Hệ thống thông tin kế toán nằm trong tổng thể hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. Thơng tin kế tốn bao gồm các thơng tin về tình hình phân bổ và sử dụng nguồn lực, tình hình huy ựộng và sử dụng nguồn vốn, tình hình kinh doanh, tình hình lưu chuyển tiền trong doanh nghiệp. Các thông tin này ựược thiết lập từ các nguồn hệ thống dữ liệu, thơng qua một q trình xử lý liên tục bao gồm các giai
Thông tin từ môi trường (CSđT, thuế) Dữ liệu nvụ kế toán Quy ựịnh quản trị Các nguồn lực ựầu vào Sản phẩm, hàng hóa dịch vụ bán ra Thơng tin kế tốn ra MT
Báo cáo tài chắnh Quy ựịnh quản lý Chủ thể quản lý - Gđ - HđQT Báo cáo quản
Hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị
- Thu thập - Lưu trữ
- Xử lý
- Phản ánh
ựoạn: giai ựoạn thu thập thông tin ban ựầu bằng hệ thống các chứng từ, giai ựoạn tập hợp thông tin một cách có hệ thống theo thứ tự thời gian hoặc theo từng ựối tượng ghi chép, giai ựoạn tổng hợp cung cấp thơng tin. Có thể nói, hệ thống thơng tin kế tốn là một tập hợp các dữ liệu và quy trình xử lý nhằm tạo ra các thơng tin kế tốn có ắch.
Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ
Kế toán chi phắ là một phạm trù thuộc hệ thống kế toán, là sự giao thoa giữa kế toán tài chắnh và kế toán quản trị. Kế toán chi phắ là kỹ thuật hoặc phương pháp xác ựịnh chi phắ cho một dự án, một quá trình cung cấp dịch vụ hoặc một bộ phận nào ựó. Chi phắ ựược xác ựịnh trực tiếp hoặc phân bổ [22;11]. Theo Viện kế toán viên quản trị của Mỹ (IMA), kế toán chi phắ ựược ựịnh nghĩa là cách thức ựể xác ựịnh chi phắ cho một q trình, một sản phẩm [41;25]. Nó là một cơng cụ của quản lý, có chức năng xử lý và cung cấp thông tin về chi phắ cho những người sử dụng thơng tin cả bên trong lẫn bên ngồi doanh nghiệp. Thông tin chi phắ ựược cung cấp cho hai loại ựối tượng này có tắnh chất khác nhau và với mục ựắch khác nhau. Với các ựối tượng bên ngoài doanh nghiệp, mục ựắch của kế toán chi phắ là cung cấp thông tin chi phắ làm cơ sở ựể ký kết hợp ựồng, hợp tác kinh doanh. Vì vậy, thơng tin ựược cung cấp là các thông tin chi phắ mang tắnh lịch sử, ựã xảy ra và có tắnh chất khái quát, tổng hợp trên Báo cáo tài chắnh. Với các ựối tượng bên trong doanh nghiệp, mục ựắch của kế toán chi phắ là cung cấp thông tin chi phắ cho mục ựắch quản trị nội bộ doanh nghiệp. Chắnh vì mục ựắch ựó mà thơng tin chi phắ ựược cung cấp một cách chi tiết, hướng về tương lai. Các nhà quản trị không những ựược cung cấp thông tin ựã xảy ra (thực hiện) mà phải có những thơng tin mang tắnh dự báo và ựồng thời có khả năng kiểm sốt chi phắ. Như vậy, kế toán chi phắ vừa là một bộ phận của kế toán tài chắnh, vừa là một bộ phận của kế toán quản trị. Kế toán chi phắ trong kế toán quản trị gọi là kế toán quản trị chi phắ.
Vậy, kế toán quản trị chi phắ là một bộ phận của kế toán quản trị hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin về chi phắ cho các chủ thể quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.
Kế tốn quản trị chi phắ có nội dung chủ yếu là cung cấp thơng tin cho các nhà quản trị về dự toán chi phắ trước kỳ kinh doanh, thông tin thực hiện chi phắ trong kỳ kinh doanh và kiểm soát chi phắ.
Với các phân tắch trên, tác giả ựưa ra khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ là việc thu thập các dữ liệu về chi phắ và xử lý các dữ liệu này theo một trình tự ựể có thể cung cấp thơng tin về chi phắ nhằm xây dựng kế hoạch chi phắ, kiểm sốt chi phắ, từ ựó ựánh giá các hoạt ựộng và ra quyết ựịnh quản lý. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ sẽ bao gồm ba mảng thông tin: hệ thống thơng tin dự tốn chi phắ, hệ thống thông tin chi phắ thực hiện, hệ thống thơng tin kiểm sốt chi phắ.
Sơ ựồ 2.2: Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ
Phân loại chi phắ Dự toán
Hệ thống tài khoản chi phắ
Cung cấp thông tin chi phắ (Báo cáo) Dữ liệu
kinh tế
Ghi chép ban ựầu
Phân loại, ghi chép tổng hợp về chi phắ Thông tin chi phắ Phương pháp Xđ CP cho ựối tượng chịu CP
Báo cáo phân tắch chi phắ chênh lệch Báo cáo chi phắ
Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ
Ở tất cả các quốc gia, khi nói ựến thơng tin kế tốn quản trị chi phắ ựều ựề cập ựến những yêu cầu của thông tin ựể làm căn cứ ựánh gắa chất lượng và hiệu quả của thơng tin. đó là các u cầu thể hiện thông tin chi phắ quá khứ, hiện tại, tương lai nhưng thường hướng tới tương lai; yêu cầu thông tin phải linh hoạt, kịp thời, phù hợp theo yêu cầu của nhà quản trị. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phắ phải ựược tổ chức ựể thiết lập thông tin ựảm bảo các yêu cầu trên.
Khái niệm Ộtổ chứcỢ có thể ựược xem xét theo nhiều góc ựộ. Tổ chức (ở dạng ựộng từ) là sự sắp xếp, bố trắ thành các bộ phận ựể cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung. Nói cách khác, tổ chức là việc tiến hành một cơng việc theo cách thức, trình tự nào ựó [25;98]. Cịn theo các nhà quản trị, tổ chức quản lý là việc tập trung vào khai thác, phân phối các nguồn lực, nhân lực, vật lực và xây dựng bộ máy, thực hiện sự phân nhiệm trong hệ thống ựể cùng thực hiện một mục ựắch chung [18; 17].
Kết hợp với khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ ựã phân tắch ở trên tác giả rút ra khái niệm tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ là quá trình sắp xếp, bố trắ các nguồn lực ựể tiến hành thu thập và xử lý các dữ liệu về chi phắ theo một trình tự nhất ựịnh nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Quá trình này ựược minh họa qua sơ ựồ 2.3:
Sơ ựồ 2.3: Tổ chức Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ
Phần cứng CSDL Phần mềm Các thủ tục, phương pháp thực Con người Dữ liệu Thơng tin kế tốn quản trị chi phắ (BC KTQT)
2.1.2. Vai trò và các nhân tố ảnh hưởng ựến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ trong doanh nghiệp
2.1.2.1. Vai trị của tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ trong doanh nghiệp
để xác ựịnh vai trị của tổ chức hệ thống thơng tin kế toán quản trị chi phắ, tác giả xuất phát từ nhu cầu thông tin về chi phắ của nhà quản trị. Nhà quản trị cần những thơng tin chi phắ gì? Chúng ựược trình bày ở ựâu? Cách thức tạo ra các thơng tin ựó như thế nào?
Quản trị doanh nghiệp có bốn chức năng cơ bản là: (1) Lập kế hoạch; (2) Tổ chức thực hiện; (3) Kiểm tra ựánh giá và (4) Ra quyết ựịnh. Hệ thống thông tin KTQT chi phắ ra ựời, phát triển nhằm ựáp ứng nhu cầu thông tin ựể nhà quản trị thực hiện tồn diện các chức năng quản trị ựó.
Thứ nhất, với hệ thống dự tốn chi phắ SXKD, thơng tin KTQT chi phắ giúp các nhà quản trị thiết lập ựược ựịnh hướng hoạt ựộng SXKD của từng bộ phận, của cả doanh nghiệp trong từng thời kỳ ựể khai thác có hiệu quả các nguồn lực kinh tế, kiểm soát và ngừa những mất cân ựối, rủi ro trong tương lai.
Thứ hai, với những báo cáo ựo lường kết quả chi phắ thực hiện, thông tin KTQT chi phắ sẽ giúp nhà quản trị hiểu ựược thực trạng hoạt ựộng SXKD của doanh nghệp ựể kịp thời ựiều chỉnh, bổ sung những vấn ựề cần thiết cho hoạt ựộng của doanh nghiệp.
Thứ ba, với những báo cáo biến ựộng giữa chi phắ thực tế so với mục tiêu hay dự toán và những nguyên nhân ảnh hưởng ựến các biến ựộng ựó giúp các nhà quản trị nhận thức ựược tình hình tốt, xấu và những nguyên nhân ảnh hưởng tắch cực hay tiêu cực ựến hoạt ựộng SXKD của doanh nghiệp ựể ựưa ra các phương pháp kiểm soát, các giải pháp ựiều chỉnh và ựánh giá ựúng ựắn trách nhiệm của nhà quản trị các cấp về các nhiệm vụ ựược giao.
Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ tạo nên một kênh thông tin quản trị hữu ắch ựối với nhà quản trị trong môi trường sản xuất kinh doanh ngày càng biến ựổi nhanh chóng. đó chắnh là một hệ thống thông tin quan hệ vật chất -
trách nhiệm, một hệ thống thông tin minh bạch về trách nhiệm nội bộ của doanh nghiệp trong ựiều hành, quản trị doanh nghiệp.
2.1.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng ựến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ trong doanh nghiệp
Việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ trong doanh nghiệp sẽ không ựạt ựược mục tiêu và ựịnh hướng cấu trúc của thông tin nếu các nhà thiết kế không chú ý ựầy ựủ tới các nhân tố bản chất, chi phối sự vận hành của hệ thống. đó là các nhân tố (1) Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị chi phắ từ phắa nhà quản trị doanh nghiệp; (2) đặc ựiểm tổ chức sản xuất; (3) Trình ựộ trang bị máy móc thiết bị và trình ựộ nhân viên thực hiện cơng
việc kế tốn. Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu thơng tin kế tốn quản
trị chi phắ từ phắa nhà quản trị doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch về chi phắ hoạt ựộng của doanh nghiệp ựồng nghĩa với việc xác ựịnh các mục tiêu và xây dựng chiến lược ựể ựạt mục tiêu ựó. đây chắnh là nhân tố mấu chốt mà nhà quản trị cần tắnh tới ựể tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ. Các mục tiêu phải ựược quán triệt ở mọi lĩnh vực chức năng cho tới người có trách nhiệm cao nhất. Các chiến lược xây dựng phải kết hợp ựược các nguồn lực và năng lực của doanh nghiệp. Mục tiêu và chiến lược sẽ áp ựặt việc thắch nghi và xác ựịnh ra cấu trúc của doanh nghiệp ựể ựạt ựược các mục ựắch trong những ựiều kiện tốt nhất.
Mặt khác, hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp ựược thiết lập và tồn tại hay không phụ thuộc vào nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị chi phắ từ phắa nhà quản trị của doanh nghiệp. Mọi hệ thống ựều có mục tiêu. Tắnh mục tiêu của toàn bộ việc xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ ựược thể hiện thông qua việc xác ựịnh nhu cầu thông tin quản trị. Nó làm nổi bật vai trị của thơng tin là một phương tiện quản lý, một sự trợ giúp cho việc ra quyết ựịnh. Trong xây dựng và thực hiện các chiến lược ngắn hạn, dài hạn, nguồn thông tin do hệ thống kế tốn cung cấp ựặc biệt là các thơng tin chi phắ ựóng vai trị hết sức quan
trọng. điển hình là các quyết ựịnh về kiểm soát chi phắ thực hiện tại các quy trình cơng nghệ; quyết ựịnh về lựa chọn cơ cấu tổ chức sản xuất phù hợp; quyết ựịnh nên tổ chức sản xuất khép kắn các công ựoạn hay mua nguyên liệu từ bên ngoài; quyết ựịnh chấp nhận ựơn ựặt hàng hay không?...
Tuy nhiên hiện nay, nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phắ từ phắa nhà quản trị doanh nghiệp chưa thực sự rõ ràng. điều này là do sự giới hạn về quy mô sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất ở Việt nam chưa ựem lại tắnh hữu ắch của hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Hầu hết các nhà quản trị ra quyết ựịnh ựều dựa trên kinh nghiệm và thói quen quản lý nên khó có thể kiểm sốt ựược chi phắ và kết quả kinh doanh. đây là một bằng chứng cụ thể chỉ rõ nguyên nhân dẫn ựến việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp còn gặp nhiều hạn chế.
đặc ựiểm tổ chức sản xuất
Tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp là sự kết hợp chặt chẽ giữa sức lao ựộng và tư liệu sản xuất cho phù hợp với nhiệm vụ, quy mô và công nghệ sản xuất. Tổ chức sản xuất nhằm trả lời câu hỏi thứ hai của nền kinh tế ựó là sản xuất như thế nào? Tổ chức sản xuất cho thấy rõ hình thức tổ chức của quá trình sản xuất, tắnh chất phân công lao ựộng giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, ựặc ựiểm của sự kết hợp lao ựộng với tư liệu lao ựộng và ựối tượng lao ựộng trong quá trình sản xuất. Bên cạnh ựó, tổ chức sản xuất cịn là việc chỉ ra cách thức bố trắ các bộ phận sản xuất: có thể tổ chức theo hình thức cơng nghệ, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện một loại công nghệ nhất ựịnh chẳng hạn như phân xưởng dệt, phân xưởng may, phân xưởng ựóng gói; cũng có thể tổ chức sản xuất theo ựối tượng, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện chế tạo một loại sản phẩm hay một loại chi tiết nhất ựịnh vắ dụ như phân xưởng cắt, phân xưởng in phun, phân xưởng may thời trang, phân xưởng gia cơng,Ầ; hoặc tổ chức theo hình thức kết hợp cả hai cách trên.
Tác giả cho rằng, ựặc ựiểm tổ chức sản xuất là nhân tố ảnh hưởng quan trọng ựến công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ bởi vì ựặc ựiểm tổ chức sản xuất sẽ quyết ựịnh mơ hình kế tốn chi phắ (theo chi phắ thực tế, chi phắ ước tắnh, chi phắ ựịnh mức); phương pháp quản lý chi phắ (theo q trình, theo cơng
việc, theo dịng sản phẩm); ựối tượng tập hợp chi phắ; phương pháp và tiêu thức phân bổ chi phắ chung. Trong q trình xử lý thơng tin của kế toán quản trị chi phắ, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất kinh doanh khác là rất cần thiết, ựặc biệt là trong việc thiết lập những thông tin phi tài chắnh và các thông tin hướng về tương lai.
Trình ựộ trang bị máy móc thiết bị và trình ựộ nhân viên thực hiện cơng việc kế toán.
Cơ sở vật chất cũng là một nhân tố ảnh hưởng ựến thực tiễn tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp. Như ựã phân tắch ở trên, khối lượng thông tin mà kế toán quản trị chi phắ phải xử lý và chuyển thành các thơng tin có ắch là rất lớn. Q trình xử lý thơng tin cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do ựó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tắnh và các phần mềm xử lý thơng tin là rất cần thiết trong q trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn. Bên cạnh ựó, trình ựộ kiến thức và kỹ năng làm việc của nhân viên kế toán quản trị cũng có tác ựộng khơng nhỏ ựến chất lượng của hệ thống thơng tin kế tốn quản trị chi phắ. Yêu cầu của ựội ngũ này phải am hiểu sâu sắc về quá trình tổ chức hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có khả năng sáng tạo, linh hoạt, có khả năng làm việc nhóm và phối hợp với các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy, ựể có một phần mềm quản trị, các doanh nghiệp phải bỏ một số tiền ựầu tư lớn và cần một lực lượng nhân sự có kiến thức và trình ựộ ựể vận hành. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân sự cũng rất hạn chế. đây cũng