Thứ nhất, nguyên nhân dẫn đến thực trạng vẫn có một lượng
nhỏ đơn xin giấy phép NK của công ty không được thông qua trong tổng số giấy phép xin nhập khẩu công ty nộp lên Bộ Công Thương là do trong q trình thực hiện có những lần giấy tờ cịn sai sót hoặc khơng mang đủ giấy tờ chẳng hạn như Chứng thư giám định được cấp bởi tổ chức giám định đã được chỉ định hoặc thừa nhận bởi Bộ Khoa học và Công nghệ, tài liệu kỹ thuật,…nên những hồ sơ đó sẽ khơng được cấp phép NK mà phải bổ sung giấy tờ đày đủ sau đó mới được cấp giấy phép NK.
Thứ hai, nguyên nhân dẫn tới việc thực hiện thuê phương tiện
vận tải đã làm cho cơng ty mất đi những điều kiện có lợi hơn, chưa tối đa được lợi ích cho cơng ty là do phần lớn cơng ty chỉ nhập theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF mà trong đó cơng ty khơng có nghĩa vụ th phương tiện vận tải và mua bảo hiểm. Công ty thường chọn điều kiện CIF khi nhập khẩu hàng hóa bởi khả năng vận chuyển hàng
hóa, làm Logistics của cơng ty vẫn cịn non yếu, hơn nữa cũng khơng có nhiều kinh nghiệm về vận tải bảo hiểm. H-JSC cũng sợ rủi ro trong thuê tàu chuyên chở và mua bảo hiểm như rủi ro về giá cước vận chuyển tăng, phí bảo hiểm tăng, khơng th được tàu, tàu không phù hợp,...Mặc dù đã thực hiện được một khối lượng lớn hợp đồng máy móc, thiết bị xây dựng, nhưng nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm của công ty vẫn chưa thật sự tốt vì vậy cơng ty thường mất chủ động trong việc giành quyền thuê phương tiện vận tải.
Thứ ba, ngun nhân dẫn tới những sai sót q trình làm thủ tục
hải quan là do tình trạng thiếu tài liệu giấy tờ cần thiết trong khi tiến hành làm thủ tục hải quan. Nguyên nhân chủ yếu là do công tác chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu, chứng từ cần thiết của nhân viên XNK để đi làm thủ tục hải quan vẫn chưa thật sự tốt gây ra những vướng mắc phát sinh trog quá trình làm thủ tục và làm mất thời gian của công ty. Lý giải nguyên nhân là do hồ sơ nhập khẩu hàng hóa thường phức tạp hơn hồ sơ hải quan xuất khẩu hàng hóa và số chứng từ cịn phụ thuộc vào từng chủng loại máy móc xây dựng nhập khẩu và thị trường của đối tác xuất khẩu cho công ty, trong khi nhân viên XNK vẫn chưa thường xuyên cập nhật thông tin về giấy tờ, tài liệu cần thiết. Bên cạnh đó, hoạt động của Bộ cơng thương trong việc trả giấy phép NK vẫn cịn có những quy định khắt khe không linh hoạt. Hoạt động của Cơ quan Hải quan chưa tạo điều kiện thuận lợi, thơng thống cho các doanh nghiệp, thời gian làm việc kéo dài bị lượng hồ sơ bị đọng lại các cục và chi cục Hải quan quá nhiều.
Thứ tư, đối với những sai sót trong nghiệp vụ thanh tốn của
công ty mà cụ thể ở đây là nghiệp vụ mở L/C. Nguyên nhân của việc này là do hợp đồng của cơng ty qua các năm thì tăng lên một cách rõ rệt, hơn nữa nghiệp vụ mở L/C là khâu quan trọng trong nghiệp vụ thanh tốn quốc tế, địi hỏi sự chính xác cao. Do vậy mà khi lập đơn xin mở L/C thì rất dễ dẫn tới những sai sót như: về lỗi chính tả, câu
chữ, nội dung trong L/C mâu thuẫn với nhau, thời hạn của L/C khơng phù hợp với u cầu bên bán. Do đó mà việc chỉnh sửa nội dung L/C sẽ khiến cho việc mở L/C có thể bị chậm hơn so với quy định trong hợp đồng. Bên cạnh đó nguồn nhân lực của Phịng XNK của công ty chủ yếu là nguồn lực trẻ, năng động học hỏi nhanh tuy nhiên kinh nghiệm trong lĩnh vực TMQT cịn chưa sâu, đặc biệt là nghiệp thanh tốn quốc tế là lĩnh vực khá rộng và ln có sự biến đổi nhanh chóng của mơi trường bên ngoài như hệ thống pháp luật, khoa học kỹ thuật,… dẫn đến những sai sót khơng đáng có ảnh hưởng tới tiến độ công việc.
Thứ năm, nguyên nhân dẫn đến sai sót trong nghiệp vụ giao
nhận hàng hóa thường do các hoạt động kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, cũng như đôn đốc nhắc nhở bên bán giao đủ hàng cịn chưa tốt. Đối tác của cơng ty chủ yếu là những đối tác truyền thống, có mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài vì vậy trong một số khâu về kiểm tra chất lượng hàng hóa,…cịn chủ quan, chưa bám sát cơng việc do q tin tưởng vào đối tác. Bên cạnh đó, do hạn chế về số lượng nhân viên tham gia kiểm tra hàng hóa, dẫn tới q tải cơng việc với người được chỉ định kiểm tra khiến cho các hoạt động kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa chưa đạt được hiểu quả tối ưu dẫn tới những sai sót về số lượng và chất lượng của hàng NK.