Q trình Trực quan mô tả tập hợp được ra lệnh của những bước được yêu cầu
5.6 Bảo vệ file trình chiếu
Loại bỏ Thơng tin Bên ngồi
Những sự biểu diễn thường được chuyển điện tử, như Attachments tới những thông báo email hay như những hồ sơ mà có thể là tải xuống từ một website. Trước đây phân phối(phân bố) Một presentation, Bạn sẽ muốn loại bỏ Đồng nhất hóa(nhận ra) và việc theo dõi những thuộc tính gán bởi PowerPoint trong khi sự biểu diễn đang được phát triển. Những thuộc tính này bao gồm thơng tin như tác giả’S tên, tiêu đề và khi hồ sơ được tạo ra và cập nhật. Bạn có lẽ đã cũng có gán thuộc tính khác, như những từ khóa.
Loại bỏ thơng tin Before phân phối một bài trình chiếu
Trên trang Info của Tab File, kích Check for Issues, và sau đó kích
Inspect Document
Trong Document Inspector (hộp thoại), làm sạch những hộp kiểm tra cho những kiểu của thơng tin bạn muốn định vị,và sau đó kích Inspect. Khi Thanh tra Tài liệu báo cáo những kết quả tìm kiếm của nó, kích
Remove All cho bất kỳ kiểu thơng tin bạn muốn nào để loại bỏ.
Kích Đóng để đóng hộp thoại Document Inspector.
Gán những mật khẩu
Cách đơn giản nhất để kiểm soát sự truy nhập tới một sự biểu diễn sẽ gán một mật khẩu tới nó. Bạn có thể gán hai kiểu của những mật khẩu
Mật khẩu để mở Việc gán kiểu này của mật khẩu mã hóa chỉ biểu diễn sothat
Mật khẩu để chỉnh sửa file trình chiếu Sự Chỉ định ((sự) nhượng lại) kiểu
hươu cái mật khẩu khơng phải này mã hóa presentation, Vì thế bất cứ ai có thể mở và nhìn nó. Tuy nhiên, để làm thay đổi hay Save một sự sao chép với một tên khác nhau, Họ Phải cung cấp mật khẩu.
To mở một sự biểu diễn tới đó một mật khẩu để mở có là gán, bạn phải vào mật khẩu chính xác, kể cả tư bản hóa, những số, những khơng gian, và những ký hiệu. Để mở một sự biểu diễn mà Tới (cái) đó một mật khẩu để điều chỉnh có là Gán, Bạn có thể cả hai vào Mật khẩu chính xác để mở và sửa đổi nó hay mở một phiên bản mà bạn có thể nhìn nhưng khơng điều chỉnh.
Để đặt một mật khẩu cho một bài trình chiếu
Trong ơ vng được rời bỏ của tab File, kích Save As.
Tại đáy của Save As (hộp thoại), trong Tools (danh sách), kích General
Options.
In Options Chung (hộp thoại), trong Mật khẩu để mở hayMật khẩu
để Adjust , vào mật khẩu bạn muốn,và sau đó click OK.
Trong Confirm Password (hộp thoại), trong Reenter password to open or Reenter password to modify, gõ lại mật khẩu bạn trước đó vào,và sau đó click OK.
In Save As (hộp thoại), kích Save.
Hay
Trên trang Info của Tab File, kích Protect Presentation, và sau đó kích
Encrypt with Password.
Trong Encrypt Document (hộp thoại), vào mật khẩu,và sau đó click OK.
trong Confirm Password (hộp thoại), retype mật khẩu bạn trước đó vào,và sau đó click OK.
Trong General Options (hộp thoại), thay đổi mục vào trong Password
to open or Password to modify, và sau đó click OK.
Trong hộp Confirm Password trong Reenter password to open or
Reenter password to modify, retype mật khẩu mới,và sau đó click OK.
In Save As (hộp thoại), kích Save.
Hay
Trên trang Info của Tab File, kích Protect Presentation, và sau đó kích
Encrypt with Password.
Trong Encrypt Document (hộp thoại), thay đổi mật khẩu,và sau đó click OK.
Trong Confirm Password (hộp thoại), retype mật khẩu bạn trước đó vào,và sau đó click OK.
Để xóa mật khẩu của một bài trình chiếu
Việc Đi theo sau những chỉ dẫn để thay đổi một mật khẩu, xóa mục vào hiện hữu.
Marking as Final
Trước đây phân phối(phân bố) Một presentation, Bạn cần phải ghi dấu nó như cuối cùng. Đặc tính này Save hồ sơ, khử hoạt tính đa số những cơng cụ PowerPoint, và trình bày một thanh chắn thơng tin tại đỉnh của màn ảnh để chỉ báo khơng có những sự thay đổi về sau cần phải được làm tới sự biểu diễn. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng đè tình trạng cuối cùng và làm những sự thay đổi tới sự biểu diễn.
Để ghi dấu một bài trình chiếu như cuối cùng
Trên trang Info của Tab File, kích Protect Presentation, và sau đó kích
Mark as Final
Trong hộp thoại, click OK, và sau đó click OK trong cái hộp xác nhận.
Để tắt tình trạng cuối cùng
Trong thanh chắn thơng tin ở trên tài liệu, kích Edit Anyway.
Gán những chữ ký số hóa (Digital Signatures)
Khi bạn tạo ra một sự biểu diễn mà sẽ được phân phối tới người dân khác qua email hay mạng, bạn có lẽ đã muốn gắn một chữ ký số hóa tới nó để xác nhận những gốc. Việc gán một chữ ký số hóa cần phải là nhiệm vụ cuối cùng bạn thực hiện Trên Một presentation, Bởi vì việc thay đổi sự biểu diễn sau ký tên nó phế bỏ chữ ký.
Để gắn một chữ ký số hóa Tới một bài trình chiếu
On trang Info của Tab File, kích Protect Presentation, và sau đó kích
Add a Digital Signature.
Nếu một (hộp thoại) mở, click OK.
Trong Sign (hộp thoại), vào một mục đích nếu ước muốn,và sau đó kích
Sign.
Để nhìn chữ ký số hóa gán cho một bài biểu diễn
Trên trang Info của Tab File, kích View Signatures.
Trong Signatures giao nhiệm vụ ơ vng, kích chữ ký, kích mũi tên mà xuất hiện tới quyền,và sau đó kích Signature Details.
Trong Signature Details (hộp thoại), kích View.
In Certificate (hộp thoại), khảo sát thơng tin trên General và Details và sau đó click OK.
Trong Signature Details (hộp thoại), kích Đóng.
Để loại bỏ chữ ký số hóa
Trong Signatures, kích chữ ký, kích mũi tên,và sau đó kích Remove
Signature
Trong (hộp thoại), kích Yes để thường xuyên loại bỏ chữ ký.
Thực hành
File thực hành cho phần này được đặt trong thư mục: PowerPoint\Objective7. Nếu bạn muốn lưu lại kết quả các tác vụ, hãy lưu chúng trong cùng thư mục và thêm “My” vào đầu tên file để tránh ghi đè lên file thực hành gốc.
In the Meeting presentation, remove all identifying và tracking information và comments from the file.
Assign the password P@ssword to the Meeting presentation so that the file can be opened but not changed. Then save the presentation with the name
MyPassword, và close it.
Open a read-only version of the password-protected MyPassword presentation, try to make a change, và sau đó close it. Then open a version you can edit, delete the word key in the first two bullets on the last slide, và save the presentation.
Xem lại mục tiêu
Trước khi kết thúc chương này, hãy chắc chắn rằng bạn đã thành thạo tất cả các kỹ năng dưới đây:
5.1. Quản lý các ghi chú (comment)
5.2. Áp dụng các công cụ proofing
5.3. Lưu file
5.4. Chia sẻ file
5.5. In file trình chiếu
5.6. Bảo vệ file trình chiếu
5.7. Quản lý các ghi chú (comment)
5.8. Áp dụng các công cụ proofing
5.9. Lưu file
Chapter 6. Xuất bản file trình chiếu