Q trình Trực quan mô tả tập hợp được ra lệnh của những bước được yêu cầu
5.2 Áp dụng các công cụ proofing
Sử dụng AutoCorrect
Đặc tính AutoCorrect phát hiện ra và tự động sửa chữa nhiều tư bản hóa chung và việc đánh vần những lỗi, nhưteh thay vì hayKhi thay vìKhi. Bạn có thể tùy biến những AutoCorrect để đốn nhận đánh vần sai Bạn thủ tục đánh máy.
Để thêm một bản ghi thay thế vào danh sách AutoCorrect
Trong trang Proofing của (hộp thoại) PowerPoint Options, trong (vùng) AutoCorrect options, ấn AutoCorrect Options.
Trong trang AutoCorrect của (hộp thoại) AutoCorrect, trong ô
Replace phía trên (danh sách), nhập từ viết sai.
Trong ô With, nhập từ viết đúng sửa lại. Ấn Add, và ấn OK.
Sửa lỗi đánh vần
Hầu hết những sự đánh vần là kết quả của những lỗi định vị ngón tay hay kí ức sa ngã. Bạn có thể bảo đảm rằng những từ trong những sự biểu diễn của các bạn được đánh vần chính xác trong những cách sau đây
Theo mặc định, những sự kiểm tra PowerPoint Spelling của bất cứ cái gì bạn đánh máy chống lại từ điển gắn sẵn . Vẽ những sự chú ý để phát biểu điều đó khơng trong từ điển của nó và mà có lẽ đã được đánh vần, PowerPoint gạch dưới họ với một đường gạch dưới gợn sóng đỏ. Nếu bạn muốn, bạn có thể sửa chữa những lỗi này khi bạn làm họ.
Bạn có thể lờ đi những đường gạch dưới gợn sóng đỏ và thay vào đó H vànhững le tất cả tiềm năng đang đánh vần sai trong sự biểu diễn tại một thời gian gần kích Options trong hội thoại Đánh vần .
Bạn có thể thêm những từ chính xác được đánh vần mà được treo cờ như những sự đánh vần vào từ điển góc phụ vì thế PowerPoint kia sẽ khơng treo cờ họ trong tương lai.
Để thay thế từ viết sai (có dấu gạch chân đỏ ở dưới)
Chuột phải vào từ viết sai, và chọn từ thay thế phù hợp.
Để kiểm tra lỗi chính tả trong tồn bộ bản trình chiếu
Chọn slide 1, trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, ấn nút Spelling. Trong (hộp thoại) Spelling, làm theo một trong các cách sau:
Để bỏ qua các từ bị gắn cờ, ấn Ignore hoặc Ignore All.
Để thay đổi các từ bị gắn cờ, chọn từ thay thế được gợi ý, hoặc nhập từ thay thế mong muốn trong ô Change to. Và ấn Change hoặc Change All.
Để xóa từ bị lặp, ấn Delete.
Để thêm từ vào trong từ điển chương trình, ấn Add.
Để thêm từ vào (danh sách) AutoCorrect, ấn AutoCorrect. Khi có (hộp thoại) hiện lên thơng báo q trình kiểm tra lỗi đã hoàn tất, ấn OK.
Bạn can add the words the accuracy be to the spelling whom yet flagged such as the spellings to supplemental dictionary ( GọiPhong is coarse. DIC) so that the PowerPoint will not flag the surname in the future.
Bạn có thể cũng thay thế một font đặc biệt khắp cả (suốt) một sự biểu diễn.
Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Find.
Trong ơ Find what của (hộp thoại) Find, nhập từ khóa tìm kiếm, và rồi chọn các ơ mong muốn phía dưới cho phù hợp với nội dung cần tìm kiếm.
Ấn Find Next cho tới khi tìm được trường hợp khóa mong muốn, và ấn
Close. Để thay thế từ
Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Replace.
Trong ô Find what của (hộp thoại) Replace, nhập từ cần tìm kiếm, và trong ơ Replace with, nhập từ muốn thay thế. Và chọn các ơ phía duwois cho phù hợp với nội dung cần thay thế.
Ấn Find Next, và làm theo một trong các bước sau:
Để thay thế trường hợp đang tìm được, ấn Replace.
Để thay thế tất cả các trường hợp tìm được, ấn Replace All. Làm lại bước 3 nếu cần thiết, và ấn Close.
Để thay thế font chữ
Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn mũi tên Replace, và ấn Replace
Fonts.
Trong (hộp thoại) Replace Font, ấn vào kiểu font chữ cần thay đổi trong (danh sách) Replace, và chọn kiểu font mới trong (danh sách) With. Ấn Replace, và ấn Close.
Sử dụng Bộ toàn thư
Để làm chắc chắn bạn’re đang sử dụng những từ mà tốt nhất làm chuyên chở thông báo của các bạn, bạn có thể sử dụng Bộ tồn thư nổi bật để xem những từ đồng nghĩa.
Để tìm từ đồng nghĩa
Chuột phải vào từ, ấn Synonyms, và chọn từ đồng nghĩa mong muốn.
Hoặc
Chọn từ đó, và trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, ấn nút The
Afterrus.
Trong thanh tác vụ Research, chọn từ đồng nghĩa mong muốn, ấn vào mũi tên hiện lên, và ấn Insert.
So sánh và Kết hợp những bài trình chiếu
Bạn có thể so sánh hai phiên bản của sự biểu diễn giống như vậy bởi việc hòa trộn những sự thay đổi làm trong một phiên bản Vào trong (Kẻ) khác. Những sự khác nhau được ghi trong sự biểu diễn được kết hợp như những sự duyệt lại. Bạn có thể nhìn những sự thay đổi được gợi ývà sau đó chấp nhận hay loại bỏ họ.
Để gộp 2 phiên bản của cùng một bản trình chiếu
Để mở phiên bản thứ nhất, trên thẻ Review, trong nhóm Compare, ấn vào (nút) Compare.
Trong (hộp thoại) Choose File to Merge with Current Presentation, chỉ đường dẫn tới phiên bản cần gộp.
Để so sánh 2 phiên bản
Trên thanh tác vụ Revisions, hiện thẻ Slides.
Trong thẻ Slides của thanh Overview, ấn vào slide bất kỳ trên phiên bản này để xem slide tương ứng của phiên bản kia.
Để chấp nhận hoặc hủy bỏ quá trình gộp
Ấn vào biểu tượng trang giấy – bút chì để hiện ơ cho biết các thay thế. Để chấp nhận tất cả thay đổi của một đối tượng, chọn ô All
changes to.
Chọn và bỏ chọn các ô tùy chọn để thấy sự thay đổi tương ứng của slide.
Chọn (các) ô để chấp nhận thay đổi.
On General the tab, trong Sự So sánh (nhóm), kíchTiếp theo (nút) để di chuyển tới sự trượt kế tiếp với những sự thay đổi.
Sự xuyên qua Công việc presentation, Việc giải quyết tất cả những sự khác nhau.
Khi bạn nhìn thấy một thơng báo mà khơng có nhiều sự thay đổi hơn, kíchContinue, và nếu bạn muốn, tổng quan những quyết định của các bạn.
Khi bạn được thỏa mãn với xoay thai phối hợp của presentation, trên
General the tab, trong Sự So sánh (nhóm), kích General Kết thúc (nút)
để vứt bỏ những sự thay đổi không được nhận và tất cả nhãn phụ.
Thực hành
Các file thực hành cho các tác vụ được đạt tại thư mục PowerPoint\Objective6 In the CommunityService presentation, on slide 2, correct the spelling of
infermation. Then check the spelling of the entire presentation, correcting any
mistakes you find. Add the term CSCom to the CUSTOM.DIC dictionary, và add the correct spelling of employes to the AutoCorrect substitution table. In the CommunityService presentation, replace any instances of the word
department with the word unit, matching the capitalization. Then replace any
instances of the Times New Roman font with the Calibri font.
On slide 1, use the Thesaurus to replace the word Executing with the synonym
Completing.
Compare the AnnualMeetingA và AnnualMeetingB presentations, và merge the differences between them into AnnualMeetingB. Then review the marked differences, accept those on slide 1, và reject all other changes.
5.3 Lưu file
Mặc định, những sự biểu diễn PowerPoint 2010 được Save trong Format PPTX, mà được dựa vào XML. Phụ thuộc vào bạn định phân phối(phân bố) như thế nào Một presentation, Bạn có thể cũng Save nó trong một sự đa dạng của những Format khác.
You những sự mơ tả màn hình có thể của một số (kẻ) sẵn có sắp xếp những Format bởi việc trình bày sự Lưu trữ & Gửi (trang) của tab File và việc kích Change File Type.
Những Format sẵn có bao gồm sự theo sau
Bài trình chiếu PowerPoint 97-2003 Nếu bạn muốn chia sẻ một PowerPoint
presentation với những người sử dụng của một phiên bản trước đó của
PowerPoint, bạn có thể Save nó trong khổ tập tin PPT. Trước đây Save một sự biểu diễn trong Format này bạn có thể sử dụng Bộ kiểm tra Tương thích để kiểm tra liệu có phải sự biểu diễn bao gồm những đặc tính mà khơng được hỗ trợ trong những phiên bản Trước đây của PowerPoint. Bạn có thể rồi quyết định như thế nào Tới bất kỳ (cái) nào báo cáo chảy ra.
PowerPoint Show Khi PowerPoint 2010 or Microsoft PowerPoint Viewer is
installed trên máy tính, nhấn đúp một hồ sơ biểu diễn Save trong PPSX Format mở sự biểu diễn trong sự Trượt Cho thấy cảnh quan thay vì cảnh quan Bình thường. Việc nhấn (nén) Esc đóng sự biểu diễn.
GIF, JPEG, PNG, Sự Bất hoà, hay Format đồ thị khác Bạn có thể Save
những sự trượt như những ảnh mà có thể (thì) được chèn vào trong những tài liệu hay được trình bày trên những trang web. Bạn có thể chỉ Save sự trượt hiện thời hay mọi sự trượt trong sự biểu diễn như một ảnh.
Picture presentation Mỗi sự trượt được Save As một bức tranh. Bạn có lẽ đã
muốn tiết kiệm một sự biểu diễn trong Format này cho kích thước những giảm sút.
Outline Khi bạn muốn sử dụng văn bản từ một sự biểu diễn trong (kẻ)
khácprogram , bạn có thể Save hồ sơ biểu diễn như một phác thảo ở RTF định dạng.
OpenDocument presentation Việc lựa chọn Format này Save sự biểu diễn
theo một cách mà nó có thể được mở trong sự biểu diễn khác những chương trình. Thơng tin nào đó (thì) bị mất, và sự định dạng nào đó và chức năng khơng được giữ gìn.
PDF hay XPS Sự Chọn lọc cả những Format này Save sự biểu diễn như một
sự trình bày điện tử của sự biểu diễn được in ấn.
Để tiết kiệm một bài trình chiếu cho sự sử dụng trong một phiên bản PowerPoint trước đó
Trên Save & Send (trang) của Tab File, kích Change File Type, và sau đó nhấn đúp PowerPoint 97-2003 Presentation..
Hay
Trong tab File, kích Save As. Trong Save As (hộp thoại), trong Save as
type (danh sách), kích PowerPoint 97-2003 Presentation.
Trong Save As (hộp thoại), chỉ rõ tên tập tin và mắt nhớ,và sau đó kích
Save.
Để kiểm tra cho những đặc tính khơng được ủng hộ trong những phiên bản PowerPoint trước đó
On trang Infocủa Tab File, kích Check for Issues, và sau đó kích
Check Compatibility.
Ký hối phiếu của bất kỳ vấn đề nào được báo cáo Trong Compatibility
Checker (hộp thoại),và sau đó click OK.
Để Save một bài trình chiếu mà chỉ có thể được trình bày trong Slide Show view
Trên Save & Send (trang) của Tab File, kích Change File Type, và sau đó nhấn đúp PowerPoint Show.
Hay
Trong tab File, kích Save As. Trong Save As (hộp thoại), trong Save as
type (danh sách), kích PowerPoint Show.
In the Save As dialog box, specify the file name và storage location, và sau đó click Save.
Để Lưu các slide thành hình ảnh
Trong ơ vng được rời bỏ của tab File, kích Save As. Trong Save As (hộp thoại), trong Save as type (danh sách), kích Format ảnh bạn muốn. Trong Save As (hộp thoại), chỉ rõ tên tập tin và mắt nhớ,và sau đó kích
Save.
Trong (hộp thoại), kích Every Slide, và sau đó click OK để thừa nhận sự tạo thành của một ngăn để giữ những ảnh.
Hay
Trong (hộp thoại), kích Current Slide Only.
Để Save một bài trình chiếu ảnh
Trên Save & Send (trang) của Tab File, kích Change File Type, và sau đó nhấn đúp PowerPoint Picture Presentation.
Hay
Trong tab File, kích Save As. Trong Save As (hộp thoại), trong Save as
type (danh sách), kích PowerPoint Picture Presentation.
Trong Save As (hộp thoại), chỉ rõ tên tập tin và mắt nhớ,và sau đó kích
Trong (hộp thoại), click OK tới sự ghi nhận mà một sự sao chép của sự biểu diễn đã được Save.
Để Save một bài trình chiếu như một phác thảo
Trong ơ vng được rời bỏ của tab File, kích Save As.
Trong File name của Save As hội thoại , chỉ rõ tên của hồ sơ. Trong Save as type (danh sách), kích Outline/RTF.
Định hướng tới ngăn mà trong đó bạn muốn Save phác thảo, và kích
Save.
Để Save một bài trình chiếu OpenDocument
Trên Save & Send (trang) của Tab File, kích Change File Type, và sau đó nhấn đúp OpenDocument Presentation.
Hay
In ô vng được rời bỏ của Tab File, kích Save As. Trong Save As (hộp thoại), trong Save as type (danh sách), kích OpenDocument
Presentation.
Trong Save As (hộp thoại), chỉ rõ tên tập tin và mắt nhớ,và sau đó kích
Save.
Trong cảnh báo (hộp thoại) mà một số đặc tính có lẽ đã khơng cịn (thì) sẵn có, kíchĐúng.
Để Save một bài trình chiếu ở dạng PDF hay XPS
Trên Save & Send (trang) của Tab File, kíchTạo ra PDF/ Tài liệu XPS, và sau đó kích Create PDF/XPS (nút).
Trong Publish as PDF or XPS (hộp thoại), chỉ rõ tên tập tin và mắt nhớ. Nếu bạn muốn tạo ra một tài liệu XPS, Trong Save as type (danh sách), kích XPS Document.
Trong Publish as PDF or XPS (hộp thoại), kíchXuất bản.
Hay
In ơ vng được rời bỏ của Tab File, kích Save As. Trong Save As (hộp thoại), chỉ rõ tên tập tin và mắt nhớ.
Trong Save as type (danh sách), kích PDF hay XPS Document. Kích kích thước hồ sơ mà tương ứng tới sự sử dụng được dự định của các bạn của hồ sơ biểu diễn.
Kích Options, thay đổi bất kỳ sự hư hỏng đang bắt đầu nào Options (hộp thoại),và sau đó click OK để đóng hội thoại .
Trong Save As (hộp thoại), kích Save.
Thực hành
Check the Color presentation for compatibility with PowerPoint 2003, và sau đó save it as My Color 2003 in a format that allows the presentation to be opened và edited in that program.
Save My Color 2003 as a presentation that can be opened và viewed only in Slide Show view. Name it My Color Slide Show.
Save My Color Slide Show in a format that can be opened as an outline in Microsoft Word. Name the file My Color Outline.
Save the Color presentation as My Color PDF in a PDF format that is suitable for publishing online. Frame the slides, và exclude all non-printing information.