II. Nội dung chính
6. Trộn tài li u (Mail Merge)
Trộn thư
Trong ực ế, đôi k i c ng a c n p ải in văn bản gởi c o n iều người c ẳng n n ư ư ời, p iếu báo điể , giấ c ứng n ận, bằng ố ng i p…
T a vì p ải g n ững ông in của ừng người vào nội dung của ừng giấ c ứng n ận (rấ d n ằ ẫn), a c c ể d ng công c ai rg để giải u ế vấn đề r n ộ cách nhanh chóng.
Tập tin data sourc
Một file chứa dữ li u nguồn ường được rìn bà dưới d ng bảng biểu đơn giản n ư table, sheet (của Excel, Access) bảo đả đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.
Tập tin main docum nt
Mộ fi văn bản mẫu đã được trình bày hoàn ch nh
a. Form letter
Bước 1. T o ập in ain c ín rong W RD n ư sau
Công Ty TNHH XYZ
999 Pasteur, Q.1, TP.HCM
8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009
T Ư MỜI
Kính gởi: Sin năm: Địa ch :
Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty. Thời gian: giờ, ngày
Địa điểm:
Giám Đốc Trần Văn A
Bước 2. T o ập in nguồn dữ i u r n Exc với các cộ c n ương ứng (c à n cộ k ông n n viế dấu iếng vi , và p ải bắ đ u dữ i u nga i A1).
* : ập in dữ i u nà b n c ể o bằng W RD, u n i n nếu ể i n rong Exc b n sẽ c ợi ơn nếu bảng dữ i u đ c ổ rợ n iều p p ín và à p ức p.
OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG
Ông Đin n ư Quí Nam 1965 11 L Lợi TP.HCM Đ
Bà ồ L gọc ữ 1966 22 Thùy Vân V ng Tàu Đ
Ông oàng văn Bìn Nam 1975 33 Lê Lai TP.HCM
Ông Phan thành Tâm Nam 1970
44 L T ường
i TP.HCM
Bà
gu n T
ồng ữ 1968 55 Lê Thánh Tôn TP.HCM Đ
Bà L T ị ộng V n ữ 1973
77 Tr n ưng Đ o
T ủ D u
ộ
Ông L Văn Lợi Nam 1967 88 gô Đức ế TP.HCM
Bà àng ị gọc à ữ 1968 99 ng Vương V ng Tàu
Bà
oàng ị L
Tường ữ 1969 96 Pasteur TP.HCM Đ
Bước 3. Tr n ập in ain c ín rong Word
Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đ c ọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Trình Wizard sẽ mở ra một c a sổ bên phải tài li u. C a sổ này có thể di chuyển bằng chuộ đến một vị trí mới trên màn hình và b n c ng c ể a đổi kích cỡ của nó.
Để thực hi n merge mail c n phải ua 6 bước, b n à o ướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp tho i, nếu muốn quay l i thì nhấn vào Previous.
Trong m c Select sartting document đã c ọn sẵn Use the current document. Chọn
Next ua bước 3
Chọn Sheet1, OK
Ở hộp tho i Mail Merge Recipents, ta có thể lo i bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn t o ư ời.
Nhấn x ua bước 4.
Đặt con trỏ text ở vị rí xác địn rong văn bản mẫu, nơi c n chèn dữ li u vào, l n ượt chèn các field vào trong main document n ư sau:
Nhấn x sang bước 5, ở bước này nhấn vào n >> đề x rước các ư ời tiếp theo
Chọn Print… nếu muốn in các ư ời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters
nếu muốn x rước các ư ời rong văn bản.
Trong hộp tho i Merge to New Document có thể chọn t o ra toàn bộ các ư ời có trong danh sách hoặc ch chọn t o ư ời cho một số người.
b. Envelopes
T o những bì ư bằng cách Mail Merge. Thực hi n ương ự ph n Fro r n ưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.
c. Labels
T o nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hi n ương ự ph n Fro r n ưng c ọn
Labels thay vì chọn From letter ở bước1. d. Catologes
T o văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hi n ương ự ph n From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.
Ribbon c ng à ột cách hữu íc để t o một Mail Merge và quá trình x lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách s d ng thanh Ribbon, b n sẽ có thể truy cập vào nhiều ín năng ơn, c ẳng h n n ư ự động kiểm tra tìm lỗi rước khi b n hoàn tất vi c hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng h n n ư s d ng các rường để thể hi n các thao tác hoặc tính toán trong tài li u.
Những l nh b n dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:
- Start Mail Merge: Đ à điểm bắ đ u từ nơi b n chọn một lo i tài li u và sau đ chọn, t o, hoặc ch nh s a dan sác người nhận.
- Write & Insert Fields: Đ à nơi b n có thể chèn các Merge Field và s d ng Rules
để thể hi n các thao tác tính toán cho tài li u.
- Preview Results: Bên c nh vi c xem l i tài li u đã a rộn, b n có thể s d ng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.
- Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài li u cá nhân của b n vào một tài li u toàn di n, hay in chúng ra hoặc g i ư đi n t .
Chương 6: Các phím tắt trong Word