Có hai trường hợp:
- Khách hàng là đối tượng thuê dịch vụ logistics trọn gói: sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xong, hàng hóa được thông qua sẽ được đưa vào kho cất giữ và bảo quản theo thỏa thuận hợp đồng logistics với khách hàng đã ký.
- Khách hàng chỉ là đối tượng thuê dịch vụ, thuê kho hàng chung chủ, COontainer.
3.1.2.1 Các bước thực biện:
3.1.2.1.1 Tìm hiểu thông tin về nhu cầu khách hàng:
- Bộ phận sale dịch vụ cho thuê kho bãi sẽ liên lạc với khách hàng để nắm
thông tin về mặt hàng (khô, lạnh) hóa chất nguy hiểm hay hàng thường. .. yêu cầu về vị
trí kho, điện tích kho để xây dựng bảng giá cho khách hàng.
- Fax bảng báo giá cho khách hàng, bao gồm thông tin : chỉ phí thuê kho, diện tích, vị trí kho hàng, địa chỉ kho hàng, chi phí xếp dỡ, chi phí bảo quản, vệ sinh, thời
gian thuê, mô tả đặc điểm kho hàng ...
Hệ thống kho hàng
74
Luận oăn tốt nghiệp
3.1.2.1.2 Ký hợp đồng cho thuê kho bãi:
(Chi phí cho thuê kho bãi chung chủ khoảng 45. 000đ/m)
- Sau khi khách hàng đã đồng ý với bảng báo giá thuê kho bãi của công ty, bộ phận sale sẽ đưa khách hàng đến kho hàng mà họ cần thuê để xác nhận về điều kiện kho theo đúng nhu cầu khách hàng cần và tiến hành sắp xếp thời gian để đại diện công ty và khách hàng ký hợp đồng thỏa thuận thuê kho bãi với những nội dung cơ bản
- Tên chủ hàng (người thuê) - Số lượng hàng hóa
- Điều kiện bảo quản » Thời gian nhận hàng, xuất hàng e Điều khoản thanh toán « Vị trí xếp hàng trong kho
- Gởi thông báo, hợp đồng thuê kho bãi của khách hàng đến bộ phận quản lý kho để theo dõi việc nhận và xuất hàng của khách hàng.
3.1.2.1.3 Nhận thông báo hàng nhập và xuất:
(Chi phí bốc dỡ hàng hóa khoảng $5 một khối hàng)
Quá trình bắc đỡ hàng
- Bộ phận quản lý kho sau khi nhận thông báo và hợp đồng thuê kho của khách hàng từ bộ phận sale của công ty sẽ lập hô sơ về khách hàng, xác định vị trí khách hàng thuê trong kho của công ty.
- Khi nhận được thông báo
hàng đến từ công ty khách hàng,
quản lý kho điều động bộ phận xếp
đỡ đề nhận hàng hóa và xêp vào vị trí
kho, theo dõi và bảo quản hàng hóa tốt và lập Hàng hóa đã xếp vào kho
chứng từ nhận hàng để lưu kho.
75
~—— = SVTH: NGUYÊN ĐỨC DŨNG
- Khi nhận được thông báo hàng xuất của khách hàng, bộ phận quản lý kho xác
định người nhận và cho xếp đỡ giao hàng cho người nhận theo yêu cầu khách hàng và lập chứng từ giao hàng lưu hồ sơ.
3.1.2.2 Lưu hồ sơ kho hàng:
- Sau khi giao nhận hàng, bộ phận quản lý kho thường phải lưu một bộ hồ sơ giao nhận hàng hóa, gồm:
" Phiếu giao nhận hàng hóa (có đủ chữ ký người giao, người nhận). » Lệnh giao hàng
» Giấy giới thiệu
- Việc lưu giữ hồ sơ giao nhận hàng tại kho giúp cho việc quản lý hàng hóa tốt nhất, đồng thời theo dõi kiểm tra được số lượng hàng thường xuyên cho khách hàng đề đảm bảo cho hoạt động dịch vụ của công ty được tốt hơn. Đây cũng là chứng từ liên quan để thanh toán giữa khách hàng và công ty.
3.1.2.3 Đánh giá tình hình yếu tố thời gian và chỉ phí của hoạt
động cho thuê kho bãi:
Nhìn chung yếu tố chỉ phí và thời gian của hoạt động lưu kho bãi phụ thuộc vào từng mặt hàng, phụ thuộc thủ tục hồ sơ hải quan. Nếu thủ tục hải quan hoàn tất sớm thì việc giao hàng tiến hành thuận lợi nhanh chóng. Như vậy sự ánh hưởng của chi phí và thời gian hoạt động logistics trong dịch vụ này không lớn. Yếu tố chủ yếu ảnh hưởng
ở hoạt động lưu kho chủ yếu là thời tiết khí hậu và phương tiện vận tải.
Dry Day l—6 Day 7-— 13 Ôn wards 14 Demurrage 20/40/45 Free USD 6/12/15 12/24/30
(per day) Reefer (No free time) Day 1—3 Day 4—8 9 on wards
20/40/45 4575 65/195 75/120 Dry Day I—3 Day 4— 10 11 on wards
Detention 20/40/45 Eree 6/12/15 12/24/30
(per đay) Reefer Day 1—3 Day 4—6 7 on wards 20/40 Free 30/45 40 — 60
Bảng 3.2: Bảng giá cước thuê kho và lưu container
76
Luận uăn tốt nghiệp
- Chỉ phí cho thuê kho: 45.000VND/1mŸ
- Chi phí xếp dỡ khoảng 85/mÌ
3.1.3 Dịch vụ vận chuyền nội địa:
Với 14 đầu kéo container và trên mười xe tải vừa và nhỏ, công ty có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ vận chuyển nội địa cho khách hàng một cách tốt nhất.
3.1.3.1 Các bước thực hiện:
3.1.3.1.1 Nhận chứng từ lô hàng:
- Với khách hàng thuê dịch vụ logistics trọn gói thì sau khi hoàn tất thủ tục hải quan cho lô hàng thì nhân viên ở bộ phận khai thuê hải quan sẽ giao lại những chứng từ
nhận hàng của lô hàng, D/O, BIH, tờ khai, phiếu Eir cho bộ phận quản lý chứng từ vận
chuyển để giao cho tài xế xe container đi lấy hàng và giao cho khách hàng
- Với khách hàng chỉ thuê vận chuyên nội địa thì sau kh thông quan hàng hóa sẽ giao chứng từ cho tài xế để lấy hàng cho khách hàng.
3.1.3.1.2 Trả rỗng container:
Tùy theo khu vực cảng, lấy hàng nhanh hay chậm mà chỉ phí có thể cao hơn hay thấp hơn. Đối với cont 20': 210.000đ và cont 40: 300.000đ
- Nếu là hàng container thì sau khi giao hàng, tài xế sẽ có nhiệm vụ vận
chuyển container đến bãi trả rỗng theo yêu cầu của hãng tàu ghi trên phiếu mượn container.
- Chú ý khi ra hóa đơn trả rỗng container, phải xem ra hóa đơn dịch vụ cho
khách hàng hay cho công ty chủ quản. Trước khi giao hàng cho khách hàng, cần kiểm
tra kỹ container có bị hư hỏng gì không để tránh khi trả rỗng phải trả chi phí sửa chữa. 3.1.3.2 Lưu hồ sơ vận chuyến:
- Sau khi vận chuyển và giao hàng xong, tài xế xe phải yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào số giao hàng
- Tài xế lưu hồ sơ vận chuyển bản phô tô và giao bản gốc bao gồm (hóa đơn hạ
rồng và phiếu giao hàng, hóa đơn phí thường vụ) cho bộ phận kế toán để thực hiện việc
ghi công nợ và thanh toán với khách hàng.
77
Luận oăn tốt nghiệp
3.1.3.3 Đánh giá tình hình yếu tổ thời gian và chỉ phí của hoạt động vận chuyền nội địa:
Nhìn chung yếu tố chi phí và thời gian của hoạt động vận chuyển nội địa không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động logistics vì chỉ phí phụ thuộc chủ yếu vào chỉ phí nguyên liệu xăng dầu cho phương tiện vận tải. Vì vậy công ty luôn có biểu giá linh hoạt cho việc vận chuyển nội địa của từng khách hàng trong từng thời điểm giá xăng dâu nhăm đảm bảo giá cả cạnh tranh tôt nhât cho sản phâm.
Trong thành phô Ngoài thành phô SIT | Container
Chỉ phí Thời gian Tỉnh Chỉ phí Thời gian Bình Khoảng 20 1.600.000đ — 11.000.000VND 2 giờ 30 Định giờ Cont. 20” 1.800.000đ phút - 3 giờ| Bình Khoảng 3 (chưa VAT) 3.300.000VND Phước gIỜ Bình Khoảng 24 1.800.000đ — 15.000.000VND Khoảng 2 Định gIỜ Cont. 40” 2.000.000đ giờ Bình Khoảng 4 (chưa VAT) 3.600.000VND Phước gIỜ
Bảng 3.3: Bảng so sánh chỉ phí và thời gian vận chuyên container
3.2 Một số vấn đề thường phát sinh trong quá trình trong quá
trình thực hiện dịch vụ loøistics của công ty Green Logisfics:
3.2.1 Vấn đề thứ nhất —- Vẫn đề giao nhận chứng từ thông tin hàng hóa
Hệ thống thông tin logistics bao gồm:
oThông tin trong từng bộ phận chức năng (doanh nghiệp, khách hàng... ).
oThông tin ở từng khâu trong dây chuyển cung ứng (kho hàng, bến bãi,
vận tải, v.v... ).
o Và sự kết hợp thông tin giữa các tổ chức, bộ phận nêu trên.
78
Luận oăn tốt nghiệp
Trong hệ thống phức tạp này thì xử lý đơn hàng tác động đến chỉ phí và hiệu quả của toàn bộ quá trình. Nếu những việc trên được thực hiện nhanh chóng, chính xác thì hoạt động logistics sẽ đạt được hiệu quả. Ngược lại, nếu trao đổi thông tin chậm
chạp và sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí lưu kho, lưu bãi, vận tải,... Khi đó sẽ làm
cho việc giao hàng diễn ra không đúng thời hạn và dễ dàng làm mắt khách hàng.
— Bộ chứng từ bị gửi trễ làm cho nhân viên bộ phận hàng nhập không có các
chứng từ căn cứ để tiến hành làm các thủ tục nhận hàng. — _ Tàu đến muộn không như dự định.
— Hàng vào kho trễ do kẹt tại các cảng hoặc do thời tiết xấu không thể thực hiện việc làm hàng được.
3.2.2 Vấn đề thứ hai — khối lượng công việc nhiều
Khi đã có trong tay những chứng từ cần thiết như giấy báo tàu đến, B/L, Packing List nhưng vì nhiều lý do khác như: lượng công việc quá lớn không làm kịp, bị quên lãng bỏ sót vì một lý do nào đó mà lô hàng phải chờ lâu mới lấy được lệnh giao hàng D/O để làm thủ tục hải quan. Điều này gây thiệt hại lớn cho công ty như:
Làm tăng chỉ phí lưu kho lưu bãi đặc biệt đối với hàng hóa container làm khách hàng phải xét đến hiệu quả của dịch vụ, và có thể sẽ tìm đến những đại lý khác.
» Gây ách tắc trong tiến độ hoạt động kinh doanh, bỏ lỡ thị trường đối với hàng
hóa thời vụ.
“ Ảnh hưởng đến năng suất, chỉ tiêu của toàn công ty.
3.2.3. Vấn đề thứ ba - Chỉ phí thực tế phát sinh làm ảnh hưởng đến
thời gian giao nhận
Việc chỉ phí từng lô hàng làm ánh hưởng đến thời gian lấy hàng dẫn đến tăng lưu (kho lưu bãi) gây ảnh hưởng đến uy tín địch vụ khách hàng —> mắt khách hàng.
Ví dụ: Khi làm thủ tục lô hàng vì sự không thống nhất tên hàng, mã HS của mặt
hàng được khai báo giữa hải quan kiểm hóa và người làm thủ tục khai báo dẫn đến phải trưng câu giám định để xác định tên hàng —> tốn chỉ phí giám định —> thời gian hưu hàng hóa đợi kết quả giám định khoảng 7-10 ngày —> ảnh hưởng đến quá trình sản
xuất, kinh doanh của khách hàng.
79
Vấn đề chỉ phí phát sinh còn có thể do tên hàng trên chứng từ khai báo không khớp với hàng nhập thực tế. Ví dụ như giữa bill và trên thực tễ hàng khác nhau —» xác
định mã HS và thuế xuất khác nhau —> phát sinh chỉ phí để lấy được hàng(money tea),
nếu không sẽ không lấy được hàng và còn bị lập biên bản vi phạm phạt doanh nghiệp. Nếu chỉ nhiều tiền sẽ không đảm bảo sinh lợi nhuận công ty (lỗ vốn) nhưng nếu áp dụng chi phí này cho khách hàng thì sẽ không đảm bảo vì khách hàng đánh giá không
tốt — mắt khách hàng.
Chi phí cho dịch vụ giao nhận phụ thuộc vào từng mặt hàng và số lượng hàng
.Nhập đúng số lượng, tên, mã HS thì chi phí thấp (800.000VND - 1.500.000VND cho
một lô hàng).
Chi phí dịch vụ cho thuê kho bãi phụ thuộc vào số lượng hàng được tính theo mĩ
và vị trí kho (45.000VND/m').
Chi phí cho dịch vụ vận chuyển phụ thuộc vào khối lượng hàng và đoạn đường vận chuyển theo bảng giá cước ở từng thời điểm khác nhau.
3.2.4 Vấn đề thứ tư - chỉ phí hải quan
- Vấn đề chỉ phí thời gian làm ảnh hướng đến thời gian cầm thủ tục hải quan. Đây
là vấn để tiêu cực mà ở hầu hết chỉ cục Hải quan nào của thành phố đều có xảy ra làm ảnh hưởng đến khách hàng và quá trình logistics.
Nếu chi phí “tea money” cho Hải quan ít thì thời gian khai báo hải quan và kiểm tra hàng hóa rất lâu dẫn đến không giao hàng cho khách hàng kịp dễ bị đền hợp đồng.
Nếu chỉ nhiều, thời gian sẽ được rút ngắn rất nhiều lần, việc giao nhận hàng đảm
bảo thời gian. Tuy nhiên, chỉ phí tăng cao nên phí dịch vụ cao —> mất khách hàng. Đây cũng là vấn đề nan giải cho các công ty logistics trong thời điểm hiện nay.
3.2.5 Vấn đề thứ năm — Vấn đề cải cách hành chính hải quan
- Việc cải cách thủ tục hải quan mở tờ khai hải quan điện tử (khai báo từ xa) làm ảnh hưởng đến thời gian mở tờ khai lâu hơn so với trước khi cải cách. Nói cách khác, sự cải cách hình thức khai báo từ xa chỉ tạo thêm việc cho doanh nghiệp chứ không rút ngắn được thời gian mở tờ khai hải quan.
Vĩ dụ: Tờ khai khai báo từ xa khi doanh nghiệp khai báo nếu bị sai sót nộp vào bị S0
Luận oăn tốt nghiệp
trả ra sẽ mắt lượt theo số thứ tự phải xếp hàng lại từ đâu (bốc số thứ tự lại từ đâu làm mắt thời gian của doanh nghiệp.)
Sự không thống nhất giữa các quyền biểu thuế xuất nhập khẩu hàng hóa của hải quan các chi cục làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp và thời gian chi phí cho từng lô hàng. Ví dụ, cùng một mặt hàng nhưng hải quan sân bay sử dụng biểu thuế năm 2008 thì có thuế xuất khác, hải quan bưu điện sử dụng biểu thuế năm 2009 thì có thuế xuất khác —> ảnh hưởng đến việc mở tờ khai cho doanh nghiệp.
- Vấn đề hội họp và cung cách làm việc, thời gian làm việc của hải quan cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình XNK hàng hóa hiện nay.
Thời gian làm việc của hải quan là 8h sáng nhưng đa số thời gian làm việc thật sự
là từ 8h30 — 9h. Cách làm việc quan liêu dẫn đến giải quyết hồ sơ chậm làm cho hồ sơ
tồn đọng nhiều hơn, kéo dài thời gian hơn và lưu kho bãi hàng hóa gây tốn kém chỉ phí của doanh nghiệp khách hàng và làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.3.2.6. Vấn đề thứ sáu — Cải cách qui trình
Giao nhận là do sự ủy quyền của khách hàng cho người giao nhận để thực hiện
việc giao nhận hàng hóa. Vì vậy, việc giao hàng với cảng, kho là hết sức quan trọng, nó là thời điểm để phân chia trách nhiệm về rủi ro giữa ba bên. Nhưng do suy nghĩ chủ quan, các sơ suất thường nảy sinh trong quá trình thực hiện như:
- Không tiến hành lập các biên bản đỗ vỡ, hàng thiếu một cách kịp thời.
- Không tổ chức giám định mức độ thiệt hại do thiếu sự có mặt của các cơ quan
bảo hiểm, nhân viên giám định, Cảng.
- Chủ quan không lập biên bản sai số seal, sai số container, sai ký mã hiệu.
- Không lấy được con dấu, chữ ký cần thiết để hoàn tất thủ tục giao nhận hàng
VỚI Cảng.
Những sai sót trên làm cho người giao nhận mắt quyền bảo lưu khiếu nại, tranh chấp sau này để đòi lại chỉ phí bỏ ra để đền bù cho người nhận hàng. Vì thế người giao nhận cần phải kiểm tra, giám định lượng hàng nhận chuyên chở từ khách hàng. Nếu có vấn để gì cần báo ngay cho chủ hàng đê họ xác nhận và đê nghị giải quyết. Ngoài ra,
81
Luận uăn tốt nghiệp
đối với bất cứ trường hợp nào mang tính cưỡng chế, pháp lý... cần phải có những xử lý kịp thời để giải tỏa hàng hóa cũng như tránh thiệt hại cho khách hàng và cho công ty.
82
Luận 0uăn tốt nghiệp
CHUƠNG 4
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẢM
HOÀN THIỆN DỊCH VỤ
LOGISTICS TẠI CÔNG TY
83
SVTH: NGUYÊN ĐỨC DŨNG
4.1 Đánh giá chung về những hoạt động logistics của công ty Green
Logistics:
Kể từ đại hội IV BCH Trung Ương Đảng và nhất là trong Hội nghị lần thứ IV đã
đề ra chiến lược phát triển kinh tế của Việt Nam chuyền dần từ sản xuất hàng hóa thay
