5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2 Cơ cấu bộ máy quản lý
2.2.1 Sơ đồ tổ chức
Giám đốc điều hành
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Phòng Market- ing Phịng chăm sóc khách hàng Phịng dịch vụ mạng Phịng dịch vụ thoại & internet Phòng qlý kênh phân phối Phòng N/ Cứu & phát triển Phòng kỹ thuật Phòng IT P.hòa mạng Phòng tổ chức hành chính Phịng kế tốn - tài vụ Phịng kế
hoạch & đầu
tư Phòng quan hệ quốc tế Chia nhánh KV Tây Nam Bộ Chia nhánh KV Đông Nam Bộ Chia nhánh KV Miền Trung Chia nhánh KV Phía Bắc
2.2.2Chức năng và nhiệm vụ Ban Giám Đốc gồm:
Giám Đốc Điều Hành: Là người đại diện hợp pháp, có quyền hành cao nhất và quyết định toàn bộ các vấn đề quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung
tâm, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Hội Đồng Quản Trị về các vấn đề hoạt động
kinh doanh, phân cấp quản lý, phân bổ và bãi nhiệm viên chức Trung tâm. Giám đốc đồng thời trực tiếp chỉ đạo công việc và nghiệp vụ của các phòng: Tổ chức-
Hành chính, Kế tốn - Tài vụ, Kế hoạch - Đầu tư, Quan hệ Quốc tế.
Phó Giám đốc kỹ thuật, Phó Giám đốc kinh doanh giúp cho Giám đốc quản lý
và điều hành các hoạt động sản xuất kinh của khối kinh doanh và kỹ thuật.
Các phòng chức năng:
Khối Kinh doanh: Có chức năng tham mưu và quản lý hoạt động kinh doanh,
giúp Giám đốc điều hành các hoạt động kinh doanh gồm: lập kế hoạch kinh doanh, khai thác thị trường, các chính sách ưu đãi cho khách hàng, đại lý, xây dựng chiến
lược quản cáo tiếp thị, thực hiện các chiến lược của nhà nước và của ngành.
Khối Kỹ thuật: Có chức năng tham mưu và quản lý nghiệp vụ kỹ thuật, giúp
Giám Đốc Điều Hành các hoạt động về kỹ thuật gồm: nghiên cứu tiếp nhận và triển khai các ứng dụng về công nghệ thông tin, nghiên cứu phát triển hệ thống cước, hệ
thống thông tin khách hàng, phát triển mạng lưới xây dựng cơ sở hạ tầng, quản lý, điều hành, khai thác và bảo dưỡng trục mạng IP, trục mạng cáp quang biển, lập kế hoạch và giải pháp phù hợp với nhu cầu hoạt động của Trung tâm.
Phịng Tổ chức - Hành Chính: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ Ban Giám Đốc, có chức năng phối hợp các phòng ban để tổng hợp, báo cáo tình hình, xử lý thơng tin
hành chính, thực hiện công tác lưu trữ văn thư, thực hiện công tác lễ tân, đối ngoại,
quản lý, theo dõi quản lý toàn bộ các cơ sở vật chất của Trung tâm, tổ chức và thực hiện các công tác bảo vệ, vệ sinh văn phịng, phịng cháy chữa cháy.
Phịng Kế tốn - Tài vụ: Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư hàng hóa, cơ sở vật chất
và nguồn vốn hoạt động của Trung Tâm bằng các nghiệp vụ phù hợp, quản lý và
giám sát chặt chẽ các khoản thu chi, thu nhập và xử lý thông tin kịp thời đáp ứng
yêu cầu quản lý điều hành của Trung tâm.
Phòng Kế hoạch - Đầu Tư: Xây dựng, tổng hợp phân tích, đánh giá quá trình hoạt động kinh doanh của Trung tâm, nghiên cứu các chiến lược ngắn hạn và dài hạn đồng thời định hướng các kế hoạch đầu tư phân tích tính khả thi của dự án,
phân bổ theo dõi các kế hoạch của Trung Tâm.
Phòng Kinh doanh - Quốc tế: Làm đầu mối quan hệ các đối tác nước ngoài, thực
hiện các hợp đồng về các dịch vụ chuyển lưu lượng VoIP quốc tế đi và đến, dịch vụ
IPVPN, quản lý đánh giá theo dõi thực hiện triển khai hợp đồng với các đối tác nước ngoài: tham gia tư vấn, đàm phán, ký kết các hợp đồng có yếu tố nước ngoài.
Chi nhánh trực thuộc: Nhận và thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh hàng năm
do Trung tâm phân bổ, thực hiện các chế độ thống kê, báo cáo, lưu trữ theo quy định, chủ động phân công và bố trí lao động theo nhu cầu thực tế, xây dựng và tổ chức hoạt động kinh doanh, quy trình cung cấp dịch vụ, xây dựng các mối quan hệ
công tác địa phương.
2.3 Tổ chức công tác kế tốn
- Do Trung tâm Viễn Thơng IP là đơn vị thành viên của SPT, để thuận tiện cho việc báo cáo nhanh và hình thức thanh tốn nội bộ giữa các chi nhánh thuộc Công
ty SPT thực hiện nhiều, nên Trung tâm áp hình thức kế tốn phụ thuộc.
- Mỗi tháng số liệu hạch toán trên phần mềm kế toán tại Trung tâm IP được tổng hợp tập trung về hệ thống phần mềm kế tốn tại cơng ty SPT để cơng ty hạch tốn
chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, nên
Trung tâm IP không hạch tốn chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.3.1.1 Sơ đồ
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán Trung tâm 2.3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Kế toán trưởng:
Nhận và thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh hàng năm do Trung tâm phân bổ, thực hiện các chế độ thống kê, báo cáo, lưu trữ theo quy định, chủ động phân
cơng và bố trí lao động theo nhu cầu thực tế, xây dựng và tổ chức hoạt động kinh
doanh, quy trình cung cấp dịch vụ, xây dựng các mối quan hệ cơng tác địa phương.
Kế tốn quản trị:
- Phân bổ chi phí chung: tính chỉ tiêu phân bổ chi phí dịch vụ VoIP và internet.
- Kiểm sốt định mức:
+ Kiểm sốt chi phí thực tế so với định mức (tiền gởi ngân hàng, tiền mặt, đồ dùng văn phịng, chi phí điện thoại, chi phí internet...)
+ Thơng báo tình hình sử dụng chi phí thực tế so với định mức.
- Phân tích kết quả kinh doanh dịch vụ:
+ Phân tích doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giá thành, điểm hịa vốn theo loại
hình dịch vụ.
Kế trưởng
Kế toán quản trị Kế toán tổng hợp
Ktoán TM, thanh toán tạm ứng Ktoán ngân hàng, kế toán tiền lương Ktốn cơng nợ VoIP quốc tế đến Ktốn cơng nợ VoIP trong nước, quốc tế đi Ktốn cơng nợ internet Ktoán TSCĐ, CCDC, kho, thẻ điện thoại, thẻ internet trả trước Thủ quỹ
+ Báo cáo kết quả kinh doanh tháng cho Giám Đốc Điều Hành, Phòng Kế Hoạch Trung tâm, Văn phịng Cơng ty, phịng Kế tốn-Tài chính Cơng ty và Văn phịng Hội đồng Quản trị.
Kế tốn tổng hợp:
- Kiểm sốt thanh tốn, nhập xuất kho:
+ Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán. Trường hợp chứng từ không hợp lệ phải báo cáo cho trưởng phòng.
+ Thực hiện kiểm kê quỹ vào cuối năm.
- Kiểm soát hướng dẫn hạch toán và ghi chép sổ sách:
+ Hướng dẫn kiểm tra cơng việc hạch tốn kế toán của các kế toán viên. + Hướng dẫn kiểm tra việc tập hợp chứng từ, lập và ghi chép sổ sách kế tốn. + Khóa sổ hạch tốn tháng phát sinh.
+ Kiểm tra, trình ký và lưu các sổ chi tiết, sổ cái.
+ Lưu trữ, bảo mật thơng tin kế tốn: lưu vào dĩa CDROOM dữ liệu kế toán lấy
từ phần mềm kế tốn.
- Đối chiếu cơng nợ nội bộ: đối chiếu công nợ nội bộ giữa Trung tâm IP và Cơng
ty SPT.
- Phụ trách hạch tốn tài khoản: Phụ trách hạch toán tài khoản: TK136, TK336.
+ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản phụ trách sau khi
tập hợp đầy đủ chứng từ hợp lệ.
+ Báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Báo cáo email cho Giám Đốc Điều Hành và Trưởng phòng. + Lập các báo cáo quản trị, báo cáo thuế.
- In, nộp báo cáo và lưu trữ sổ sách:
+ In, kiểm tra và trình ký báo cáo tài chính: 02 bộ (01 bộ nộp phịng Kế tốn-Tài
vụ Công ty và 01 bộ lưu tại Trung tâm).
+ Bảo quản, quản lý các chứng từ liên quan đến công việc được phân cơng.
Kế tốn tiền mặt, thanh tốn tạm ứng:
+ Lập phiếu thu, chi.
+ Tập hợp, kiểm tra chứng từ thu, chi của Trung tâm tại TP. HCM.
+ Hướng dẫn thanh toán thực hiện theo đúng chế độ quy định của Bộ Tài chính, Cơng ty SPT và Trung tâm IP.
- Theo dõi công nợ nội bộ Trung tâm:
+ Tập hợ kiểm tra chứng từ tạm ứng, thanh toán. + Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
+ Kiểm tra hướng dẫn thanh toán tạm ứng thực hiện theo đúng chế độ quy định của Bộ Tài chính, Cơng ty và Trung tâm.
+ Gởi email đề nghị người thanh toán tạm ứng khi hết thời hạn được duyệt sau 3
lần đề nghị (mỗi lần cách nhau 1 tuần) nếu người tạm ứng vẫn chưa thanh toán, kế
toán thanh toán gửi mail báo cáo cho Giám đốc điều hành. - Phụ trách hạch toán tài khoản:
+ Phụ trách hạch toán tài khoản: TK111, TK141.
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản mình phụ trách khi tập hợp đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
+ Lập kế hoạch báo cáo dòng tiền hàng tuần cho Kế tốn trưởng, Giám đốc điều hành và Cơng ty.
- Phối hợp nội bộ:
+ Cung cấp các chứng từ liên quan được phân cơng cho kế tốn tổng hợp. + Thơng báo cho kế tốn quản trị tình hình sử dụng chi phí so với định mức. + Chuyển cho kế tốn kho chứng từ thanh toán đã được Kế toán trưởng và Giám
đốc điều hành ký duyệt chấp thuận.
Kế toán ngân hàng, tiền lương: Kế toán ngân hàng:
-Tập hợp kiểm tra chứng từ qua ngân hàng.
-Hướng dẫn người thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng chế độ quy định của Bộ Tài chính, Cơng ty và Trung tâm.
- Lập phiếu chuyển khoản/ ủy nhiệm chi khi đề nghị thanh toán đã được Kế toán trưởng và Giám đốc điều hành ký duyệt chấp thuận.
- Lập kế hoạch báo cáo dòng tiền hàng tuần cho Kế toán trưởng, Giám đốc điều
hành và Cơng ty.
- Phụ trách hạch tốn các TK1121, TK1122, TK1131.
- Quản lý, bảo quản các chứng từ liên quan đến cơng việc được phân cơng.
Kế tốn tiền lương:
- Trích lương và các khoản liên quan đến tiền lương:
+ Trích lương và các khoản liên quan đến tiền lương (BHXH, BHYT, KPCĐ,
BHTN) theo quy định của Nhà nước, của Công ty, lập báo cáo gởi công ty về lương, thuế thu nhập cá nhân và các khoản liên quan đến tiền lương.
+ Kiểm sốt chi phí thực tế sao cho tiền lương không vượt quá tiền lương đã
trích.
- Phụ trách hạch toán các tài khoản:
+ Phụ trách hạch toán các TK334, TK3382, TK3383, TK3384, TK3389.
+ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản phụ trách khi tập hợp đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
- In, nộp báo cáo tài chính và lưu trữ sổ sách:
+ In và nộp tài khoản phụ trách cho Kế toán tổng hợp.
+ Quản lý, bảo quản các chứng từ liên quan đến công việc được phân công.
Kế tốn cơng nợ VoIP quốc tế đến: Kế tốn cơng nợ phải trả:
- Theo dõi, kiểm tra các khoản chi phí phải trả để làm đề xuất gởi kế toán trưởng, Giám đốc điều hành cho thanh toán khi đến hạn.
- Báo cáo bằng email cho Giám đốc điều hành Trung tâm, Kế toán trưởng, phòng
Kỹ thuật nghiệp vụ (đối với hợp đồng do Phòng Kinh doanh quốc tế soạn thảo) về thời hạn hợp đồng trước ngày hết hiệu lực 2 tháng.
Kế tốn cơng nợ phải thu:
- Phối hợp cung cấp số liệu để phòng Quan hệ quốc tế (P. QHQT) đề nghị các đối
tác nước ngồi thanh tốn nợ.
-Lập bảng đối chiếu công nợ từng đối tác gửi P.QHQT.
- Phụ trách hạch toán tài khoản:
+ Phụ trách hạch toán các tài khoản sau: TK244, TK344, TK331 (liên quan đến
cước kết nối quốc tế đến), TK131 (liên quan đến đối tác dịch vụ Quốc tế đến),
TK5113B (doanh thu cung cấp dịch vụ điện thoại quốc tế chiều đến).
+ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản phụ trách khi tập hợp đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
- In, nộp báo cáo tài chính và lưu trữ sổ sách:
+ Lập báo cáo doanh thu cước dịch vụ VoIP quốc tế đến cho kế toán tổng hợp. + In và nộp cho Kế toán tổng hợp tài khoản phụ trách hạch toán.
+ Tập hợp, quản lý và lưu trữ các hợp đồng ký kết giữa Công Ty SPT, Trung
tâm với các đối tác cung cấp dịch vụ điện thoại quốc tế đến.
+ Quản lý, bảo quản các chứng từ liên quan đến công việc được phân công.
Kế tốn cơng nợ VoIP trong nước, quốc tế đi: - Theo dõi công nợ phải thu, phải trả:
+ Theo dõi công nợ VoIP trong nước, quốc tế đi, cước kết nối.
+ Tập hợp bảng xác nhận doanh thu (cước dịch vụ và cước kết nối) của các Bưu
điện, Trung tâm Điện thoại SPT, Sfone, đối chiếu kiểm tra trước khi trình ký.
+ Soạn thảo cơng văn đề nghị các Bưu điện thanh toán.
+ Gởi email đề nghị thu hồi công nợ của dịch vụ VoIP trong nước, quốc tế đi khi
đến hạn thanh toán, sau 3 lần đề nghị (mỗi lần cách nhau 5 ngày) mà vẫn chưa nhận được thanh toán, kế tốn cơng nợ làm công văn báo cáo qua email cho Kế tốn
trưởng.
+ Lập bảng đối chiếu cơng nợ của từng khách hàng vào thời điểm 30/6 và 31/12 hàng năm.
+ Lập đề xuất thanh toán đối với các khoản nợ để hạn thanh toán.
+ Phụ trách hạch toán tài khoản sau: TK131 (dịch vụ VoIP trong nước, quốc tế
chiều đi), TK331 (cước kết nối dịch vụ VoIP trong nước, quốc tế chiều đi),
TK5113A (doanh thu cung cấp dịch vụ điện thoại trong nước), TK5113B (doanh
thu cung cấp dịch vụ điện thoại quốc tế chiều đi).
+ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản phụ trách khi tập hợp đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
- In, nộp báo cáo tài chính và lưu trữ sổ sách:
+ Lập báo cáo doanh thu cước dịch vụ VoIP trong nước, quốc tế chiều đi và chi phí cước kết nối gởi cho kế toán tổng hợp.
+ In và nộp cho kế toán tổng hợp tài khoản phụ trách hạch toán.
+ Quản lý, bảo quản các chứng từ liên quan đến công việc được phân công và
các hợp đồng kinh tế (bản gốc hoặc bản sao), bảng xác nhận kết quả đối sốt số liệu tính cước dịch vụ VoIP trong nước, quốc tế chiều đi (bản gốc).
Kế tốn cơng nợ internet
- Theo dõi công nợ internet
- Hàng tháng nhận số liệu cước từ bộ phận tính cước hạch tốn doanh thu.
- Phụ trách hạch toán tài khoản sau: TK131(liên quan đến dịch vụ internert);
TK5113J: Doanh thu CCDV giá trị gia tăng (Vas); TK5113K: Doanh thu CCDV
leased- line; TK5113M: Doanh thu CCDV IP VPN; TK5113N: Doanh thu CCDV Internet mobile; TK5113S: Doanh thu CCDV INT Phone.
Kế toán TSCĐ, CCDC, kho thẻ điện thoại VoIP, internet trả trước: - Kế toán TSCĐ - CCDC:
+ Theo dõi TSCĐ – CCDC.
+ Lập bảng xác nhận TSCĐ-CCDC với từng phịng ban chi nhánh.
+ Thực hiện trích khấu hao,phân bổ hàng tháng theo quy định của của Bộ Tài
Chính và Cơng ty.
- Kế toán kho:
+ Lập phiếu và chứng kiến, kiểm soát thực tế việc nhập, xuất, tồn kho vật tư
chứng từ bản photo của kế toán tiền mặt và ngân hàng (ghi rõ nơi lưu trữ bản gốc và
có chữ ký của kế tốn tiền mặt).
+ Thực hiện kiểm kê hàng vào cuối mỗi tháng, lập và ký biên bản kiểm kê kho. + Thực hiện kiểm kê kho hàng vào cuối mỗi quý; lập, ký biên bản kiểm kê kho.
- Kế toán thẻ điện thoại, thẻ internet trả trước:
+ Khi xuất thẻ bán ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện.
+ Có số liệu từ tổ cước kết chuyển dần thành doanh thu đã thực hiện.
+ Phụ trách hạch toán tài khoản: TK131, TK211, TK214, TK3387, TK5123D (doanh thu nội bộ thẻ trả trước 177-trong nước), TK 5113E (doanh thu thẻ trả trước 177 quốc tế chiều đi), TK 5113H (doanh thu Prepaid snetfone).
Thủ quỹ:
- Chi tiền khi nhận được chứng từ chi với đầy đủ với đầy đủ chữ ký của Kế toán