Đối với thực trạng nhận hàng NK: Khi giấy báo nhận hàng nghĩa
là hàng đã về đến cảng (thông thường hàng của công ty hay về cảng Hải Phịng), cơng ty sẽ cử người ra cảng làm thủ tục nhận hàng, khi đi nhận hàng phải mang theo đầy đủ các chứng từ sau đây:
Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu (do Bộ Công Thương cấp) Hợp đồng nhập khẩu ngoại thương (bản phơtơ)
Vận đơn gốc (có xác nhận của ngân hàng mở L/C) Hoá đơn thương mại (Invoice)
Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục hải quan (nếu có từ hai mặt hàng trở lên)
Ngồi ra cịn một số các giấy tờ khác tuỳ theo từng hợp đồng
Yêu cầu của bộ chứng từ có tờ khai phải kê khai đúng, đầy đủ, thực trạng của thủ tục hải quan hiện nay vẫn xảy ra là kê khai ở tờ khai như thế nào cho đúng. Đây thực sự là vấn đề khó khăn thường gặp phải của cơng ty khi đi nhận hàng tại cửa khẩu.
Khi đã mở được tờ khai, tức là giấy tờ đã hợp lệ, đủ điều kiện pháp lý, hàng hoá sẽ được lấy ra khỏi kho hàng để kiểm hố. Cơng ty, phải tính tốn thuế nhập khẩu và thuế VAT chính xác khi tiến hành nhận hàng, yêu cầu người nhập khẩu khai rõ trong tờ khai mã thuế hàng nhập khẩu theo biểu mã thuế mà Bộ Tài chính đã quy định (hàng mậu dịch).
Sau đó Cơng ty sẽ tiến hành kiểm hàng, khi kiểm hàng thấy tổn thất hay hàng giao không đúng về mặt chất lượng và số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, công ty phải lập biên bản giám định hàng hố, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng khơng đúng, đóng gói, bao bì của hàng khơng đạt chất lượng... khi lập biên bản giám định phải có sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp, sau đó phải yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại.
Hàng hố nhập khẩu của cơng ty được áp dụng theo điều kiện CIF Hải Phòng. Và chủ yếu nhận chở hàng bằng container. Khi ngân hàng được thông báo hàng đến (Notice of arrival), cán bộ giao nhận hàng hố của cơng ty mang Thơng báo hàng đến (bản photo), giấy phép kinh doanh, phiếu đóng gói, hố đơn thương mại, vận đơn (bản gốc) và giấy giới thiệu của cơ quan (bản gốc) đến hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng( Delivery Order) D/O. Trong trường hợp lơ hàng thanh tốn bằng L/C thì ngồi các chứng từ trên thì cán bộ giao nhận cần mang theo vận đơn gốc nhưng là vận đơn ký hậu có đóng dấu ngân hàng ở mặt sau. Tiếp theo cán bộ giao nhận hàng mang D/O đến cơ
quan ở Hải Phòng để làm thủ tục và đăng ký kiểm hố chính chủ, hàng có thể đưa cả container về kho riêng để kiểm tra hải quan nhưng phải trả container đúng hạn nếu khơng sẽ bị phạt. Sau khi hồn thành thủ tục hải quan, cán bộ nhận hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng Hải Phịng xác nhận D/O. Sau đó lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Bảng 3.7 Tỷ lệ thực hiện nghiệp vụ nhận hàng của công ty H- JSC
Năm 2017 2018 2019
Quy trình làm thủ tục khai báo nhận hàng
đạt yêu cầu 70% 75% 85% Quy trình làm thủ tục nhận hàng có lỗi và sai sót 30% 25% 15% Tổng 100% 100% 100% ( Nguồn Phòng kinh doanh XNK )
Qua bảng trên có thể thấy quy trình nhận hàng của cơng ty đang thực hiện khá là tốt. Tỷ lệ thực hiện quy trình làm thủ tục nhận hàng đạt yêu cầu đều tăng qua các năm. Cụ thể năm 2018 tăng 5% so với năm 2017 và năm 2019 tăng 10% so với 2018, 15% so với 2017. Điều này cho thấy kinh nghiệm ở nghiệp vụ này của công ty ngày càng được nâng cao rõ rệt.
Tuy nhiên cơng ty vẫn cịn để xảy ra tình trạng khi đi nhận hàng thiếu giấy tờ hồ sơ nhận hàng, bên XK giao hàng không đúng thời hạn giao hàng như trong hợp đồng, bên bán chậm giao chứng từ để cho công ty thực hiện nhận hàng do bộ chứng từ nhận hàng mà đối tác lập cịn có sai sót như về lỗi chính tả, tên người nhận hàng, ký mã hiệu hàng hố chưa đúng do đó làm chậm tiến độ nhần hàng của cơng ty.
Đối với nghiệp vụ kiểm tra hàng NK: Thường là cơng ty tự kiểm
tra chất lượng hàng hố, cũng có ít trường hợp đem mẫu đến cơ quan giám định kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập về.
Việc kiểm tra hàng hoá nhập khẩu dựa trên hợp đồng đã ký kết giữa công ty với các nhà XK, tiêu chuẩn công ty áp dụng là: ISO, ASTM, ANSI (Mỹ), , ISS, JIS (Nhật Bản) và TCVN (Việt Nam)… cùng với kinh nghiệm, hiểu biết về mặt hàng NK là các sản phẩm cơ khí của các chuyên viên kỹ thuật, kỹ sư của công ty. Nếu hàng kiểm tra phù hợp với hợp đồng đã ký kết, cán bộ công ty tiến hành sắp xếp hàng đúng như ban đầu và vận chuyển hàng về kho riêng của cơng ty.
Những sai sót thường xảy ra đối với cơng ty trong quá trình nhận hàng chủ yếu liên quan đến giao thiếu hàng, quy cách phẩm chất và chất lượng hàng. Nguyên nhân của những sự cố này do bên bán hoặc sự cố trong quá trình vận chuyển
3.3.6. Làm thủ tục thanh toán
Phương thức thanh toán mà cơng ty sử dụng chủ yếu là thư tín dụng và có một số hợp đồng là phương thức chuyển tiền. Do đặc thù của sản phẩm máy xây dựng thường có giá trị lớn, vì vậy mà hầu như các hợp đồng của cơng ty đều sử dụng thanh toán L/C.
Đối với phương thức thanh tốn chủ yếu của cơng ty là bằng thư tín dụng L/C thì đồng tiền mà cơng ty sử dụng để thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu thường là JPY, USD. Theo quy định, người xuất khẩu phải trình bộ chứng từ thanh toán để nhận được tiền thanh tốn. Sau khi cơng ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngân hàng gửi đi, ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn, cơng ty sẽ tiến hành thanh tốn 85% hoặc 90% giá trị hợp đồng nhập khẩu cho nhà xuất khẩu tuỳ theo vào tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C là 15% hay 10%.
Để mở L/C thì cơng ty phải làm đơn xin mở L/C theo mẫu có sẵn của Ngân hàng. Căn cứ các điều khoản trong hợp đồng mà công ty điền các mục xin mở. Công ty thường mở L/C tại các ngân hàng có uy tín lớn ở Việt Nam như : Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam ( Agribank), Ngân hàng Á Châu (ACB Bank). Ngân hàng sẽ căn cứ vào đơn xin mở L/C để mở L/C cho bên NK, sau khi được lập thì L/C sẽ là căn cứ duy nhất để ngân hàng thực hiện
thanh tốn mà khơng phụ thuộc vào hợp đồng. Ngồi đơn xin mở L/C thì cơng ty cịn có một số giấy tờ kèm theo: Hợp đồng và bản dịch của hợp đồng, bản giải trình hợp đồng, uỷ nhiệm chi để trả phí mở L/C cho ngân hàng. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu thiết bị cơ khí, cơng ty đều mở L/C không thể huỷ ngang. Số tiền mà công ty thường phải ký quỹ là 10% -15% giá CIF. Thời gian mở L/C của công ty chủ yếu là 5 ngày sau khi ký hợp đồng.
Tuy nhiên thanh toán bằng L/C là một nghiệp vụ khá phức tạp, địi hỏi sự chính xác cao, do vậy mà trong q trình mở L/C thì cơng ty vẫn để một số sai sót vướng mắc như: Viết sai tên địa chỉ cơng ty XK, không ghi rõ cơ sở giao hàng, sai đơn vị tính giá của hàng hố, lỗi chính tả, câu chữ, sửa đổi nội dung L/C hoặc chẳng hạn thời gian chuẩn bị hàng hoá của nhà XK bị kéo dài so với thời gian dự kiến khiến cho thời gian giao hàng, thời gian hiệu lực của L/C bị thay đổi.
Để đảm bảo được sự thống nhất giữa công ty và bên đối tác XK, công ty luôn yêu cầu nhân viên chứng từ kết hợp với nhân viên phịng kế tốn gửi bản thảo L/C cho đối tác để hai bên xem xét và thống nhất nội dung. Trong trường hợp xảy ra những rủi ro trên, khi nhận được thông báo chậm hàng của bên đối tác, công ty cần liên hệ ngân hàng tiến hàng sửa đổi L/C bằng cách xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C ( Theo mẫu ngân hàng) kèm văn bản thoả thuận giữa công ty và bên xuất khẩu. Chi phí sửa đổi L/C sẽ được bên gây ra sai sót chi trả.
3.3.7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Các vụ tranh chấp khiếu nại của công ty đều liên quan đến nhà XK về việc giao thiếu hàng, giao hàng chậm, hàng giao không phù hợp với hợp đồng,… Với người vận tải thì là giao hàng khơng ngun đai nguyên kiện. Với các khiếu nại liên quan đến số lượng hàng giao không đủ, công ty trực tiếp giải quyết bằng cách thông báo với đối tác, yêu cầu họ giao đủ hàng.
Đối với những khiếu nại về hàng hoá như: hàng hố có sự mất mát, hư hỏng, thiếu hụt khi nhận hàng cơng ty sẻ tiến hành mời cơ quan có thứ ba có thẩm quyền đến giám định, và lập biên bản. Biên bản giám định sẽ là căn cứ để công ty khiếu nại người bán, hoặc là tài liệu để người bán khiếu nại người vận tải. Còn đối với những trường hợp hàng hố khơng phù hợp với hợp đồng thì cơng ty sẽ thơng báo cho người bán để cử đại diện sang xem xét và cùng ký vào biên bản giám định. Sau đó cơng ty sẽ lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về tổn thất như: biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn, đơn bảo hiểm, các biên bản nghiêm thu kỹ thuật.
Nói chung những tranh chấp, khiếu nại giữa cơng ty và đối tác trong quy trình thực hiện hợp đồng có xảy ra nhưng khơng q gay gắt, căng thẳng đến mức phải sử dụng tới hội đồng trọng tài, hoặc phải kiện nhau ra tồ án để giải quyết. Cơng ty thực hiện khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại nhanh chóng hiệu quả. Cơng ty thường giải quyết vấn đề trong khoảng 5-10 ngày do các công ty đối tác của cơng ty thường là bạn hàng có quan hệ hợp tác lâu dài và khá tốt và đặc biệt các điều khoản thì được quy định khá rõ rang trong hợp đồng nên không cần sự can thiệp của trọng tại thượng mại quốc tế.