2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và
2.2.3. Công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu
tư Tân Long
2.2.3.1. Bộ phận phụ trách tuyển dụng trong Công ty CP Dịch vụ và Đầu tư Tân Long
Trong công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Tân Long, phịng Hành chính - Nhân sự là bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng nhân lực của công ty. Bộ phận này sẽ thu thập các thông tin, số liệu về nhân sự cùng với tình hình kinh doanh cụ thể của cơng ty trong năm và trong từng giai đoạn cụ thể để lên kế hoạch tuyển dụng. Đối với từng vị trí cịn thiếu, bộ phận này sẽ lập kế hoạch cụ thể về số lượng cần tuyển, yêu cầu với ứng viên, mô tả công việc, quyền lợi được hưởng, … rồi ra thông báo tuyển dụng.
Cơ cấu tổ chức phịng HCNS (Bộ phận phụ trách tuyển dụng)
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng HCNS
(Nguồn: Phịng HCNS cơng ty CP Dịch vụ và Đầu tư Tân Long)
Phòng HCNS chịu trách nhiệm quản lý nhân sự của cả công ty gồm 8 người trong đó có:
Trưởng phịng HCNS: 1 người
Nhân viên pháp chế: 1 người
Trưởng phòng HCNS Phụ trách hành chính Nhân viên hành chính, nhân sự Nhân viên nấu ăn Nhân viên lễ tân, văn thư Nhân viên pháp chế
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 37 Lớp: CQ55/31.03
Nhân viên lễ tân: 1 người
Nhân viên hành chính, nhân sự: 4 người
Nhân viên nấu ăn: 1 người
Các nhân viên trong bộ phận sẽ thực hiện các công việc liên quan đến vị trí làm việc của mình, bên cạnh đó cịn làm các cơng việc theo sự chỉ đạo của trưởng phòng. Về tuyển dụng, trưởng phòng HCNS là người trực tiếp chỉ đạo, phân công việc cho nhân viên. Những nhân viên hành chính, nhân sự là những người tham gia vào công tác tuyển dụng. Dựa trên kinh nghiệm, năng lực của từng người, trưởng phịng sẽ phân cơng các công việc tương ứng. Các nhân viên cũng có thể hỗ trợ nhau trong cơng việc, kết hợp với nhân viên lễ tân trong việc tiếp đón và hướng dẫn ứng viên tham gia phỏng vấn ứng tuyển.
Chức năng của phịng Hành chính – Nhân sự
BĐS là một ngành nghề khá đặc thù, nhân viên kinh doanh bất động sản có rất nhiều khó khăn. Chính vì vậy, cơng tác quản lý, đốc thúc và chăm lo đời sống của nhân viên ngày càng quan trọng. Trong Công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Tân Long, phịng hành chính - nhân sự chịu trách nhiệm về hoạt động này, phịng có một số chức năng chính sau:
Thực hiện cơng tác quản lý hành chính, quản lý nhân sự.
Đảm bảo ln có đủ số lượng, chất lượng nhân sự cho các hoạt động
kinh doanh của các phòng ban nói riêng và cơng ty nói chung.
Phổ biến, kiểm tra và giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế công
ty của nhân viên.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty; hỗ trợ các bộ phận, phòng ban khác
trong quản lý nhân sự; là cầu nối giữa cấp lãnh đạo và người lao động trong công ty.
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 38 Lớp: CQ55/31.03
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các tài sản chung của cơng ty, theo dõi
tình trạng của các trang thiết bị, phương tiện văn phòng để kịp thời khắc phục mọi tình huống.
2.2.3.2. Nguồn tuyển dụng
Công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Tân Long tuyển dụng dựa trên hai nguồn chính, đó là nguồn tuyển dụng bên trong nội bộ doanh nghiệp và nguồn tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp.
Hình 2.3: Biểu đồ cơ cấu tuyển dụng nhân lực theo nguồn tuyển dụng của công ty giai đoạn 2018 - 2020
(Nguồn: Tổng hợp từ phòng HCNS)
Qua biểu đồ ta có thể thấy được, phần lớn nguồn tuyển dụng của công ty là từ bên ngồi, điều này có thể dễ hiểu vì với số lượng tuyển dụng đến hàng chục người trên một năm thì nguồn nội bộ của doanh nghiệp không thể đáp ứng được. Tuy nhiên, với mục tiêu sử dụng tối đa hóa nguồn nhân lực, cơng ty đưa
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 39 Lớp: CQ55/31.03
ra quan điểm là: Phải tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có, nếu nguồn lao động nội bộ không phù hợp, không thể đáp ứng u cầu của vị trí tuyển dụng thì mới tìm kiếm ứng viên bên ngồi doanh nghiệp, đặc biệt là với các vị trí quan trọng, chủ chốt.
Nguồn nội bộ
Dựa theo tình hình thực tế, vị trí cần tuyển và năng lực của nhân viên mà công ty sẽ điều động, thuyên chuyển hay đề bạt một số cá nhân có năng lực và khả năng thực hiện cơng việc tốt vào vị trí mới. Khi cơng tác tuyển dụng được tiến hành dựa trên kế hoạc đã đề ra, bộ phận tuyển dụng của phịng hành chính nhân sự sẽ đăng thơng báo lên phần mềm quản lý của công ty đồng thời gửi thơng thơng báo đến các phịng ban. Từng bộ phận sẽ xem xét dựa trên nhu cầu và năng lực của nhân viên để thông báo lại cho phịng hành chính nhân sự những cá nhân tham gia đăng ký làm ứng viên. Bộ phận tuyển dụng sẽ xem xét, đánh giá kết quả, năng lực thực hiện công việc của các ứng viên trong cơng ty đã được đề xuất trước đó để ra thơng báo kết quả cuối cùng.
Nguồn bên ngoài
Công ty thực hiện công tác tuyển dụng thu hút ứng viên từ nguồn bên ngồi doanh nghiệp thơng qua một số kênh sau:
- Đăng thơng báo tuyển dụng lên trang website chính thức của cơng ty:
www.bdstanlong.vn, đây là cách làm cơ bản nhất của một công ty. Việc đăng
tin lên trang web của công ty giúp những ứng viên quan tâm đến công ty biết được thông tin tuyển dụng và cách thức ứng tuyển.
- Đăng tin tuyển dụng lên một số webside tìm việc phổ biến như:
https://jobsgo.vn, https://www.careerlink.vn, https://www.topcv.vn, https://worklink.vn, … Đây là những trang web thường được rất nhiều ứng viên
quan tâm. Những trang web này giúp công ty tiếp cận được với lượng người quan tâm lớn và cũng rất dễ sử dụng.
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 40 Lớp: CQ55/31.03
- Tuyển sinh viên các tường đại học, cao đẳng thông qua mối quan hệ liên kết giữa công ty với nhà trường: Công ty sẽ kết hợp với nhà trường tổ chức các buổi giao lưu hay thông qua ngày hội tuyển dụng để thông báo về vấn đề tuyển dụng của công ty. Các sinh viên thấy hứng thú và quan tâm đến việc ứng tuyển sẽ được nhân viên công ty hướng dẫn nộp đơn tận tình. Cơng ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Tân Long ln cố gắng xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các tường đại học, cao đẳng để tối đa hóa khả năng lơi kéo sinh viên dự tuyển trong tương lai.
- Người quen, người thân, bạn bè mà nhân viên trong công ty giới thiệu: Khi có vị trí cần tuyển dụng, nhân viên phụ trách sẽ thông báo đến tất cả các phòng ban để mọi nhân viên cùng biết. Các nhân viên trong công ty là người biết rõ nhất người thân hay bạn bè của họ có đang cần việc làm hay khơng, vì vậy họ sẽ giới thiệu những người này ứng tuyển vào công ty. Trong công ty Cổ phần Dịch vụ và Đầu tư Tân long, kênh tuyển dụng này khá hữu hiệu khi đã có nhiều nhân viên công ty giới thiệu thành công người quen vào công ty.
- Sinh viên thực tập: Hàng năm công ty cũng mở đợt nhận sinh viên thực tập, các sinh viên tìm đến cơng ty qua giới thiệu của trường, qua các trang mạng rồi đến xin thực tập. Trong quá trình thực tập, sinh viên sẽ được học nhũng nội dung khái quát về công ty đặc biệt được chỉ dạy những kiến thức về vị trí thực tập. Sau khi kết thúc đợt thực tập, nếu sinh viên có biểu hiện thực tập tốt sẽ được công ty đề xuất ở lại và lên nhân viên chính thức, sinh viên có thể lựa chọn giữa việc ở lại hay rời đi.
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 41 Lớp: CQ55/31.03 2.2.3.3. Quy trình tuyển dụng
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Bước Quy trình Người thực hiện
1 Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng 2 Phịng HCNS 3 BGĐ 4 Phòng HCNS 5 BGĐ 6 Phòng HCNS 7 Phòng HCNS 8 Phòng HCNS hoặc BGĐ 9 Phịng HCNS 10 Phịng HCNS
Hình 2.4: Quy trình tuyển dụng tại Công ty CP Dịch vụ và Đầu tư Tân Long
(Nguồn: Phịng HCNS cơng ty CP Dịch vụ và Đầu tư Tân Long)
Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Phê duyệt
Phê duyệt
Kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt
Tiến hành thông báo tuyển dụng qua các phương tiện
Tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ
Đánh giá
Thông báo kết quả phỏng vấn
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 42 Lớp: CQ55/31.03 Bước 1: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Thời gian: Khi phát sinh nhu cầu.
Mô tả chi tiết: Đề xuất nhu cầu khi trong quá trình quản lý, giám sát trưởng bộ phận, phịng ban thấy có nhu cầu thêm về nhân sự thì trưởng bộ phận sẽ gửi “Phiếu đề xuất công việc” (TL-NS-BM05) đến phòng HCNS hoặc gửi email cho bộ phận tuyển dụng (Email: tuyendung@bdstanlong.vn), hoặc khi Ban
giám đốc có yêu cầu tuyển dụng.
Bước 2: Phê duyệt
Thời gian: Trong vịng 1 ngày
Mơ tả chi tiết: Sau khi nhận được phiếu đề xuất cơng việc, phịng HCNS sự có trách nhiệm kiểm tra việc đề xuất tuyển dụng xem có phù hợp với định biên nhân sự của từng bộ phận hay khơng, sau đó sẽ trình lên Ban giám đốc để phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt
Thời gian: Trong vòng 2 ngày
Mô tả chi tiết: Ban giám đốc sẽ xem xét đề xuất tuyển dụng của từng phòng ban theo thơng tin phịng HCNS gửi lên và ra quyết định phê duyệt.
Bước 4: Kế hoạch tuyển dụng
Thời gian: Định kỳ theo quy định ( từ 3 đến 5 ngày ).
Mô tả chi tiết: khi đã được phê duyệt tuyển dụng, phòng HCNS sự sẽ tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của toàn bộ phịng ban trong cơng ty, lên kế hoạch tuyển dụng và trình lên Ban giám đốc, đảm bảo yêu cầu năng lực phù hợp với công việc. Bản kế hoạch phải bao gồm các thông tin sau:
Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng, …
Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và phối hợp giữa các bộ phận.
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 43 Lớp: CQ55/31.03
Nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng.
Dự tốn chi phí tuyển dụng.
Thời gian và địa điểm tiến hành hoạt động tuyển dụng.
Sau khi hoàn thành bản kế hoạch tuyển dụng, phịng HCNS phải trình lên Ban giám đốc chờ phê duyêt.
Bước 5: Phê duyệt
Thời gian: Trong vịng 1 ngày
Mơ tả chi tiết: Ban giám đốc có thẩm quyển phê duyệt kế hoạch tuyển dụng nếu thấy hợp lý và chuyển lại cho phịng HCNS để thực hiện cơng việc tiếp theo.
Bước 6: Tiến hành thông báo tuyển dụng qua các phương tiện
Mô tả chi tiết: Bộ phận tuyển dụng thực hiện kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, ra thông báo tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng phải nêu rõ các vị trí tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng, mơ tả ngắn gọn vị trí cần tuyển, thời gian địa điểm làm việc, thông tin công ty, thông tin nộp hồ sơ. Bên cạnh đó, thơng báo tuyển dụng phải cung cấp “Bản tự khai của ứng viên”(TL-NS-BM01). Trong bản tự khai ứng viên phải điền đủ các thơng tin như: thơng tin cá nhân, trình độ học vấn, nghề nghiệp và tự đánh giá năng lực, phầm chất của cá nhân. Thông báo tuyển dụng sẽ được đăng trên các bảng tin trong hệ thống của cơng ty, trên trang website chính thức của cơng ty và các trang website giới thiệu việc làm, tìm việc, các trang tuyển dụng như https://jobsgo.vn, https://www.careerlink.vn. Dưới đây là một thông báo tuyển dụng được đăng
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 44 Lớp: CQ55/31.03
Hình 2.5: Thơng báo tuyển dụng của Cơng ty cho vị trí trợ lý Phó Tổng Giám Đốc
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 45 Lớp: CQ55/31.03
(Nguồn: Trang website chính thức của Công ty, www.bdstanlong.vn)
Bước 7: Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ
Mô tả chi tiết: Sau khi nhận được hồ sơ của các ứng viên, phòng HCNS chịu trách nhiệm sàng lọc hồ sơ, lựa chọn ứng viên theo các tiêu chuẩn năng lực trong bản mơ tả cơng việc của từng vị trí. Sau khi hồn tất q trình sàng lọc, phịng HCNS sẽ mời ứng viên đạt yêu cầu đến tham gia phỏng vấn.
Tiếp nhận hồ sơ
Phịng HCNS có thể tiếp nhận hồ sơ của ứng viên qua mail hoặc ứng viên nộp bản cứng tại địa trỉ trụ sở chính của cơng ty. Sau khi nhận hồ sơ, bộ phận tuyển dụng sẽ thực hiện phân loại và sàng lọc hồ sơ của ứng viên dựa trên các thông tin mà ứng viên cung cấp trong hồ sơ. Nhân viên tuyển dụng phân loại hồ sơ theo các hạng mục: Bằng cấp, các chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, kỹ năng cơ bản, sức khỏe, …
Hồ sơ xin việc bao gồm các nội dung sau:
Đơn xin viêc
Hồ sơ ứng tuyển theo mẫu của công ty
Sơ yếu lý lịch
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 46 Lớp: CQ55/31.03
Giấy khám sức khỏe
Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là xét xem hồ sơ ứng tuyển có hợp lệ hay khơng. Tiêu chí thứ hai là dựa theo thông tin trong đơn xin việc gồm: Thông tin cá nhân, đặc điểm tính cách, tâm lý; quá trình đào tạo, các văn bằng chứng chỉ liên quan; kinh nghiệm làm việc.
Phỏng vấn sơ bộ
Sau quá trình sàng lọc hồ sơ, bộ phận tuyển dụng sẽ loại bỏ được một số lượng hồ sơ của ứng viên không đạt tiêu chuẩn đặt ra cho mỗi vị trí cần tuyển. Những ứng viên có hồ sơ được chọn, phòng HCNS sẽ tiến hành lên kế hoạch để phỏng vấn. Khâu phỏng vấn thường do chuyên viên tuyển dụng đảm nhiệm tổ chức thực hiện cùng với sự tham gia của Ban Giám đốc hoặc Trưởng phòng của các phịng ban có nhu cầu tuyển dụng trục tiếp phỏng vấn ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn, người tuyển dụng sẽ tập trung hỏi về các thông tin mà ứng viên đề ra trong hồ sơ để xác minh tính đúng đắn, bên cạnh đó là các câu hỏi về chun mơn, định hướng tương lai. Q trình này sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định được sơ bộ trình độ, tính cách, khả năng giao tiếp, khả năng nhận thức, sự năng động, nhạy bén và mong muốn của từng ứng viên, từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn nhất. Đồng thời đây là cơ hội để các ứng viên và nhà tuyển dụng trao đổi về những điều kiện làm việc, quyền lợi và yêu cầu làm việc.
Bước 8: Đánh giá
Mô tả chi tiết: Sau khi phỏng vấn sơ bộ, đối với những ứng viên đạt yêu cầu, phòng HCNS sẽ lập danh sách mời phỏng vấn lần hai đến gặp Ban Tổng Giám Đốc ( với những vị trí quan trọng ) hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn thông báo cho ứng viên kết quả phỏng vấn.
Phòng HCNS đánh giá ứng viên thông qua mẫu đánh giá kết quả phòng vấn (TL-NS-BM02). Các ứng viên tham gia vòng phỏng vấn sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:
SV: Nguyễn Thị Tố Uyên 47 Lớp: CQ55/31.03
Một, về kiến thức chun mơn bao gồm: văn hóa, chun mơn, ngoại ngữ, vi tính.
Hai, về kỹ năng gồm có các yếu tố sau: Thâm niên, thành tích, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích ra quyết định.
Ba, về phẩm chất cá nhân gồm các yếu tố: Khả năng lôi kéo, thuyết phục; phong cách ( hành vi, cử chỉ, nói năng ), độ linh hoạt và tháo vát; độ điềm đạm, chin chắn; mức độ tham vọng và cầu tiến; sự tự tin, quả quyết; ngoại hình, trang phục; đặc điểm cá nhân khác cần thiết cho công viêc.
Bước 9: Thông báo kết quả phỏng vấn
Mô tả chi tiết: Phịng HCNS tiến hành thơng báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên. Đối với các ứng viên được chọn, phòng HCNS sẽ thực hiện thảo thuận điều kiện làm việc với ứng viên. Trong trường hợp hai bên khơng đạt thảo thuận, phịng cần xin ý kiến của Ban giám đốc và liên lạc với ứng viên dự