II. Nội dung chính
3. Chèn công thức toán học vào bảng
Người dùng vẫn nghĩ công cụ Tab của Word đơn giản ch à trình bà dữ i u d ng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tu không thể so sánh được với Exc về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hi n được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.
ng c ể người d ng c o rằng ín oán rong Word c n c ậ ơn à ín bằng a rồi điền kế uả vào. Tu n i n, điể ợi ế ơn ẳn k i ín oán uôn rong Tab của Word à vi c k i c n s a dữ i u ì á c k ả năng cập n ậ kế uả, c n nếu ín bằng a ì i p ải ín i và điền i. L c đ ì ín oán bằng a i c ậ ơn.
Bảng 1. Bảng dữ i u c n ín oán
Lấ ví d c ể n ư ở bảng 1. Để ực i n bảng dữ i u r n, người d ng ực i n ua ba bước: n ập dữ i u, ín oán và địn d ng.
Bước 2. Tín T àn iền = Số ượng + Đơn giá:
ộp o i For u a
- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, c ọn n La out, nhóm Data, chọn Formula (fx)
- ập công ức ín o ai các i ô For u a:
e
+ Tín rực iếp o các d ng địa c o d ng và cộ của Exc . Trong rường ợp c ể nà , Số ượng à cột D, Đơn giá à cột , dòng cần tính à dòng 2, n n công ức ín sẽ à =c2+d2
+ oặc c ể s d ng các à c rong ô Paste Function ở b n dưới oặc g n à vào. Trong Word c ể s d ng các à cơ bản n ư: Sum (tính tổng), ount (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị ớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và c ể s d ng địa c ô và v ng n ư Exc . Để ín T àn iền c ể viế n ư sau: = Product( ft) hoặc = Product(c2 d2)
Bước 3. Sao c p xuống các ô b n dưới: Bôi đ n kế uả vừa ín , c ọn cop và pas xuống các ô b n dưới của cộ àn iền rồi bấ F9 để cập n ậ o d ng.
Bước 4. Tín ổng: kíc c uộ vào ô cuối c ng của d ng T àn iền và c ọn Layout/Formula, n ập công ức =su (abov ) và c ọn c ế độ địn d ng i ô u b r For a rồi .
Trong uá rìn à vi c, nếu dữ i u i các cộ Số ượng và Đơn giá c điều c n ì c c n bôi đ n cộ T àn iền và bấ F9 ì á sẽ ự động cập n ập kế uả o số i u ới.
Chú ý: nếu người d ng n ập sai kiểu số i u oặc rong bảng c các ô d ng rg s ì c ể kế uả ín oán sẽ k ông c ín xác.
Hộp tho i Formula
- For u a: iển ị à , công ức ín oán. Bắ đ u ỗi à a công ức đều p ải bắ đ u ừ dấu “=” (SU (AB VE): T n ổng các giá rị ở r n). B n p ải điền đ ng công ức của ỗi à .
- u b r for a : ác địn d ng kiểu số - Pas Func ion: ác à cơ bản: ABS: Trị u đối AND: Hàm và AVERAGE: Tính trung bình U T: Đế IF: à điều ki n I T: à c ia ấ p n ngu n AX: à ớn n ấ I : à n ỏ n ấ
D: à c ia ấ p n dư T: à p ủ địn
R: à oặc
ROUND: Hàm làm tròn SU : Tín ổng
4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i
Chuyển đổi từ Table sang Text:
- Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table
- Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text
- Hiển thị hộp tho i sau:
- Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table
o Paragrahp marks dấu p n đo n ( ương đương n ấn phím Enter)
o Commas dấu ph y
o Other dấu khác các dấu đã n u b n r n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh
- Nhấn OK
Chuyển đổi từ Text sang Table:
- Chọn dữ li u muốn chuyển đổi thành Table
- Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
- Chọn tùy chọn thích hợp sau đ n ắp nút OK
- Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table
o Paragrahp marks : dấu p n đo n ( ương đương n ấn phím Enter)
o Tabs : có khoảng cách phím Tab
o Commas : dấu ph y
o Other : dấu khác các dấu đã n u b n r n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh
Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010
1. Auto Correct và Macro a. Auto Correct a. Auto Correct
Để tiết ki m thời gian và công sức khi nhập nội dung cho mộ văn bản lớn rong đ c sự lặp l i nhiều l n một hay nhiều nhóm từ, b n có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đ bởi các từ đủ ng ĩa à ông ường các từ nà dài ơn.
Chọn biểu ượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options
Hiển thị hộp tho i sau:
-
- Correct TWo INitian CApitals : nếu ai k ự đ u i n rong ộ ừ được g bằng c ữ in ì n sẽ a c ữ in ứ ai bằng c ữ ường.
VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals
- Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắ đ u một câu mới và ký tự đ u câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ ường
- Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tu n được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in.
- Correct accidental usage of cAPS LOCK key : k i g p í aps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nh m tr ng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đ u tiên của một từ, sau đ n ả phím Shift gõ các ký tự còn l i của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã g về đ ng d ng đồng thời làm tắ uôn đèn caps ock.
- Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đ ng
Trong hộp ho i trên, từ sai được li t kê ở bên cộ rái ương ứng với từ đ ng ở bên cột phải. ư vậy ch khi nào g đ ng ừ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ đ ng ở bên phải.
Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace. Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp Wi , sau đ c ick n Add để đưa vào dan sác Au o orr c .
Thực hi n tu n tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác. Khi thực hi n xong, nhấn để thoát khỏi hộp tho i.
Muốn xoá từ viết tắt nào, b n click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete.
Muốn s a đổi, chọn từ trong danh sách và nhập l i vào nội dung trong khung Replace hoặc With.
Trong k i g văn bản, muốn s d ng AutoCorrect b n nhập vào từ viết tắ , sau đ nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu ph y, dấu chấm, dấu chấm hỏi, . . .) để đưa nội dung thay thế ương ứng vào văn bản.
Macros à các tính năng ti n tiến, có thể àm tăng tốc độ hi u ch nh ha định d ng mà b n có thể thực thi thường xu n trong một tài i u Word. ng g i i c uỗi các ựa c ọn à b n c ọn để c o ộ o các àn động c ể được oàn àn rong ộ bước.
Ghi một Macro
Để g i ộ acro:
• Chọn tab View trên vùng Ribbon • ọn vào i n p ía dưới Macros
• ọn Record Macro, ộp o i xuấ i n n ư sau:
• ọn vào nơi b n uốn gán c o ộ n ( r n Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím)
• Để gán acro c o ộ n r n Quick Acc ss Too bar:
- ọn Button
- Dưới Customize Quick Access Toolbar, ựa c ọn ài i u à b n uốn acro c sẵn.
- Dưới n c ọn: ọn Macro à b n đang g i - ọn Add
- ọn OK để bắ đ u g i acro
- T ực i các àn động b n uốn được g i rong acro - ọn Macros
• Để gán ộ n acro c o ộ p í ắ :
- Ở ôp o i R cord acro, ọn Keyboard
- Trong ộp Press New Shortcut Key, n ập p í ắ à b n uốn gán c o n Macro
và ọn Assign
- ọn Close để bắ đ u g i acro
- T ực i các àn động b n uốn được g i rong acro - ọn Macros
- ọn Stop Recording Macros
h Macro
ộ acro p uộc vào nơi n được vào Quick Acc ss Too bar a nếu n được gán à ộ p í ắ .
• Để c ộ acro ừ Quick Access Toolbar, ọn vào biểu ượng acro
• Để c ộ acro ừ p í ắ , c c n ấn các p í à b n đã ập rìn để c Macro.
2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. a. hèn một ghi chú a. hèn một ghi chú
1. ọn đo n x oặc đối ượng bấ kỳ rong ài i u b n uốn g i c . 2. Trong ẻ R vi w, n o n s, n ấn n w o n .
3. ập vào g i c của b n rong bong b ng iển ị ở k ung b n c n ài i u.
Xóa ghi chú
- Để x a ộ g i c , n ấn c uộ p ải vào g i c đ , c ọn D o n .
- Để x a n an ấ cả g i c rong ài i u, n ấn c uộ vào ộ g i c bấ kỳ. Trong ẻ R vi w, n o n s, n ấn vào i n b n dưới n D và c ọn D A Comments in Document.
Tha đổi ghi chú
1. ếu các g i c k ông iển ị rong ài i u, b n n ấn n S ow Markup trong nhóm Tracking của ẻ R vi w, sau đ đán dấu c ọn o n s.
2. ấn c uộ vào b n rong ộ bong b ng c g i c c n s a. Sau đ s a i nội dung o b n.
B n c n ỗi g i c uôn c n của người s d ng. ếu b n uốn a đổi n nà , ã ực i n n ư sau:
1. Trong ẻ R vi w, n Tracking, n ấn c uộ vào i n b n dưới n Track ang s, sau đ c ọn c ang Us r a .
2. Trong ộp o i xuấ i n, b n dưới c P rsona iz ..., b n n ập vào n của mình, sau đ n ấn .
Lưu à n ững g i c kể ừ b giờ rở đi ới c ác d ng với n ới.
In tài i u kèm th o ghi chú và những đánh dấu tha đổi
1. ấn n icrosof ffic Bu on ( oặc Tab Fi ) , sau đ c ọn Prin . 2. Trong ộp o i Prin , i c Prin w a , c ọn Settings, Print và n ấn .
b.Bảo v ài i u Word
Word 2010 hỗ trợ sẵn ín năng đặt password bảo v văn bản với tính bảo mật cao. B n n ấp vào biểu ượng tab File p ía r n g c rái > c ọn Info > Click Protect Document and
Click the File tab, then Click Info. On the menu to the right Click Protect Document
and
ClickEncrypt with Password.
ộp o iEncr p Docu n , b n n ập password vào. ick
Từ b giờ, ỗi k i ở fi văn bản nà , Word sẽ iển ị c a sổ u c u n ập password. người nào biế password ới c ể x được nội dung của fi .
uốn ủ bỏ, b n c vi c vào ộp o i Encrypt Document để x a password bảo v .
3. Tìm kiếm, thay thế Tìm văn bản Tìm văn bản
B n c ể n an c ng ì kiế ộ ừ oặc c ừ o các sau:
- Trong ẻ o , n Edi ing, n ấn n Find ( oặc n ấn p í ắ r +F).
- Trong c Find w a của ộp o i Find and R p ac vừa xuấ i n, b n ã n ập vào đo n văn bản c n ì .
- Để ì ỗi ộ ừ oặc c ừ, b n n ấn Find x . Để ì ấ cả ừ oặc c ừ c ng ộ c rong văn bản, b n n ấn Find in, sau đ n ấn ain Docu n .
- uốn kế c uá rìn ì kiế , b n n ấn ES .
- Trong thẻ o , n Edi ing, n ấn n R p ac ( oặc n ấn p í ắ r + ).
- Ở c Find w a , b n n ập vào đo n văn bản uốn ì .
- Ở c R p ac wi , b n n ập vào đo n văn bản uốn a ế. - Để ì đo n văn bản iếp o, b n n ấn Find x .
- Để a ế đo n văn bản, b n n ấn R p ac . Sau k i n ấn xong, Word sẽ c u ển sang đo n văn bản iếp o.
- Để a ế ấ cả các đo n văn bản ì được, b n n ấn R p ac A .
Tìm và tô sáng đo n văn bản tìm được
Để d dàng n ận biế các c ừ ì được, b n c ể ô sáng n r n àn ìn (không tô sáng khi in ra).
- Trong ẻ o , n Edi ing, n ấn n Find ( r +F). - Trong ộp Find w a , n ập văn bản à b n uốn ì . - ấn R ading ig ig , sau đ c ọn ig ig A .
- Tấ cả ừ ì được sẽ được ô sáng. Để ắ ín năng nà đi, b n n ấn R ading ig ig n nữa, c ọn ar ig ig ing.
Tìm và tha thế những định d ng đặc bi t
- Trong ẻ o , n Edi ing, b n n ấn n R p ac ( r + ). - ấn n or nếu b n k ông n ìn ấ n For a .
- Để ì kiế đo n văn bản với địn d ng đặc bi , b n ã n ập đo n văn đ rong ô Find w a . ếu c để ì kiế địn d ng, ã để rống ô nà .
- ấn n For a , sau đ c ọn địn d ng à b n uốn ì .
- ấn vào ô R p ac wi , sau đ n ấn For a , c ọn địn d ng a ế. ếu b n c ng uốn a ế bằng đo n văn bản, ã n ập đo n x đ vào ô R p ac wi .
- ấn Find x , n ấn iếp R p ac để ì và a ế các địn d ng đặc bi . Để a ế oàn bộ, n ấn R p ac A .
Tìm và tha thế các dấu đo n, ngắt trang và các mục khác
- Trong ộp o i Find and R p ac xuấ i n sau k i n ấn r + , b n n ấn n or nếu k ông ấ n Sp cia .
- ấn vào ô Find w a , sau đ n ấn n Sp cia và c ọn ộ c c n ì . - ập n ững gì b n uốn a ế rong ô Replace with.
- ấn Find x , R p ac oặc R p ac A .
S dụng ký tự đ i di n khi tìm kiếm
- Bậ ộp o i Find and R p ac n. - ấn n or để ở rộng ộp o i. - Đán dấu kiể vào ô Us wi dcards.
- ập ừ c ng n ững k ự đ i di n vào ô Find what. - ập n ững gì b n uốn a ế rong ô R p ac wi . - ấn Find x , R p ac oặc R p ac A .
Bảng các ký tự đại diện
Đ i di n Nhập Ví dụ
ộ dã k ự * “s*d” ì “sad” và “s ar d”.
Bắ đ u ộ ừ <
“<(in r)” ì “in r s ing”,
“in rc p ”. ông ì
“sp in r d”.
uối ộ ừ > “(in)>” ì “in”, “wi in”. ông
ì “in r s ing”. ộ rong n ững k ự c
địn [] “w[io]n” ì “win” và “won”.
ộ k ự bấ kỳ rong dã [-] “[r- ]ig ” ì “rig ” và “sig ”.
Dã p ải o ứ ự ăng d n. ộ k ự bấ kỳ, rừ
n ững k ự c o sẵn rong ngoặc
[!x-z] “ [!a- ]ck” ì “ ock”, “ uck”.
ông ì “ ack” a “ ick”.
Để ì ộ k ự địn ng ĩa n ư ộ k ự đ i di n, b n g dấu \ trước k ự đ . ẳng n g \ để ì dấu ỏi. B n c ể s d ng dấu ngặc đơn để n các k ự đ i di n và đo n x để c ra ứ ự p p ín . Ví d g <(pr )*( d)> để ì “pr sor d” và “pr v n d”.
B n c ể s d ng k ự đ i di n \n để ì kiế ộ biểu ức và a ế bằng ộ biểu ức được sắp xếp. Ví d g ( ffic ) (Word) vào ô Find w a và g \2 \1 vào ô Replace