Đa số đơn hàng của công ty đều nhập khẩu theo điều kiện CIF nên nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá do bên bán chịu trách nhiêm. Tuy nhiên vẫn có đơn hàng cơng ty nhập khẩu theo theo các điều kiện cơ sở giao hàng nên cơng ty phải có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hố NK của mình. Vì vậy cơng ty phải cân nhắc kĩ
càng để đưa ra quyết định có mua bảo hiểm cho hàng hóa hay khơng và nếu có thì cơng ty sẽ mua như thế nào.
Trong trường hợp công ty có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa NK cơng ty thường mua bảo hiểm tại công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX ( PJICO) và công ty bảo hiểm Việt Nam- Bảo Việt và một số cơng ty bảo hiểm khác. Lí do cơng ty thường mua bảo hiểm cho các lơ hàng NK tại các công ty bảo hiểm ở Việt Nam là để có thể nhận được các lợi ích như mua bằng tiền Việt Nam, được giải quyết khiếu nại, giám định, bồi thường một cách kịp thời và đầy đủ nhất…
Khi có nhu cầu mua bảo hiểm cho hàng hóa NK, nhân viên XNK dựa trên các căn cứ vào hàng hóa vận chuyển hay điều kiện vận chuyển,…từ đó đưa ra quyết định xem nên mua bảo hiểm cho lơ hàng NK đó với điều kiện bảo hiểm A, B hay C . Tiếp theo công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo hiểm để yêu cầu bảo hiểm cho máy móc, thiết bị mà cơng ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó cơng ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà cơng ty gửi đến.
Vì chủ yếu các đơn hàng của cơng ty nhập khẩu theo điều kiện CIF nên kinh nghiệm trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá cịn chưa nhiều, cơng ty vẫn cịn gặp nhiều khó khăn trong việc này, Chính vì vậy cơng ty vẫn phải tốn nhiều chi phí để bù vào việc thiệt hại hàng hoá xảy ra.
3.3.4. Làm thủ tục hải quan
Để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai Hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hóa về đến cảng. 100% thủ tục hải quan là do công ty thực hiện chứ không thuê đại lý hải quan. Hiện nay công ty áp dụng khai hải quan điện tử. Cán bộ phụ trách làm thủ tục hải quan chuẩn bị và việc mở tờ khai hải quan được nhân viên phòng XNK khai báo qua phần mềm Hải quan điện tử ECUS tại văn phòng gồm các nội dung: loại hàng, tên hàng… đồng
thời công ty phải dựa và căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định để tự tính tốn số thuế phải nộp đối với từng loại mặt hàng mà công ty NK.
Sau khi cơng ty hồn thành việc Đăng kí tờ khai NK và gửi thành công đến hệ thống VNACCS . Sau khi cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai Hải quan, hệ thống xử lý tự động phân luồng hàng hóa: luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ. Cơ quan Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra lại thuế mà công ty đã khai đã chính xác với lơ hàng hay chưa. Sau khi hồn tất các thủ tục trên, công ty sẽ tiến hành nộp thuế NK và lô hàng được thông quan (Luồng xanh).
Nếu bị phân luồng vàng, nhân viên NK phối hợp với Hải quan để kiểm tra chi tiết hồ sơ (Chứng từ giấy), nhưng miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Sau khi việc kiểm tra được tiến hành, nếu không phát hiện thêm bất kỳ vi phạm nào, quá trình thơng quan sẽ tương tự như luồng xanh.
Nếu bị phân vào luồng đỏ, nhân viên NK sẽ phối hợp với cơ quan Hải quan để tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra chi tiết hàng hóa. Khi phát hiện vấn đề phát sinh thì sẽ báo lại cho cơng ty để có biện pháp xử lý kịp thời.
Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hố cùng với người của cơng ty đi nhận hàng tại kho, mở kiện hàng ra đối chiếu với bộ chứng từ. Khi nhận hàng từ kho, nếu thấy có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất cơng ty báo ngay cho bên bảo hiểm hoặc mời người có thẩm quyền đến để giám định, xác nhận sự tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của bên nào để làm cơ sở tính giá trị bảo hiểm bồi thường.
Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giám định được khách quan và không ảnh hưởng tới các bên giám định, công ty thường tổ chức cho đại diện các bên cùng có mặt một lúc để tiến hành cơng việc.
Nhân viên kiểm hoá sẽ cùng với các hãng bảo hiểm đến giám định mở hàng ra để kiểm tra xác định cụ thể số hàng bị thiếu, bị đổ vỡ. Sau khi kiểm tra nhân viên kiểm hoá sẽ ký xác nhận giao hàng
đủ hoặc xác nhận hàng thiếu vào tờ khai hải quan. Cảng vụ cũng sẽ ký và đóng dấu xác nhận.
Trong trường hợp hàng hố khơng phù hợp với bộ chứng từ, hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó, cơng ty phải lập lại tờ khai hải quan hoặc phải khiếu nại với người bán.
Kết thúc việc giao nhận hàng hoá sẽ được chuyển sang làm thủ tục tính thuế, nộp thuế. Nhân viên hải quan sẽ xác định, kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của công ty trong tờ khai hải quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sửa chữa về tỷ lệ tính thuế. Cơng ty phải xác nhận mã số hàng hố, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định để tự tính số thuế phải nộp.
Đồng thời với việc nộp thuế nhập khẩu là việc nộp phí hải quan như: lệ phí lưu kho hải quan, lệ phí thủ tục hải quan tại các địa điểm khác, lệ phí áp tải, lệ phí niên phong, lệ phí hàng hố. Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấu xác nhận.
Bảng 3.6: Số tờ khai phân luồng mặt hàng máy xây dựng công ty năm 2017-2019
Đơn vị: Tờ
Phân luồng Số lượng tờ khai
2017 2018 2019 Luồng xanh 60 75 85 Luồng vàng 7 4 8 Luồng đỏ 6 3 2 Tổng cộng 73 82 95 (Nguồn: Phịng Xuất nhập khẩu cơng ty)
tăng dần theo các năm mặc dù không quá nhiều. Số tờ khai hầu hết được phân vào luồng xanh và được thông quan ngay với số lượng cụ thể là 60 tờ (2017), 75 tờ (2018), 85 tờ (2019). Tuy nhiên vẫn còn một số lô hàng bị phân vào luồng vàng và luồng đỏ, tuy số lượng bị phân vào 2 luồng nàt ít nhưng gây mất thời gian, phát sinh chi phí cho doanh nghiệp vì phải tiến hành kiểm tra, kiểm hóa thực tế hồ sơ và hàng hóa. Nguyên nhân chủ yếu của việc này là do sự thiếu chính xác trong việc tính tốn mức thuế, khai sai mã hàng hóa và thiếu những giấy tờ cần thiết,…
Đánh giá về thủ tục hải quan công ty đang tiến hành, cán bộ nghiệp vụ của công ty cho rằng thủ tục hải quan khá phức tạp. Có nhiều giấy tờ phải chuẩn bị khi tiến hành làm thủ tục hải quan. Khâu chuẩn bị giấy tờ là vô cùng quan trọng. Nếu cán bộ không chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, xảy ra tình trạng thiếu giấy tờ khi làm thủ tục hải quan, cán bộ mất rất nhiều thời gian để bổ sung giấy tờ. Ngoài ra nhân viên làm thủ tục hải quan của công ty gặp phải nhiều khó khăn trong q trình thực hiện cũng như việc cập nhật thơng tin về sự thay đổi các thủ tục, chính sách trong việc khai báo Hải quan.
Các sai sót thường gặp trong q trình làm thủ tục hải quan của cơng ty là: Thiếu giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục hải quan ; Khai báo sai tên hàng hoá.