Hiện nay những mặt hàng thiết bị máy móc xây dựng mà cơng ty nhập khẩu đều là những mặt hàng thuộc danh mục xin giấy phép nhập khẩu do vậy việc xin giấy phép nhập khẩu là việc vô cùng quan trọng trong q trình cơng ty thực hiện hợp đồng. Cơng ty phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu do Bộ Công Thương cấp và giấy chứng nhận của Bộ khoa học và công nghệ. Theo quyết định số 18/2019/QĐ-TTg ngày 19/04/2019 của chính phủ, để được thơng qua giấy phép nhập khẩu,cơng ty phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:
Văn bản đề nghị cho phép nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng Hồ sơ giải trình về sự cần thiết phải nhập khẩu máy móc, thiết bị;
phương án sử dụng máy móc, thiết bị trong dây chuyền cơng nghệ; khả năng đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường;
Chứng thư giám định được cấp bởi tổ chức giám định đã được chỉ định hoặc thừa nhận bởi Bộ Khoa học và Công nghệ;
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dấu của doanh nghiệp;
Bảng 3.5 : Số lượng giấy phép nộp lên Bộ Công Thương Năm
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Số lượng giấy phép nộp 80 88 98
thông qua
Tỷ lệ 91.25% 93.18% 96.93%
(Nguồn: Phịng Xuất nhập khẩu cơng ty)
Thơng qua bảng trên có thể nhận thấy rằng số lượng giấy phép xin nhập khẩu của công ty lên Bộ Công Thương ngày một tăng, chứng tỏ việc đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác của công ty đang rất hiểu quả và phát triển. Khơng chỉ có vậy số lượng giấy phép NK được thơng qua cũng tăng theo các năm. Cụ thể năm 2017 số lượng giấy phép NK của công ty được phê duyệt là 73 giấy phép, đến năm 2018 đạt 82 giấy phép tăng 1,93% so với 2017 và đến năm 2019 công ty được thông qua 95 giấy phép, tăng 3,75% so với 2018. Việc xin giấy phép nhập khẩu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty H-JSC ngày càng tốt hơn là nhờ công ty luôn cắt cử những nhân viên có kinh nghiệm dày dặn đảm đương cơng việc này. Đồng thời việc đơn giản hóa thủ tục hành chính nhập khẩu của nhà nước cùng với sự phối hợp giữa Công ty với tư cách là chủ thể nhập khẩu và các cơ quan hải quan ngày càng chặt chẽ, điều này đã tạo điều kiện giúp Công ty hồn thiện khâu này nhanh chóng đạt hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cơng ty.
Bên cạnh đó thì vẫn có một lượng nhỏ đơn xin giấy phép NK của cơng ty không được thông qua trong tổng số giấy phép xin nhập khẩu công ty nộp lên Bộ Công Thương. Nguyên nhân dẫn đến thực trạng này là do trong quá trình thực hiện có những lần giấy tờ cịn sai sót hoặc khơng mang đủ giấy tờ chẳng hạn như Chứng thư giám định được cấp bởi tổ chức giám định đã được chỉ định hoặc thừa nhận bởi Bộ Khoa học và Công nghệ, tài liệu kỹ thuật,…nên những hồ sơ đó sẽ khơng được cấp phép NK mà phải bổ sung giấy tờ đày đủ sau đó mới được cấp giấy phép NK.
Trước năm 2017, Công ty thường ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF, cho nên nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên đối tác nước ngồi. Bởi vì cơng ty trong việc thuê tầu và vận chuyển hàng hóa chưa có nhiều kinh nghiệm, điều này khiến cơng ty gặp khó khăn khi lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng FOB. Trong khi công ty sẽ phải chịu mức giá cao hơn và nhiều điều kiện hơn khi mua hàng với điều kiện CIF đồng nghĩa với việc phải trao quyền thuê tầu vận chuyển và mua bảo hiểm cho nhà cung cấp.
Nhận thấy được sự bất lợi này, nên từ năm 2017 và đến nay, nhiều trường hợp công ty nhập khẩu theo điều kiện FOB. Nhưng những trường hợp này là do nếu cơng ty nhập khẩu theo điều kiện CIF phí sẽ cao hơn rất nhiều so với điều kiện FOB, do đó cơng ty đã chấp nhận mua theo điều kiện FOB tức là cơng ty phải có nghĩa vụ thuê tàu vận chuyển.
Do kinh nghiệm trong việc thuê phương tiện vận tải của H-JSC vẫn cịn nhiều hạn chế vì vậy trong trường hợp cơng ty mua hàng hóa dưới điều kiện FOB thì cơng ty thường th một doanh nghiệp Forwarder cụ thể ở đây là Công ty vận tải quốc tế Tân Cả Lợi để sắp xếp phương tiện vận tải cho hàng hóa nhập khẩu của cơng ty. Cơng ty lựa chọn Tân Cả Lợi làm Forwarder cho cơng ty là bởi vì đây là một cơng ty có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Forwarding, có uy tín, mức độ mở rộng thị trường trong nước và quốc tế. Sở hữu hệ thống đại lý và mạng lưới giao hàng rộng khắp các châu lục, các vùng miền, lãnh thổ trên thế giới đặc biệt là khu vực Châu Á, trong khi máy móc NK của cơng ty chủ yếu là từ các quốc gia trong khu vực như Hàn Quốc, Nhật Bản,… Cho nên việc lựa chọn Tân Cả Lợi hỗ trợ công ty sắp xếp và vận chuyển hàng hóa sẽ giúp q trình thực hiện hợp đồng NK diễn ra nhanh chóng và đạt được hiệu quả tốt hơn.
Cơng ty H-JSC liên hệ với bên giao nhận để lấy thơng tin về lịnh trình vận chuyển, giá cước và lựa chọn chuyến tàu vận chuyển thích
hợp. Ngồi ra hai bên cịn thoả thuận chi phí khi phát sinh thêm dịch vụ khác như bốc xếp… Sau đó cơng ty sẽ thơng báo với bên xuất khẩu về lịch trình, tên, số hiệu của phương tiện vận tải, thời gian phương tiện khởi hành và thời gian dự kiến hàng đến … để thuận tiện cho phương tiện hai bên. Bên giao nhận sau khi nhận yêu cầu vận chuyển từ công ty H-JSC sẽ thực hiện các nghĩa vụ của mình, gửi mẫu đơn đến cơng ty để lấy thơng tin về hàng hố vận chuyển. Sau khi nhận hàng từ người xuất khẩu bên giao nhận sẽ xác nhận lại một lần nữa nhằm đảm bảo khơng có sự thay đổi cho tới khi hồn tất các thủ tục. Cuối cùng khi công ty kiểm tra và nhận đủ hàng từ bên giao nhận sẽ tiến hành quyết tốn chi phí
Tồn bộ hàng hóa nhập khẩu của cơng ty sử dụng phương thức tàu biển. Có thể thấy tính ưu việt của phương thức vận tải đường biển cho hàng hóa của cơng ty bởi về máy xây dựng thường là những máy có kích thước và trọng lượng lớn vì vậy việc vận tải bằng phương thức tàu biển là phương thức tối ưu nhất cho hoạt động NK máy xây dựng của công ty.
Hiện tại hơn 80% các đơn hàng của công ty chủ yếu nhập hàng với điều kiện CIF nên công ty phải gánh chịu thêm các chi phí mà chính nó mang lại một phần lợi nhuận thêm cho các nhà xuất khẩu khi thực hiện các bước mua bảo hiểm và thuê tầu để bán máy xây dựng cho công ty với điều kiện CIF. Nhận thấy việc lựa chọn hình thức vận tải của Cơng ty chưa đa dạng và tốn nhiều chi phí do công ty thường nhập hàng theo điều kiện CIF.