Mỗi giai ựoạn phát triển sản phẩm sẽ ựược ựánh giá nhằm ựạt ựược mục tiêu chi phắ ựã xác ựịnh. Việc ựánh giá này dựa trên phân tắch giá trị nhằm ựánh giá việc thiết kế sản phẩm và nhận diện các cơ hội có thể cải tiến giá trị của sản phẩm. Chi phắ mục tiêu ựược xem là giới hạn chi phắ ựể ựạt ựược hiệu quả sản xuất mong ựợi. Sau khi xác lập chi phắ mục tiêu, doanh nghiệp phải tổ chức quản trị chi phắ theo từng giai ựoạn của qui trình sản xuất - từ khâu thiết kế qui trình sản xuất cho ựến khâu tiến hành sản xuất, từ kế hoạch cho ựến tổ chức thực hiện, làm sao ựể chi phắ thực tế không thể vượt quá chi phắ mục tiêu. để làm ựược ựiều này, doanh nghiệp phải thường xun hồn thiện q trình sản xuất và thiết kế sản phẩm. Doanh nghiệp phải thường xuyên ựặt ra mục tiêu cắt giảm chi phắ bằng các biện pháp như nâng cao năng lực hoạt ựộng của máy móc thiết bị, loại bỏ những hoạt ựộng khơng có tác dụng trong q trình sản xuất. Hay nói cách khác, phương pháp chi phắ hợp lý nhất ựược áp dụng ở giai ựoạn này là phương pháp Kaizen costing. Phương pháp này tập trung mọi nỗ lực của doanh nghiệp ựể giảm chi phi phắ ựến mức tối thiểu có thể. điều này ựịi hỏi nhà quản trị phải tổ chức sản xuất và quản trị chi phắ thật nghiêm ngặt ở tất cả các giai ựoạn của qui trình sản xuất, không ngừng phát hiện
Doanh thu ước tắnh
L
Lợợii nnhhuuậậnn momonngg mmuuốốnn ChChii pphắhắ ccóó tthhểể ựựượượcc
c
chhấấpp nnhhậậnn
Chi phắ ước tắnh theo các ựiều kiện sản xuất
Xác lập chi phắ mục tiêu
Phân tắch giá trị
Thực hiện chi phắ mục tiêu và thiết lập chi phắ ựịnh mức Chi phắ ựịnh mức Giai ựoạn nghiên cứu thị trường, thử nghiệm SX. Giai ựoạn sản xuất ựại trà Ph ng Ph ng Ph ng Ph ng pháp Chi pháp Chi pháp Chi pháp Chi phắ m phắ m phắ m phắ m c c c c tiêu tiêu tiêu tiêu Ph ng Ph ng Ph ng Ph ng pháp pháp pháp pháp Kaizen Kaizen Kaizen Kaizen Costing CostingCosting Costing - =
những chi phắ không hữu ắch hoặc không tương xứng với tầm quan trọng của sản phẩm, ựể cắt giảm chi phắ.
2.2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo chi phắ thực hiện
Cung cấp thông tin về chi phắ thực hiện cho nhà quản trị bộ phận và nhà quản trị cấp cao hơn là các loại báo cáo chi phắ.
đối với hệ thống quản lý chi phắ theo ựơn hàng, báo cáo chi phắ thực hiện
là Phiếu ghi chép chi phắ theo ựơn hàng. Mỗi ựơn hàng sẽ có một phiếu ghi chép riêng bao gồm mã ựơn hàng, số ựơn vị sản phẩm hoàn thành, thời gian bắt ựầu, kết thúc. Nội dung của Phiếu ghi chép chi phắ theo ựơn hàng là liệt kê toàn bộ chi phắ phát sinh theo chi phắ NVL chắnh, CP NCTT, chi phắ SXC cho việc thực hiện ựơn hàng (Phụ lục 06).
đối với hệ thống quản lý chi phắ theo quá trình, báo cáo chi phắ thực hiện
là Báo cáo sản xuất theo phân xưởng. Báo cáo sản xuất theo phân xưởng là tóm tắt tồn bộ hoạt ựộng liên quan ựến tài khoản chi phắ sản xuất dở dang của phân xưởng trong kỳ. Nội dung của báo cáo sản xuất theo phân xưởng gồm 2 phần: Phần 1 là thông tin về sản lượng sản phẩm nhằm xác ựịnh sản lượng tương ựương theo khoản mục. Phần 2 là thông tin về chi phắ (Phụ lục 07, 08)
Bên cạnh báo cáo về các chi phắ phát sinh trong quá trình sản xuất, Báo cáo
tổng hợp chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp theo yếu tố và theo cách ứng xử của chi phắ là cơ sở ựể phân tắch cơ cấu chi phắ tiêu thụ, ựánh giá sự biến ựộng của chi phắ theo từng yếu tố và tác ựộng của chúng ựến kết quả kinh doanh. Ngồi ra báo cáo này cịn là nguồn dữ liệu quan trọng ựể doanh nghiệp phân tắch chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp theo cách ứng xử của chi phắ. đây là những thông tin quan trọng giúp cho việc xác ựịnh nguyên nhân làm tăng giảm chi phắ, hỗ trợ tốt cho kiểm soát chi phắ và ựề ra các quyết ựịnh quản lý phù hợp.
để cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phắ của từng bộ phận, từng
hoạt ựộng trong DN, kế toán quản trị chi phắ thiết lập Báo cáo bộ phận (Phụ lục
20,21). Thông tin chi phắ trên báo cáo bộ phận ựược phân chia thành biến phắ và
phận, ựịnh phắ trong Báo cáo bộ phận ựược sắp xếp thành ựịnh phắ trực tiếp và ựịnh phắ chung. Báo cáo bộ phận ựặc biệt có ý nghĩa khi DN ựược tổ chức theo mơ hình phân quyền, việc kiểm sốt hoạt ựộng thơng qua các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo bộ phận sẽ giúp các nhà quản lý bộ phận ựánh giá ựược kết quả hoạt ựộng của bộ phận mình quản lý.
2.2.3. Tổ chức HTTT kiểm soát chi phắ và phân tắch chi phắ ựể ra quyết ựịnh
2.2.3.1. Tổ chức HTTT ựể kiểm soát chi phắ
Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu
Hệ thống cơ sở dữ liệu ựể kiểm soát chi phắ gồm có dữ liệu thu nhận từ hệ thống dự toán chi phắ của doanh nghiệp và các báo cáo chi phắ thực hiện. KTQT chi phắ so sánh q trình thực hiện chi phắ với dự tốn ựã lập nhằm xác ựịnh thông tin về chi phắ chênh lệch. Các thông tin này ựược phản ánh trên các báo cáo phản ánh chi phắ chênh lệch như Báo cáo biến ựộng chi phắ sản xuất; Báo cáo phân tắch nguyên nhân biến ựộng chi phắ sản xuất; Báo cáo phân tắch phương án kinh doanh; Báo cáo phân tắch dự án ựầu tư.
Hệ thống phương pháp ựể phân tắch chi phắ
Phương pháp phân tắch chi phắ chênh lệch
Một trong những phương pháp ựược các nhà quản trị sử dụng ựể kiểm soát chi phắ là phương pháp phân tắch chi phắ chênh lệch. Chi phắ chênh lệch là những khoản chi phắ khác biệt giữa phương án ựề xuất (ựịnh mức và dự toán chi phắ) so với hiện trạng (chi phắ thực hiện). Những khoản mục chi phắ không chịu tác ựộng bởi phương án ựề xuất không phải là chi phắ chênh lệch và có thể bỏ qua. Thơng tin về chi phắ chênh lệch sẽ ựược nhà quản trị xem xét trên nhiều phương diện: (1) Tại khâu xây dựng ựịnh mức, xây dựng kế hoạch có thể khơng phù hợp thì cần ựiều chỉnh lại ựịnh mức. (2) Tại khâu thực hiện: kết hợp với các báo cáo chi phắ theo trung tâm trách nhiệm ựể quy trách nhiệm cá nhân, tìm nguyên nhân tại chắnh nơi phát sinh chi phắ. (3) Xác ựịnh trách nhiệm của các bộ phận: chi phắ chênh lệch thuộc kiểm soát của trung tâm trách nhiệm nào.
khi thực hiện chi phắ. Trước khi thực hiện chi phắ: xây dựng ựịnh mức chi phắ tiêu hao và dự toán chi phắ. Trong khi thực hiện chi phắ: kiểm soát ựể chi phắ thực hiện trong ựịnh mức. Sau khi thực hiện chi phắ: phân tắch sự biến ựộng của chi phắ ựể biết nguyên nhân tăng, giảm chi phắ mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau. Việc kiểm soát sự biến ựộng của chi phắ ựược thực hiện thường xuyên trong kỳ.
Báo cáo phân tắch biến ựộng chi phắ có thể chi tiết hóa theo sơ ựồ 2.9: