đối tượng: Áo Sơ mi 056 (May 10)
Tháng 10/2012
Dự toán linh hoạt Khoản mục chi phắ Biến phắ ựơn
vị dự toán 15.000 SP 15.500SP 16.000SP 1. Biến phắ NVLTT (nghìn ựồng) 102 1.530.000 1.581.000 1.632.000 2. Biến phắ NCTT (nghìn ựồng) 30 450.000 465.000 480.000 3. Biến phắ SXC (nghìn ựồng) 14 210.000 217.000 224.000 4. định phắ SXC (nghìn ựồng) 80.850 80.850 80.850 Tổng chi phắ 2.270.850 2.343.850 2.416.850 Bảng 4.4: Phân tắch chi phắ thực tế
đối tượng: Áo Sơ mi 056 (May 10)
Tháng 10/2012
Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Chênh lệch
Sô lượng sản phẩm sản xuất 15.500 15.500
1. Biến phắ NVLTT (nghìn ựồng) 1.581.000 1.450.000 (131.000)
2. Biến phắ NCTT (nghìn ựồng) 465.000 435.000 (30.000)
3. Biến phắ SXC (nghìn ựồng) 217.000 217.000 -
4. định phắ SXC (nghìn ựồng) 80.850 92.795 11,945
Tổng chi phắ 2.343.850 2.194.795 (149.055)
Như vậy, dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị có thể so sánh ựược chi phắ thực tế - dự toán ở các mức hoạt ựộng khác nhau. Qua ựó, có thể lựa chọn mức ựộ sản
xuất phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
Giải pháp 3: Xây dựng mối quan hệ thông tin trong việc thiết lập thông tin ựịnh mức, dự toán.
Dự toán chi phắ nên ựược chuẩn bị từ cấp bộ phận lên bởi dự toán chi phắ do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan ựến hoạt ựộng của bộ phận thường chắnh xác, có ựộ tin cậy cao do vậy có khả năng thực hiện ựược.
Sơ ựồ 4.1: Mô hình lập dự tốn từ dưới lên
Trong ựó, bộ phận dự toán là trung tâm nhận, xử lý, truyền tin. Tất cả các thông tin liên quan ựến ựịnh mức tiêu hao vật tư, tình hình thực hiện ựịnh mức vật tư, ựịnh mức nhân công, kế hoạc dự trữ nguồn lực,... ựều ựược thu vào trung tâm này, ựược xử lý và thơng tin tới các ựối tượng có nhu cầu. Thơng tin do bộ phận dự tốn cung cấp làm cơ sở cho việc phân tắch biến ựộng chi phắ, ựưa ra những tư vấn cho quản trị các cấp trong việc ra quyết ựịnh kinh doanh.
Hội ựồng quản trị doanh nghiệp
Khối Phòng Kinh doanh Bộ phận Dự toán Quản trị bộ phận điều hành SX Quản trị bộ phận sản xuất định hướng mục tiêu đưa mục tiêu Cung cấp thông tin Yêu cầu Lập, theo dõi và giám sát
Sơ ựồ 4.2 mô tả mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận liên quan và bộ phận dự toán trong việc thiết lập thơng tin dự tốn.
Bộ phận chịu trách nhiệm
Thông tin ựầu vào Thơng tin ựầu ra
- Phịng kinh doanh - Phòng vật tư - Phòng nhân sự 1. Các mục tiêu của kỳ kế hoạch: - chắnh sách bán hàng - phát triển sản phẩm - mục tiêu thị phần - nhu cầu nhân lực
Các loại dự toán chi phắ - DT chi phắ NVLTT - Dự tốn CPNCTT, Phịng tài chắnh kế toán
2. Báo cáo ựánh giá thực hiện
dự toán chi phắ của kỳ trước Bộ
- Dự tốn CP SXC Phịng tài chắnh kế toán 3. Các ựịnh mức chi phắ ựã ựược xây dựng, phận - Dự toán CP bán hàng - Phịng kế tốn - Phòng ựối ngoại - Phòng chiến lược phát triển
4. Các nhân tố khách quan như các chắnh sách thuế, hạn ngạch xuất nhập khẩu, tỷ giá hối ựoái, các chắnh sách hỗ trợ của Nhà nước ựối với doanh nghiệp
dự toán - Dự toán CP QLDN - Dự toán giá vốn hàng bán - Phòng kinh doanh - Phòng vật tư - Phòng nhân sự - Phòng tài chắnh kế tốn
5. Thơng tin dự báo hoạt ựộng SXKD kỳ này
- mức tăng doanh thu
- chi phắ dành cho quảng cáo tiếp thị sẽ tăng bao nhiêu phần trăm
- tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu - Dự kiến vốn vay
Giải pháp 4: Áp dụng phương pháp quản trị chi phắ mục tiêu ựối với các sản phẩm may
Qua nghiên cứu nội dung của các phương pháp xác ựịnh chi phắ sản xuất sản phẩm cho thấy, vấn ựề ựặt ra với các doanh nghiệp may Việt nam là lựa chọn phương pháp quản trị chi phắ nào cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Bất cứ sản phẩm hay dịch vụ nào cũng sẽ thay ựổi theo thời gian và ựi qua bốn giai ựoạn trong chu kỳ sống của sản phẩm. Việc phát triển sản phẩm ựặc biệt quan trọng trong ngành may mặc do nhu cầu về các sản phẩm mới rất thường xuyên. Các doanh nghiệp may Việt Nam muốn tồn tại và phát triển, ựủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới cần giảm dần các ựơn hàng gia công, ựặc biệt là gia công CMT, nên phát triển sản xuất theo phương thức ODM. Với phương thức sản xuất ODM, khó khăn nhất ựối với doanh nghiệp may là sản phẩm có ựáp ứng ựược nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng khơng? Sản phẩm có chỗ ựứng trên thị trường hay không? Một thực tế cho thấy sản phẩm may là loại sản phẩm có chu kỳ sống rất ngắn và liên tục thay ựổi theo xu hướng thời trang. Vì vậy, các doanh nghiệp may cần ựánh giá cao vai trò của việc phát triển sản phẩm.
Chi phắ mục tiêu là một công cụ quản trị chi phắ theo mục tiêu lợi nhuận có chú ý ựến chu kỳ sống của sản phẩm, ựặc biệt là những sản phẩm mới. Với mỗi loại sản phẩm, ựể ựạt ựược mức lợi nhuận mong muốn doanh nghiệp phải tìm cách giảm chi phắ ựến mức mong muốn trong giai ựoạn nghiên cứu, thiết kế và cung ứng vật tư. Phương pháp chi phắ mục tiêu gắn kết những nỗ lực ựược thực hiện ở cả giai ựoạn thiết kế và giai ựoạn sản xuất sản phẩm nhằm ựạt ựược mục tiêu chi phắ ựã ựược xác lập; mục tiêu là cho phép sản xuất ra các sản phẩm ựạt ựược mục tiêu lợi nhuận trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm. Phương pháp này ựược áp dụng ở Nhật Bản trong nhiều năm nay.
Quy trình thực hiện quản trị chi phắ mục tiêu trong doanh nghiệp may
Bước 1: Xác ựịnh chi phắ mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất
Việc xác ựịnh chi phắ cho các thành phần phải dựa vào mức ựộ quan trọng của nó ựối với sản phẩm, từ ựó xác ựịnh tỷ lệ chi phắ của từng thành phần trong tổng số chi phắ của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức ựộ quan trọng của nó. Với sản phẩm may, tắnh tiện ắch (vắ dụ như chất liệu của vải), tắnh thời trang (vắ dụ như có một số ựiểm nhấn khác biệt) có vai trò quan trọng.
Việc xác ựịnh chi phắ mục tiêu cho từng thành phần của sản phẩm, ựòi hỏi phải có một hệ thống ựịnh mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý và phù hợp với từng công ựoạn sản xuất sản phẩm (Sơ ựồ 4.3) và ựiều kiện sản xuất hiện tại của doanh nghiệp. Vắ dụ minh họa tại Công ty May 10 (Bảng 4.5)
Sơ ựồ 4.3: Quy trình sản xuất sản phẩm may mặc
Gđ chuẩn bị Gđ cắt Gđ May Gđ hoàn thiện
Các loại vải, phụ kiện, Ầ Trải vải Cắt phá Cắt gọt đánh số KCS Bán thành phẩm Thêu (nếu có) May cổ May tay May sườn May hoàn thiện Thùa khuy, ựắnh cúc Mài (nếu có) Là hồn thiện Gấp đóng nilon KCS thành phẩm đóng gói Nhập kho
Bảng 4.5 Hệ thống ựịnh mức chi phắ
Sản phẩm: Áo Sơ mi 056
TT Khoản mục đV tắnh SL/1SPQC đơn giá đM chi phắ
I Giai ựoạn Cắt 107.500 1 CP NVLTT 94.000 1.1 Vải mét 1,5 60.000 90.000 1.2 Mex mét 0,2 20.000 4.000 2 CP NCTT 10.000 2.1 Cắt phá phút 25 200 5.000 2.2 Cắt gọt phút 20 200 4.000 2.3 đánh số phút 5 200 1.000 3 Biến phắ SXC 3.500
II Giai ựoạn May 27.900
1. CP NVLTT 6.000 1.1 Khuy, cúc chiếc 10 500 5.000 1.2 Chỉ mét 100 10 1.000 2 CP NCTT 15.400 2.1 May tay phút 15 200 3.000 2.2 May cổ phút 20 200 4.000 2.3 May sườn phút 12 200 2.400
2.4 May hoàn thiện phút 20 200 4.000
2.5 Thùa khuy, cúc phút 10 200 2.000
3 Biến phắ SXC 6.500
III Giai ựoạn hoàn thiện 10.500
1. CP NVLTT 2.000 1.1 Nhãn mác chiếc 1 2.000 2.000 2 CP NCTT 4.500 2.1 Là hoàn thiện phút 15 150 2.250 2.2 Gấp phút 5 150 750 2.3 đóng nhãn mác phút 5 150 750 2.4 đóng gói phút 5 150 750 3 Biến phắ SXC 4.000 Tổng 146.000
Bước 2: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phắ ựã xác ựịnh
Bước thứ hai, liên quan ựến giai ựoạn tổ chức sản xuất. Trong quá trình thực hiện sản xuất, cần phải phát hiện những thành phần của sản phẩm có chi phắ quá cao so với tầm quan trọng ựược xác ựịnh ở bước thứ nhất. Qui trình sản xuất những bộ phận này phải ựược ựiều chỉnh thông qua việc áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quản lý nghiêm ngặt ựể giảm chi phắ sản xuất. Bên cạnh ựó, ở giai ựoạn này cũng cần phát hiện các thành phần của sản phẩm có chi phắ quá thấp so với tầm quan trọng của nó ựể gia tăng chi phắ hợp lý nhằm bảo ựảm chất lượng của sản phẩm.
đồng thời, ở giai ựoạn này, nhà quản trị cần phải nhận diện những cơ hội có thể ựể cắt giảm chi phắ bằng cách theo dõi và phát hiện những chi phắ không phù hợp ựể khơng ngừng cắt giảm chi phắ nhằm duy trì tỷ lệ chi phắ/lợi nhuận ở mức tốt nhất (chi phắ thực tế/lợi nhuận mục tiêu phải luôn luôn nhỏ hơn hoặc bằng chi phắ mục tiêu/lợi nhuận mục tiêu).
để xác ựịnh ựược kế hoạch chi phắ ở các bộ phận theo mức ựộ quan trọng của các bộ phận cấu thành sản phẩm ựược chế tạo ở bộ phận ựó và tổ chức kiểm soát chi phắ ở tất cả các khâu, qui trình sản xuất phải ựược phân ựịnh thành nhiều giai ựoạn, tổ chức sản xuất phải ựược phân chia theo nhiều cấp sản xuất phù hợp với các giai ựoạn qui trình sản xuất.
Bước 3: đánh giá kết quả thực hiện chi phắ
Cần thiết phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản lý sản xuất và bộ phận kế toán quản trị của doanh nghiệp ựể phân tắch, phát hiện và cải tiến khơng ngừng qui trình chế tạo, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và tài chắnh.
Trong trường hợp chi phắ thực tế ựạt ựến chi phắ mục tiêu: Phải xem xét kỹ quá trình thiết kế sản phẩm ựã hợp lý chưa hoặc xem xét lại các bước của giai ựoạn sản xuất ựể giảm chi phắ. Các phương pháp có thể ựược vận dụng ở giai ựoạn thiết kế sản phẩm và giai ựoạn sản xuất nhằm cắt giảm chi phắ như:
+ Kế hoạch hóa tốt hơn q trình chế tạo sản phẩm;
+ Cải tiến phương pháp sản xuất, lựa chọn ựầu tư hợp lý, lựa chọn công nghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao, vận dụng hệ thống sản suất Ộkịp thờiỢ (Just-in time)
ựể loại trừ các chi phắ phát sinh do thời gian chờ các yếu tố sản xuất, chờ ựợi một giai ựoạn nào ựó hoặc do dự trữ quá cao;
4.3.3. Các giải pháp về Tổ chức hệ thống thông tin chi phắ thực hiện
Giải pháp 1: Cần sử dụng một số loại chứng từ chi phắ thuận tiện cho việc cung cấp thông tin quản lý chi phắ theo các ựịnh mức ựã lập:
Theo khảo sát, hầu hết các doanh nghiệp may có áp dụng phương thức tổ chức sản xuất theo ựơn ựặt hàng CMT/FOB. Theo hai phương thức này, chi phắ NVLTT và chi phắ nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng chủ yếu ựặc biệt là ựối với các ựơn hàng FOB. Tuy nhiên, các chứng từ thu thập ựược ở các doanh nghiệp may hiện nay (ựã ựược trình bày ở chương III) mới chỉ ựủ ựể phục vụ yêu cầu lập các báo cáo chi phắ và bảng tắnh giá thành theo yêu cầu của kế tốn tài chắnh. Vì vậy, ựể tăng cường thơng tin phục vụ kiểm sốt các loại chi phắ này dựa trên chi phắ ựịnh mức, doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ mà thông tin cung cấp trên các loại chứng từ này có thể kiểm tra việc thực hiện các chi phắ NVLTT và chi phắ nhân công trực tiếp theo các ựịnh mức ựã lập.
Về các chứng từ vật liệu, Luận án ựề xuất sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo ựịnh mức (Phụ lục 9). Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng ựể theo dõi số lượng vật liệu xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất 1 lần theo ựịnh mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật liệu theo ựịnh mức, trên Phiếu cần bổ sung thông tin tổng ựịnh mức chi phắ vật liệu cho sản phẩm và tỷ lệ hao hụt cho phép làm căn cứ hạch toán chi phắ sản xuất, tắnh giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật liệu theo ựịnh mức ựã lập. Phiếu báo thay ựổi ựịnh mức vật liệu là căn cứ ựể kế toán quản trị hạch toán khoản chênh lệch vật liệu do thay ựổi ựịnh mức, trên cơ sở ựó tắnh giá thành sản phẩm, ựơn hàng hoàn thành trong tháng dựa trên giá thành ựịnh mức.
Về các chứng từ nhân công, Luận án ựề xuất sử dụng Phiếu theo dõi nhân công trực tiếp (Phụ lục 10). Phiếu này cần bổ sung những thông tin sản phẩm sản xuất, ựịnh mức thời gian quy ựịnh cho sản phẩm.
chi phắ QLDN; ựây là nhóm chi phắ có liên quan ựến nhiều ựối tượng cần phân bổ. Vì vậy, cần phải lập chứng từ theo dõi chi tiết chi phắ ựến mức bộ phận, phòng ban, phân xưởng sản xuất nhằm tăng ựộ chắnh xác khi phân bổ chi phắ.
Các chứng từ này là cơ sở so sánh thực hiện các ựịnh mức kịp thời, chấp hành các dự toán chi phắ.
Giải pháp 2: Xây dựng hệ thống tài khoản chi phắ thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo cách ứng xử của chi phắ phục vụ công tác quản trị
-Yêu cầu của hệ thống tài khoản chi phắ:
Trên cơ sở các TK theo dõi chi phắ quy ựịnh trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, doanh nghiệp may cần thiết kế hệ thống tài khoản chi phắ ựáp ứng ựược yêu cầu sau:
Thứ nhất, với cách nhận diện chi phắ theo cách ứng xử của chi phắ như trên, hệ thống tài khoản chi phắ cần ựược chi tiết ựể thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo ựịnh phắ và biến phắ phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp.
Thứ hai, ựể kiểm soát chi phắ theo trách nhiệm của các bộ phận nơi phát sinh chi phắ, hệ thống tài khoản chi phắ cần ựược chi tiết ựể thuận tiện cho việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo chi phắ kiểm sốt ựược và chi phắ khơng kiểm soát ựược.
Thứ ba, ựể kiểm soát chi phắ theo các ựịnh mức chi phắ ựã ựược xây dựng, cần thiết xây dựng hệ thống tài khoản chi phắ ựịnh mức, tài khoản chi phắ thực hiện và tài khoản chênh lệch chi phắ.
Với các yêu cầu trên, hệ thống tài khoản chi phắ sẽ ựáp ứng ựược việc tập hợp và xử lý thông tin chi phắ theo các cách phân loại chi phắ phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp.
- đề xuất hệ thống tài khoản chi phắ:
Trên cơ sở các tài khoản cấp 1 theo dõi chi phắ của kế toán tài chắnh là TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, luận án ựề xuất các cách chi tiết tài khoản như sau:
Tài khoản cấp 2: Chi tiết theo ựối tượng tập hợp chi phắ. đối với TK 621, TK 622 cụ thể là các ựơn ựặt hàng tại từng phân xưởng ựối với cách thức tổ chức sản xuất CMT/FOB; là các sản phẩm tại từng phân xưởng ựối với cách thức tổ chức sản
xuất OEM. Vắ dụ: TK 621.01M1 theo dõi chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp cho ựơn hàng 01 tại phân xưởng May1.
đối với TK 641, TK 642 ựược chi tiết cụ thể là các ựơn vị, các bộ phận. Vắ dụ: TK 642.TCCB theo dõi chi phắ quản lý phát sinh tại phòng tổ chức cán bộ