4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị với việc ra quyết định ngắn
4.2.2. Hoàn thiện xử lý và phân tích thơng tin kế toán quản trị cho việc ra quyết
Đối với các DNSX cơ khí chưa áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực tổng
thể ERP (52 DN nhóm 2):
Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, các DN cân nhắc 2 phương án: tích hợp phần mềm kế toán với các phần mềm quản trị (phần mềm tính lương, phần mềm quản lý vật tư..) và sớm triển khai ứng dụng ERP. Để tạo tiền đề triển khai ERP thành công, các DN cần thực hiện các vấn đề sau:
- Cần xây dựng một quy trình hoạt động chuẩn, quy trình kế tốn cần thống nhất
với quy trình của tồn DN. Quy trình kế tốn khơng chỉ có ý nghĩa đối với nhân viên phịng kế tốn mà ngay cả các bộ phận khác cũng cần biết để hiểu rõ những yêu cầu và thủ tục cần thiết đế tiến hành cơng việc. Ví dụ như bộ phận thu mua vật tư đầu vào cần quan tâm đến quy trình kế tốn phải trả, bộ phận bán hàng cần quan tâm đến quy trình kế tốn phải thu, bộ phận ngân quỹ cần quan tâm đến quy trình thanh tốn...
- Cần phải có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng của các bộ phận. Thực tế, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế tốn có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế tốn nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm sốt, khơng trùng lắp và khơng bỏ sót nghiệp vụ. Khi phân chia trách
nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc, thời gian thực hiện, đồng thời đảm bảo công bằng giữa các nhân viên.
- Các DN cần lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp. Đây là vấn đề quan trọng đối với các DN. Các phần mềm ERP nhìn chung đều có các phân hệ lõi tương tự nhau. Khi lựa chọn phần mềm ERP, DN cần tiến hành các hoạt động khảo sát, tư vấn, phân tích hệ thống, chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng, nhân lực về CNTT để phối hợp cùng đơn vị cung ứng xây dựng và triển khai hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình thực tế của DN mình, phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý và khả năng tài chính của DN.
4.2.2. Hồn thiện xử lý và phân tích thơng tin kế tốn quản trị cho việc raquyết quyết
định ngắn hạn
4.2.2.1. Hoàn thiện việc xử lý, phân tích thơng tin kế tốn quản trị hỗ trợ cho việc ra quyết định liên quan đến hoạch định
Do các DN thiếu các dữ liệu về các tiêu chuẩn ĐMCP nên kế tốn khơng có đủ cơ sở xây dựng hệ thống dự toán SXKD tổng thể để cụ thể hoá các mục tiêu
NQT đã hoạch định. Trên thực tế, sản phẩm của các DN cơ khí rất đa dạng, do những yêu cầu rất khắt khe về kỹ thuật, tính chính xác, độ an tồn nên mỗi loại sản phẩm có ĐMCP khác nhau và việc xây dựng ĐMCP cần sự phối hợp của tất cả các bộ phận chức năng liên quan. Để khắc phục những hạn chế trước mắt, các DNSX cơ khí Việt Nam cần thống nhất quy trình xây dựng ĐMCP, quy định trách nhiệm đối với các phòng chức năng cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu tiêu chuẩn nội bộ và sớm hoàn thiện dữ liệu về các ĐMCP cịn thiếu. Kế tốn là một mắt xích quan trọng cùng tham gia vào q trình hồn thiện các tiêu chuẩn ĐMCP của DN và là bộ phận thích hợp nhất chủ trì việc thiết lập các tiêu chuẩn ĐMCP.
Định mức chi phí NVLTT
Định mức chi phí NVLTT được tính tốn dựa vào 2 yếu tố: định mức lượng NVLTT để sản xuất một đơn vị sản phẩm và định mức giá cho một đơn vị NVL sử dụng. Trong đó, định mức lượng NVLTT sẽ do bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc phịng kỹ thuật xây dựng thơng qua Bảng định mức kỹ thuật NVLTT; Định mức giá NVLTT sẽ do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận cung ứng vật tư thực hiện thơng qua Bảng ước tính giá mua NVL trực tiếp. Kế tốn thu thập thơng tin định mức lượng và định mức giá NVLTT từ các bộ phận này để thiết lập bảng định mức chi phí NVLTT cho từng loại sản phẩm.
Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm/ Phòng kỹ thuật
Bảng định mức kỹ thuật NVLTT
(lập cho từng loại sản phẩm)
Bộ phận mua hàng/ cung ứng vật tư
Bảng ước tính giá mua NVL trực tiếp
(lập cho từng loại NVL)
Bộ dữ liệu tập trung của DN
Kế toán
Báo cáo định mức chi phí NVLTT
(xây dựng cho từng loại sản phẩm)
Sơ đồ 4.3. Quy trình xây dựng định mức chi phí NVLTT
Định mức chi phí NCTT
Định mức chi phí NCTT được tính tốn dựa vào 2 yếu tố: định mức lượng NCTT và định mức giá NCTT để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Trong đó, định mức lượng NCTT giao cho bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc phịng kỹ thuật xây dựng thơng qua Bảng định mức kỹ thuật NCTT. Định mức giá NCTT sẽ do bộ phận quản lý nhân sự thực hiện thông qua Bảng đơn giá tiền lương của nhân viên trực tiếp sản xuất. Kế tốn thu thập thơng tin định mức lượng và định mức giá NCTT từ các bộ phận này để thiết lập bảng định mức chi phí NCTT cho từng loại sản phẩm.
Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản
phẩm/ Phòng kỹ thuật
Bảng định mức kỹ thuật NCTT
(lập cho từng loại sản phẩm)
Bộ phận mua hàng/ cung ứng vật tư
Bảng đơn giá tiền lương
(theo thâm niên, theo cấp bậc của
nhân viên trực tiếp sản xuất)
Bộ dữ liệu tập trung của DN Kế tốn
Báo cáo định mức chi phí NCTT
(xây dựng cho từng loại sản phẩm)
Sơ đồ 4.4. Quy trình xây dựng định mức chi phí NCTT
Định mức chi phí SXC
Chi phí SXC gồm nhiều khoản mục khác nhau liên quan đến đối tượng chịu chi phí. Hiện nay một số DN cơ khí đã xây dựng định mức chi phí cho một số khoản mục chi phí chủ yếu thuộc chi phí SXC, nhưng việc xây dựng rất khó khăn và khơng thực sự cần thiết. Theo tác giả, các DN nên dựa vào mơ hình ứng xử của chi phí để xây dựng định mức chi phí SXC. Thực hiện theo mơ hình này sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng dự tốn tổng thể và đánh giá tình hình hình thực hiện các dự tốn. Thay vì việc xây dựng định mức cho từng khoản mục chi phí thuộc chi phí SXC, các DN xây dựng định mức chi phí SXC biến đổi và định mức chi phí SXC cố định như sau:
Định mức chi phí SXC biến đổi
- Nếu chi phí SXC biến đổi liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm: Kế tốn xác định thơng tin về định mức chi phí SXC biến đổi tương tự như định mức chi phí NVLTT và định mức chi phí NCTT.
- Nếu chi phí SXC biến đổi liên quan đến nhiều loại sản phẩm: Kế toán lựa chọn tiêu thức làm căn cứ phân bổ hợp lý (số giờ máy, số giờ lao động...), xác định: Đơn giá phân bổ chi phí
SXC
biến đổi
= Tổng chi phí SXC biến đổi ước tính
Tổng tiêu chuẩn phân bổ
Định mức chi phí SXC
biến
đổi cho 1 sản phẩm i
= Đơn giá phân bổ chi
phí SXC biến đổi
x Tiêu chuẩn phân bổ
của sản phẩm i
Định mức chi phí SXC cố định
Khi xây dựng định mức chi phí SXC cố định, căn cứ vào thơng tin về chi phí SXC hàng năm và các tiêu thức phân bổ chi phí SXC cố định đã xác định (số giờ máy, số giờ lao động…) để tính tỷ lệ phân bổ:
Tỷ lệ phân bổ chi phí
SXC cố định =
Tổng chi phí SXC cố định Tổng tiêu chuẩn phân bổ
Định mức chi phí SXC
cố
định cho 1 sản phẩm i
= Tỷ lệ phân bổ chiphí SXC cố định x Tiêu chuẩn phân bổcủa sản phẩm i
Căn cứ vào định mức chi phí SXC biến đổi và định mức chi phí SXC cố định, kế tốn tổng hợp định mức chi phí SXC như sau:
Định mức chi phí
SXC
cho 1 sản phẩm i
= Định mức chi phí SXC biến đổi cho 1 sản phẩm i
+
Định mức chi phí
SXC cố định cho 1 sản phẩm i
Sau khi xây dựng các định mức cho từng yếu tố chi phí sản xuất, kế tốn tổng hợp để tính định mức chi phí sản xuất của một sản phẩm.
Định mức chi Định mức chi phí Định mức chi phí Định mức chi phí
phí sản xuất 1 = NVLTT sản xuất 1 + NCTT sản xuất 1 + SXC sản xuất 1 sản phẩm i sản phẩm i sản phẩm i sản phẩm i
Định mức chi phí ngồi sản xuất
Các chi phí ngồi sản xuất của DN, ví dụ chi phí bán hàng và chi phí
QLDN cũng là chi phí hỗn hợp, được cấu thành bởi nhiều khoản mục khác nhau. Việc xây dựng ĐMCP cho các loại chi phí này có thể tương tự như chi phí SXC.
Trong sản xuất cơ khí, do yêu cầu tiết giảm chi phí liên tục để sản xuất ra những sản phẩm có giá thành cạnh tranh, DN không ngừng cải tiến kỹ thuật, giá cả các yếu tố đầu vào có thể thay đổi do DN thoả thuận với các nhà cung cấp hoặc do ảnh hưởng của thị trường. Vì vậy, các tiêu chuẩn nội bộ về ĐMCP đã xây dựng cần được rà soát định kỳ. Khi DN có đủ thơng tin tiêu chuẩn nội bộ về định mức các khoản chi phí, kế tốn có đủ cơ sở để hồn chỉnh dự tốn tổng thể của DN với đầy đủ các bản dự toán: dự toán bán hàng, dự toán sản lượng sản xuất, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn giá vốn hàng bán, dự tốn chi phí ngồi sản xuất, dự tốn tình hình tài chính và dự tốn kết quả kinh doanh giúp các NQT chủ động trong việc quản lý, sử dụng các nguồn lực của DN để đạt được mục tiêu kế hoạch đã xây dựng.
Theo tác giả, trong điều kiện môi trường kinh doanh ln có nhiều biến đổi như hiện nay, việc xây dựng dự tốn khơng nên chỉ dừng lại ở việc xây dựng dự toán tĩnh. Các DN nên cân nhắc xây dựng dự toán linh hoạt ở các mức độ sản xuất và tiêu thụ khác nhau (Bảng 4.5). Tuy nhiên, để đảm bảo cân đối chi phí và lợi ích đem lại, dự tốn linh hoạt khơng cần xây dựng ở q nhiều mức độ hoạt động khác nhau, hợp lý là từ 3 đến 4 mức độ hoạt động phù hợp. Từ dự tốn linh hoạt mà KTQT xây dựng, NQT sẽ có cơ sở quyết định chọn mức độ hoạt động phù hợp với năng lực thực hiện của DN và đặc điểm của mơi trường kinh doanh.
Bảng 4.5. Dự tốn KQKD linh hoạt theo mức độ hoạt động tháng…/202X
Tên sản phẩm:.. Giá bán:...
Dự tốn cần lập định kỳ hàng năm sau đó chi tiết cho từng quý, từng tháng và phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận chức năng để tránh sự chồng chéo và đảm bảo tính khả thi. Tác giả đề xuất bộ phận chuyên trách quản lý toàn bộ hệ thống dự toán tổng thể trong DN nên là kế toán.
Bộ phận Marketing Dự toán bán hàng linh hoạt
- Dự toán CPSX linh hoạt - Dự toán giá vốn hàng bán Nhà quản trị Bộ phận kế toán (KTQT) linh hoạt - Dự tốn chi phí bán hàng, chi phí QLDN linh hoạt - Dự tốn tình hình tài chính linh RQĐ hoạt
- Dự tốn KQKD linh hoạt
Lựa chọn mức độ hoạt Bộ phận kế hoạch
sản xuất
- Dự toán sản xuất linh hoạt - Dự toán HTK linh hoạt
động phù hợp
Sơ đồ 4.5. Quy trình xây dựng hệ thống dự tốn SXKD hỗ trợ việc RQĐ
Chỉ tiêu Đơnvị tính Tính cho 1 sản phẩm Các mức độ hoạt động (sản phẩm) Xx yy zz 1. Số lượng bán 2. Doanh thu 3. Tổng biến phí - Biến phí NVLTT - Biến phí NCTT - Biến phí SXC - Biến phí bán hàng - Biến phí QLDN 4. Số dư đảm phí 5. Định phí - Định phí SXC - Định phí bán hàng - Định phí QLDN 6. Lợi nhuận trước thuế
4.2.2.2. Hồn thiện việc xử lý, phân tích thơng tin kế toán quản trị hỗ trợ cho việc ra quyết định liên quan đến tổ chức thực hiện
Hoàn thiện việc xác định chi phí, giá thành
Theo kết quả khảo sát ở chương 3, các DNSX cơ khí Việt Nam đang áp dụng phương pháp chi phí tồn bộ để xác định giá thành sản phẩm. Kế tốn tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm theo từng đơn hàng hoặc từng công đoạn của q trình sản xuất. Trong đó, chi phí sản xuất chung thường được phân bổ theo các tiêu thức như: khối lượng sản phẩm sản xuất, doanh thu, chi phí NVLTT… Bên cạnh đó, đã có có một số DNSX cơ khí Việt Nam áp dụng phương pháp chi phí mục tiêu trong quản trị chi phí. Tuy nhiên, mức độ áp dụng cịn đơn giản và bó hẹp trong phạm vi DN, chưa chú trọng đến vai trò của nhà cung cấp và khách hàng trong việc nghiên cứu, thiết kế sản phẩm mới. Với những đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất cơ khí, tác giả đề xuất kế tốn có thể áp dụng “linh hoạt” các phương pháp xác định chi phí, giá thành phù hợp trong
từng giai đoạn của vòng đời sản phấm:
Với những dòng sản phẩm mới và những sản phẩm được nâng cấp, bổ sung những tính năng mới: Áp dụng phương pháp xác định giá thành theo chi phí mục
tiêu để giúp các DN xác định được những giới hạn cần thiết, đảm bảo tính hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của NQT trước triển khai sản xuất hàng loạt trong thực tế. Để áp dụng hiệu quả, các công việc cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Xác định giá bán mục tiêu cho các sản phẩm mới. Thông thường mức giá bán dự kiến được đề xuất bởi Phòng kinh doanh (Phòng thị trường/Phòng Marketing) trên cơ sở nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh. Sau đó, giá bán được đưa ra để các bộ phận chức năng (thiết kế, kĩ tht, phịng kế tốn…) cùng trao đổi. Để nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm, mức giá bán mục tiêu cho dòng sản phẩm mới phải thấp hơn so với giá bán sản phẩm tương tự của đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
- Bước 2: Xác định chi phí mục tiêu cho sản phẩm mới:
Chi phí mục tiêu của sản phẩm mới = Giá bán mục tiêu của sản phẩm mới
- Lợi nhuận mục tiêu của sản phẩm mới
- Bước 3: Phân tích chi phí sản xuất dự kiến phát sinh. Kế toán kết hợp với các bộ
phận chức năng (nghiên cứu, thiết kế, kỹ thuật, sản xuất) phân tích chi phí thành các yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định, phân tích định mức lượng, định mức giá của các nguồn lực tiêu hao, xây dựng ĐMCP chấp nhận được (chi phí mục tiêu) và lập dự tốn chi phí sản xuất. Trong q trình sản xuất thử, kế tốn thu thập thơng tin chi phí sản xuất phát sinh, so sánh, phân tích với chi phí mục tiêu. Nếu chi phí sản phẩm đáp ứng yêu cầu chi phí mục tiêu, sản phẩm sẽ được đưa vào sản xuất đại trà. Nếu chi phí sản phẩm khơng đạt được mức chi phí mục tiêu, kế tốn đề xuất với NQT u cầu các bộ phận chức năng rà sốt lại q trình nghiên cứu thiết kế sản phẩm, hoặc NQT phải điều chỉnh giá bán và lợi nhuận mục tiêu.
Với những sản phẩm sản xuất đại trà: Áp dụng phương pháp xác định giá thành
theo chi phí tồn bộ. Chi phí sản xuất được tập hợp theo từng đơn hàng hoặc theo từng công đoạn của quá trình sản xuất với đủ 3 yếu tố: chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí SXC theo một tiêu thức phân bổ cố định
(thông thường là theo khối lượng sản phẩm sản xuất hoặc theo số giờ công lao động trực tiếp) không phù hợp với đặc điểm của các DNSX cơ khí.
Trong DN cơ khí, các chi phí chung gồm nhiều khoản gián tiếp có tính chất khác nhau, phục vụ cho các mục đích khác nhau. Nếu chi phí chung được phân bổ