Khi đã có trong tay những chứng từ cần thiết như giấy báo tàu đến, B/L, Packing List nhưng vì nhiều lý do khác như: lượng công việc quá lớn không làm kịp, bị quên lãng bỏ sót vì một lý do nào đó mà lô hàng phải chờ lâu mới lấy được lệnh giao hàng D/O để làm thủ tục hải quan. Điều này gây thiệt hại lớn cho công ty như:
Làm tăng chỉ phí lưu kho lưu bãi đặc biệt đối với hàng hóa container làm khách hàng phải xét đến hiệu quả của dịch vụ, và có thể sẽ tìm đến những đại lý khác.
» Gây ách tắc trong tiến độ hoạt động kinh doanh, bỏ lỡ thị trường đối với hàng
hóa thời vụ.
“ Ảnh hưởng đến năng suất, chỉ tiêu của toàn công ty.
3.2.3. Vấn đề thứ ba - Chỉ phí thực tế phát sinh làm ảnh hưởng đến
thời gian giao nhận
Việc chỉ phí từng lô hàng làm ánh hưởng đến thời gian lấy hàng dẫn đến tăng lưu (kho lưu bãi) gây ảnh hưởng đến uy tín địch vụ khách hàng —> mắt khách hàng.
Ví dụ: Khi làm thủ tục lô hàng vì sự không thống nhất tên hàng, mã HS của mặt
hàng được khai báo giữa hải quan kiểm hóa và người làm thủ tục khai báo dẫn đến phải trưng câu giám định để xác định tên hàng —> tốn chỉ phí giám định —> thời gian hưu hàng hóa đợi kết quả giám định khoảng 7-10 ngày —> ảnh hưởng đến quá trình sản
xuất, kinh doanh của khách hàng.
79
Vấn đề chỉ phí phát sinh còn có thể do tên hàng trên chứng từ khai báo không khớp với hàng nhập thực tế. Ví dụ như giữa bill và trên thực tễ hàng khác nhau —» xác
định mã HS và thuế xuất khác nhau —> phát sinh chỉ phí để lấy được hàng(money tea),
nếu không sẽ không lấy được hàng và còn bị lập biên bản vi phạm phạt doanh nghiệp. Nếu chỉ nhiều tiền sẽ không đảm bảo sinh lợi nhuận công ty (lỗ vốn) nhưng nếu áp dụng chi phí này cho khách hàng thì sẽ không đảm bảo vì khách hàng đánh giá không
tốt — mắt khách hàng.
Chi phí cho dịch vụ giao nhận phụ thuộc vào từng mặt hàng và số lượng hàng
.Nhập đúng số lượng, tên, mã HS thì chi phí thấp (800.000VND - 1.500.000VND cho
một lô hàng).
Chi phí dịch vụ cho thuê kho bãi phụ thuộc vào số lượng hàng được tính theo mĩ
và vị trí kho (45.000VND/m').
Chi phí cho dịch vụ vận chuyển phụ thuộc vào khối lượng hàng và đoạn đường vận chuyển theo bảng giá cước ở từng thời điểm khác nhau.
3.2.4 Vấn đề thứ tư - chỉ phí hải quan
- Vấn đề chỉ phí thời gian làm ảnh hướng đến thời gian cầm thủ tục hải quan. Đây
là vấn để tiêu cực mà ở hầu hết chỉ cục Hải quan nào của thành phố đều có xảy ra làm ảnh hưởng đến khách hàng và quá trình logistics.
Nếu chi phí “tea money” cho Hải quan ít thì thời gian khai báo hải quan và kiểm tra hàng hóa rất lâu dẫn đến không giao hàng cho khách hàng kịp dễ bị đền hợp đồng.
Nếu chỉ nhiều, thời gian sẽ được rút ngắn rất nhiều lần, việc giao nhận hàng đảm
bảo thời gian. Tuy nhiên, chỉ phí tăng cao nên phí dịch vụ cao —> mất khách hàng. Đây cũng là vấn đề nan giải cho các công ty logistics trong thời điểm hiện nay.
3.2.5 Vấn đề thứ năm — Vấn đề cải cách hành chính hải quan
- Việc cải cách thủ tục hải quan mở tờ khai hải quan điện tử (khai báo từ xa) làm ảnh hưởng đến thời gian mở tờ khai lâu hơn so với trước khi cải cách. Nói cách khác, sự cải cách hình thức khai báo từ xa chỉ tạo thêm việc cho doanh nghiệp chứ không rút ngắn được thời gian mở tờ khai hải quan.
Vĩ dụ: Tờ khai khai báo từ xa khi doanh nghiệp khai báo nếu bị sai sót nộp vào bị S0
Luận oăn tốt nghiệp
trả ra sẽ mắt lượt theo số thứ tự phải xếp hàng lại từ đâu (bốc số thứ tự lại từ đâu làm mắt thời gian của doanh nghiệp.)
Sự không thống nhất giữa các quyền biểu thuế xuất nhập khẩu hàng hóa của hải quan các chi cục làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp và thời gian chi phí cho từng lô hàng. Ví dụ, cùng một mặt hàng nhưng hải quan sân bay sử dụng biểu thuế năm 2008 thì có thuế xuất khác, hải quan bưu điện sử dụng biểu thuế năm 2009 thì có thuế xuất khác —> ảnh hưởng đến việc mở tờ khai cho doanh nghiệp.
- Vấn đề hội họp và cung cách làm việc, thời gian làm việc của hải quan cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình XNK hàng hóa hiện nay.
Thời gian làm việc của hải quan là 8h sáng nhưng đa số thời gian làm việc thật sự là từ 8h30 — 9h. Cách làm việc quan liêu dẫn đến giải quyết hồ sơ chậm làm cho hồ sơ tồn đọng nhiều hơn, kéo dài thời gian hơn và lưu kho bãi hàng hóa gây tốn kém chỉ phí của doanh nghiệp khách hàng và làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
3.2.6. Vấn đề thứ sáu — Cải cách qui trình
Giao nhận là do sự ủy quyền của khách hàng cho người giao nhận để thực hiện
việc giao nhận hàng hóa. Vì vậy, việc giao hàng với cảng, kho là hết sức quan trọng, nó là thời điểm để phân chia trách nhiệm về rủi ro giữa ba bên. Nhưng do suy nghĩ chủ quan, các sơ suất thường nảy sinh trong quá trình thực hiện như:
- Không tiến hành lập các biên bản đỗ vỡ, hàng thiếu một cách kịp thời.
- Không tổ chức giám định mức độ thiệt hại do thiếu sự có mặt của các cơ quan
bảo hiểm, nhân viên giám định, Cảng.
- Chủ quan không lập biên bản sai số seal, sai số container, sai ký mã hiệu.
- Không lấy được con dấu, chữ ký cần thiết để hoàn tất thủ tục giao nhận hàng
VỚI Cảng.
Những sai sót trên làm cho người giao nhận mắt quyền bảo lưu khiếu nại, tranh chấp sau này để đòi lại chỉ phí bỏ ra để đền bù cho người nhận hàng. Vì thế người giao nhận cần phải kiểm tra, giám định lượng hàng nhận chuyên chở từ khách hàng. Nếu có vấn để gì cần báo ngay cho chủ hàng đê họ xác nhận và đê nghị giải quyết. Ngoài ra,
81
Luận uăn tốt nghiệp
đối với bất cứ trường hợp nào mang tính cưỡng chế, pháp lý... cần phải có những xử lý kịp thời để giải tỏa hàng hóa cũng như tránh thiệt hại cho khách hàng và cho công ty.
82
Luận 0uăn tốt nghiệp
CHUƠNG 4
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẢM
HOÀN THIỆN DỊCH VỤ
LOGISTICS TẠI CÔNG TY
83
SVTH: NGUYÊN ĐỨC DŨNG
4.1 Đánh giá chung về những hoạt động logistics của công ty Green Logistics:
Kể từ đại hội IV BCH Trung Ương Đảng và nhất là trong Hội nghị lần thứ IV đã
đề ra chiến lược phát triển kinh tế của Việt Nam chuyền dần từ sản xuất hàng hóa thay thế nhập khẩu sang sản xuất hàng xuất khẩu thì tiem năng phát triển kinh tế đã tăng lên. Đi đôi với điều này thì hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam sẽ tiếp tục tăng và sẽ tăng vọt trong những năm tới.
Hiện nay, có rất nhiều hãng tàu, đại lý giao nhận đã có mặt tại Việt Nam. Điều này đã làm cho môi trường cạnh tranh về vận tải ngày càng thêm gay gắt và quyết liệt và cũng gây ra nhiều khó khăn cho các tổ chức giao nhận Việt Nam ngay trên thị trường của mình.
Trước tình hình đó để đứng vững, tồn tại và phát triển, nhằm giữ vai trò của mình ở thị trường trong nước cũng như hòa nhập vào thị trường thế giới, công ty Cổ phần Green Logistics cần có những chiến lược, sách lược trước mắt cũng như lâu dài. Đó không chỉ là mối quan tâm của Công ty mà còn là của những người quan tâm đến ngành
vận tải, giao nhận của Việt Nam.
Qua tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Green Logistics JSC và
sự chỉ bảo tận tình của các Cô Chú, Anh Chị, em xin phép nêu ra những khó khăn và
thuận lợi mà công ty đang gặp phải và xin phép đưa ra một số biện pháp và kiến nghị của bản thân nhằm khắc phục khó khăn và đây mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian tới.
4.1.1 Thuận lợi.
Công ty có nguồn cơ bản lớn về tiềm năng khách hàng, có quan hệ với nhiều công ty khác trong và ngoài nước, cũng như Ngân hàng. Vì vậy hiện tại cũng như trong tương lai Công ty có khuynh hướng ngày càng phát triển trong dịch vụ vận tải cũng như trong dịch vụ giao nhận hàng hoá.
Công ty có trụ sở, có cơ sở hạ tầng và vị trí tốt nên rất thuận lợi trong hoạt động
kinh doanh của mình.
Có đội ngũ cán bộ, nhân viên, ban lãnh đạo có năng lực, trình độ nghiệp vụ và S4
Luận oăn tốt nghiệp
kinh nghiệm.
4.1.2 Khó khăn.
Thị trường vận tải ở Việt Nam cũng như trên thế giới phát triển rất nhanh nhưng cũng thay đổi rất nhanh, rất khó cho việc kiểm soát.
Là một công ty tư nhân, nên tô chức hành chính quản trị vẫn còn thiếu linh động
dẫn đến hiệu quả kinh doanh chưa cao, sức cạnh tranh còn yếu.
Nhiều công ty vận tải mới ra đời với sự liên doanh liên kết với các tổ chức lớn trên
thế ĐIỚI CÓ nhiều vốn, phương tiện, trình độ kỹ thuật tiên tiến tạo nên thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường vận tải.
Nguồn thu của công ty chủ yếu từ việc làm đại lý, môi giới, giao nhận cho nước ngoài cho nên đễ bị lệ thuộc, mắt thế chủ động và khó thăng băng khi có sự thay đôi.
4.2 Những giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ logistics tại công ty
Green Logistics:
4.2.1 Mở rộng hoạt động tìm kiếm khách hàng:
Công ty cần tận dụng những thuận lợi đã có sẵn nhằm mở rộng, nâng cao hiệu quả hoạt động của mình như vận tải “Door to Door”, giao nhận cho những công trình lớn. Xây dựng cơ sở hạ tầng, thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm năng. Muốn vậy, Công ty cùng lúc cần phải đầu tư phát triển nhiều mặt, nhiều khâu, không xem nhẹ hoặc xem thường khâu nào.
Cụ thể phải xây dựng, mở rộng mối quan hệ rộng rãi với các hãng tàu, hàng không để tìm kiếm nguồn hàng vì bất cứ một chủ hàng nào cũng cần phải vận chuyển để phục
vụ kinh doanh xuất nhập khẩu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hơn nữa,
các chủ hàng và chủ tàu luôn muốn thông qua các đại lý, môi giới để giải quyết công việc nhằm có thời gian tập trung chuyên môn vào sản xuất kinh doanh. Vì vậy, công ty cần phải có mặt kịp thời để quảng cáo cho các dịch vụ của mình.
Hiện nay, trên thị trường vận tải quốc tế cũng như tại Việt Nam, ta dễ dàng thấy được các hãng tàu, hãng hàng không lớn. Ở đó, luôn có nguồn hàng, khách hàng lớn
85
như: NYK, APL, UNIGLORY, EVERGREEN, WANHAI, MOL ...
Để thu hút được nhiều khách hàng, ký kết hợp đồng được với khách hàng lớn, ta
cần phải tạo điều kiện thuận lợi cho chủ hàng như: lịch vận chuyên nhanh và dày đặc,
cước phí phù hợp, ưu đãi. Chẳng hạn như thông qua một tô chức thương mại, Công ty ký một hợp đồng vận chuyển hàng hoá, sau khi thanh lý hợp đồng, nên trích một tỉ lệ hoa hồng thoả đáng cho người môi giới.
Nói chung, để thực hiện tốt biện pháp này thì bộ phận Marketing phải luôn năng
động, nhạy bén trước những thông tín kinh tế, thị trường trong và ngoài nước, có như
vậy thì mới có thê thu hút được nhiều khách hàng.
4.2.2 Mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty:
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các tổ chức giao nhận trong và ngoài nước đều mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động của mình nhất là sau Nghị Định 57/CP của Chính phủ, theo đó các doanh nghiệp trong nước đều có quyền tham gia hoạt động xuất nhập khẩu thì những dịch vụ hoạt động liên quan đến việc phục vụ cho lĩnh vực xuất nhập khẩu rất phát triển.
Vì vậy, công ty nên đầu tư mở rộng và phát triển các lĩnh vực dịch vụ như: kinh doanh kho bãi, tư vấn khách hàng, kiểm định giám định, bảo hiểm, khai thuê hải quan,
môi giới... mở rộng liên doanh liên kết với các công ty giao nhận, các đại lý trong và ngoài nước... Nếu hoạt động có hiệu quả thì sẽ tăng nguồn thu cho công ty vì môi giới là hoạt động không bao giờ lỗ, mức lợi nhuận của nó phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm khách hàng và những mối quan hệ của công ty với khách hàng của mình.
Trong tình hình thị trường và công ty trước mắt, em xin phép được đề xuất một số kiến nghị của mình như sau:
- Nên tăng cường phát triển bộ phận giao nhận công ty với mạng lưới giao nhận
toàn cầu, đa dạng hoá các loại hình giao nhận, các phương thức giao nhận.
- Bên cạnh đó, công ty cần quan tâm hơn đến việc củng cố tổ chức, đầu tư trang
thiết bị hiện đại.
- Liên doanh đầu tư xây dựng kho bãi, đầu tư thiết bị chuyên dùng phục vụ cho công tác giao nhận đặc biệt đôi với hàng hoá chuyên chở băng container.
S6
Luận oăn tốt nghiệp
4.2.3 Nâng cao chất lượng phục vụ, dịch vụ cho khách hàng:
Trong lĩnh vực giao nhận hiện nay tại Việt Nam, ngoài những tổ chức giao nhận
trong nước có thâm niên như Vinatrans (trước kia là Vietrans), Vietfracht, ,... còn có
nhiều tổ chức quốc tế tham gia giành thị phần. Điều này đã tạo ra một sự cạnh tranh gay gắt, gây khó khăn cho công ty. Khách hàng luôn luôn lựa chọn đối tác tốt nhất để mang lại hiệu quả tối ưu cho họ.
Do đó, để cạnh tranh với các đối thủ của mình, thì uy tín và chất lượng dịch vụ mà
Green Logistics JSC cung cấp cho khách hàng phải được đặt lên hàng đầu. Trong điều kiện nóng bỏng nhất, những tình huống gay go nhất công ty phải đứng về phía chủ hàng dù có phải chịu thiệt thòi. Đó là cách quảng cáo tốt nhất trên thị trường và cũng là yếu tố quyết định sự thành công của công ty. Uy tín ở đây bao gồm cá sự lanh lẹ, chính xác, hợp lý, an toàn và hiệu quả. Chẳng hạn như: luôn luôn bảo vệ an toàn cho hàng hóa trong quá trình đóng gói, bốc và vận chuyền, luôn chỉ cho khách hàng thấy phương thức thực hiện của mình là tối ưu, có uy tín đối với các cơ quan, ban ngành có liên quan và cung cấp các dịch vụ tuyệt vời nhằm giao nhận hàng hóa với thời gian nhanh nhất, đảm bảo kịp thời đối với những lô hàng gấp. Trong quá trình bán sản phâm dịch vụ của mình, nhân viên của công ty phải thu thập thông tin, ý kiến để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Phải đánh giá cụ thể tình hình yếu tố thời gian và chi phí cho từng lô hàng cụ thể chính xác với từng lô hàng nhằm tránh việc mất uy tín với khách hàng vì phải phát sinh thêm chỉ phí hoặc kéo dài thời gian giao hàng do lưu kho bãi không lấy hàng được. Để thực hiện được điều này công ty cần có sự phân công rõ ràng cho từng đối tượng nhân
viên có kinh nghiệm phụ trách từng khu vực cảng vụ, từng khách hàng nhằm hiểu rõ
hơn và nắm thông tin từng mặt hàng của từng công ty khách hàng mà nhân viên đó quản lý nhằm đáp ứng tốt mọi thắc mắc khi làm thủ tục giao nhận hàng hóa và khai
thuê hải quan, mặt khác đảm bảo cho việc giao nhận hàng hóa được thực hiện tốt hơn,