tìm hiểu, KTV cần tập trung chủ yếu vào hệ thống thơng tin có liên quan đến các mục tiêu BCTC (trong đó bao gồm cả hệ thống kế toán), bao gồm các thủ tục được tự động hóa hay thực hiện thủ công và các loại sổ sách nhằm thu thập,
phân loại, ghi chép, xử lý, và báo cáo các nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp.
❖Hoạt động kiểm sốt:
Tìm hiểu các hoạt động kiểm sốt ở cấp độ tồn doanh nghiệp thơng qua việc
xem xét các biểu hiện (so sánh thực tế và dự tính hoặc năm trước), quy trình xử lý
thơng tin, các hoạt động kiểm soát vật chất và phân công trách nhiệm của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát ở mức độ từng quy trình xử lý thì KTV có thể thu thập được khi tìm hiểu các quy trình quan trọng hay các nghiệp vụ quan trọng và
khi tìm hiểu các thành phần khác có liên quan của hệ thống KSNB.
❖Giám sát:
Tìm hiểu việc giám sát liên quan đến toàn đơn vị, cịn giám sát đối với từng
quy trình cụ thể thì có thể thu thập khi tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ quan trọng.
Từ các thơng tin tìm hiểu được, KTV có những đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát nhằm: nhận diện các mục tiêu kiểm soát, nhận diện quy trình kiểm sốt đặc thù, nhận diện và đánh giá các nhược điểm của hệ thống KSNB.
KSNB phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số các bước chương trình, việc phân tích các nhiệm vụ trong cơng tác kế tốn, việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể như sau:
▪Sự đồng bộ của sổ sách: các trình tự kế tốn phải có trước khi đặt ra các mục
tiêu KSNB, bảng câu hỏi trắc nghiệm cũng cần chú ý đến những chi tiết cụ thể của
▪ Các chứng từ được đánh số trước: Cụ thể việc bán hàng và việc vận chuyển diễn ra với tần suất lớn thì cần phải kiểm soát qua thứ tự liên tục của vận đơn. Để
tránh bỏ sót các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu cần lưu trữ tất cả các chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển và định kỳ rà soát lại tất cả các số thứ tự, tìm ra nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào.
▪ Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua các cơng ty có
quy mơ nghiệp vụ bán hàng quy mô lớn, thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng hóa với các khoản đã thu tiền, các khoản phải
thu để kiểm soát việc bán hàng và công nợ khách hàng. Cuối tháng doanh nghiệp phải gửi bảng cân đối này đến người mua để thông báo đối chiếu và xác nhận mối
quan hệ mua bán phát sinh trong tháng. Trường hợp này yêu cầu KTV phải thận trọng xem xét và đưa ra ý kiến về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên.
▪Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng:
a. Đối với các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế có giá trị lớn thủ tục kiểm soát
này cần chú trọng vào các vấn đề sau:
▪Việc bán chịu phải được phê duyệt cẩn thận trước khi bán hàng. Một số cách thức có thể hỗ trợ như thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về vấn đề tài chính, vấn đề chi trả...của khách hàng. Trong những
môi trường kinh doanh có tính rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu
khách hàng thế chấp tài sản hay kí quỹ.
▪Hàng hóa chỉ được vận chuyển sau khi ký duyệt đầy đủ chứng từ ( tài khoản,
con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).
▪Giá bán được phê duyệt, bao gồm cả cước vận chuyển, giảm giá, chiết khẩu thương mại và điều kiện thanh toán.
Các thủ tục kiểm soát này nhằm ngăn ngừa rủi ro vận chuyển hàng đến người
mua khơng có điều kiện hay chậm thanh toán. Việc phê duyệt nhằm tránh xuất sai
giá và gian lận có thể xảy ra do có sự thơng đồng giữa thủ kho và người nhận hàng. b. Phân chia trách nhiệm đầy đủ trong tổ chức cơng tác tài chính kế tốn:
Đây là một thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm ngăn ngừa gian lận trong kế
tốn nói chung và trong lĩnh vực bán hàng ghi nhận doanh thu nói riêng. Cụ thể, nếu sổ bán hàng và sổ thu tiền được hai kế toán theo dõi độc lập với nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với Sổ Cái, Sổ Quỹ sẽ tạo sự kiểm tra chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Đồng thời giữa chức năng bán hàng và
xét duyệt bán chịu cũng cần phân ra để phịng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh
trong khâu bán hàng. KTV cũng cần xem xét sự phân công trong công tác kế tốn
và quan sát thực tế cơng việc kế tốn. Ví dụ giữa người lập hóa đơn, người giữ sổ
hay giữa người ghi sổ và người giữ tiền có các giao dịch, trao đổi bất thường khơng.