thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của cơng ty
Giải pháp hồn thiện nghiệp vụ xin giấy phép NK
Để tránh giấy tờ vẫn cịn sai sót hoặc khơng mang đủ giấy tờ chẳng hạn như Chứng thư giám định được cấp bởi tổ chức giám định đã được chỉ định hoặc thừa nhận bởi Bộ Khoa học và Công nghệ, tài liệu kỹ thuật, Công ty nên cắt cử những người có nhiều kinh ngiệm trong nghiệp vụ này kiểm tra lại giấy tờ hồ sơ một cách sát sao và chặt chẽ. Đồng thời đối với những nhận viên chưa có nhiều kinh nghiệm, cơng ty cần tổ chức các lớp đào tạo hay các buổi đi thực tế để nhân viên có thể học hỏi cũng như trau dồi kinh ngiệm cho bản thân mình. Ngồi ra công ty cũng phải thường xuyên cập nhập những thông tin mới để mang đủ và đủ các giấy tờ cần thiết theo đúng yêu cầu của ngành, bộ chức năng.
Giải pháp hoàn thiện khả năng thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm
• Do ít có hợp đồng cơng ty chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm, vì vậy kinh nghiệm trong hai lĩnh vực này của cơng ty cịn rất ít. Cơng ty cần chủ động hơn trong việc giành quyền thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, mạnh dạn ký các hợp đồng nhập khẩu mà trong đó trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm thuộc về công ty, tạo điều kiện tiếp xúc, cọ xát cho cán bộ nghiệp vụ. Bên cạnh đó, cơng ty phải thường xuyên cử cán bộ nghiệp vụ đi học hỏi, tìm kiếm các kiến thức, tích luỹ kinh nghiệm trong hai lĩnh vực này, đặc biệt là việc mua bảo hiểm và ngồi nghĩa vụ mua bảo hiểm trong nước cơng ty nên mua cả bảo hiểm ở nước ngoài đối với những hợp đồng quan trọng, có giá trị lớn.
• Trong trường hợp cơng ty thuê phương tiện vận tải thông qua công tác th ngồi thì cơng ty cần chủ động tạo mối quan hệ tốt với nhiều đơn vị vận tải, giúp đa dạng hóa nguồn vận chuyển và sẽ không bị lệ thuộc quá nhiều khi cần phải vận chuyển lượng lớn hàng hóa. Làm được điều này, cơng ty sẽ khơng rơi vào tình cảnh bị ép giá hay tránh được tình trạng khơng th được những hang vận tải vào mùa cao điểm.
Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Để giúp cho khâu làm thủ tục hải quan nhanh gọn hơn tránh được những sai sót, cơng ty nên lưu ý nhưu sau:
• Cơng ty cần chú trọng đào tạo, lựa chọn những nhân viên có chun mơn nghiệp vụ và nắm vững pháp luật, am hiểu và thành thạo mọi thủ tục, quy trình khai Hải quan NK hàng hóa để đẩy nhanh tiến độ thực hiện nghiệp vụ này, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả tránh làm cho hàng hóa bị lưu kho, ảnh hưởng tới việc thơng quan, ln chuyển hàng hóa, tốn kém chi phí…
• Nhân viên làm thủ tục Hải quan khi khai báo Hải quan qua hệ thống khai báo Hải quan điện tử ECUS cần chuẩn bị kỹ bộ hồ sơ Hải quan và các chứng từ cần phải thống nhất với nhau. Khi khai Hải quan cần
phải khai đầy đủ, chính xác về hàng hóa như chủng loại, mã số thuế, thực hiện theo sự chỉ dẫn và quyết định của Hải quan.
• Nâng cao nghiệp vụ chun mơn về giao nhận cho nhân viên phịng XNK, nhanh nhạy và linh hoạt trong những tình huống bất ngờ xảy ra mà không phải mất nhiều thời gian xin ý kiến giám đốc.
• Nhân viên XNK cần thường xuyên cập nhật những thay đổi của Hải quan, những bản mới nhất về luật Hải quan, luật thuế XNK, giấy phép NK để thực hiện đúng theo quy định của cơ quan Hải quan. Hạn chế tối đa những sai sót do thiếu hiểu biết gây ra.
• Ngồi ra cơng ty cũng cần tạo uy tính với cơ quan Hải quan, từ đó tạo được mối quan hệ tin tưởng với cơ quan Hải quan trong q trình giải quyết cơng việc, giúp việc làm thủ tục Hải quan sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
• Cơng ty cần có người chun trách trong khâu tính thuế nếu khơng sẽ rất dễ dẫn đến kê khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại, tránh tình trạng bị đưa vào danh sách các doanh nghiệp chậm nộp thuế, gây khó khăn trong việc làm thủ tục Hải quan cho lô hàng sau này.
Giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thanh tốn của cơng ty
• Hiện nay, các hợp đồng nhập khẩu của công ty chủ yếu được thanh toán bằng phương thức mở L/C, chỉ có một số ít các hợp đồng ký với đối tác truyền thống là dùng các phương thức thanh toán khác. Phương thức mở L/C mặc dù chặt chẽ, bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên nhưng thủ tục rất phức tạp, phải qua nhiều khâu, nhiều bước... do đó, cơng ty nên nghiên cứu, xem xét nhằm tiến tới áp dụng các phương thức thanh tốn mới như hình thức thanh toán chuyển tiền, phương thức nhờ thu, phươmg thức ghi sổ,… tùy theo mối quan hệ với đối tác cũng nhưu tình hình cụ thể.
• Với phương thức thanh tốn bằng L/C, ngân hàng mở L/C của công ty thường là ngân hàng Agribank và ACB bank, đây là những ngân hàng lớn và là đối tác quen thuộc của công ty. Tuy nhiên, trong nhiều
đồng nhập khẩu ở nhiều ngân hàng khác nhằm tránh các rủi ro gây ra.
• Bên cạnh đó cơng ty cũng nên có nhiều hơn cơ hội cho các cán bộ trẻ cần tạo thêm điều kiện cho họ được cọ sát thực tế, tích luỹ kinh nghiệm, phát huy các ưu điểm và khả năng đã được đào tạo. Nghiệp vụ thanh tốn cho hợp đồng NK của cơng ty thực hiện bằng việc mở L/C là nghiệp vụ yêu cầu rất lớn nhất về chuyên mơn, do đó cơng ty cần có các cuộc sát hạch và những buổi học thường xuyên để nâng cao và kiểm tra trình độ của các nhân viên bộ phân thanh toán quốc tế để tiến tới phân bổ cán bộ vào những công việc chuyên môn phù hợp với khả năng của họ nhằm phát huy được hiệu quả cao nhất và khiến cho họ có động lực hơn trong cơng việc và ln có ý thức học tập nâng cao trình độ của bản thân. Mặt khác do đặc trưng của hoạt động nhập khẩu luôn phải tiếp xúc với đối tác là người nước ngồi, do đó các nhân viên thực hiện nghiệp vụ thanh tốn quốc tế trong cơng ty cịn phải là người có trình độ về ngoại ngữ và khả năng giao tiếp tốt... để tránh gây ra những hiểu nhầm sai sót với đối tác trong q trình tiến hành mở L/C thanh tốn.
Giải pháp hồn thiện q trình giao nhận hàng hóa của cơng ty
• Trước khi nhân viên công ty đi nhận hàng nhập khẩu, nhân viên cần nắm chắc các thông tin về chuyến hàng như tên hàng, ngày cập cảng, tên, số hiệu con tàu, số lượng,… để tránh nhầm lẫn xảy ra.
• Cơng ty nên bổ sung số lượng nhân viên cho công tác kiểm tra, tùy từng lơ hàng cụ thủ để đưa ra hình thức kiểm tra nhanh chóng nhưng vẫn phải đảm bảo tính chính xác.
• Nhân viên đi giao nhận cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ;, thủ tục cần thiết để khơng bị mất thời gian, chi phí đi lại làm chậm q trình giao nhận tại cảng. Ngoài ra, khi chứng từ của bên bán được chuyển về cần đối chiếu kỹ càng để đảm bảo sự thống nhất giữa chứng từ của hai bên, hạn chế những sai sót khơng đáng có.
• Khi nhân viên nhận hàng thì phải kiểm tra thật kỹ về các nội dung như sau:
- Kiểm tra về chất lượng.
- Kiểm tra về chủng loại, kích thước, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách.
• Bên cạnh đó cơng ty cũng nên cử thêm nhân viên bảo hành, hiểu rõ các tính năng của sản phẩm nhập khẩu để kiểm tra chất lượng hàng hóa. Để từ đó nếu có sai phạm thì cần báo ngay cho bên đối tác để kịp thời xử lý.
• Khi nhận hàng cơng ty cần phải nhanh chóng chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục để tránh việc phải chịu chi phí cao do lưu kho, lưu bãi. Thêm vào đó, khi nhận hàng cơng ty cần phải kiểm tra nhanh chóng, chính xác lơ hàng để tránh việc thiếu hụt, đổ vỡ hàng, sai mã, ký hiệu của hàng hoá...